中小企業が社内wikiを導入すると、業務マニュアルや社内ルールなどを一元管理でき、社員が必要な情報を自分で確認しやすくなります。実際に、社内wikiを活用して情報共有や新人教育を効率化した中小企業もあります。
実際に、「他社の導入事例を参考に、自社でも失敗せずに導入したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。
しかし、他社と同じツールを導入しても、自社の課題や社員のITスキルに合っていなければ、十分に活用されない恐れがあります。そのため、他社の成功事例を参考にしつつ、自社の社員が無理なく使い続けられる仕組みを選ぶことが重要です。
そこで今回は、中小企業における社内wikiの導入事例6選や、導入に失敗しないためのポイント、具体的な導入手順を中心にご紹介します。
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この記事でわかること
- 中小企業の社内wiki導入事例6選をご紹介します。各社の導入前の課題や具体的な活用方法、導入後の効果がわかるため、自社での活用方法を検討する際の参考になります。
- 社内wikiの導入に失敗しないためには、自社の課題を明確にし、社員が使いやすいツールを選ぶことが重要です。また、情報を蓄積・更新するルールを決めることで、継続的に活用できる仕組みを整えられます。
- 社内wikiは、共有すべき情報を洗い出し、一部の業務から使い始めることで、無理なく導入を進められます。とくに、ITに不慣れな社員がいる企業では、誰でも簡単に情報を記録・確認できるツールを選びましょう。
目次
中小企業における社内wikiの導入事例6選
株式会社ヒョーシン｜社内情報を集約して作業基準を統一
株式会社ヒョーシンは、滋賀県長浜市で工業用プラスチックの加工・販売を手がける企業です。
同社では、社員ごとに資料の形式や保存場所が異なり、必要な情報を探しづらいことが課題でした。また、各部署で業務が完結していたため、ほかの部署の作業進捗をリアルタイムで把握できない状況でした。
そこで、社内wikiツール「NotePM」を導入し、日報やチェックリスト、業務マニュアルなどを一元管理しました。具体的には、日報をテンプレート化してチェックを入れるだけで提出できるようにしたほか、機械の使い方をスマートフォンで撮影し、画像や動画を使ったマニュアルを作成しています。
その結果、各部署の作業進捗をリアルタイムで把握できるようになり、チェックリストを通じて社員間の作業基準や認識も統一されました。また、マニュアルを継続的に作成する仕組みができたことで、社員教育やノウハウの継承にもつながっています。
参考：NotePM｜【導入事例】製造業におけるタイムリーな情報共有を実現！作業工程の明確化や社内業務の統一化を達成 – 株式会社ヒョーシン
大垣ケーブルテレビ株式会社｜新人でも不具合に対応できる体制を構築
大垣ケーブルテレビ株式会社は、岐阜県西濃地域でケーブルテレビやインターネットなどのサービスを提供する企業です。
同社では、業務に必要な情報が個人のパソコンや紙などに分散しており、顧客からの問い合わせに対応する際、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。また、対応方法を個人の経験に頼っていたので、新人はわからないことがあるたびに先輩社員へ確認していたのです。
そこで、社内wikiツール「DocBase」を導入し、障害対応マニュアルや機器の設定方法、過去に発生した不具合とその対処法などを一元管理しました。まずは顧客サポートを担当する7名の部署で利用を始め、その後、全社78名へと利用を拡大しています。
その結果、新人でも過去の不具合と対処法を確認し、素早く対応できる場面が増えました。また、必要な情報を探す時間が大幅に減ったほか、同じ質問を繰り返し受ける頻度も減り、社員間の情報共有が効率化されています。
参考：DocBase｜属人化していたノウハウを全社で共有し、誰でも顧客サポートができるチームへ
ウリドキ株式会社｜社内ルールを集約して新人教育を効率化
ウリドキ株式会社は、売りたい人と査定士をつなぐ買取マッチングサービスなどを展開する企業です。
同社では、社員の増加にともない、部署間の情報共有が難しくなっていました。また、会社のこれまでの経緯や社内に蓄積された知識が整理されておらず、新入社員が必要な情報を把握しづらいことも課題でした。
そこで、社内wikiツール「Kibela」を導入し、社内ルールや業務マニュアル、議事録などを一元管理しました。具体的には、部署やサービスごとにフォルダを作成し、必要な情報を整理しています。また、社員の自己紹介を動画で記録するなど、新入社員が社内のメンバーや会社のことを理解しやすい仕組みも整えました。
その結果、新入社員に社内ルールや業務手順を一から説明する代わりに、Kibelaに蓄積した情報を案内できるようになり、新人教育やバックオフィス業務の負担が大幅に軽減されました。
クローバーラボ株式会社｜社内wikiを社員が使う仕組みに改善
クローバーラボ株式会社は、スマートフォン向けゲームアプリやWebサービスを展開する企業です。
同社では、以前から社内wikiを利用していましたが、社員から「書きづらい」という声が上がり、十分に浸透していませんでした。また、議事録やプロジェクトの報告書をそれぞれ異なる形式で管理しており、情報を整理する必要がありました。
