Microsoft社が提供するクラウドストレージのひとつに「OneDrive for Business」があります。通常のOneDriveと異なり、法人向けに特化したサービスです。
しかし、なかには「個人向けと法人向けで、何が違うのか分からない」と混乱している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OneDrive for Businessの使い方や料金、個人向けのOneDriveとの違いを網羅的に解説します。
- OneDrive for Businessの特徴や使い方を押さえたい
- OneDriveの個人利用と法人利用で何が違うのか知りたい
- OneDrive for Businessよりも簡単にファイル管理できるツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、OneDrive for Businessの特徴や機能が分かるほか、ファイル管理の手間も解消できるようになります。
目次
- 1 OneDrive for Businessとは
- 2 「OneDrive for Business」と「OneDrive（個人利用）」の違い
- 3 OneDrive for Businessのアクセス権限を設定する方法
- 4 OneDrive for Businessを使うメリットは？
- 5 要注意！OneDrive for Businessのデメリットとは
- 6 【必見】OneDrive for Businessのデメリットを解消するツール
- 7 OneDrive for Businessの料金プラン表
- 8 OneDrive for Businessの口コミ・評判
- 9 OneDrive for BusinessとOneDriveの違いまとめ
OneDrive for Businessとは
以下では、OneDrive for Businessの特徴をご紹介します。「有名だから」という理由で導入してしまうと、トラブルを招きかねないため、まずは詳細を押さえましょう。
OneDrive for Businessの特徴
OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供するクラウドストレージです。
通常のOneDriveと同じく、ビジネスで多用されるWordやExcel、PowerPointだけでなく、モバイルアプリを用いればスマホで撮影した画像も手軽に残せます。また、TeamsやSharePointで共有したファイルを、そのままOneDriveに保存することも可能です。
加えて、「従業員のアカウントを管理する機能」によってセキュリティも強化されているため、ビジネス利用がしやすい点もメリットです。以上のように、ビジネスで利用頻度の高いMicrosoft製品とシームレスに連携でき、安全性の高い点が大きな特徴です。
OneDrive for Businessの機能
OneDrive for Businessでは、以下の機能がメインになります。
- ファイル管理機能
ファイルや写真の保存、アクセス、編集、共有がどこからでも可能です。また、データはバックアップされるので、利用するデバイスに不備が生じた場合にも心配いりません。
また、Business BasicもしくはBusiness Standardプランにグレードアップすることで、以下の機能も利用できます。
- メールと予定表
- チャット機能
Exchange（業務用メール）を活用できるので、50GBまでの法人メールをサーバーで管理が可能です。また、メールを共有できるだけでなく、スケジュールを管理するための予定表もチームで使えます。
有料プランにはTeamsも含まれており、音声やビデオでのコミュニケーションもできます。また、重要なメッセージはピン留めして残すことも可能です。
このように、OneDrive for Businessで使える機能は加入するプランにもよりますが、「チームでファイル管理するための機能」が充実しているのです。
「OneDrive for Business」と「OneDrive（個人利用）」の違い
ここでは、OneDrive for Businessと通常のOneDriveの違いを解説します。法人向けと個人向けでは、料金やセキュリティが大きく異なるので必見です。
（1）管理機能を使える
1つ目の違いは管理機能を使えることです。
OneDrive for Businessには、管理者の権限でアカウントを追加・削除する機能があります。そのため、退職した従業員のアカウントを簡単に削除でき、情報漏えいを未然に防げるのです。
一方、通常のOneDriveではほかのアカウントを管理できません。したがって、セキュリティを重視するならOneDrive for Businessを選びましょう。
（2）無料プランがない
2つ目の違いは無料プランがないことです。
OneDrive for Businessには、1ヶ月の試用期間があるものの、その後は有料プランへの加入が求められます。一方、通常OneDriveには無料プランがあるため、コストを抑えたい場合におすすめです。
ただし、無料版のOneDriveでは、ストレージ容量が5GBまでとなっているので注意しなければなりません。
（3）アカウントが異なる
