営業活動をするうえで、顧客管理は売り上げの継続・拡大のために必須の業務です。また、今日ではIT化の浸透によって、多くの企業がデジタルでの顧客管理を行っている傾向にあります。
とはいえ、なかには手書きノートでの顧客管理や台帳の活用に慣れているため、デジタルへの移行に不安がある担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、手書きで顧客管理を行うメリット・デメリットと、脱却方法を中心に紹介します。
- 手書きでの顧客管理に慣れているため、デジタルへの移行に踏み切れない
- 顧客管理のデジタル化によって、どのようなメリットがあるのかを知りたい
- 顧客管理を効率化したいものの、適切な方法がわからない
という方はこの記事を参考にすると、手書きで顧客管理を行うメリット・デメリットを把握でき、さらに効率の良い顧客管理の方法も見つけられます。
目次
顧客管理が重要な理由
顧客管理が企業にとって重要な理由は、営業やマーケティングにおいて、顧客のニーズ把握や最適な商品の提示で役立つからです。
正確な顧客管理によって、顧客の購入・閲覧履歴から、顧客のニーズに合わせた営業・マーケティングが可能になり、不必要な営業活動を削減できます。
また、顧客情報を一元管理できるので、情報の共有や素早く顧客にアプローチが可能で、業務の効率化につながります。そのため、労働力が不足している昨今の日本では、効率的に業務を行う必要があるので、顧客管理が重要になっているのです。
顧客管理ノートを手書きで作成するメリット
ここでは、顧客管理を手書きで行うメリットをご紹介します。手書きは基本的には非効率な手法であるものの、以下のようなメリットが得られるのです。
コストをかけずに管理できる
まず、コストをかけずに管理できるメリットがあります。
手書きの場合は、ノートと筆記用具さえあれば情報を残せるため、電子媒体よりも安価に管理できます。さらに、誰でも簡単に書き込める点から、導入・運用時の教育コストもほとんど発生しません。
ただし、紙での管理は属人的になりやすく、最悪の場合「必要な顧客データが見つからない」事態になる可能性があります。そのため、管理方法に関する明確なルールを策定し、チームで共有しておく必要があるのです。
即座に顧客情報を記載できる
即座に顧客情報を記載できるのも、顧客管理を手書きで行うメリットです。
手書きであれば、ネット環境が整っていない状況でも即座に顧客情報を記載できます。また、入力のプロセスも不要で、直感的に文字に起こせるという利便性もあるのです。
さらに、抽象的・言語化が難しい内容を残しておく場合でも、手書きであればスケッチとしての記載も可能です。しかし、手書きであるため、後から見返したときに一目で何についての情報かわかりにくくなってしまう点に注意しましょう。
顧客管理ノートを手書きで行うデメリット4選
ここでは、顧客管理を手書きで行うデメリットを4つご紹介します。手書きで顧客管理をしている場合は、以下のポイントを把握して管理体制を早急に見直しましょう。
印刷に関わるコストがかかる
印刷に関わるコストがかかるのも、顧客管理を手書きで行うデメリットです。
顧客管理ノートを複数人へ共有する場合は、その都度印刷しなければならず非効率です。また、インク代やプリンターの維持費といったコストもかかってしまいます。
したがって、必要以上の印刷コストがかからないように記載内容の確認フローを確立させたり、まとめられる情報はまとめて共有したりする工夫が必要です。
管理が属人的になりやすい
管理が属人的になりやすい点も、手書きでの顧客管理によるデメリットです。
手書きで顧客情報を管理していれば、チーム全体へのスムーズな情報共有が困難なため、管理が属人化しやすくなってしまいます。情報が正確に共有されなければ、情報の偏りによる認識齟齬も招きかねません。
また、顧客情報が分散していれば、管理業務の引継ぎ時にも時間がかかる恐れがあります。このように、手書きでの顧客管理は属人的な管理を招きやすく、トラブルを生む恐れもあるのです。
作成に時間がかかる
顧客管理を手書きで行うデメリットとして、作成に時間がかかる点も挙げられます。
顧客情報の記載ミスがあった場合、手書きであれば消しゴムや修正液を使わなければならず、修正に時間がかかってしまいます。また、同時に複数人での書き込みも困難なので、作成そのものがスピーディーに行えません。
