タスク管理で使える代表的なツールのひとつにエクセルが挙げられ、キーマンズネットの調査によると、国内企業のエクセル利用率は98.5%と非常に高いことがわかります。
 
エクセルはさまざまな資料の作成に利用ができる一方で、国内企業の6割がエクセルの使用に課題を感じている、とも同調査で判明しています。なかには、エクセルで1からタスク管理・資料作成をするのに時間がかかってしまう、共有が複雑などと感じた方も多いのではないでしょうか。
 
一方、エクセルでのタスク管理や資料作成に時間がかかってしまうときは「テンプレート」を活用すると、素早く資料作成ができるというメリットがあります。Web上にはさまざまなテンプレートがあるので、自社の利用目的にあったテンプレートの選択が重要です。
 
そこで今回の記事では、エクセルを使ってタスク管理をするメリット・デメリットやおすすめテンプレートを中心にご紹介します。
 
  • エクセルでの資料管理における工数の多さに疑問を感じている
  • エクセルで1から資料作成をするのが面倒なので、テンプレートを使って効率化したい
  • 自社で管理する文書が多いので、テンプレートであらかじめ型だけでも作成しておきたい
と考える企業担当者の方は、この記事を参考にするとエクセルでのメリット・デメリットを再確認したうえで、必要なテンプレートの使用により業務効率化が実現できます。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
 

仕事を効率的に行うためのタスク管理

仕事ができる社員やチームなど、円滑に日々のタスクをこなせている個人やチームの秘訣は「タスク管理」にあります。
 
タスクが整理されていると、ひとつの仕事で必要とする時間を正確に把握できます。そのため、時間に余裕をもって業務に取り組めることはもちろん、イレギュラーな事態があった際にも柔軟に対応することができるのです。
 
タスク管理にはエクセルが代表的なツールとして使われますが、ガントチャートを作成したり、プロジェクトシートで進捗情報を確認したりできます。自社のプロジェクトやタスク管理には、ツールの利用が必須と言えます。
 
関連記事: タスク管理の方法とは?効果的に管理できる方法をツールも合わせてご紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

エクセルでタスク管理を行うメリット

視覚的にタスクやプロジェクトシートの管理がしやすいエクセルですが、ここではエクセルでタスク管理を行うと得られるメリット3選について解説していきます。
 

カレンダーが見られる

エクセルでタスク管理をすると、テンプレートの機能のおかげで、スケジュールが把握できるカレンダーを一覧で見ることができます。
 
どのようなスケジュールでプロジェクトが進んでいくのか、カレンダーから大まかな流れを確認できるので、メンバーがスケジュールを強く意識でき、遅延を防ぐ効果があります。
 
一方で、テンプレートで使えるカレンダーは曜日のセルにタスクを書き込むには小さいので、大規模プロジェクトなどの管理には不向きです。

簡単にカスタマイズできる

特に、タスクやプロジェクト管理だけでなく、日々の業務でエクセルが使い慣れているのであれば、自社の管理がしやすいように、関数を使って自由にカスタマイズができます。
 
基本的な動作に馴染みがあり使い方を知っているからこそ、負担なくタスク管理を行えるうえ、他の機能との組み合わせやデータの挿入なども簡単に行えます。
 
自社で管理しやすいシートのテンプレートなどができている場合は、コピーして他の業務に横展開するなどの応用が可能です。

導入時のコストが低い

自社でWindowsを利用しており、かつビジネスに役立つMicrosoft Officeが導入されている場合はエクセルの利用にかかる費用はありません。そのため導入時のコストが低いと言えます。
 
また、一から作ると時間がかかってしまう工程表のテンプレートが無料でダウンロードできるので、開発費用・初期費用・維持費はかかりません。
 
また、日々の業務で使用しているので、プロジェクトやタスク管理での教育コストが削減できることもメリットの1つです。
 
関連記事: タスク管理で仕事を見える化し、生産性を向上させよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

エクセルでタスク管理を行うデメリット

一方で、エクセルでのタスク管理は業務効率化という観点から見ると、デメリットもあります。以下では、エクセルでのプロジェクトシート・タスク管理におけるデメリットをご紹介していきます。

Officeを購入しないといけない

パソコンにエクセルが入っていない場合は、エクセル単体で15,984円またはOffice Home &Business 2019などのプランで購入しなければいけません。
 
Word、Excel、Outlook、PowerPointが揃ったOfficeは、1番安くて38,284円〜、PCも2台までとなります。そのため、自社にあるPCが多い場合は導入コストが別途かかってしまいます。

パソコンで見ないといけない

エクセルでの編集はパソコンからがメインとなるので、外出先から帰って編集しなければならないデメリットがあります。スマホでもエクセルの編集は可能ですが、パソコンの方が見やすく入力もしやすいうえ、ファイルが混同しにくくなります。
 
