経済産業省の「DXレポート」で提示された「2025年の壁」問題もあり、近年はアナログ業務のデジタル化が求められています。
しかし、アナログ業務の方が慣れている一方、なぜ企業のデジタル化が求められるのかわからないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アナログ業務のリスクやデジタル化するメリット、デジタル化の際におすすめのITツールをご紹介します。
- すでに慣れているアナログ業務をわざわざデジタル化する理由が知りたい
- アナログ業務をデジタル化するメリットを把握し実施可否を判断したい
- 非効率なアナログ業務をデジタル化し、業務改善を進めたい
という方はこの記事を参考にすると、アナログ業務が抱えるリスクとアナログ業務をデジタル化するメリットがわかるので、デジタル化を推進する動機づくりができます。
目次
アナログ業務が抱えるリスクとは？
以下では、アナログ業務の抱える代表的なリスクを3つ解説します。デジタル化を進めず、アナログでの業務を続けるとさまざまな問題が生じるので、早急に対策が必要です。
業務の属人化
まずは、業務量が偏り業務が属人化するリスクです。
アナログな手法で業務を進める場合、業務フローが定まっていても細かい業務の進め方が担当者ごとに異なってしまうため、業務の属人化が生じやすくなります。業務が属人化すると、業務内容・進捗状況が不明瞭になり、適切なマネジメントも難しくなるのです。
また、業務の進め方が特定の担当者しかわからなければ、ほかの社員が同じ業務を行なった際に、質が顕著に下がるリスクもあります。属人化は担当者が仕事を休んだときや離職したときに問題が表面化するので、あらかじめ業務は標準化しなければなりません。
稟議の遅延
アナログ業務が抱えるふたつ目のリスクは稟議の遅延です。
デジタル化が進まず稟議に紙を用いる場合は、承認プロセスにより多くの時間がかかり稟議が遅れます。さらに、どこまで稟議が通っているのか進捗は把握しづらくなり、決裁フローも煩雑になりがちとなってしまうのです。
決裁フローが煩雑になると、確認にさらに時間を割かなければなりません。また、承認者が出張、会議などで不在の場合も稟議が滞るので、稟議そのものをツールを活用してデジタル化を推進すべきです。
情報共有・管理が難しい
アナログ業務は情報共有・管理が難しくなるリスクも抱えています。
アナログ業務のままでは、紙中心の情報共有・管理となるので、情報共有に制約が増えます。たとえば、紙に記載された情報をほかの社員と共有する際は、相手の元に渡しに行かなければなりません。
また、紙を用いて情報管理すると、必要な情報が記載された書類を探し出すのに時間がかかります。また、書類の増加に伴う保管スペースの確保や、紛失の可能性が出る問題もあるので非効率です。
アナログ業務をデジタル化するメリット
以下では、リスクを抱えるアナログ業務をデジタル化するメリットを3つ解説します。デジタル化に成功した企業は、下記メリットを常に得ながら営業活動をしているのです。
業務プロセスの標準化
まずは、業務プロセスが標準化できるメリットが挙げられます。
デジタル化により業務プロセスが標準化されると、誰が担当しても同じ業務パフォーマンスを発揮できるので、業務の質にムラがなくなるからです。また、業務プロセスが標準化されれば、作業の手順が明確になるため、重複や抜け漏れといったミスが減ります。
仮に、ミスがあった場合も、手順が明確であることにより作業を見直しやすくなっているので、早い段階での修正が可能です。
無駄なコストの削減
アナログ業務をデジタル化すれば、無駄なコストの削減が見込めます。削減できるコストは以下の通りです。
- 金銭的コスト
- 確認コスト（時間的コスト）
- 人件費
デジタル化を行い、これまで紙で管理していた書類や資料を電子化すれば、紙代や印刷代、郵送費用を削減可能です。場合によっては大量の書類の保管スペースが不要になり、オフィスの賃料も抑えられます。
紙を用いていたために決裁フローが煩雑になっていた稟議も、デジタル化により決裁フローが明瞭になるので、確認コストも削減できます。
印刷や郵送、業務フローの確認といった作業が減るので、必要な人員も減り、人件費の削減にも繋がります。
以上のように、コスト削減を実現しつつ、情報共有・管理の工数も減らせる点は大きなメリットです。
情報共有・管理がスムーズになる
情報共有・管理がスムーズになる点も、アナログ業務をデジタル化するメリットです。
