ホテルの導入事例
「『70代のスタッフ』や『外国人スタッフ』でも説明無しで使えるくらい、Stockはシンプルで使いやすいツールです！」
株式会社知床第一ホテル
接客部門 藤田真一様
株式会社知床第一ホテル
業種：ホテル業
従業員：100名（パート含）
「紙マニュアル」と「LINEでの業務連絡」に不便さを強く感じていた株式会社知床第一ホテル様。
ホテルでのStock（ストック）活用について、接客部門の藤田真一様にお伺いしました。
“知床で観光ホテルを運営”
御社の事業内容を教えてください。
藤田様：「弊社は、知床で「知床第一ホテル」という観光ホテルを運営しております。
ホテルは業務が多岐に渡るため、弊社では『予約』『営業』『厨房』『接客』『施設』『フロント・売店』『総務』のように部門を分けています。」
藤田様はどのような役割を担っていらっしゃるのでしょうか。
藤田様：「私は『接客』部門の取りまとめと、Stock（ストック）の管理を担当しています。」
“『紙のマニュアル』と『LINEと口頭での業務連絡』に限界を感じ、クラウドツール導入を決意”
Stock（ストック）導入のきっかけを教えてください。
藤田様：「『紙のマニュアル』と『LINEと口頭での業務連絡』での業務に限界を感じ、電子ツールを導入しようと考えました。
紙のマニュアルはその都度印刷して渡すのがとても面倒ですし、スタッフがきちんとマニュアルを読んでいるのか分かりませんでした。
また、LINEでの業務連絡だと『重要な連絡が流れてしまう』ことや、『途中で参加した方がこれまでのやりとりを確認できない』ため、業務に使うのは難しいと感じました。
口頭の連絡も、ホテルはシフト制なので毎日時間をとるのが難しく、全員に伝わらないこともありました。
このため、『情報を簡単に残せるツール』の導入を検討することになりました。
当初は『kintone』を検討しましたが、機能が複雑で使いにくく、ITがあまり得意でない弊社には不向きでした。
そんな折に『Stock（ストック）』を見つけ、『シンプルで誰にでも使いやすい』『情報が流れない』という点が弊社に最適で、導入を決めました。」
Stock（ストック）導入の効果は、いかがでしょうか。
藤田様：「Stock（ストック）のおかげで、効率良く確実に情報共有ができるようになりました。
まず、マニュアル共有の手間が大幅に減りました。
これまでは新しいスタッフが入社する度にマニュアルを印刷して渡していましたが、Stock（ストック）ではフォルダに招待するだけで共有できるのが手軽で良いですね。
また、マニュアル改定もStock（ストック）で書き換えるだけなので、再度印刷して配布する手間が無くなり、印刷代も節約できています。
さらに、Stock（ストック）ならいつでもマニュアルを確認できるので、スタッフが以前よりも自主的にマニュアルを勉強するようになり、業務の質も向上したのがとても嬉しいです。
他方、業務連絡もStock（ストック）に移行しましたが、LINEよりも確実に連絡が届くようになったと感じています。
Stock（ストック）は各自のスマートフォンからいつでも確認できるので、出勤時間がバラバラでも全員に連絡できるのが助かっています。
ノートに連絡事項を残しておけば、チャットのように流れていきませんし、アプリを開いてすぐに『見るべきもの』として分かるのが便利です。
“Stockのおかげで、確実に情報を共有できるようになりました”
Stock（ストック）で、どのように情報を管理していますか。
藤田様：「社内で共有すべき情報は、できる限りStock（ストック）にストックしています。
①シフト・業務配置・連絡事項の共有
『連絡用フォルダ』にスタッフ全員が参加し、1連絡につき1ノートで社内に共有しています。
シフト表はExcelで作成し、PDF出力したものをノートに添付する形で共有しています。
また、弊社では1日の中でもお客様の状況に合わせてスタッフの配置が換わるのですが、その計画もStock（ストック）で共有しています。
スタッフがノートを誤って作成・編集しないよう、『編集可能権限』または『閲覧のみ権限』を設定しています。
②社内マニュアル
『マニュアル共有フォルダ』を作成し、ノートにマニュアルを記載して共有しています。
Stock（ストック）では動画も共有できるので、マニュアルの動きを実際に動画撮影したものも添付しています。
動画とテキストの好きな方でマニュアルを勉強できるので、スタッフからの評判が良いですね。
③各部門の役職者間情報共有
『各部門の役職者が参加するフォルダ』にて、『各スタッフの勤務時間記録』や『シフト案』など、マネージャー層で共有したい内容を格納しています。
Stock（ストック）はフォルダごとに参加者を設定できるので、情報公開範囲を限定できるのが助かります。
④総務部門内の情報共有
『総務部門のみ参加するフォルダ』で、『採用・労務関係』『産業医との連絡メモ』などを1テーマ1ノートで格納しています。
総務は個人情報を特に多く扱うので、ここでも公開範囲を厳密に管理できるのが良いですね。」
他に、よく使っているStock（ストック）の機能はありますか。
藤田様：「『ノートに紐づくタスク』を、社全体でよく使っています。
例えば、新しく入社された方に社内マニュアルを共有する際に確認期日のタスクを作成し、確実にマニュアルを読んでいただくようにしています。
また、書類提出や手続き等の作業が発生した際も、タスクで締切を管理しています。」
“Stock（ストック）は、70代のスタッフや外国人のスタッフでもすぐに使えるくらいシンプル”
Stock（ストック）を貴社に導入する際に、スムーズに導入できましたか。
藤田様：「Stock（ストック）は機能がシンプルで画面も見やすいので、本当にスムーズに導入できました。
フォルダ分けの決まりは前もって決めましたが、運用ルールについては、無料トライアルを試しながらその都度作成していきました。
弊社には『70代のスタッフ』や『外国人のスタッフ』も多数在籍しているのですが、皆さん説明無しですぐに使いこなせるくらい、Stock（ストック）はシンプルで使いやすいツールですね。」
Stock（ストック）は、どのような企業の方にお勧めするツールですか。
藤田様：「『ホテル』や『飲食店』などの接客業には、もう必要不可欠のツールだと思います。
接客業の多くはシフト制で、出勤したらすぐに現場に出ることも多いので、日々の情報共有の時間を確保することが難しい業界です。
また、IT化があまり進んでいない会社さんも多く、電子ツールに苦手意識を持つ方も少なくない印象です。
Stock（ストック）はとにかくシンプルなので、ITが苦手な方でもすぐに使い始められます。
また、各自のスマートフォンからいつでも情報を共有・確認でき、情報共有や連絡のハードルが大幅に下がりますので、接客業にはStock（ストック）がおすすめです。」
最後に一言お願いいたします。
藤田様：「弊社がコロナの大変な時期を乗り越えられたのは、間違いなくStock（ストック）のおかげです。
弊社は2021年にStock（ストック）を導入しましたが、コロナ禍で出勤制限がある中でも情報共有を漏れなくできたので、とても助かりました。
弊社にとって必要不可欠なツールですので、これからもよろしくお願いします！」
あなたの企業でも
Stock（ストック）を試しませんか？
情報共有に感じていたストレスが、
大幅に削減できます。
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