ビジネスシーンでは、相手にお礼を伝える機会が多くあります。なかでも、打ち合わせや商談・会食後など社内外のメンバーに感謝の気持ちを伝える「お礼メール」は、信頼関係を構築するうえで欠かせません。
一方で、「お礼メールをどのように書けば気持ちが伝わるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスでのお礼メールの書き方や送付のポイントを中心にご紹介します。
- ポイントを押さえて、失礼のないお礼メールを送りたい
- 例文付きのテンプレートを活用して、スムーズにお礼メールを作りたい
- お礼メールの作成方法を共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスでお礼メールを送るときのポイントが分かり、社内外のコミュニケーションが円滑になります。
目次
ビジネスでお礼メールを送るときの5つのポイント
ここでは、ビジネスでお礼メールを送る際の5つのポイントについて解説します。「お礼メールを送るタイミング」や「具体的な内容」についても解説しているので、お礼メールを適切に送れているのか不安な方は必見です。
（1）スピーディーに送る
ビジネスのお礼メールは、スピードが重要です。
商談のお礼メールは相手の記憶が新鮮なうちに送ると、より好印象を与えられます。逆に、商談後のお礼メールが遅れると、競合他社との差別化を図れず、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあるのです。
そのため、お礼メールの作成には時間をかけすぎず、迅速に送らなければなりません。具体的には、午前中の出来事であれば”当日の夕方まで”に、午後の訪問や会食に関するお礼であれば”翌日の午前中まで”に送るように意識しましょう。
（2）件名は簡潔にする
ビジネスでお礼メールを送るときのポイントとして、件名を分かりやすく簡潔にする点が挙げられます。
お礼メールを送るときは「誰からのメールなのか」「どのような内容に関するメールなのか」が一目で分かる件名を付けましょう。また、「本日の打ち合わせの御礼/株式会社〇〇 〇〇」のように、会社名や氏名も併せて記載します。
このように、簡潔な件名を付けると、相手がストレスなく瞬時に内容を理解できるうえに、メールの見落とし防止にもつながります。
（3）「取り急ぎ」は使わない
「取り急ぎ」を使わないことも、ビジネスでお礼メールを送るときのポイントです。
「取り急ぎ」は「とりあえず急いで」という意味で使われる言葉です。そのため、お礼メールで使うと、相手が失礼だと感じる恐れがあります。
お礼メールでは、相手に誠意を見せて感謝の気持ちを伝える点が重要です。したがって、使う言葉の意味をよく理解して、慎重に言葉を選択しましょう。
（4）誤字脱字をしない
相手に誠意を伝えるには、誤字脱字をしないことも重要です。
お礼メールに誤字脱字があると、相手に「確認せずに、急いでメールを送ってきた印象」を与えてしまい、感謝の気持ちが伝わりません。具体的には、メールを送信する前に以下の項目を確認しましょう。
- 宛先、Cc、Bccが正しいか
- 件名が入力されているか
- 相手の会社名、所属の名称、氏名に誤りがないか
- 文章中に誤字脱字がないか
- 署名が挿入されているか
以上の5点を必ず確認して、誤脱のないメールを送りましょう。細部まで気を抜かずに作成することで、丁寧な印象を与えられます。
（5）テンプレートをそのまま使わない
ビジネスでお礼メールを送るときは、テンプレートをそのまま使わないことが大切です。
お礼のメールが定型文のみで構成されていると手抜き感が出てしまい、相手の印象が良くありません。とはいえ、押さえておくべき書き方のマナーは抜け漏れのないようにする必要があります。
そこで、テンプレートを活用しつつ当日の商談や会食の感想を交えて、たった一人のあなたのために書いたメールであることが伝わるようにしましょう。たとえば、「ナレカン」のようにテンプレートやお礼メールの書き方を社内で簡単に共有できるツールが役立ちます。
ビジネスで使えるお礼メールの例文6選
ここでは、ビジネスで使えるお礼メールのテンプレート6選を紹介します。シーンごとの具体的な例文も併せて紹介しているので、以下を活用して、お礼メールを作成する手間を減らしましょう。
【社外向け】取引先への訪問後のお礼メール
以下は、取引先への訪問後に送るお礼メールのテンプレートです。訪問後のお礼メールでは「当日相手から出た疑問」や「今後の流れ」について言及しましょう。
件名：本日のご訪問の御礼/株式会社〇〇 〇〇
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
〇〇様から本日ご質問いただいた〇〇につきましては、社内で確認後、〇月〇日までに改めてご連絡差し上げます。
また、追加のご質問などがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
それでは、今後ともよろしくお願いいたします。
以上のように、貴重な時間を頂戴したことへの感謝を伝え、次の提案につなげましょう。
【社外向け】打ち合わせ後のお礼メール