スマホやタブレットでは操作性が悪く、効率的に作業が行えないのはデメリットと言えるでしょう。

共有の際に別の作業者の入力内容が反映されない

エクセルでファイルを共有すると作業者が入力している際に、別の人がファイルを更新してしまうと、作業者の入力内容はファイルに反映されません。
 
そのため、編集・保存のタイミングをずらさないとファイルが上手く保存されません。さらに、共同作業ができないので、同じファイルを他の社員と編集したい場合はいずれか一方がファイルを閉じている必要があります。
 
関連記事: [簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説
 
関連記事: EXCEL(エクセル)でのプロジェクト管理はサヨウナラ!これから使うべきツール

エクセルを使った個人・チームで行うタスク管理のポイント

業務中にエクセルを使うシーンは、個人でもチームでも数多くあります。以下では、社内のプロジェクトシート・タスク管理について、個人とチームや組織で必要になるポイントを解説していきます。

個人のタスク管理の場合

個人でタスク管理を行う場合は、自分のタスクを管理すればいいので、チーム全体でタスク管理をするより管理がしやすくなります。最低限必要な項目としては、以下3つが挙げられます。
 
  • タスク名
  • 期限
  • 進捗状況
必要に応じて、「優先度」や「メモ」などの自分にあった項目を追加すると、さらにタスクのステータスがわかりやすくなります。
 
個人でのタスク管理での注意点は、管理表の確認や更新をしなくなり、タスク管理が疎かになってしまうことです。少なくても1日に1回はタスクの更新をするように、リマインダーを設定して習慣づけるのがおすすめです。

チームのタスク管理の場合

チームでタスク管理・プロジェクトシートを参考に業務を進める際は、複数人のメンバーが関わる分、タスク管理が複雑になります。
 
複数人で進めるので「担当者」を設定する必要があり、「Aさんのタスクが完了しないとBさんのタスクが開始できない」といった、タスク間で依存関係が発生します。
 
そのため、チームでタスク管理をする場合は個人でのタスク管理の「タスク名」「期限」「進捗状況」に加えて、
 
  • 担当者
  • プロジェクトのスケジュール
が分かるようにするといいでしょう。また、チームでタスク管理をする場合は、チーム全員がプロジェクトシートを更新する習慣が必要です。
 
さらに、1日に1回または1週間に1回など、お互いの進捗や情報共有する場を設けることでの進捗管理も必要になります。このような定例があると、進捗に遅れがあった場合のスケジュールの見直しや、他のメンバーの力を借りるなどの対策を図れるようになります。
 
関連記事: エクセルでタスク管理する方法とは?ツールを使った方法も試してみよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

タスク管理を効率的にできるツールとは?

エクセルはタスクやプロジェクトシートの管理に利用できますが、より効率的に管理する方法として「プロジェクト管理ツール」の利用が挙げられます。
 
このようなツールを導入・利用すると、エクセルでのプロジェクト管理にあったデメリットのストレスを解消できます。さらに、エクセルでの管理と掛け合わせても管理がしやすくなり、複数のプロジェクトをひとつのツール内で完結できます。
 
しかし、各社からリリースされているプロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があります。そのため、初めてツールの選定をする担当者にとってはどれを選択すれば最適か、導入してツールが長期的に利用できるかどうかを判断しなければいけません。
 
社内リテラシーが異なる場合は、ツール選定における一番のポイントは誰でもすぐに使えて、過不足ない機能が備わっているかになります。
 
たとえば、非IT企業を含む導入実績が80,000社を超えるツールのStockは、エクセルで作成された複数のプロジェクトシートを「ノート機能」や「タスク機能」で直感的に管理できます。
 
「説明がいらないくらい簡単に使える」ことにこだわっているので、導入したその日から業務効率化が実現でき、教育コストが大幅に削減されます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

エクセルでタスク管理できるテンプレ12選

以下では、エクセルでのタスクやプロジェクトシートに使えるテンプレートを12種類ご紹介します。

Microsoftのテンプレート

Microsoftのテンプレート画面

エクセルを作ったMicrosoft社のテンプレートです。「タスク管理」で検索して出てきたものを下のリンクから見ることができます。
 
シンプルなToDoリストから、ガントチャート、毎日の作業スケジュールまで、様々な種類があるので、ぴったりのテンプレが見つかります。
 

ホタテの苦悩

ホタテの苦悩の起動画面

こちらはエクセルが苦手な人にもおすすめしたいテンプレートです。
WBSと書かれたシートにプロジェクト名と開始日と完了日を記入すれば、対応する日数に応じて自動的にバーが追加されます。
項目を入力するだけでいいので、シンプルで直感的な操作ができます。
 