3つ目の違いはアカウントが異なることです。
OneDrive for Businessでは「法人専用のアカウント」を使います。そのため、個人で持っているMicrosoftアカウントからは、OneDrive for Businessへのサインインができません。
したがって、OneDrive for Businessを利用する場合は「OneDrive for Business」としての有料契約が必要です。
OneDrive for Businessのアクセス権限を設定する方法
OneDrive for Businessは、アクセス権を制御できます。ただし、”何を制限するのか”によって手順は変わるので、以下で確認しましょう。
OneDriveへアクセスできるデバイスを制限する
OneDrive for Businessは、多人数での利用が想定されるため、なかには退職するメンバーもでてきます。そのため、退職者が出たときには、速やかに以下の対応をしましょう
- Microsoft365管理センターにアクセスする
- ユーザープロファイル画面を開く
- アカウントやグループを追加する
まず、Microsoft365の管理者のアカウントで、Microsoft365にサインインします。[Microsoft365管理センター] ＞ [すべての管理センター] ＞ [Share Point管理センター]を開きましょう。
次に、[その他の機能]のなかから[ユーザープロファイル]を選択し、開きます。
最後に、[ユーザー権限の管理]をクリックし、アクセス権を制限したいアカウントを追加します。[OK]ボタンをクリックすれば完了です。
以上のステップで、情報を公開する範囲を適切に管理し、情報漏えいのリスクになくしましょう。
OneDrive自体へのアクセスを制限する
各デバイスから、インターネットにアクセスするときは「IPアドレス」が必要になります。OneDrive for Businessでは、以下の手順で「指定されたIPアドレスでのみアクセスを許可する」ことが可能です。
- まず、「ShreaPoint 管理センター」を開きましょう。
- 次に、[ポリシー] ＞ [アクセスの制御] ＞[アクセスの制御]の順に画面を開きます。
- 最後に、[ネットワーク上の場所]から、”特定のIPアドレスからのアクセスのみ許可する”設定します。
以上の手順で、より厳格に外部からの不正アクセスを防げます。
OneDrive for Businessを使うメリットは？
以下では、無料版のOneDriveと比較して、OneDrive for Businessを使うメリットを紹介します。メリットを把握した上で自社に適したツールか判断しましょう。
- 高度なセキュリティを備えている
- ファイル共有時に役立つ
無料版と比較して「Microsoft 365 Business Basic」と「Microsoft 365 Business Standard」は安全性が高く、会社での利用に適しています。
無料版にはないファイル共有の機能が備わっています。アクセス権を取り消したり、ダウンロードを禁止したりできるので、情報漏えいの防止に役立ちます。
以上のようなメリットがあるため、OneDrive for BusinessはOneDrive（個人利用）と比べて、高いセキュリティを要する企業や、小規模～大規模チームでの利用に適していると言えます。
要注意！OneDrive for Businessのデメリットとは
OneDrive for Businessには、共有に時間がかかるデメリットがあります。
結局のところ、OneDrive for Businessに添付した資料を読むには、ファイルをひとつずつ開かなければなりません。また、ファイル形式でのデータ管理する場合、「見つけやすい情報構造」「キーワード単位でヒットする検索機能」がなければ、使いづらいです。
一方、「ノート形式に直接情報を書き込めるITツール」であれば、ファイルを開く手間を省けます。なかでも、「ファイル内検索」や「ファイル要約」も可能な「ナレカン」であれば、ExcelやWord、PowerPointもそのまま管理・共有できて便利です。
【必見】OneDrive for Businessのデメリットを解消するツール
以下では、OneDrive for Businessのデメリットを解消するツールをご紹介します。
OneDrive for Businessはクラウドストレージのため、ファイル単位でのやりとりが基本です。それゆえ、ひとつずつファイルを開く手間がかかってしまうのです。
そこで、「ノート（記事）単位で情報を残せるITツール」があれば、逐一ファイルを開く必要がなく、情報共有も一か所で完結します。とくに、シンプルなITツールであれば、ITが苦手な方でも操作にストレスがかかりません。
結論、OneDrive for Businessのデメリットを解消するには、あらゆる情報を簡単に蓄積でき、欲しい情報をすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には直接情報を書き込んだり、ファイルを添付したりできるほか、「自然言語検索」によって必要な情報がすぐに見つかります。さらに、メンバーの閲覧・編集権限を「フォルダ」ごとに設定できるため、情報をセキュアに管理できるのです。
