データや資料を作成する際に起こりがちな「データや情報の入力ミス」は、業務だけでなくセキュリティの観点でも大きなトラブルの原因になります。そのため、仕事の進め方を工夫しながら入力ミスをなくす対策を取る必要があるのです。
しかし、仕事の入力ミスを対策したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、入力ミスの防止方法や起きる原因・リスクを中心にご紹介します。
- 入力ミスによって発生するトラブルを把握したい
- データ・数字・転記の入力ミスを防止する方法を知りたい
- 誰でも簡単に入力ミスを確認できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、入力ミスが生まれる背景や具体的な予防方法が分かります。
目次
入力ミスが起きる原因
ここでは、入力ミスが起きる原因を解説します。以下の原因を押さえて、自社での対策に役立てましょう。
（1）集中力の低下
入力ミスの主な原因として、従業員の集中力低下によるヒューマンエラーがあります。
データの入力作業は手作業で行われることが多くあります。しかし、業務過多による疲労で入力に集中できなければ、タイプミスや数字の転記ミス、誤った情報の入力などが起きてしまうのです。
従業員の仕事を平等に分配しなければ、疲労は発生しやすくなります。そのため、ヒューマンエラーを減らすには適切に業務を分担し、従業員の集中力低下を予防しましょう。
（2）作業体制の不備
入力作業における業務の進め方が不適切な状態も、ミスが起きる原因となります。たとえば、発注業務の作業手順が曖昧では、入力担当者がミスを起こしやすくなるうえ確認作業が円滑に進まなくなってしまいます。
そこで、「業務フローの見直し」や「作業のマニュアル化」「チェックリストの作成」に取り組めば、無駄な作業の少ない業務手順を整えられるので、ミスの予防につながるのです。
ただし、ヒューマンエラーによるミスを完全になくすのは難しいです。そのため、入力ミスが致命的なトラブルを招く仕事においては、入力後に必ず入力者のセルフチェックや第三者によるダブルチェックを実施しましょう。
（3）情報の誤認
情報が錯綜していると、入力すべき情報を誤認するケースが起こりやすいです。具体的には、情報が錯綜しやすい組織では、以下の現象が生じています。
- 記録を残す場所が決まっておらず、Excelや紙に情報が分散している
- ファイル管理が煩雑になっており、必要なデータへのアクセス性が低い
とくに、正しく情報が記録が蓄積されていないと参照元の内容が古く、誤ったデータを入力するリスクが高まります。そのため、昨今では「ナレカン」のようなITツールを活用し、情報をリアルタイムで更新・共有可能な体制を取っている企業が増えています。
【注意】入力ミスによって発生するリスクとは
ここでは、入力ミスによって発生するリスクを解説します。入力ミスの対策を確実にしなければ、以下のリスクが発生する可能性があるので注意が必要です。
受発注時のトラブル
受発注時に受発注内容や金額に入力ミスが生じると、重大なトラブルにつながります。
入力ミスに気づかず誤った情報で取引先とやりとりすると、業務上で大きな損害の発生につながります。たとえば、「受注商品の金額を誤り、取引先とトラブルになる」「アポイントの日程を誤って記載し、取引先担当者の時間を奪う」などです。
受発注時の入力ミスは、ビジネスにおける信用の失墜を招くリスクがあるため、とくに慎重に入力作業を実施しなければなりません。
社内情報の漏えい
入力ミスが社内情報の漏えいにつながる恐れもあります。
たとえば、「データの共有相手を間違える」「他社に送るファイルを誤って記載する」などのミスは発生しやすいです。そのため、メールを使って情報共有をする際は、宛先や添付ファイルを送信前に見直しましょう。
また、入力ミスによるメールの誤送信を防ぐために、取引先の担当者をファイル共有ツールに招待してやりとりするのも一つの手段です。機密性の高い情報が第三者に漏れて不正利用されると、重大なトラブルになるので、入力ミスによる誤送信には注意しましょう。
入力ミスを減らす対策法
ここでは、入力ミスを減らす防止方法をご紹介します。入力ミスの発生予防に成功している企業は、以下の対策を講じているのです。
（1）ITツールを活用する
入力ミスを効率的に防止する方法として、ITツールの活用が挙げられます。
紙やExcelの代わりにITツールにデータを入力すると、情報が素早く社内に共有されるので、メンバー間での確認がスムーズになり、入力ミスを発見しやすくなります。さらに、ファイルデータも記録すれば、関連資料をすぐに見つけられて入力作業が効率化します。
また、OCR（文字認識機能）で書類の文字をデータ化する方法もヒューマンエラーによる誤入力を防ぐ対策のひとつです。ただし、OCRは専用のスキャナが必要で導入コストがかかるため、費用を抑えたい企業には不向きです。
