棚卸しとは、帳簿上の在庫数と実際の在庫数が一致しているかを確認する業務です。在庫の不一致は売上計上の誤りや不良在庫の発生につながるため、棚卸しによって在庫数と状態を把握することが健全な運営に欠かせません。
しかし、「棚卸しを効率よく進めたいがどうすればいいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、棚卸しのやり方や、棚卸しでよくある失敗例と改善策を中心にご紹介します。
- 棚卸し業務の正しい進め方がわからない現場担当者
- Excelや紙での棚卸しで、差異やミスが頻発して悩んでいる管理職
- 棚卸しにおける情報共有や進捗管理に非効率さを感じている業務改善担当者
という方はこの記事を参考にすると、棚卸しを効率よく進める方法が分かり、棚卸しにかける労力や時間を削減できます。
目次
棚卸しのやり方
ここでは、棚卸しのやり方を解説します。より効率的な方法を知りたい担当者の方は必見です。
（1）実地棚卸し
1つ目の棚卸しの方法は、実地棚卸しのやり方です。実地棚卸しは、実際に手と目を使って在庫を確認していく方法で、具体的には以下の手順で進めます。
- 棚卸計画書や棚卸表の作成
- まず、棚卸し作業の責任者や担当者、タイムスケジュールなどを記載した計画書を作成します。棚卸表には、作業ミスを減らすために、ダブルチェック項目や商品の状態について記載できる項目も作りましょう。
- 在庫品の数量・状態確認<>br
次に、商品を一つ一つ確認しながら、棚卸表を記載していきます。商品の品目ごとに棚卸表を記載していくことで、商品の数量のカウントミスを減らせます。 - 在庫確認システムへの入力
次に、各担当者が作成した棚卸表を回収して、数量などの情報を在庫管理システムや帳簿上のデータに入力していきます。 - 差異の確認
最後に、帳簿上のデータとの差異があるかどうかを確認していきます。差異がある場合には、再発防止のため、原因を明らかにしましょう。
このような方法で、実地棚卸しを実施できます。商品量が多いと、カウントミスが起こりやすいため、2人1組でダブルチェックをするといった実施の工夫が必要です。
（2）帳簿棚卸し
2つ目の棚卸しの方法は、帳簿棚卸しのやり方です。帳簿棚卸しは、在庫の出し入れの度に帳簿上で在庫数を確認していく作業です。
- 在庫の出し入れの都度、在庫管理表を記入
まず、仕入れや販売をして、在庫の出し入れをしていく度に、在庫管理表に在庫数を記入していきます。高頻度で利用するようになるので、使いやすいフォーマットの在庫管理表を作成する必要があります。 - 在庫金額や資産額を計算
次に、記入した在庫管理表をもとに、在庫金額や資産額を計算していきます。この工程も在庫の出し入れの都度実施します。
帳簿棚卸しでは、このような工程を繰り返します。ただし、在庫品の状態確認のために、実地棚卸しと併せて実施する場合もあります。
【これだけは避けて】棚卸し業務でよくある失敗
ここでは、棚卸し業務においてよくある失敗例を4つご紹介します。自社が以下のケースに当てはまっていないか確認してみましょう。
棚卸し結果の入力ミス（転記ミス・桁間違い）
棚卸しでは、集計した在庫数をシステムや帳簿へ入力するときにミスが発生しやすくなります。
特に、紙のチェックリストからの転記や、数量の桁を誤って入力してしまうケースは少なくありません。こうした入力ミスは在庫数の整合性を崩し、売上計上や発注判断に影響を及ぼします。
そのため、棚卸し結果の入力作業には二重チェックや入力ルールを統一しましょう。
修正履歴が残らず、差異の原因が追えない
棚卸しの差異を修正しても履歴が残らない場合、どの作業で何が起きたのかを後から確認できなくなります。
原因が特定できないまま処理が進むと、入力手順の誤りや確認漏れといった問題点が可視化されず、改善の糸口がつかめません。結果として、同じ種類のミスが現場で繰り返されるリスクが高まります。
そのため、修正内容と理由を記録し、差異の発生源を追える状態にしておくことが重要です。
棚卸しの進捗がリアルタイムで把握できない
棚卸しの進捗がリアルタイムで把握できないと、現場の状況を正確に判断できません。
どこまで完了していて、どこが遅れているのかが見えないまま作業が進むと、担当者の配置調整や作業の優先順位づけができず、全体の効率が低下します。また、遅延やミスに早期に気づけないため、問題が後の工程まで持ち越されるリスクも高まってしまうのです。
そのため、棚卸しの進捗を即時に共有できる仕組みを整えることが重要です。
作業手順が明文化されておらず、その場の判断で進む
棚卸し作業の手順が明文化されていない場合、担当者ごとに判断がばらつき、作業の進め方が統一されません。
その場の判断で進めてしまうと、確認順序や数え方が人によって異なり、差異の発生ポイントも特定しづらくなります。また、属人的なやり方が積み重なることで、ミスが起きても原因が見えず、改善につながらない状態が続いてしまうのです。
