契約書は取引先との合意内容を証明する重要な書類であり、締結後も更新や参照のために適切に管理し続ける必要があります。しかし、管理方法を誤ると、必要なときに契約書が見つからないという事態につながりかねません。
しかし「契約書のファイル管理をどう進めればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、契約書をファイル管理する手順とよくある失敗を中心にご紹介します。
- 契約書の保管に悩んでおり、最も適切に管理できる方法を探している経理担当者
- 契約書をデータで管理してよいか分からず、紙の書類をため込んでいる法務担当者
- 紙の契約書が増えて、ファイル管理が煩雑化したことに悩んでいる総務担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、契約書のファイル管理における正しい手順や注意点が分かるだけでなく、自社に合った管理方法を見つけられます。
目次
なぜ契約書のファイル管理で多くの会社が悩むのか
契約書のファイル管理で悩む会社が多い理由は、紙とデータの両方を扱う必要があり、管理の手間が二重にかかるからです。原本は紙で保管しつつ、内容を検索できるようにエクセル等で台帳化する会社が多く、双方を常に一致させ続ける負担が発生します。
そのため、担当者が繁忙期に台帳の更新を後回しにしてしまい、原本とデータの情報がズレてしまうケースが少なくありません。また、管理の方法が特定の担当者しか知らない状態だと、担当者の退職後、後任者はどの書類がどこにあるか分からなくなります。
その結果、社内からの問い合わせにすぐ対応できないという事態が引き起こされてしまうのです。このように、契約書のファイル管理が個人の丁寧な作業や努力だけに頼っている状態だと、業務が忙しくなった時点でどうしても限界を迎えてしまいます。
【基本】 契約書類をファイル整理する手順
ここでは、契約書類をファイル整理する手順をご紹介します。ファイル管理のやり方が分からない担当者の方は、以下の手順を正しく理解しましょう。
ステップ1｜原本を傷つけずに保管する
原本にシワや破れが生じると、契約内容の確認や取引先への提示が必要になったときに、正式な書類として扱えなくなる恐れがあります。そのため、まずは契約書の原本を折らずに、劣化させない状態で保管することから始めましょう。
具体的には、クリアファイルやポケット付きのバインダーへ1件ずつ収納し、ホチキス留めではなくパンチで綴じる方法が適しています。また、直射日光や湿気を避けた場所に保管することで、紙の変色や劣化を防げます。
このように、まずは原本を傷つけない確実な方法で物理的に保護することが、ファイル管理の土台となります。
ステップ2｜後から探しやすい分類ルールを決める
次に、後から探しやすい分類ルールを決めましょう。たとえば、契約書の分類には、以下の5つのような例が挙げられます。
| 分類方法 | 詳細 |
|---|---|
| 名称別 | 契約先の名前や地区名、商品名など、名称ごとに分類する。 |
| サービス別 | 自社で展開するサービスや製品ごとに分類する。 |
| 部署別 | 各契約書の担当部署ごとに分類する。 |
| 案件別 | 案件ごとに関連する契約書をまとめて分類する。 |
| 数字別 | 契約を結んだ日付ごと（月別、年別など）に分類する。 |
誰でも迷わずに書類を探せるように、分類ルールは細かくしすぎないようにしましょう。シンプルなルールをメンバー全体に共有しておくと、管理ルールが属人化せず、メンバーが書類を探す時間を短縮できます。
ステップ3｜エクセルで管理台帳を作成する
分類ルールが決まって原本を保管出来たら、契約書原本のファイリングとは別に、エクセルで管理台帳を作成しましょう。
契約書の管理台帳とは、上記のように、「契約内容」「締結先の会社名」「締結日」などの基本情報をまとめた一覧表です。管理台帳があれば、わざわざ契約書を確認せずに概要を把握できます。
ステップ4｜閲覧できる人を限定する
最後に、契約書ファイルや管理台帳にアクセスできる人員を限定し、適切な閲覧権限を設定しましょう。契約書には、取引条件や金額等の機密情報が含まれているため、閲覧できる範囲が広いほど、情報漏えいのリスクが高まってしまうのです。