Excel Pro 工程表

Excel Pro 工程表の起動画面

こちらのテンプレートは1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月・12カ月の工程表を簡単に作ることができます。プロジェクト名と開始日、終了日を入力するだけで、ガントチャートが表示されます。
 
青矢印で予定期間、赤矢印で実施期間が示されているので、進捗状況を一目で確認できます。
 
注意点としては、VBAマクロが組み込まれているため、無料版では表記内容を変更できない点が挙げられます。
 

簡単!Excel工程表(フリーウェア版)

簡単!Excel工程表(フリーウェア版)の起動画面

このテンプレートはバーチャート工程表を作成し、チャートを作図するアドオンが追加されています。工程表には、週間・月間・全体工程のシートがあります。
 
関数が含まれていないのが特徴で、必要に応じて容易にカスタマイズができます。
またボタン1つで直線を引く、休業日の設定、テキストの追加などが可能です。
 

Feedsoft

Feedsoftの起動画面

「日程管理ガントチャート」「プロジェクトガントチャート」「進捗管理」の3つのテンプレートがあります。
このテンプレートは、マクロ・VBAが含まれていないので、自由にカスタマイズできる一方、エクセルを使い慣れていない方には使いこなすことが難しい可能性があります。
 
エクセルの知識が豊富な方は自分が使いやすいようにカスタマイズできるのでおすすめです。
 

Red Warrior

Red Warriorの起動画面

ガントチャートになっており、スケジュールを見渡せるテンプレートです。タスクの優先度ごとに並び替えることや、関数のみで作成されているので、計算式を自分で変えてカスタマイズができます。
 
100件までのスケジュールに対応しているため、タスク管理だけではなく、スケジュール管理にも活用できます。
 

ガントチャートforExcel

ガントチャートforExcelの起動画面

1日、週間、月間、3ヶ月、半年、1年、3年、5年、10年間と様々な期間の工程表を自動で描画してくれるテンプレートです。変更は全期間の工程表に反映されるので、手間を省くことができます。
 
各分類・担当別ごとに工程を区分けして表示できるので、詳細に工程を管理できるうえ、マイルストーンの設定もできるため多機能です。
 

ITレシピ

ITレシピの起動画面

こちらのテンプレートではシンプルなガントチャートを作成でき、初めてエクセルでタスク管理をする方でも使いやすいでしょう。プロジェクトの開始日、終了日、タスク数を入力し、それぞれのタスクの開始日と終了日を入力します。
 
その後、「ガントチャート描画」ボタンを押し、報告日を入力すると、報告日に応じたステータスとガントチャートが完成します。またガントチャートにイナズマ線が表示され、進捗率が分かるので非常に便利です。
 

ONOCOM

ONOCOMの起動画面

こちらのテンプレートではマクロとVBAが含まれておらず、シンプルな作りなので自分で自由自在にカスタマイズすることができます。
 
プロジェクトごとのタスクの開始予定日・終了予定日、開始実績日・終了実績日、プロジェクトの進捗率やバーを描く必要がありますが、エクセルが得意な人はアレンジができるのでぴったりです。
 

開発マイルストーン

開発マイルストーンの起動画面

こちらのテンプレートは開始日と日数を入力するだけでガントチャートが自動的に表示されるテンプレートです。また実績を入力することで、進捗状況が自動的に表示されます。
 
月単位・週単位・日単位と細かく表示を変更できるなど、豊富な機能が充実しています。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

エクセルによるタスク管理のまとめ

これまで、エクセルでのタスク・プロジェクトシートの管理におけるメリット・デメリットや管理のポイント、テンプレートを複数ご紹介してきました。
 
エクセルでの管理は特に、パソコンでなければ編集が難しい点や共有ができないといったデメリットがありました。さらに、テンプレートを用いた複数案件の管理となると、シートが増えるのでファイルが散乱してしまう可能性も考えられます。
 
プロジェクトでは、ひとつの案件に対してのファイルが複数あるのはもちろん、案件ごとに異なるファイルをエクセルで全て管理しようとすると、トラブルとなる可能性も上がってしまいます。
 
ご紹介したツールのStockは、エクセルで作成された複数案件の複数ファイルを簡単に、かつ必要な情報へのアクセスもすぐにできる、ファイル共有に関するストレスを解消する管理ツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひStockを用いてエクセルで作成したタスク・プロジェクトシートの管理をスムーズ、かつ効率的に行いましょう。
 
関連記事: 【2021年最新版】タスク管理とは?チームで使える19個のオススメ管理ツールも徹底比較
 
関連記事: 【2021年版】プロジェクト管理ツール23選を紹介!プロジェクト管理について徹底解説!
 
関連記事: プロジェクト管理ツール15選〜業務にマッチするツールを見つけよう〜