そのため、棚卸し手順を文書化し、誰がおこなっても同じ品質で作業できる仕組みが必要です。
【改善策】棚卸し業務を成功させるには
ここでは、棚卸し業務での失敗をなくすためのポイントを解説します。棚卸し業務を効率化したい方は必見です。
その場で直接入力する仕組みに統一する
棚卸しの精度を高めるために、現場から在庫数を入力できる体制を構築しましょう。
その場で入力できるようにすると、紙へのメモや後からの転記作業が不要になり、記入漏れや桁間違いといったミスを大幅に減らせます。また、入力端末を共通化することで手順が標準化され、担当者ごとのやり方のばらつきも抑えられるのです。
このように、棚卸し作業は現場で即時に入力できる運用へ一本化することが効果的です。
変更履歴が自動で残る運用に切り替える
棚卸し業務におけるミスの繰り返しを防ぐには、修正内容や更新履歴が自動で記録される運用へ切り替えることが重要です。
履歴が自動で残る仕組みを導入すれば、誰がいつどの項目を変更したのかが明確になり、差異の原因を後からでも正確に追えるようになります。また、手動で記録する必要がなくなるため、記入漏れや書き忘れといったヒューマンエラーも防止できます。
このように、棚卸しデータは変更履歴が自動で蓄積される環境で管理するのがおすすめです。
進捗ステータスをリアルタイムで可視化する
棚卸しの状況をひと目で把握できるようにするためには、進捗ステータスをリアルタイムで可視化する仕組みが有効です。
作業の完了・未完了・確認待ちといった状態を即時に更新できれば、どのエリアがどこまで進んでいるのかを全員が同じ情報で共有できます。また、遅れが発生している箇所を早期に特定できるため、担当者の再配置やフォローの判断が迅速になります。
このように、棚卸しの進捗をリアルタイムで見える化する環境を整えることが、作業全体の安定性向上につながります。
手順をチェックリスト化して標準化する
棚卸し作業の質を安定させるためには、手順をチェックリストとして整理し、誰でも同じ流れで進められる状態を整えましょう。
チェックリスト化することで、確認すべき項目や作業順序が明確になり、抜け漏れや担当者ごとの判断の違いを防げます。また、作業の途中で迷う場面が減るため、棚卸し全体のスピードと精度が向上するのです。
そのため、棚卸し手順をチェックリストとして標準化し、現場で一貫して使える形に整えることが重要です。
＜Excel＞在庫管理に役立つ棚卸テンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、在庫管理に役立つ棚卸テンプレートです。
商品ごとの入庫・出庫・在庫の数量を管理できます。カスタマイズが可能なので、商品の状態を記載できる項目も追加できる点が特徴です。
棚卸し業務の失敗を根本から解消するには
以下では、棚卸し業務で発生しがちなミスや非効率を、根本から解消する方法を解説します。
転記ミスや進捗の不透明さを放置すると、在庫差異や集計ミスが発生し、結果として売上や経営判断にも悪影響を及ぼします。さらに、原因が追えない状態では、同じミスが繰り返し起こり、現場の負担だけが増えてしまいます。
とくにExcelや紙運用のままでは、リアルタイム共有や履歴管理に限界があり、意図せず属人化や入力ミスが発生します。つまり、運用ルールを整えるだけでは、ミスを完全に防ぐことはできないのです。
そのため、棚卸しは「記録・共有・進捗管理」を一元化できるツールを導入することで、ミスを防ぎながら効率的に運用できる仕組みをつくりましょう。そして、この条件に最適なのが、あらゆる情報を一元管理できるシンプルな情報管理ツール「Stock」です。
Stockの「ノート」では、情報の記録・共有・更新を完結できるため、転記や二重管理をなくし、棚卸しのミスを防げます。また、リアルタイムでの情報共有や履歴管理が可能なため、「誰が・どこまで・何をしたか」が可視化され、継続的に改善できるのです。
棚卸しを早く正確に進めるのに役立つ情報共有ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
棚卸しを効率化するための方法まとめ
これまで、棚卸しのやり方やよくある失敗例と改善策を中心に解説してきました。
棚卸しは、在庫の数量や状態を確認して、実際の在庫と帳簿上の在庫のズレをなくしていくのに重要な業務です。ただし、転記ミスや進捗の不透明さを放置すると、在庫差異や集計ミスが発生し、結果として会計や経営判断にも悪影響を及ぼします。
したがって、棚卸し業務には「記録・共有・進捗管理を一元化できるツール」がおすすめです。とくにシンプルな操作性で高精度な検索機能を備えたツールであれば、検索時のストレスを感じません。
結論、棚卸し業務に最適なのは、あらゆる情報を一元管理し、高精度な検索機能で簡単にアクセスできる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、棚卸し業務の効率化を実現させましょう。