以下は、打ち合わせ後に送るお礼メールのテンプレートです。打ち合わせ後のお礼メールでは、打ち合わせの内容や成果を整理しつつ、今後の流れを伝えましょう。
件名：〇〇に関するお打ち合わせの御礼/株式会社〇〇 〇〇
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
弊社提案の〇〇について、詳しくお話を伺うことができ大変参考になりました。
ご意見いただきました〇〇については、社内で確認後、〇月〇日までにメールにて回答いたします。
その他、ご不明な点やご要望などございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。
今後ともよろしくお願いいたします。
以上のように、相手との関係性を強化して、次の行動につなげましょう。
【社外向け】来社後のお礼メール
以下は、相手に来社してもらったときに送るお礼メールのテンプレートです。対応すべきことがある場合は、今後の流れを伝えましょう。
件名：ご来社の御礼/株式会社〇〇 〇〇
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
本日はお忙しい中、弊社へご来社いただき誠にありがとうございました。
弊社提案の〇〇について、詳しくお話を伺うことができ大変参考になりました。
お打ち合わせさせて頂いた内容を取りまとめ、後日メールでお送りさせていただきます。
引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。
以上のように、今後も引き続きの付き合いを願う言葉で締めくくりましょう。
【社外向け】会食後のお礼メール
以下は、取引先との会食後に送るお礼メールのテンプレートです。会食後のメールでは、話した内容に触れたり、相手がお店を選んでくれた場合にはお店の雰囲気や味に言及したりしましょう。
件名：本日の会食の御礼/株式会社〇〇 〇〇
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
本日はお忙しい中、お食事会の機会をいただき誠にありがとうございました。
素敵なお店で美味しいお料理を堪能でき、大変幸せなひと時を過ごすことができました。
また、〇〇様と仕事に関するお話もでき、大変勉強になりました。次回のプロジェクトに関して、ご期待に添えるよう尽力する所存です。
それでは、今後ともよろしくお願いいたします。
以上のように、取引先との食事会の場合は楽しむ目的だけではなく、今後の業務を円滑に進めるためのものでもあると考え、次につながるような内容を書きましょう。
【社内向け】電話対応後のお礼メール
こちらは、電話対応後のお礼メールのテンプレートです。社内向けのメールでは、社外宛のメールほどかしこまらなくて問題ありませんが、マナーを意識してお礼を伝えましょう。
件名：午前に対応いただいたお電話の御礼/〇〇
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇です。
本日はお忙しい中、〇〇様からの電話に対応していただきありがとうございました。
明日も外出予定が入っておりますので、お手数をおかけしますが、〇〇様よりお電話がありましたらご対応をよろしくお願いいたします。
以上のように、自分宛ての電話に対応して頂いたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
【社内向け】上司への営業同行のお礼メール
以下は、上司へのお礼メールのテンプレートです。例として、営業同行後のお礼メールを紹介します。
件名：営業同行の御礼/〇〇
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
本日はお忙しい中、株式会社〇〇への営業にご同行いただき、誠にありがとうございました。
先方の質問に対する対応や、ヒアリングや提案の仕方など、とても勉強になりました。
また、帰りの道中にフォローアップもしていただき、ありがとうございました。
ご指摘いただきましたことを改めて見直しつつ、今後の商談で活かしてまいります。
今後ともご指導いただきますよう、何卒よろしくお願いいたします。
以上のように、学んだことや自身の反省点を述べつつ、今後どのように取り組んでいくのかを伝えましょう。
お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするツール
以下では、お礼の気持ちが伝わるメールを誰でも作成できるようにするナレッジ共有ツールをご紹介します。
お礼メールは、部署問わず社会人経験の浅い新入社員を含めた全社員に書く機会があります。また、感謝の気持ちが伝わるメールを作成できると社内外でのコミュニケーションが円滑になるため、メールの作成方法はナレッジとして社内で共有しておきましょう。
そこで、誰でもナレッジに即アクセスできるツールを使うと、必要なときに社内メンバーが正しく気持ちの伝わるお礼メールを書けるようになります。ただし、ナレッジを共有する際は社内メンバーが簡単に欲しい情報にたどり着けるツールを使いましょう。