そのため、情報をデータ化して、記入ミスがあった場合でも瞬時に修正が可能な体制を構築しておくと、作成者の混み合いを防ぎながら作業時間も短縮できます。
破損・紛失リスクがある
さらに、破損・紛失リスクが生じるデメリットもあります。
手書きで顧客管理をしていれば、煩雑な管理からノートが埋もれやすいため、破損や紛失に繋がります。また、紛失によって顧客情報の漏洩の恐れも考慮しなければなりません。
一方で、顧客情報をデータ化して管理を行えば、手書きの管理にはない「バックアップ機能」によって顧客データの破損・紛失リスクを防止できます。
顧客管理をデジタルで行うメリット
以下では、顧客管理をデジタルで行うことのメリットを紹介します。デジタル化した管理では、手書きによる管理では得られないメリットがあるので、今日では管理手法を移行する企業も増えているのです。
生産性の向上
顧客情報をデジタルツール内で一括管理でき、必要な際に必要な情報を取り出すことが可能なので、生産性の向上に貢献します。
手書きの管理では、どこに顧客情報が管理されているか把握したり、探し出したりするのに時間がかかってしまいます。そのため、デジタル上で管理することによって、顧客情報の把握にかかる時間を本来の業務に当てられるので、生産性の向上につながるのです。
さらに、蓄積された顧客情報から、ニーズ把握や需要予測に役立つので、過不足のない最適な顧客対応が実現します。
リアルタイムで情報共有が可能
デジタル上の顧客管理では、リアルタイムでの情報共有が可能です。
顧客情報がリアルタイムで更新されていくので、営業活動の状況や、商談状況の迅速な把握に役立ちます。
さらに、マルチデバイス（スマホ・PC・タブレット問わず利用可能）に対応しているツールを使用すれば、場所・時間を問わず情報共有できるので、顧客情報の確認作業が迅速になるのです。
業務改善につながる
デジタル上に顧客情報と合わせて、社内のナレッジを蓄積すると業務改善に繋がります。
手書きノートでは顧客情報の迅速な共有が難しく、属人化しやすいので、ナレッジの共有には不向きです。しかし、デジタル上で、顧客情報と合わせて「成約した要因」「改善点」を記入・共有すれば、今後の業務改善にも貢献します。
社内全体で顧客情報や付随するナレッジを共有することで、営業活動での成約率向上なども見込めるのです。
顧客管理をデジタルで行うデメリット
以下では、顧客管理をデジタルで行うデメリットについて紹介します。デジタル上の管理は基本的にメリットが多い一方、以下のデメリットを把握したうえで導入を進めると、あらかじめ対策が立てられます。
導入に時間がかかる
これまで顧客管理を手書きで行ってきた場合は、アナログの情報をデジタルに移行する際に手間がかかります。
さらに、操作が複雑なツールを導入した場合、既存情報の蓄積が難しかったり、社員がツールに慣れるまで時間がかかったり、運用に失敗する可能性もあるのです。
そのため、導入時は操作が簡単で扱いやすく、情報の蓄積や把握が迅速に行えるツールを選びましょう。また、手書きノートでの管理に慣れたメンバーが混乱しないように、担当者が率先して周知・教育することもポイントです。
コストがかかる
顧客管理ができるツールは基本的に、月額料金が発生します。
料金体系は、月額払いや年払い、ユーザー数によって変わるので、自社に適したツールを選定する必要があります。また、自社でうまく運用できなければ十分に活用できないので、費用対効果が悪くなり、不必要な費用が定期的にかかってしまうことにも注意しましょう。
運用を成功させるには、自社の利用人数や費用対効果を見極めて、「Stock」のように安価かつシンプルなツールを導入する必要があるのです。
手書き管理とデジタル管理の違いをまとめた比較表
以下は、手書き管理とデジタル管理の違いをまとめた比較表です。
| 手書き | デジタル | |
|---|---|---|
| メリット |
・ノートと筆記用具で完結するので、コストがかからない
・ネット環境がなくても即座に情報を記入できる |
・情報を一元管理できるので、情報を迅速に把握でき、生産性向上につながる
・リアルタイムでの情報共有が可能
・社内ナレッジと合わせることで業務改善が期待できる |
| デメリット |
・印刷にコストがかかる
・スムーズな情報共有が難しいので、管理が属人化する
・顧客情報の記入に時間がかかる
・破損・紛失のリスクがある |
・既存譲歩の蓄積に時間がかかる
・月額のコストがかかる |
手書きノートの顧客管理から脱却する方法とは
