Microsoft社が提供するクラウドストレージのひとつに「OneDrive for Business」があります。通常のOneDriveと異なり、法人向けに特化したサービスです。
しかし、個人向けと法人向けの違いが曖昧なため「どちらを自社に導入すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OneDrive for Businessの使い方や料金、個人向けのOneDriveとの違いを網羅的に解説します。
- ファイル管理の選択肢のひとつとして、OneDrive for Businessを検討している
- 複数あるプランの中で、自社に適したOneDrive for Businessのプランを知りたい
- 現状の煩雑なファイル管理から脱却したい
という方はこの記事を参考にすると、OneDrive for Businessの特徴や機能が分かるほか、ファイル管理の手間も解消できるようになります。
目次
OneDrive for Businessとは
ここでは、OneDrive for Businessの概要をご紹介します。チームではじめて導入する方は必見です。
「OneDrive for Business」と「他のクラウドストレージ」の違い
Microsoft 365 OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供するクラウドストレージです。
通常のOneDriveと同じく、WordやExcel、PowerPointなどのファイルを保存できます。また、「従業員のアカウントを管理する機能」によってセキュリティも強化されているため、ビジネス利用がしやすい点もメリットです。
OneDrive for Businessの機能
OneDrive for Businessには、主に以下の機能が備わっています。
- メールと予定表
- ファイルの共同編集
- チャット機能
50GBまでの法人メールをサーバーで管理できるほか、会議をスケジュールする予定表もチームで使えます。
デバイスを問わず、同じファイルをリアルタイムで共同編集できます。
他のMicrosoftアプリと連携してメッセージ形式のやりとりはもちろん、音声やビデオでのコミュニケーションもできます。また、重要なメッセージはピン留めして残すことも可能です。
このように、OneDrive for Businessで使える機能は加入するプランにもよりますが、「チームでファイル管理するための機能」が充実しているのです。
「OneDrive for Business」と「OneDrive（個人利用）」の違い
ここでは、OneDrive for Businessと通常のOneDriveの違いを解説します。法人向けと個人向けでは、料金やセキュリティが大きく異なるので必見です。
（1）管理機能を使える
1つ目の違いは管理機能を使えることです。
OneDrive for Businessには、管理者の権限でアカウントを追加・削除する機能があります。そのため、退職した従業員のアカウントを簡単に削除でき、情報漏えいを未然に防げるのです。
一方、通常のOneDriveではほかのアカウントを管理できません。したがって、セキュリティを重視するならOneDrive for Businessを選びましょう。
（2）無料プランがない
2つ目の違いは無料プランがないことです。
OneDrive for Businessには、1ヶ月の試用期間があるものの、その後は有料プランへの加入が求められます。一方、通常OneDriveには無料プランがあるため、コストを抑えたい場合におすすめです。
ただし、無料版のOneDriveでは、ストレージ容量が5GBまでとなっているので注意しなければなりません。
（3）アカウントが異なる
3つ目の違いはアカウントが異なることです。
OneDrive for Businessでは「法人専用のアカウント」を使います。そのため、個人で持っているMicrosoftアカウントからは、OneDrive for Businessへのサインインができません。
したがって、OneDrive for Businessを利用する場合は「OneDrive for Business」としての有料契約が必要です。
「OneDrive for Business」を使うメリットは？
以下では、無料版のOneDriveと比較して、OneDrive for Businessを使うメリットを紹介します。メリットを把握した上で自社に適したツールか判断しましょう。
- 高度なセキュリティを備えている
- ファイル共有時に役立つ
- 共同作業がしやすい
無料版と比較して「Microsoft 365 Business Basic」と「Microsoft 365 Business Standard」は安全性が高く、会社での利用に適しています。
無料版にはないファイル共有の機能が備わっています。アクセス権を取り消したり、ダウンロードを禁止したりできるので、情報漏えいの防止に役立ちます。
ファイルの共同編集機能だけでなく、コメント・タスク機能を備えているため、チームでの作業を円滑に進められます。
以上のようなメリットがあるため、OneDrive for BusinessはOneDrive（個人利用）と比べて、高いセキュリティを要する企業や、小規模～大規模チームでの利用に適していると言えます。
OneDrive for Businessの料金プラン表
以下は、OneDrive for Businessの料金プラン表です。
| OneDrive for Business (Plan 1) | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | |
|---|---|---|---|
|
料金
（年払い） |
749円（税抜）/ユーザー/月 |
899円（税抜）/ユーザー/月 |
1,874円（税抜）/ユーザー/月 |
|
容量 |
1TB |
1TB |
1TB |
|
法人メール |
✕ |
〇 |
〇 |
|
タスク機能（Microsoft Planner） |
✕ |
〇 |
〇 |
|
チャット機能（Microsoft Teams） |
✕ |
〇 |
〇 |