紙によるアナログな情報共有・管理もデジタル化すれば、時間や場所を問わず、誰もが迅速に情報を使えます。情報共有・管理がスムーズになり、リアルタイムのコミュニケーションが可能となれば、在宅勤務などの多様な働き方が実現できるのです。
また、情報共有・管理のデジタル化はチームの連携を向上させます。適切な情報共有ができていれば、お互いの業務の進捗状況も把握しやすくなるので、スピーディなフォローが可能となります。
アナログな業務をデジタル化させやすいITツールとは
アナログ業務をデジタル化させるには、ITツールの導入・運用が欠かせません。そこで以下では、アナログな業務をデジタル化させやすいITツールを2つご紹介します。
チャットツール
まずは、コミュニケーションの活性化でよく使われる「チャットツール」です。
ビジネス以外でも利用されるチャットツールは、アナログ業務のデジタル化の推進を助けるITツールです。チャットによるコミュニケーションはもちろん、データや画像の共有も可能です。
また、チャットツールのなかには、ビデオ通話やタスク管理の機能もついている多機能なチャットツールもあります。しかし、チャットツールは特性上、共有した情報は流れてしまうため、必要な情報を探すのに時間がかかります。
したがって、マニュアルや議事録など繰り返し振り返る情報へすぐにアクセスできるように、情報管理の手法は別途検討しなければなりません。
情報共有ツール
アナログな業務をデジタル化させやすいITツールのふたつ目は「情報共有ツール」です。
業務中、何度も振り返る情報へのアクセス性が悪ければ、メンバーにストレスが発生することはもちろん、業務スピードの低下を招いてしまいます。しかし、情報共有ツールを活用すれば、チャットツールのようにメッセージで気軽にやりとりしつつ、振り返るべき情報も正しく残せるのでストレスがありません。
たとえば、マニュアルや議事録、分析・検討結果などは、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールに残しておくと、簡単に目的の情報へアクセスできるようになります。
アナログ業務のデジタル化に役立つITツール
以下では、アナログ業務のデジタル化に役立つITツールをご紹介します。
アナログな情報共有の体制のままでは、情報管理の不備や属人化のリスクが表面化するうえに、非効率な業務体制は継続します。そこで、アナログな管理が原因で発生したトラブルに対して、「ITツール」を用いなければ根本的な解決ができません。
しかし、従来までアナログな手法で情報管理・共有を行ってきたチームに、多機能で複雑なツールを用いると社内に浸透せず、誰も使わなくなります。そのため、アナログ業務に慣れた社員全員が即日で使いこなせる、シンプルな情報共有ツールを導入しましょう。
結論として、非IT企業における65歳以上の社員でも、説明不要で使えるほど簡単な情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、何度も振り返る大切な情報を簡単に残せるうえ、直感的な「フォルダ」で整理すれば情報へのアクセス性も向上します。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を使うと、話題を錯綜させずにやりとりでき、確実なタスク管理も実現します。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
アナログ業務のデジタル化におけるメリットやまとめ
これまで、アナログ業務のリスクとデジタル化するメリットを中心にご紹介しました。
業務をアナログで進めていては情報共有・管理が難しく、業務の属人化や稟議の遅延を招くリスクも抱えています。そのため、デジタル化を進めることで情報共有・管理をスムーズに行い、業務プロセスの標準化や無駄なコストの削減を目指しましょう。
そこで、今日ではアナログ業務のデジタル化に「ITツール」が多く使われます。なかでも、情報共有・管理に役立つITツールを導入するべきですが、複雑なツールを導入すると浸透せず、運用に失敗するので無駄なコストがかかってしまうのです。
したがって、Stockのように、アナログ業務の非効率さが誰でも簡単に解消できる情報共有ツールを使うべきです。非IT企業における導入実績も豊富であり、150,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でアナログ業務をデジタル化し、業務を円滑に進めましょう。