ここでは、手書きノートの顧客管理から脱却する方法をご紹介します。
脱アナログの手法はツールの利用が一般的ですが、ツールにもさまざまな種類があります。そこで、管理の煩雑さを解消するためにも、以下の選択肢から最適な手法を選択する必要があります。
会計ソフトを使う
手書きの顧客管理から脱却する方法としてまず有効なのが、会計ソフトの活用です。
会計ソフトを使えば、金銭の記録や受発注処理の管理を通じて、顧客情報や顧客との取引情報も取り扱うため、顧客管理に役立てられます。さらに、数値情報の入力や複雑な会計処理による負担も軽減可能です。
ただし、会計ソフトは顧客との金銭的やりとりの管理に特化したツールであるため、「顧客情報そのもの」の管理には不向きな点に注意しましょう。
Excelを使う
Excelの使用も、手書きの顧客管理から脱却するのに効果的です。
Excelは多くの企業で利用されていることから、導入・運用時における教育コストを比較的抑えられます。また、アクセス権限も付与できるので、外部から顧客情報へ不正アクセスされる心配もありません。
ただし、リアルタイムでの情報共有ができず、顧客情報を確認する度にファイルを開く手間も発生するデメリットもあります。そのため、ファイルが乱立した際に「情報へのアクセス性」において非効率な状態が発生する点に注意です。
情報をスムーズに共有できるITツールを使う
情報をスムーズに共有できるITツールを使うのも、手書きの顧客管理から脱却するのに欠かせない方法です。
チーム全体へ顧客情報を瞬時に共有できれば、データに変更があった場合でも伝達の遅れを防げるほか、ミスの指摘・修正もリアルタイムで行えます。そのためにも、顧客情報の蓄積・スムーズな共有が可能な「ITツール」を使いましょう。
ただし、操作が複雑なツールだと顧客情報が適切に管理されない恐れもあります。しかし、「Stock」を使えば、誰でも簡単に顧客管理・情報共有が行えるのです。
手書きの顧客管理ノートからの脱却に最適なツール
ここからは、手書きの顧客管理ノートからの脱却に最適なツールをご紹介します。
手書きでの顧客管理は、ミスの修正や作成そのものに時間がかかったり、属人的な管理がされやすかったりする大きなデメリットがあります。そのため、社員に負担がかかるだけでなく、顧客情報の流出といったトラブルも発生しかねません。
このような事態を防ぐには、顧客情報を蓄積し、チーム全体へスムーズに共有できる「ITツール」が不可欠です。とはいえ、ツールの操作が複雑だと顧客情報の入力・管理ができず、最悪の場合ツールの運用が頓挫し、月額費用だけ無駄にかかる恐れもあります。
したがって、ツールを選定する際は「ITリテラシーを問わずに操作できるか」は必ず押さえるべきです。たとえば、ITに不慣れな社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」であれば、社員に顧客管理のストレスを与えません。
Stockの「ノート」に顧客情報を蓄積・記載すれば、任意のメンバーへ瞬時に共有できます。また、「フォルダ」で顧客案件ごとに情報を分けられ、検索機能も備えており、必要な顧客データへもスムーズにアクセス可能です。
顧客情報を最も簡単に管理・活用できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
手書きの顧客管理におけるデメリットや脱却方法まとめ
これまで、手書きの顧客管理におけるデメリットや脱却方法を中心に紹介してきました。
手書きでの顧客管理には、誰でも即座に作成できるメリットがあるものの、一方で作成の手間や印刷コスト、属人的な管理による認識齟齬の発生リスクなど、大きなデメリットも抱えているのです。
そして、デメリットを解消するには、顧客管理ノートの作成の手間を省きながら円滑な情報共有もできる「ITツール」が必須です。ただし、社内のITリテラシーを考慮し「誰でもストレスなく顧客管理できるツール」が求められる点に注意しましょう。
そこで、Stockのように、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に顧客情報を蓄積・共有できるツールが求められます。シンプルな操作性が評価され、非IT企業を中心に200,000社以上における情報共有のストレスを解消しています。
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