そこで、社内wikiツール「Qiita Team」を導入し、週報や業務で得たノウハウ、作業の振り返りなどを記録・共有する仕組みを整えました。また、管理職が率先して気軽に記事を投稿することで、社員が自由に情報を発信しやすい環境を整えました。
その結果、導入から約5年間で約4,000件の記事が蓄積され、毎日投稿されるほど社内wikiの利用が定着しました。また、これまで口頭や個人の資料にしか残っていなかったノウハウを共有できるようになり、業務の効率化にもつながっています。
参考：Qiita Team｜浸透しないWikiからQiita Teamへ乗り換え。4000記事が投稿される日常ツールに
株式会社SUPER ENGINEER｜社内の質問対応にかかる時間を削減
株式会社SUPER ENGINEERは、業務用の印刷機や3Dプリンターなどの出張メンテナンスを手がける、従業員6名の企業です。
同社では、機器の整備に関するノウハウを社内で蓄積する必要がありました。しかし、LINE WORKSでは過去の情報が流れてしまい、Excelやスプレッドシートは操作が難しく、社員が情報を記録しづらいことが課題でした。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、機器の整備方法や修理に必要な基礎知識などを一元管理しました。機械の種類ごとにフォルダを作成し、整備のノウハウをノートに記録しています。また、導入当初は経営者自ら情報を蓄積し、社員には写真1枚や短い文章でも投稿するよう促すことで、気軽に情報を共有できる環境を整えました。
その結果、社員からの整備に関する質問が1日40件から10件以下に減少し、経営者が質問対応に費やす時間も1日6時間から1.5時間に短縮されました。さらに、社員がわからないことをまずStockで調べる習慣が定着し、ベテラン社員も積極的にノウハウを残すようになっています。
株式会社SUPER ENGINEERのStock導入事例はこちら
株式会社知床第一ホテル｜紙やLINEによる情報共有から脱却
株式会社知床第一ホテルは、北海道の知床で観光ホテルを運営する、従業員100名（パート含む）の企業です。
同社では、新しいスタッフが入るたびに紙のマニュアルを印刷して配布する手間がかかっていました。また、LINEでは重要な連絡が流れてしまい、口頭での連絡もシフト勤務のため全員に伝わらないことが課題でした。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、業務マニュアルや連絡事項などを一元管理しました。マニュアル共有用のフォルダを作成し、ノートに業務手順を記録したり、作業の様子を撮影した動画を添付したりしています。また、連絡事項は1件につき1つのノートに記録し、スタッフが各自のスマートフォンから確認できるようにしました。
その結果、新しいスタッフをフォルダに招待するだけでマニュアルを共有できるようになり、印刷・配布の手間や印刷費用を削減できました。また、スタッフが自主的にマニュアルを確認するようになり、業務の質も向上しています。
中小企業が社内wikiの導入に失敗しないための3つのポイント
中小企業が社内wikiを導入する際は、ツールを導入するだけでなく、社員が日常的に活用できる仕組みを整えることが重要です。ここでは、社内wikiの導入に失敗しないための3つのポイントをご紹介します。
ポイント1｜自社が解決したい課題を明確にする
まずは、自社が社内wikiを導入することで、どのような課題を解決したいのかを明確にしましょう。
目的が曖昧なまま導入すると、何の情報を蓄積すべきかわからず、社内wikiが十分に活用されない恐れがあります。
たとえば、新入社員から同じ質問を何度も受けている場合は、業務手順やよくある質問を蓄積し、社員が自分で確認できる状態を目指します。一方、製造現場でのトラブル対応が属人化している場合は、過去に発生した不具合の原因や対処法を共有できる仕組みが必要です。
このように、自社の課題を明確にすることで、社内wikiに蓄積すべき情報や、必要な機能を判断しやすくなります。
ポイント2｜ITに不慣れな社員でも使えるツールを選ぶ
社内wikiを選ぶときは、ITに不慣れな社員でも簡単に使えるかを確認しましょう。
多機能なツールを導入しても、操作が複雑で社員が使いこなせなければ、情報が蓄積されず、従来の口頭や電話での共有に戻ってしまう恐れがあるためです。
たとえば、これまでLINEで情報共有してきた社員にとって、情報を記録するたびに複雑な設定や操作が必要なツールは負担になりかねません。そのため、文章や写真を簡単に投稿できるか、必要な情報を迷わず探せるかを確認することが重要です。
導入前には、実際に現場の社員にもツールを使ってもらい、操作に迷うことなく情報を記録・確認できるかを確かめましょう。
ポイント3｜情報を蓄積・更新するルールを決める
社内wikiを導入した後は、情報を蓄積・更新するルールを決めましょう。
情報が登録されなければ、社員は必要な情報を確認できず、結局は経営者やベテラン社員に質問することになります。また、古い情報が残ったままでは、どの手順が正しいのかわからなくなる恐れもあるのです。
