限られた時間のなかでも効率よく仕事を進めると、業務全体での生産性向上やコスト削減を実現できます。しかし、職場環境が整っていないことが原因で仕事の効率が悪くなってしまうケースもあるのです。
一方、多忙ななかでも仕事の効率化を図りたいが、何から改善したらよいか見当がつかないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の効率・要領が悪い原因と職場環境を整える改善策をご紹介します。
- 業務効率が悪い原因を追究しすぐにでも解消したい
- 無駄なコストを削減して、時間を有効活用したい
- メンバー全員がスピード感を持って業務ができるように、職場環境を改善したい
という方はこの記事を参考にすると、業務効率化に向けて改善するべき課題がわかり、時間を有効活用しつつ、コスト削減も実践できます。
目次
仕事の効率・要領が悪い原因とは
仕事の効率が悪い原因には、個別要因もしくは環境要因のいずれかが挙げられますが、大きく以下3つの原因に当てはまっていることが多いです。そのため、自社の状況が下記に当てはまっている場合には、早急に対策を打つ必要があります。
マネジメントができていない
まず、原因のひとつとして、マネジメントができていないことが挙げられます。
チームリーダーには、部下の成長を管理しながら、問題があればフィードバックするマネジメントスキルが求められます。しかし、リーダー自身が業務に追われており、部下に目を向けられず、役目を蔑ろにしていることもあるのです。
さらに、よくあるパターンに、メンバーの業務負荷の高さに気がつけず「タスクの見直し」「ほかのメンバーに業務を振り分ける」対応をせず、仕事の効率が悪くなるケースもあります。
業務が属人化するだけでなく、メンバー内での負荷に偏りが生じるので、マネジメントメンバーは現状の業務効率が最大化されているのかを常に考慮しなければなりません。
優先事項を共有できていない
また、優先事項を共有できていないことも原因のひとつです。
優先事項を共有できていなければ、どの業務から取り組むべきかの認識にずれが生じます。たとえば、メンバーの業務中に先輩社員から仕事を任された際に「いつまでに終わらせるべき案件なのか」をお互いに共有できていなければ、急ぎの案件だったとしても、後回しになる可能性があります。
結果として、誤った優先順位のまま仕事を進めることになるので、作業効率も悪くなってしまうのです。
スピーディに意見が共有できない環境である
スピーディーに意見を共有できない環境も原因のひとつです。
複数人でひとつの作業に取り組む際には、お互いの進捗状況は細かく報告し合う必要があります。「誰が」「どこを」対応しているのかを把握できていなければ、作業の重複や処理漏れといったミスに繋がるからです。
また、進捗が遅れているのにも関わらず報告を怠ると、ほかのメンバーの業務進捗に悪影響を及ぼしかねません。情報を共有する意識を持つことはもちろん、些細な内容であっても迅速に共有できる環境を整える必要があるのです。
仕事の効率・要領が悪い人の特徴5選
ここでは仕事の効率・容量が悪い人の特徴について、5選ご紹介します。仕事の効率が悪ければ個人の評価に影響を及ぼすだけでなく、メンバーに迷惑をかけることにも繋がるので、以下の内容に部下が当てはまっている場合は是正が必要です。
- 業務がマニュアル化されていない
- 無駄な業務が多い
- 仕事の全体像が見えていない
- 時間の意識がない
- 仕事を個人ですべて抱え込む
教わった業務内容がマニュアル化されてなければ、都度対応が変わり、業務クオリティのばらつきが生まれてしまいます。また、ミスをしてもすぐに気が付けず、作業をひと通りこなしてからやり直しが発生するといった二度手間も起こりやすくなります。
ひとつの業務にこだわりすぎて、無駄な作業をしている可能性があります。具体的には必要以上の業務チェックが発生しているなどが該当するので、個人レベルで仕事の効率的な進め方を検討する必要があります。
仕事の全体像が見えておらず、優先順位を把握できていないことが多いです。そのため、業務の緊急性や重要性を把握できるように、スケジュール管理・タスク管理を徹底させる必要があります。
効率が悪いメンバーは、時間に対する意識が低く「いつまでにどの範囲まで終わらせる」といった目標がないまま業務を進めがちです。スケジュール通りに仕事を進めるためにも「業務ごとに時間を計る」対策が求められます。
仕事を自分自身で抱え込む傾向があり、自分の力だけで終わらせようとしてしまいます。仕事は周りのメンバーと協力しながら進めなければならない一方で「相談しにくい環境になっていないか」をチェックすることもポイントです。