したがって、感謝が伝わるお礼メールの書き方ノウハウを共有するなら、蓄積したナレッジに誰でも即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」では、”お礼メールの書き方”をナレッジとして共有したり、顧客との過去のやりとりを事例として蓄積したりできます。また、高精度の検索機能があるので、確認したい情報を「キーワード検索」やAIによる「自然言語検索」ですぐに確認可能です。
お礼メールのテンプレートやノウハウを管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンでのメールテンプレート管理例＞
- 簡単な操作でテンプレートを保管できる「記事」
- 高精度の検索機能
記事には、プレーンテキストを中心に、紙にメモを取る感覚で簡単に情報を記載できます。Markdownなどの特殊な記法は必要ありません。
「保管したテンプレートがどこにあるかわからない」という場合でも、ナレカンのAIによる「自然言語検索」なら”上司に質問するように”検索できるので、誰でも確実に欲しい情報にたどり着けます。
お礼メールの基本の書き方
以下では、お礼メールの基本の書き方を解説します。概要を確認して、部下への指導に活かしましょう。
お礼メールの目的は？
お礼メールを送る目的としては、以下の3つが挙げられます。
- 信頼関係の強化
- 認識のすり合わせ
- 残タスクの確認
お礼メールをスピーディーに送ることで、相手に対して「丁寧で誠実な印象」を与えられます。相手からの信頼を強化して、その後の交渉や付き合いを有利に進められるのです。
お礼メールに打ち合わせの要点を記載することで、認識をすり合わせられます。お礼のあとに決定事項を端的に書いておくと、あとから起こり得る「言った言わない」問題を防げるのです。
打ち合わせ後の残タスクも確認できます。「◯◯については、次回までに確認します」「◯月◯日までの返答をお待ちしています」と記載することで、双方のタスクの抜け漏れを防止可能です。
このように、お礼メールを送る目的には、「信頼関係の強化」「認識やタスクのすり合わせ」があります。お礼の気持ちを素直に伝えることがいちばん大切ですが、このような確認事項も忘れずに記載しましょう。
お礼メールに記載すべき内容は？
お礼メールに記載すべき内容は、主に以下の6点です。メールに記載する際は、上から順に確認しましょう。
- 件名
- 相手の会社名、所属、宛名
- お礼の内容
- 確認事項の内容
- 締めの文章
- 署名
件名に【御礼】などと記載すると、メールの意図が相手に伝わりやすいです。
失礼のないように、正確に記載しましょう。
本文の冒頭では、お礼のメッセージを伝えます。
“打合せ内容の要約”や”確認事項”がある場合は、お礼のあとに記載しましょう。
最後は、締めの文章として再度お礼の気持ちを記載します。
自身の署名があるか、送信前に確認しましょう。
お礼の内容にもよりますが、基本的には以上の構成でメールを構成すると、要点が伝わりやすく失礼のないお礼メールを送れます。
お礼メールで使えるフレーズ
以下では、お礼メールで使えるフレーズを「書き出し」「締め」に分けて紹介します。メールの表現に迷ったら、こちらを参考にしましょう。
（1）書き出しのフレーズ
お礼メールの書き出しとしては、以下のようなフレーズを使えます。
・先程は、弊社までご足労いただき誠にありがとうございました。
・ご多忙の折、アンケートに回答いただきましたこと深く御礼申し上げます。
・昨日は、大変お忙しい中打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。
・お忙しい中、資料のご確認ありがとうございました！
以上が、メールの書き出しに使えるお礼の表現です。社外・社内や、相手への距離感によって使い分けましょう。
（2）締めのフレーズ
お礼メールの締めに使えるフレーズは以下になります。
・簡単ではありますが、メールにて御礼のご挨拶を申し上げます。
・重ねまして御礼申し上げます。
・引き続きご支援賜りますようお願い申し上げます。
・今後ともよろしくお願いいたします。
・今後ともご指導よろしくお願いします。
このように、締めの文章では重ねてのお礼を伝えたり、引き続きの付き合いを願ったりします。締めの文章もメールの印象を左右するので、雑に打ち切らずに感謝の気持ちを表現しましょう。
ビジネスで感謝を伝えるお礼メールの書き方まとめ
これまで、ビジネスでお礼メールを送る際のポイントを中心に紹介しました。
ビジネスでお礼メールを送る際のポイントは多数ありますが、「スピーディーに送る」ことが最も重要です。
その際に、お礼メールを一から考えていては時間がかかりすぎます。そこで、お礼メールの書き方をマニュアル化して共有すれば、社内の誰もが気持ちの伝わる失礼のないメールを素早く作成できます。
そのため、ビジネスでのお礼メール作成を効率化するには、お礼メールの書き方ノウハウを簡単に管理・共有できて、超高精度の検索機能を備えたナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適なのです。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ビジネスパートナーにスムーズにお礼メールを送りましょう。