そこで、「新入社員から質問された内容は社内wikiに残す」「業務手順が変更されたら担当者が更新する」といったルールを決めることで、情報を継続的に記録・更新しやすくなります。
ただし、細かいルールを増やしすぎると、情報を記録すること自体が負担になります。そのため、まずは必要最低限のルールから始め、社員が無理なく情報を蓄積・更新できる仕組みを整えましょう。
中小企業が社内wikiを導入する3つのステップ
社内wikiは、最初からすべての業務に導入するのではなく、対象を絞って使い始めることが重要です。ここでは、中小企業が社内wikiを無理なく導入するための3つのステップをご紹介します。
ステップ1｜社内で共有すべき情報を洗い出す
まずは、社内で共有すべき情報を洗い出しましょう。
最初からすべての情報を社内wikiにまとめようとすると、準備に時間がかかるうえ、どの情報から整理すべきかわからなくなる恐れがあるためです。
たとえば、製造業であれば、設備の操作手順や不具合が発生した際の対処法、新入社員からよく質問される内容などが挙げられます。こうした情報を洗い出したうえで、「同じ質問を何度も受けている業務」「特定の社員しか対応できない業務」など、共有する必要性が高い情報から優先的に整理しましょう。
このように、社員が日常業務で繰り返し確認する情報を優先することで、社内wikiの導入効果を実感しやすくなります。
ステップ2｜一部の業務から社内wikiを使い始める
次に、対象となる業務や部署を絞って社内wikiを使い始めましょう。いきなり全社で導入すると、社員への説明や情報の登録に時間がかかり、通常業務に支障をきたす恐れがあるためです。
たとえば、まずは製造部門で設備の操作手順やトラブルの対処法を社内wikiに登録し、現場の社員に使ってもらいます。その際、社員から質問を受けたら、口頭で回答するだけでなく、社内wikiに記録して次回から自分で確認できるようにすると効果的です。
このように、一部の業務から利用を始め、社員が情報を記録・確認できるようになってから、ほかの業務や部署へ利用を広げましょう。
ステップ3｜社員の意見をもとに運用を改善する
最後に、実際に社内wikiを利用している社員の意見を聞き、運用方法を改善しましょう。
たとえば、現場の社員から「設備の操作手順がどこにあるかわからない」という声が上がった場合は、設備ごとにフォルダを分けたり、記事のタイトルを具体的にしたりします。
また、情報を登録する時間がない場合は、写真と短い文章だけでも記録できるようにルールを見直すとよいでしょう。
このように、社員が使いづらいと感じる点を一つずつ改善することで、社内wikiを日常業務で無理なく使い続けられる仕組みを整えられます。
導入事例を真似するだけではうまくいかない理由とは
他社の社内wikiの導入事例は、自社にも活かせる有効な情報です。しかし、他社と同じツールを導入しても、必ずしも同じ成果が得られるとは限りません。企業によって、解決したい課題や社員のITスキル、情報共有の方法が異なるためです。
たとえば、これまで口頭やLINEで情報共有してきた企業が、操作の複雑な社内wikiを導入すると、社員が情報を記録することを負担に感じ、次第に使わなくなる恐れがあります。その結果、従来の方法に戻ってしまい、経営者やベテラン社員が同じ質問に繰り返し対応する状況も改善されません。
また、口頭では情報が記録に残らず、LINEでは過去の連絡が新しいメッセージに埋もれやすいため、必要な情報を後から探すのに手間がかかります。こうした課題を解決するには、単に情報共有の方法を変えるだけでは不十分です。
そこで重要なのが、ITに不慣れな社員でも簡単に情報を残し、必要なときに自分で確認できる仕組みを整えることです。とくに中小企業では、機能の豊富さだけでなく、社員が日常業務のなかで無理なく使い続けられる操作性を重視しましょう。
こうした条件を満たすのが、非IT企業でも簡単に使えるよう設計された情報共有ツール「Stock」です。複雑な操作を覚えなくても、ノート形式で情報を蓄積・共有しやすいため、これまで口頭やLINEで情報共有してきた企業でも、社内wikiとして活用しやすいです。
中小企業の情報共有・管理に最適なツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
中小企業における社内wikiの導入事例6選まとめ
これまで、中小企業における社内wikiの導入事例6選や、導入に失敗しないためのポイント、具体的な導入手順を中心にご紹介しました。
社内wikiを導入すると、業務手順や社内ルールを一元管理でき、社員が必要な情報を自分で確認しやすくなります。ただし、他社の事例をそのまま真似するのではなく、自社の課題や社員のITスキルに合った仕組みを選ぶことが重要です。
とくに、これまで口頭やLINEで情報共有してきた中小企業では、複雑なツールを導入しても社員が使いこなせない恐れがあります。そのため、ITに不慣れな社員でも簡単に情報を蓄積・確認できるツールが必要です。
結論、中小企業の社内wikiには、非IT企業でも簡単に使えて、あらゆる情報を「ノート」に蓄積・共有できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社員が必要な情報を自分で確認できる環境を整え、経営者やベテラン社員の質問対応の負担を減らしましょう。
