働き方改革やDX推進が進むなかで、限られた時間で成果を出す「仕事の効率化」への関心が高まっています。
しかし、「日々の業務に追われて、業務の改善まで手が回らない」「何から手を付ければよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の効率・要領が悪い原因と、職場環境を整えて業務効率を改善する方法を中心にご紹介します。
- タスクに追われて本来注力すべき業務に時間を使えていない現場担当者
- チーム内の情報共有不足によって、確認作業や手戻りが増えている管理職
- 業務改善を進めたいが、何から見直せばよいか分からない業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自分やチームの仕事が非効率になっている原因が分かり、明日から実践できる具体的な改善策も見えてきます。
目次
仕事の効率・要領が悪い3つの原因
以下では、仕事の効率・要領が悪くなってしまう3つの原因について解説します。自社の状況に当てはまっていないか、チェックしましょう。
指示や判断の基準が統一されていない
1つ目の原因は、指示や判断の基準が統一されていないことです。
担当者や上長によって指示の仕方や判断基準が異なると、同じような業務でも人によって進め方や成果物の質にばらつきが生じます。そのたびに「今回はどう対応すればよいか」を確認する手間が発生し、業務全体のスピードが落ちてしまうのです。
したがって、業務の質を安定させ、確認の手間を減らすためにも、判断基準やルールを明文化し、誰が対応しても一定の品質を保てる仕組みを整える必要があります。
「今やるべき業務」の優先度が人によってズレている
2つ目の原因は、「今やるべき業務」の優先度が人によってズレていることです。
優先順位の認識が揃っていなければ、どの業務から取り組むべきかの判断がメンバーごとに異なります。たとえば、仕事を任せるときに「いつまでに終わらせるべき案件か」を共有できていなければ、急ぎの案件であっても後回しにされてしまう可能性があるのです。
その結果、優先度の低い仕事に時間をかけたり、締切直前に急いで対応したりすることになってしまいます。
個人の作業状況が全体に共有されていない
3つ目の原因は、個人の作業状況が全体に共有されていないことです。
「誰が」「どこまで」対応しているのかを把握できなければ、同じ作業を複数人が進めたり、必要な対応が漏れたりする可能性があります。また、進捗を確認するために担当者へ何度も問い合わせることになり、業務が滞る原因にもなるのです。
そのため、複数人で業務を進める場合は、担当者や進捗状況、次に取るべき対応を全員が確認できる状態にすることが重要です。進捗や変更点をすぐに共有できる環境を整え、情報を探したり確認したりする手間を減らしましょう。
仕事の効率が悪い職場に共通する5つの特徴
仕事の効率が悪い職場では、「同じ質問が何度も繰り返される」「担当者が変わると業務が止まる」といった共通のトラブルが発生しています。以下では、こうしたトラブルが起こりやすい職場の5つの特徴をご紹介します。
- 業務の手順が紙や個人の頭にしか存在しない
作業手順が文章として残っていないと、担当者ごとに進め方が変わり、品質に差が出ます。引き継ぎのときも口頭頼みになり、「聞いていない」というトラブルの原因になるのです。 - 必要以上に細部へこだわっている
成果に大きく影響しない細部まで完璧に仕上げようとすると、本来優先すべき業務に使う時間が不足します。作業の目的や求められる品質が共有されていない職場では、必要以上の修正や確認が発生しやすくなるのです。 - 自分が担当する業務の前後関係を把握していない
自身の作業が次の工程にどう影響するかが見えていないと、適切な優先順位が判断できません。その結果、後工程に必要な作業が遅れたり、ほかのメンバーの待ち時間が発生したりします。 - 締切や作業時間の目安が共有されていない
締切や作業時間の目安が決まっていないと、ひとつの業務に必要以上の時間をかけてしまう場合があります。そのため、締切や作業時間の目安を設定・共有するなどの対策が求められます。 - 仕事を個人で抱え込みやすい環境になっている
仕事の効率が悪い職場では、分からないことがあっても自分で解決しようと抱え込んでしまう人が多いです。個人の努力に頼るのではなく、周りに相談しやすい環境や自分で調べられる仕組みが必要です。
これらの状態を放置すると、締め切り遅れが頻発して取引先や他部署からの信頼を失うだけでなく、現場のメンバーが疲弊してしまうため注意が必要です。
職場の環境を改善し、仕事の効率を上げる方法4選
以下では、職場の環境を改善し、仕事の効率を上げる4つの方法について解説します。個人の工夫だけでなく、チーム全体で取り組める施策を把握しましょう。
担当者ごとのバラつきをなくし、業務手順を統一する
まず、担当者ごとのバラつきをなくし、業務手順を統一することが挙げられます。
作業のやり方や判断基準が人によって異なると、そのたびに確認や手戻りが発生し、業務全体のスピードが落ちてしまいます。そこで、業務フローを可視化し、不要な工程や重複を洗い出したうえで、手順や判断基準を統一しましょう。
部下が自力で疑問を解消できる環境を整える
次に、部下が自力で疑問を解消できる環境を整えることも重要です。
疑問が生じるたびに上司や先輩に質問しなければならない状態では、質問する側もされる側も時間を取られてしまいます。そこで、過去のQ&Aや手順書をすぐに確認できれば、部下自身で答えを見つけられるようになり、指導する側の負担も軽減されるのです。
とくに、経験の浅いメンバーや異動してきたばかりの担当者にとっては、自力で答えを探せる環境があることで、周囲に気兼ねなく業務を進められるようになります。