（2）確認作業をマニュアル化する
入力したデータの確認作業のチェックリストを作成し、マニュアル化すると、ヒューマンエラーによる入力ミスを防止しやすくなります。
マニュアルを作成する際は、ダブルチェックの方法を定めたり、確認すべき項目をまとめたりして対応内容を明確化しましょう。重要なのは、マニュアルは複雑化しないように、シンプルに対応内容をまとめることです。
ただし、マニュアルは手順を省略しすぎると対応の流れがかえって分かりにくくなります。したがって、作業手順は過不足なくまとめましょう。
入力ミスを減らして作業を効率化するツール
以下では、入力ミスを減らして作業を効率化するツールをご紹介します。
入力ミスを確実に防止するには、確認作業をマニュアル化し、チェックリストに沿ってミスがないか確かめる工程が必要です。とくに、扱う案件規模が大きい大企業では、入力ミスが重大なトラブルに発展するので、確実に確認作業を実施しなくてはなりません。
そこで、いつでも参照できるチェックリストやマニュアルを作成し、社内で共有しましょう。ただし、作成したマニュアルをすぐに閲覧できなければ確認作業が円滑に進まないので、ITツールに情報を集約して、メンバー全員がアクセスできることが重要です。
したがって、自社で導入するべきは、シンプルな操作で誰でも素早く必要な情報を検索できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成したチェックリストやマニュアルはリアルタイムで反映されるので、任意のメンバーとの共有が容易です。また、高性能の検索機能は、キーワードを入力すると、添付ファイル内まで検索可能なので、欲しい情報に簡単にたどり着けます。
チェックリストやマニュアルに即アクセスできる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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仕事でデータ入力ミスが多い人の特徴
ここでは、仕事でデータ入力ミスが多い人の特徴を解説します。以下の原因を自身や周囲の人に照らし合わせて対策に役立てましょう。
（1）入力したものを読み返さない
入力ミスが多い人の特徴として、自分が入力した内容を読み返さないことが挙げられます。
日本語は同音異義語が多く、正しい漢字ではないものを間違って覚えていたり、漢字の変換ミスをしたりするケースがあります。また、文字入力の際に出てくる自動予測変換によって、意図とは違う内容を記載してしまう場合もあるのです。
したがって、入力ミスが多い場合は、入力後に間違えていないか確認するチェック項目を設けるようにしましょう。
（2）タイピングが苦手
入力ミスが多い人の特徴として、パソコンでのタイピングが苦手な点が挙げられます。
スマホの普及により、パソコンのキーボードでの文字入力の機会が減少しているので、最近では若者の中にもタイピングが苦手な人がいます。たとえば、画面とキーボードを交互に見ながら打つと、タイプミスによる誤字や変換ミスが発生しやすいのです。
とくに、数字を入力するときには「6」と「9」の打ち間違いが発生していないかなど慎重に確認しましょう。タイピングが苦手な新入社員には、タイピングの練習を業務に取り入れる方法も有効です。
（3）焦って対応している
焦って対応している点も、入力ミスが多い人の特徴のひとつです。
入力するデータの量が多い場合、決められた時間内に終わらない不安から焦って対応し、入力ミスが発生するケースがあります。作業量が多くても、データ入力者はやるべきことを整理し、落ち着いて業務に取り組みましょう。
管理者側は、入力が必要なデータ量に対して「明らかに短い作業時間を設定していないか」「適切な人数を割り当てているか」に注意が必要です。入力ミスを誘発しないように、データ入力者の業務量を正しくマネジメントしましょう。
入力ミスをなくす対策方法まとめ
これまで、入力ミスの対策方法や起きる原因・リスクを中心にご紹介しました。
入力ミスの原因には、ヒューマンエラーやミスしやすい業務体制があります。入力ミスが起きると受発注時にトラブルが起きたり、社内情報が漏えいしたりする恐れがあるので、適切な対策を講じる点が重要です。
そこで、ITツールを活用して、確認作業のチェックリストやマニュアルを作成・共有すれば、業務効率を維持しつつ入力ミスを減らせます。とくに、確認作業を円滑に進めるには「誰でも直感的に検索できるツール」を選定しましょう。
結論として、入力ミスの対策には、平均0.2秒の高速スピード検索で、作成したチェックリストやマニュアルの中から、欲しい情報をすぐに見つけられるITツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、入力ミスの対策をしましょう。