たとえば、原本は鍵付きのキャビネットで保管し、エクセル台帳にはパスワードを設定するなどの方法で、閲覧できる人を最小限に限定しましょう。
このように、権限を限定する仕組みを整えておくことで、契約書の機密性を保ちながら、必要なメンバーが円滑に業務を進められる体制を構築できます。
契約書類をファイル管理するポイント
ここからは、契約書類をファイル管理ときのポイントを紹介します。実際にファイル管理をするときは、以下の3点に注意しましょう。
原本を劣化させない状態で保管する
1つ目のポイントは、原本を劣化させない状態で保管することです。
原則として、紙の契約書は原本のまま保管することが義務付けられています。保管するときは、直射日光や湿気の少ない場所を選び、クリアファイルやポケット付きのバインダーへ収納しましょう。
また、原本を折り曲げたり、ホチキスで直接綴じたりすると、紙自体に傷がつきやすくなるため注意が必要です。このように、契約書を扱うときは「数年後に見ても状態が変わっていないか」を基準に保管方法を見直すと、劣化を防ぎやすくなります。
鍵付きの場所に保管する
2つ目のポイントは、鍵付きの場所に保管することです。
契約書は、自社の権利の主張に必要であり、裁判においても証拠として扱われる重要な書類です。そのため、書類内容の改ざんや持ち出しが発生しないように、対策しなければなりません。
とくに、誰でも閲覧できてしまう場所に保管すると内容の改ざんや紛失といった実務上の重大なリスクに直結します。したがって、鍵付きの場所で厳重に管理して、部外者への情報漏えいや書類の紛失といった事態を防ぎましょう。
書類は「1か所」に集約する
3つ目のポイントは、書類を1か所に集約させることです。
たとえば、営業部が契約した書類を営業部内のキャビネットで、総務部が管理する契約書を別の書庫で保管していると、部署をまたいだ確認が必要になり、検索に時間がかかってしまいます。
このように、書類を1か所に集約しておくと、探す手間を減らせるだけでなく、管理状況を把握しやすい体制を築けて、契約書管理の属人化を防ぐことにもつながるのです。
契約書のファイル管理でよくある失敗3選
ここでは、契約書のファイル管理で起こりやすい失敗3選をご紹介します。じしゃの管理方法が後々トラブルの原因にならないよう、以下の項目を正しく押さえましょう。
（1）分類ルールが属人化する
よくある失敗の1つ目は、分類ルールの属人化です。
分類分けのルールが個人の感覚に依存していると、本人以外のメンバーは分類をすぐに理解できません。さらに、ルールが属人化したまま担当者が異動や退職した場合、後任のメンバーは新たに分類しなおす必要があるため、ムダな負担がかかってしまいます。
そのため、契約書は個人の感覚・ルールで仕分けするのではなく、誰が担当になっても同じ手順で仕分けができるようシンプルでわかりやすい分類ルールを明文化しておく必要があります。
（2）エクセル台帳の管理が形骸化する
よくある失敗の2つ目は、エクセル台帳管理の形骸化です。
作成した当初は台帳を更新していても、繁忙期に入ると手入力の手間が負担になり、作業を後回しにしてしまいがちです。原本とエクセルの情報にズレが生じると、期限切れの契約に気づけないなどの実務トラブルに直結するため、注意が必要です。
したがって、手入力に頼ったエクセル台帳の管理は、長期的には運用が回らなくなり破綻してしまう恐れがあるのです。
（3）必要な人がすぐに取り出せない
よくある失敗の3つ目は、必要な人がすぐに取り出せない点です。
たとえば、原本が鍵付きの書庫に保管されており、鍵を保管している総務担当者が外出している場合、営業担当者は顧客からの急な問い合わせに回答できないケースがあります。
また、電子データであってもフォルダのアクセス権限が厳しすぎると、確認のたびに有識者へ権限付与の申請や口頭確認を挟む必要が生じ、確認作業に余計な時間がかかってしまいます。
【必見】契約書を探す時間をゼロにする仕組み
以下では、契約書を安全に保管し、必要な時に「誰もがその場ですぐに」確認できる環境を作る方法をご紹介します。
