オンボーディングとは新入社員の組織定着と早期活躍を促す過程であり、成功すれば新入社員の人材育成も促進できます。しかし、オンボーディングは「全社で新入社員が職場に馴染めるような長期的支援」が必要なため、教育の負担は避けられません。
そこで役にたつのが、オンボーディングをサポートするITツールです。とはいえ、どのような種類のツールを選べば費用対効果を最大化できるか悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンボーディングに役立つツール7選と、選び方のポイント3点についてご紹介します。
- オンボーディングに役立つツールの選び方や比較するべき点が分からない
- オンボーディングを成功させ、新入社員の人材育成を促進したい
- 既存社員のオンボーディングの負担を減らし、本業務と両立させる方法が知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、オンボーディングに役立つツールの選び方が分かり、人材育成の観点でオンボーディングを効率的に進める仕組みが実現できます。
目次
オンボーディングツールを導入するメリットとは
オンボーディングにツールを導入するメリットは、「教育担当の負担軽減」や「情報共有の仕組み化」が実現できることです。
オンボーディングとは、新入社員の人材育成を目的として、新入社員の組織定着と早期活躍を促すものです。
オンボーディングにおける課題は「対応に時間がかかる」という点ですが、ツールを導入すると共有すべき社内情報や新入社員とのやりとりをツール内にまとめられます。つまり、情報共有が一か所で完結するので、新入社員が自ら必要な情報を探しやすくなり、教育担当の負担解消につながるのです。
したがって、スムーズにオンボーディングを進めるには、オンボーディングツールを導入して情報共有の仕組みを整えることが効果的です。
オンボーディングが加速するおすすめツール7選
以下では、自社のオンボーディングを素早く進められるツールを7選紹介します。
オンボーディングで利用するツールは「教育全般の悩みを解消できるか」のポイントが重要です。たとえば、オンボーディングにも使えるツールであっても、その後の情報共有は配属する部署やチームごとに共有する「情報」が異なるので、教育に使う業務ノウハウも一元管理しなければなりません。
また、機能が充実していても、複雑なツールであれば社員に使われず自社のオンボーディングが停滞してしまいます。そのため、ツール選定の際は「だれでも簡単に使いこなせる過不足のない機能を備えたツール」が大前提なのです。
結論、全社・チームごとのオンボーディングを効率化できるツールは、非IT企業の65歳以上の社員でもマニュアルなしで利用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記録した情報は即時更新され、社内メンバーにオンボーディングの状況を電話やメールで知らせる手間がかかりません。また、ノートは「フォルダ」で整理できるため、社内情報をStockに集約すれば、オンボーディングに限らず通常業務でも社内情報が探しやすくなります。
【Stock】ノート感覚で最も簡単に情報共有できる
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Asana】タスクの対応状況が一目で分かる
Asanaはタスクの対応状況の確認を中心にプロジェクトの進行状況を管理するツールで、オンボーディングに関連するタスクの進捗を視覚化できます。
Asanaの特徴
- プロジェクトメンバーの仕事量を数値化できる
- 100個以上の外部アプリと連携できる
- 無料でも多くの機能が利用できる
一人当たり何のタスクがいくつ割り当てられているかデータ化され、多い場合はドラッグアンドドロップするだけでタスクが再度割り振れます。
SlackやGoogleカレンダーを含む100個以上の外部アプリと情報が連携できます。
共有できるメンバーの数は10人と制限を設けられているが、無制限の「To-Doリスト」「プロジェクト」「メッセージ」など多くの機能が利用できます。
asanaの機能・使用感
- タスク状況を視覚的に確認できる
- メッセージ機能
タスクは「ボード」や「リスト」で簡単に作成することができます。また、ほかの人のタスクの対応状況を確認可能なので、タスクが遅れている社員のタスクをタスクが進んでいる社員に任せることも可能です。
「メッセージ機能」と「タスク機能」が連携しており、メッセージ感覚でタスク依頼を送ることができます。仕事の依頼をしやすい環境を作ることに効果的です。
Asanaの注意点
- 備わっている機能が多く、慣れるまでに時間がかかる
- タスクの中のメッセージ機能が不便
多機能のため、使い方を理解しどの機能がプロジェクトに有効か判断できるまで時間を要します。