上記のうち、OneDrive for Business (Plan 1)では、1か月の無料試用ができません。また、全てのプランで容量が定められており、無制限ではない点に注意しましょう。
OneDrive for Businessの口コミ・評判
以下では、OneDrive for Businessの口コミ・評判をご紹介します。自社で導入するにあたり、具体的な運用イメージを持ちたい方は必見です。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。
OneDrive for Businessの良い口コミ・評判
OneDrive for Businessの良い口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー 投稿日：2023年10月15日1アカウントあたり1TBと十分過ぎる容量が使用できること、個人だけでなく、ONEドライブ上のフォルダを共有することで他の社員も利用できる点が良いところです。
非公開ユーザー 投稿日：2023年06月18日MS365ライセンスの一機能として利用していますPCのローカルフォルダと同じ感覚で利用することが出来ますので、他デバイスとのデータのやり取りが容易になります。
非公開ユーザー 投稿日：2023年06月06日クラウド上でファイルを管理することができるため複数のデバイスからアクセスでき、それぞれのデバイスで編集もできる点が良いです。また容量が大きく、大きなファイルであってもメールに添付するのではなくこちらのURLを送付することで共有できる点が非常に便利です。クラウド上でファイルを管理することができるため複数のデバイスからアクセスでき、それぞれのデバイスで編集もできる点が良いです。
上記のように、デバイスを問わずファイルへアクセスできる点や、大容量のファイルを残せる点が評価されています。
OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判
OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー 投稿日：2023年10月13日ファイル動機が今ひとつ不安定。たとえば Share Point OnlineでWebブラウザから更新したEXCELなどのファイルは、OneDriceのエクスプローラで反映されるのに数分かかる場合がある。
非公開ユーザー 投稿日：2023年05月24日データの同期時間が少し長いように感じます。もう少し早くなれば、違和感なく作業ができます。動画など容量の大きいファイルをアップロードする際は、アップロード完了までに時間がかかり、エラーになることもあります。
非公開ユーザー 投稿日：2023年03月18日やや同期に時間がかかる点。どうしても容量が多いものは仕方ないが、ダウンロードがもう少し早くなると助かります。
上記のように、OneDrive for Businessはデータの同期やファイルのアップロードに時間がかかるため、改善を求める声が多く寄せられています。
要注意！OneDrive for Businessのデメリットとは
OneDrive for Businessには、共有に時間がかかるデメリットがあります。
OneDrive for Businessに添付した資料を読むには、ファイルをひとつずつ開かなければなりません。また、一部のプランにはメッセージ機能がないため、別途メールなどでやりとりする手間がかかります。
一方、「ノート単位で情報を残せるITツール」であれば、ファイルを開く手間を省けるうえに、メッセージでの円滑なやりとりもできるのです。とくに、ノートに紐づけてメッセージを送れる「Stock」を使うと、テーマが混ざることもありません。
【必見】OneDrive for Businessのデメリットを解消するツール
以下では、OneDrive for Businessのデメリットを解消するツールをご紹介します。
OneDrive for Businessはクラウドストレージのため、ファイル単位でのやりとりが基本です。それゆえ、ひとつずつファイルを開く手間がかかってしまうのです。
そこで、「ノート単位で情報を残せるITツール」があれば、逐一ファイルを開く必要がなく、情報共有も一か所で完結します。とくに、シンプルなITツールであれば、ITが苦手な方でも操作にストレスがかかりません。
結論、OneDrive for Businessのデメリットを解消するには、非IT企業の65歳の方でも、すぐに使いこなせるほどシンプルなノート型ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はリアルタイムで共有されるほか、ノートごとに「メッセージ」が紐づけられるので、やりとりの話題が入り乱れません。また、管理者がアカウントを追加・削除できる機能があり、メンバー管理も簡単です。
誰でもストレスなくファイル管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
OneDrive for BusinessとOneDriveの違いまとめ
これまで、OneDrive for Businessの概要や個人向けOneDriveとの違いを中心に解説しました。
OneDrive for Businessは通常のOneDriveと異なり、従業員のアカウントを追加・削除できる「管理機能」を使える点がメリットです。一方、ファイルの共有に手間がかかったり、プランによってはメッセージ機能がなかったりするデメリットもあります。
そこで、「資料に紐づけてメッセージをやりとりできるITツール」を使えば、スピーディな情報共有が実現します。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないため、直感的に操作できるシンプルなITツールを選びましょう。
たとえば、誰でも簡単に使いこなせるうえに、ノートに紐づけてメッセージを送れるツール「Stock」が最適です。Stockには高度なアカウントの管理機能もあるので、セキュリティ面も心配ありません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、OneDrive for Businessよりも円滑なファイル共有をしましょう。