誰でもストレスなくファイル管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
OneDrive for Businessの料金プラン表
以下は、OneDrive for Businessの料金プラン表です。
| OneDrive for Business (Plan 1) | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | |
|---|---|---|---|
|
料金
（年払い） |
749円（税抜）/ユーザー/月 |
899円（税抜）/ユーザー/月 |
1,874円（税抜）/ユーザー/月 |
|
容量 |
1TB |
1TB |
1TB |
|
法人メール |
✕ |
〇 |
〇 |
|
標準のセキュリティ |
✕ |
〇 |
〇 |
|
チャット機能（Microsoft Teams） |
✕ |
〇 |
〇 |
上記のうち、OneDrive for Business (Plan 1)では、1か月の無料試用ができません。また、全てのプランで容量が定められており、無制限ではない点に注意しましょう。
OneDrive for Businessの口コミ・評判
以下では、OneDrive for Businessの口コミ・評判をご紹介します。自社で導入するにあたり、具体的な運用イメージを持ちたい方は必見です。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。
OneDrive for Businessの良い口コミ・評判
OneDrive for Businessの良い口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー 投稿日：2024年03月19日アカウントの管理も容易であり、退職者のアカウントの削除も容易に行うことができます、情報漏洩リスクの低減に繋がりました。
非公開ユーザー 投稿日：2024年01月16日クラウドで共有・保存できるため、どこからでもファイルにアクセスできる。
非公開ユーザー 投稿日：2023年12月31日エクスプローラ感覚でクラウドサーバーのデータをアップ、ダウンロードできること、共有できることが魅力です。
上記のように、アカウントの管理が容易である点や、場所やデバイスを問わずファイルへアクセスできる点が評価されています。
OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判
OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。
非公開ユーザー 投稿日：2024年07月13日自身のデスクトップやローカルファイル（ドキュメントのフォルダ）などを、そこに自動バックアップするのです。これが個人的に厄介で、いま自分が覗いている画面が、ローカルの画面なのか、onedrive上のバックアップなのか、すぐにわからないことがあります（アイコンやファイルの配列が瓜二つなので）。そのせいで、個人的にファイルが見つからない混乱が起きています。
非公開ユーザー 投稿日：2024年03月19日利用方法を覚えることに少し時間がかかります。マニュアルなどがあると、容易に利用することができるためより良いと思いました。
非公開ユーザー 投稿日：2024年01月16日ファイルのアクセス権がない場合、誰がオーナーか出てこないので、誰かに問い合わせが必要になる。特に昔から言われていることだが、ファイルの検索機能がもう少し使いやすくなれば良い。
非公開ユーザー 投稿日：2023年12月31日onedriveは同期ミスしたファイルに対して、再更新を自動で試みるのですが、私のPCの場合ほとんど失敗します。
上記のように、操作を覚えるのが難しい点や、検索性が悪い点に改善を求める声が寄せられています。使い勝手の悪いツールは形骸化してしまうため、高度な検索機能を有し、誰でも利用できるほどシンプルな「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。
OneDrive for BusinessとOneDriveの違いまとめ
これまで、OneDrive for Businessの概要や個人向けOneDriveとの違いを中心に解説しました。
OneDrive for Businessは通常のOneDriveと異なり、従業員のアカウントを追加・削除できる「管理機能」を使える点がメリットです。一方、ファイルを開くのに手間がかかったり、検索性に使いづらかったりするデメリットがあります。
そこで、ファイル内の情報にもヒットしたり、ゆらぎ表記に対応していたりする「検索性に優れたツール」を使えば、スピーディな情報共有が実現します。加えて、シンプルなUIであれば、ITに不慣れなメンバーでも迷わず情報にたどり着けるのです。
結論、上記の検索機能を備えつつ、分かりやすい構造で情報を管理できる「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは、既存データの移行支援も実施しているので、すでに利用するアプリがあっても乗り換えの負担がかかりません。
ぜひ「ナレカン」を導入して、OneDrive for Businessよりも円滑なファイル共有をしましょう。