利用者の中には「やり取りの履歴は１個１個タスクの中を見ないとわからない」という意見もありました。（参考：itreview）
Asanaの料金体系
- Personal：0円
- Starter：1,475円/ユーザー/月 ※年間払いの場合1,200円/ユーザー/月
- Advanced：3,300円/ユーザー/月 ※年間払いの場合2,700円/ユーザー/月
- Enterprise：要問合せ
- Enterprise+：要問合せ
【Trello】進捗状況を可視化してプロジェクトが管理できる
Trelloはカンバン方式でプロジェクトを管理するツールで、オンボーディングのプロジェクト管理に利用できます。
Trelloの特徴
- プロジェクトの状況を可視化できる
- 機能がシンプルになっている
- 無料でも使用できる
プロジェクトの進捗はボード(カンバン)・リスト・カードで視覚的に分かり、残タスクや着手状況がすぐに判断可能です。
3機能で基本構成されているため、ユーザーが用途に合わせてカスタマイズできます。
「ワークスペース」や「利用者人数」の制限はあるものの無料で利用することができます。チームで利用してみましょう。
Trelloの機能・使用感
- タスク管理がしやすい
- ボードのテンプレート機能
機能がシンプルで直観的にタスクを作成することができます。「ボード」の中に「タスク」を作ることができ、ジャンルごとに「ボード」を作ることで、何のタスクかを分かりやすく管理することが可能です。
どのような用途の「ボード」なのかを分かりやすくするための「テンプレート機能」があります。「1対1面談」や「アジェンダ」、「プロジェクトマネジメント」など多くのテンプレートが存在しており、用途ごとに「ボード」の中の記入すべき項目の「リスト」が変化するので、ボード作成に時間を割きたくない場合におすすめです。
Trelloの注意点
- ユーザー自身で利用方法を設計する必要がある
- 基本機能が少ない
- タスク管理の入力しなければいけない点が多い
あらゆる利用シーンを想定してシンプルに作られているため、利用方法をユーザー側が考える必要があります。
初期段階で備わっている機能が少ないことから、利用が不便な場合はプラグインで機能拡張する必要があります。
利用しているユーザーからは「タスク入力の際にチェックリスト方式とかリマインドとか作り込み要素が多すぎてタスク入力の時に悩んだりして時間がかかります」という意見がありました。（参考：itreview）
Trelloの料金体系
- FREE：$0(USD)
- STANDARD：$6(USD)/ユーザー/月 ※年間払いの場合$5(USD)/ユーザー/月
- PREMIUM：$12.50(USD)/ユーザー/月 ※年間払いの場合$10(USD)/ユーザー/月
- ENTERPRISE：年間払い 月額$17.50(USD)/1ユーザー
【Co:TEAM】1on1が効率化できる
Co:TEAMは個人と会社の成長を促す「パフォーマンス・マネジメント」ツールで、とくにオンボーディングでは1on1に活用できます。
Co:TEAMの特徴
- 1on1に特化した機能が備わっている
- 目標と評価を一元管理できる
新入社員の目標やフィードバックの記録と連携しており、1on1で使用する情報が簡単に確認できます。
「目標」「評価」「1on1」「称賛やフィードバック」をツール上で一元管理し、評価指標を明確化します。
Co:TEAMの機能・使用感
- ツール上で称賛コメントが送りあえる
- 「成長/キャリア開発目標」の可視化
メンバー間で行動や成果への称賛コメントが送れ、上司や同僚からのフィードバックを実施することができます。チーム内でのコミュニケーションやモチベーションの向上に役立つ機能です。
「成長/キャリア開発目標」を共有することができます。新人社員の目標の位置づけ・進捗状況を管理することが可能です。
Co:TEAMの注意点
- ツールの利用用途が人事評価以外の目的に合わない
- 機能不足が見られる点が多い
人事評価につながる機能に特化しているため、教育フローの設定やマニュアルの共有といった情報共有の側面では利用が困難です。
利用しているユーザーからは「アナリティクス機能・データ分析機能が必要である。機能を追加していく段階なのでデータの視認性は弱いので、これからに期待です。」という声があります。（参考：itreview）
Co:TEAMの料金体系
- 運営会社に問い合わせが必要です。
【MotifyHR】90日でオンボーディング状況が分かる
MotifyHRはエンゲージメント(会社への思い入れ)が測定できるツールで、90日でオンボーディングが実施可能です。
MotifyHRの特徴
- 90日間のオンボーディングコースがある
- 社内文化に関する情報を発信できる