契約書を紙のファイルだけで管理すると、担当者以外は保管場所が分からず、鍵付きの書庫を開けられず確認が後回しになったりするといった問題が生じます。さらに、台帳をエクセルで手入力していると、更新の手間から次第に形骸化し、書類と台帳の中身が一致しないといった実務トラブルに繋がりかねません。
こうした問題を解決するために、複雑な管理ルールを設けたり個人の努力に頼ったりする運用には限界があります。また、多機能なシステムを導入しても、操作や設定が難しいと現場に浸透せず、結局は元のエクセル管理に逆戻りしてしまいます。
そのため、ITスキルに関わらず全員が迷わず情報を蓄積でき、必要な時にいつでも正しい書類へアクセス可能な仕組みが必要です。日常の業務フローの中で自然に情報が一元化される仕組みがあれば、書類を探す手間をなくせます。
こうした条件に当てはまるのは、『非IT企業』でも当たり前に社内情報が蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、フォルダ構成と中身を1画面で把握可能なうえ、高精度なAI自然言語検索により、話し言葉で検索するだけで必要な契約書へ即座にアクセスできます。
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契約書を正しく管理するコツ
ここでは、契約書を正しく管理するコツを3つご紹介します。メンバーがスムーズに契約書を扱える体制を作りたい担当者の方は、以下のコツを意識しましょう。
（1）誰でもわかる分類ルールを作成・共有する
1つ目のコツは、誰でもわかる分類ルールの作成・共有です。
たとえば「取引先名の五十音順」や「契約締結の年度別」といったシンプルな基準で分類を分け、ファイル名も一律の形式で統一するルールを明文化しましょう。こうしたルールが浸透していれば、担当者の異動・退職後も迷わず契約書を探し出せます。
したがって、契約書の分類ルールの属人化による実務トラブルの発生を防ぐためにも、誰もが直感的に理解できるようなわかりやすい分類ルールを定めて、チーム全体に共有しましょう。
（2）契約書と台帳をツールで一元管理する
2つ目のコツは、ツールを活用した契約書と台帳の一元管理です。
書類の保存場所と台帳の入力場所が離れていると、転記の手間から更新が遅れ、情報のズレが生じる原因になります。そのため、契約書のデータと関連情報を1つのツールでまとめて管理し、更新漏れが起きにくい仕組みを整えましょう。
たとえば、文章とPDFや画像を同時に管理できる「ナレカン」では、契約書のファイルそのものに契約日や有効期限の情報を紐づけて、一元管理する仕組みを簡単に構築できます。
（3）いつでも取り出せる状態にする
3つ目のコツは、いつでも取り出せる状態にすることです。
セキュリティを重視して閲覧権限を限定しすぎると、業務で契約書を確認したいメンバーが都度許可を取る必要が生じ、確認作業に時間がかかってしまいます。一方で、権限管理を怠ると、機密情報が不要に広がるリスクも高まります。
したがって、業務上契約書を必要とするメンバーの範囲を整理したうえで、安全性を維持しながらも、メンバーが即座に契約書にアクセスできる柔軟な閲覧環境を作ることが、組織全体の判断スピードを高めるコツとなります。
契約書をファイル管理する方法まとめ
ここまで、契約書をファイル管理する方法を中心にご紹介しました。
契約書をファイル管理するには、原本をファイリングするだけでなく、管理台帳をエクセルで作成する必要があります。しかし、紙やエクセルでの管理では欲しい情報をピンポイントで探し出せないうえ、共有するのに手間がかかります。
そのため「契約書をテーマ別に分類できるツール」で視認性高く管理すべきです。また、目的の情報に素早くアクセスできるように「検索性の高さ」も確認し、必要時に活用しやすい仕組みを整えましょう。
したがって、自社の契約書管理に最適なツールは、契約書ファイルを簡単に管理・共有ができ、必要な情報をすぐに探し出せるAIナレッジツール「ナレカン」です。
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