以上の特徴のように、仕事の進捗が遅く締め切りに間に合わない事態が重なると、会社の評価だけでなく、メンバーからの信頼にも大きく影響するので注意しましょう。
職場の環境を改善し仕事の効率・要領を上げる方法とは
職場環境を改善することで、仕事の効率は格段に良くなります。また、効率よく仕事ができている企業は、以下3つの環境が整っていることが多いのです。
業務を見直す
まず、改善策のひとつとして、業務の見直しが挙げられます。
業務を包括的に見直すと、メンバー内での業務負担の偏りが明確になり、なくしてよい業務や引継ぎ可能な業務に対して削減したり分散したりできます。
ただし、マネジメント側でのみ業務フローの見直しおよび改善をするのではなく、必ず現場メンバーを交えたうえで見直しをするのがポイントです。
進捗状況を可視化する
お互いの進捗状況を可視化し、メンバー同士が把握できるようにすることも改善策として挙げられます。
進捗に遅れが発生した場合、ほかのメンバーが迅速にフォローへ回れるので、締切に間に合わない事態を避けられます。また、メンバー個人ごとに「作業スピードに問題がないか」をほかのメンバーと比較しながら取り組めるため、業務全体としてのスピード向上も可能になるのです。
一般的な手法としてはガントチャートのように、視覚的に進捗を管理する方法もありますが、各メンバーが抱えるタスクを箇条書きでリストアップするだけでも業務の可視化が簡単に実現します。
コミュニケーションをとれる仕組みづくり
業務を円滑に進めるには、コミュニケーションをとれる仕組みづくりが重要です。
些細な内容であってもメンバー同士で情報共有ができる環境であれば、問題の早期発見、早期解決にも繋がります。また、コミュニケーションが活性化されれば、メンバー内での信頼関係や一体感の構築にも貢献するのです。
一方、コミュニケーションをとる仕組みは口頭やメールを使った手法のみでは構築できません。そこで、メンバー全員が簡単に情報共有できるように、今日では「Stock」をはじめとした、誰でも簡単に使える「情報共有ツール」を利用する企業が増えています。
仕事の効率化を情報共有の側面から解消するツール
以下では、仕事の効率化を情報共有の側面から解消できるツールを紹介します。
仕事の効率が悪い職場では、マネジメント管理が行き届いていないことや、進捗状況や課題を「情報」として可視化し、共有できていないことが原因です。そこで、適切な情報管理・共有を仕組み化するには「情報共有ツール」を使った運用が求められます。
一方、業務の可視化や情報共有、業務フローの改善などの課題は複数あっても、多くは「情報の管理がされていないこと」に起因します。そのため、複数のツールを併用したり多機能なツールを使ったりするのではなく、必ず現場メンバーでもストレスなく使える情報共有ツールを使いましょう。
複雑なツールでは現場に浸透しづらく、すぐに使われなくなります。したがって、「Stock」のように、非IT企業における65歳以上のメンバーでもすぐに使えるシンプルな情報共有ツール一択です。
Stockでは、課題や業務内容ごとに「ノート」を作成し情報を残しつつ、リアルタイムで任意のメンバーへの共有もシンプルです。また、ノートに紐づく「タスク」を使うと、優先事項や締切日がテーマごとに管理できるので、認識齟齬や対応漏れの防止も簡単に実現するのです。
情報共有を最も簡単に効率化できる情報共有ツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
職場の仕事の効率が悪い原因と改善策まとめ
ここでは、仕事の効率が悪い原因と改善策についてご紹介しました。
職場で仕事の効率が悪い原因は、マネジメントの管理がうまく機能していないことや業務の優先事項や意見交換ができていないからです。仕事の効率が悪い人を是正するためにも、個人レベルで業務を見直し無駄を削減しつつ、進捗状況の共有がスムーズに行える仕組みづくりが有効です。
そこで、仕組みづくりには「情報共有ツール」を使うことがトレンドです。ただし、簡単に進捗状況や意見を共有できないツールでは、現場のメンバーが情報の共有に時間を割くことのほうが非効率的だと感じてしまい、現場に浸透しなくなります。
結論、誰でも即日で簡単に利用可能な情報共有ツールのStockを使えば「非IT企業だから情報共有は紙のノートや口頭に頼らざるを得ない」状況を打破できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕事の効率が悪い環境を情報共有の側面から改善しましょう。