新入社員が会社に馴染むために必要なタスクや研修コンテンツが自動配信されるほか、オンボーディング状況が定期的に通知され90日でオンボーディングが完了可能です。
ミッションや会社理念、社内ニュースなどの社内文化を発信し、企業文化の浸透をサポートします。
内定者も自社のメンバーとして登録可能であり、入社前からイベントのスケジューリングや自社に関わるコンテンツを配信できます。
MotifyHRの機能・使用感
- オンボーディングの効果測定がツール上でできる
- 社内SNS・体調管理機能
オンボーディングの効果があったか離職率や定着率を測定し、オンボーディングの取り組み内容の改善につなげられます。
経営者や人事からのお知らせに対して「いいね」やコメントができたり、お互いの体調を確認できる機能があります。従業員同士の相互コミュニケーションを活発化させることが可能です。
MotifyHRの注意点
- オンボーディング機能は基本機能の追加オプションで別料金がかかる
- 初期費用が発生する
基本機能にはオンボーディングコースが含まれていないため、利用するには追加料金が発生します。
導入開始時には初期費用が発生します。
MotifyHRの料金体系
- スタンダードプラン：220円/1ID/月
- エンゲージメントプラン：330円/1ID/月
- オンボーディングプラン：330円/1ID/月
- 1on1プラン：330円/1ID/月
- プレミアムプラン（フルパッケージ）：440円/1ID/月
【Onn】オンボーディングに特化して従業員情報を管理できる
Onnはオンボーディングに特化したツールで、現場と人事をつないでオンボーディングを促進します。
Onnの特徴
- オンボーディングに関する情報を一元管理できる
- オンボーディングに特化したアンケートを自動配信できる
新入社員の情報や面談メモといったオンボーディングに関連する情報を一元管理し、情報の散らばりを防止します。
オンボーディングに関するアンケートが新入社員に配信され、回答結果が関係者にリアルタイムで共有されます。
Onnの機能・使用感
- コミュニケーション活発化
- サポートとシンプルなUX
新入社員1人1人に関する「アクティビティ機能」や、アクティビティに対しての「コメント機能」が備わっています。チーム全員が同時に情報を共有することが可能で、連絡をスムーズに行うことが可能です。
ツールの導入から運用設計・社内周知・活用までをSlack連携を前提としてシンプルな設計になっています。オンボーディング管理への業務負荷を軽減することが可能です。
Onnの注意点
- オンボーディング以外の用途には活用が困難
オンボーディングに特化したツールであるため、オンボーディング以外での情報共有として活用は難しいでしょう。
Onnの料金体系
- 運営会社へ問い合わせが必要です。
【Cocolabo】新入社員の様子がチームに共有できる
Cocolaboは社内のチームビルディングを促すツールで、オンボーディングプランも用意しています。
Cocolaboの特徴
- トライアル期間がある
「2名‐3名の少人数単位で組織開発を体験できる無料トライアル」が提供されています。会社に導入できるかどうかを見極めましょう。
Cocolaboの機能・使用感
- アクションリスト/レーダーチャート機能がある
- タイムライン機能がある
新入社員の取り組み度合いが可視化できる機能があるため、簡単にタスクの進捗状況を把握することができます。
タイムライン機能では、グループ内ですぐに情報を共有することができます。新入社員が気軽に投稿ができる環境を作ることができ、「いいね」やコメントを返信することで新入社員をサポートしやすくなります。
Cocolaboの注意点
- 料金が非公表
ツール単体での提供はしておらず、「スタンダードプラン」・「アドバンスプラン」の料金については要問合せになっています。
Cocolaboの料金体系
- 運営会社に問い合わせが必要です。
【比較表】おすすめオンボーディングツール7選
おすすめオンボーディングツール7選の比較表は以下です。それぞれの「特徴」や「注意点」を比較していきます。自社に合ったツールを見つけましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | Asana | Trello | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
ノート感覚で最も簡単に情報共有できる |
タスクの対応状況が一目で分かる |
進捗状況を可視化してプロジェクトが管理できる |
| フォルダ管理機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
機能がシンプルなため、分析機能は搭載していない |
備わっている機能が多く、慣れるまでに時間がかかる |