チーム全員の進行状況をひと目で把握する
また、チーム全員の進行状況をひと目で把握できるようにすることも改善策のひとつです。
進捗状況を可視化しておけば、遅れが発生したときにほかのメンバーが迅速にフォローへ回れるため、締切に間に合わない事態を避けられます。たとえば、「今日やるべきこと」を一覧で共有しておくだけでも、確認漏れや作業の重複を防止できるのです。
このように、お互いの状況が自然と目に入る環境を整えることで、個人の作業がスムーズになるだけでなく、チーム全体の対応スピードが大きく向上します。
過去のノウハウをいつでも見返せるようにする
仕事の効率を上げるには、過去のノウハウをいつでも見返せるようにしておくことも欠かせません。
社内にあるノウハウを口頭やメールだけで共有していては、時間の経過とともに失われます。そこで、過去の対応履歴や成功事例を記録し、必要なときにすぐ検索できる状態にしておくことで、同じ質問への対応や確認作業に追われる時間を減らせるのです。
したがって、属人化を防ぎ、誰が担当しても一定の質を保てる体制をつくるためにも、ノウハウを個人ではなく組織の資産として残す意識が求められます。
Excelやチャットによる自力管理の限界
以下では、Excelやチャットによる自力管理の限界について解説します。多くの職場で使われているツールだからこそ、見落としがちな課題があるのです。
チャット・メール｜重要な情報が流れて埋もれる
まず、チャットやメールは大事な情報が流れて埋もれてしまうという課題があります。
メッセージの数が増えるほど、重要な情報も新しいメッセージに押し流され、あとから見返しづらいです。「あの話、どこに書いてあったか分からない」という状態が続くと、同じ質問を繰り返したり、確認のために時間を取られたりする原因になります。
したがって、情報を探す時間そのものを減らすには、チャットやメールとは別に、情報を整理して残しておける場所を用意する必要があります。
Excelやファイルサーバー｜探す手間が増える
また、Excelやファイルサーバーは、PDFマニュアルやExcel帳票が増えるほど探す手間が増えてしまう点も課題です。
フォルダ階層が複雑になると、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。さらに、複数人で同じExcel帳票を編集するときにはバージョン管理も煩雑になりやすく、最新の情報がどれか分からなくなるケースも少なくありません。
検索性の低さは、必要な資料を探す時間が増えるだけでなく、誤った情報をもとに作業を進めてしまうリスクにもつながります。
運用ルールを決めても個人の努力では長続きしない
そして、運用ルールを決めても、個人の努力だけでは長続きしないことも大きな課題です。
「資料名の付け方を統一する」「議事録は必ず残す」といったルールを決めても、徐々に形骸化してしまうケースは珍しくありません。とくに、複雑な運用ルールはITに不慣れなメンバーの負担になりやすく、次第に守られなくなる可能性があります。
そのため、情報管理を定着させるには、個人の意識に頼るのではなく、ITに慣れていない人でも迷わず使え、日常業務のなかで自然に情報を蓄積・共有できる仕組みを整えることが重要です。
Excelやチャットの課題を解消して仕事を効率化するツール
以下では、Excelやチャットが抱える課題を解消し、仕事の効率化を実現するおすすめのツールをご紹介します。
情報共有がうまくいっていない職場では、同じ質問の繰り返しや確認待ちなど、無駄な時間が至るところで発生しがちです。とくに情報が複数箇所に散らばっていると、重要な内容が埋もれ、属人化や連絡漏れにもつながります。
そこで重要なのが、社内の情報を一元化し、誰でもすぐに検索・共有できる仕組みです。しかし、Notion・Confluenceのような多機能な海外製ツールは設定や用語が複雑で、ITが苦手な人ほど離脱しがちです。
そのため、ITが苦手な社員でも迷わず使えるシンプルさを備えたツールが欠かせません。操作説明がなくても直感的に使えれば、非IT企業やITに不慣れな職場にも定着しやすくなります。
そこでおすすめなのが、ノート感覚で情報を残せるナレッジツール「ナレカン」です。上司に質問する感覚で検索できるため、資料探しの時間を最大90%削減し、同じ質問対応の負担も減らせます。古河電工や資生堂といった非IT企業を含む大手企業でも導入されており、ITツールに不慣れな社員が多い職場でも定着しやすいツールとして選ばれています。
同じ質問対応や資料探しの手間を減らせる情報共有ツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
職場の仕事の効率が悪い原因と改善策まとめ
これまで、仕事の効率・要領が悪い3つの原因や、職場の環境を改善し仕事の効率を上げる方法、Excelやチャットによる自力管理の限界を中心にご紹介しました。
仕事が滞る背景には、判断基準の不統一や優先順位のズレ、進捗共有の不足があり、これらをExcelやチャットだけで解決しようとしても、情報が埋もれて探す手間が増えるばかりで根本的な解決には至りません。
だからこそ、個人の努力やルールの徹底だけに頼るのではなく、誰でも簡単に情報を残し、検索・共有できる仕組みを整えることが、仕事の効率を底上げする近道といえます。
とくに、ITに不慣れな社員がいる職場では、機能が複雑なツールは社内に定着しないケースが多いです。だからこそ、年齢やITスキルを問わず誰でも直感的に使えるツールを選ぶことが、職場への定着を左右する重要なポイントになります。
なかでも、ITが苦手な社員でも迷わず使えるシンプルな操作で、社内の情報共有・管理を実現できるツール「ナレカン」が最適です。