ユーザー自身で利用方法を設計する必要がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,475円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは$6(USD)/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Asana」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
| Co:TEAM | MotifyHR | Onn | Cocolabo | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
1on1が効率化できる |
90日でオンボーディング状況が分かる |
オンボーディングに特化して従業員情報を管理できる |
新入社員の様子がチームに共有できる |
| フォルダ管理機能 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| タスク機能 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
| 注意点 |
ツールの利用用途が人事評価以外の目的に合わない |
オンボーディング機能は基本機能の追加オプションで別料金がかかる |
オンボーディング以外の用途には活用が困難 |
料金が非公表 |
| 料金 |
要問い合わせ
|
・無料プランなし
・有料プランは220円/1ID/月～ |
要問い合わせ
|
要問い合わせ |
| 公式サイト |
「Co:TEAM」の詳細はこちら |
「MotifyHR」の詳細はこちら |
「Onn」の詳細はこちら |
「Cocolabo」の詳細はこちら |
オンボーディングに活用するツールを選ぶときの3つのポイント
ここでは、オンボーディングに活用するツールを選ぶ際に気を付けるべき3つのポイントをご紹介します。チームのオンボーディングに成功している企業は、以下のポイントを確実に押さえながらツール選定をしています。
(1)目的に合った過不足のない機能を備えているか
まず、自社の目的に応じた過不足のない機能を備えているかを確認しましょう。
オンボーディングに活用するツールには、用途がオンボーディングに特化したものから複数の機能を備えたものまでさまざまです。そのため、自社の利用目的に合っていなければ機能が充実していても持て余したり、逆に欲しい機能が足りず運用に利用できなくなったりしてしまうのです。
そこで、「導入社数が多いから」「有名であり同業界の企業も使っているから」など、定性的な理由でツール選定をしないことがポイントです。
(2)利用が難しくないか
次に、ツールの利用が自社で難しくないか確認しましょう。
オンボーディングは全社単位での取り組みになるため、だれもが使えるツールを選ぶ必要があります。多機能なツールだと社員のITリテラシーによっては使いこなせないので、選定候補のツールは全社員が利用可能なものか確認しましょう。
確実に全社員が利用可能なツールを選ぶには、「Stock」のように、機能がシンプルで非IT企業向けのITツールを選択するのが最適です。
(3)長期運用できる価格か
最後に、長期運用できる価格であるかどうかを確認しましょう。
ツールを利用するには導入費と維持費が発生するので、初期費用と年間費や月額費が自社に見合ったものであるか確かめることが重要です。とくに、長期的に利用できなければ多大な教育コストや金銭的コストが無駄となってしまうのです。
そこで、ツール選定の際、価格が長期的に支払えるかつ自社の利用目的に対し、費用対効果があるかを踏まえて検討しなければなりません。
オンボーディングに役立つツールまとめ
これまでオンボーディングに役立つツールについてご紹介してきました。オンボーディングツールの選定に失敗しないポイントは以下の3点です。
- 利用目的に合った過不足のない機能を備えているか
- 誰でもすぐに使えるほど利用が難しくないか
- 教育コストはもちろん、長期的に運用できる価格か
オンボーディングでのツール利用は、企業側の運用の負担をなくしストレスのない情報共有の仕組みを構築できるメリットがあります。ただし、オンボーディングは全社で新入社員を支援する取り組みなので、上記3点を踏襲するツールが必須です。
したがって、オンボーディングを成功させるには選定における3つの条件を満たしつつ、ITに不慣れな社員でもストレスなく、情報管理の側面からオンボーディングの課題を解決する情報共有ツール「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してオンボーディングにおける人材育成を効率化させましょう。
