デジタル技術による業務改善であるDX化は、昨今多くの企業で導入が進んでいますが、自治体においても民間企業同様にDX化への積極的な取り組みが求められています。
 
しかし、民間企業と違い競争性のない自治体において、なぜDXが必要なのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、自治体DXの概要から、自治体DXで取り組むべき課題・自治体のDX化が進まない理由を解説します。
 
  • 自治体DXについて正しい知識を付けたうえで推進させたい
  • 自治体DXの改善に努めたいがどのように着手すれば良いかわからない
  • 自治体のDX化が遅れる理由がどこにあるのか知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、自治体DXについて正しく理解しながら、取り組むべき課題を把握したうえで自治体DXを成功に導けます。


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自治体DXとは

自治体DXとは、各自治体がデジタルテクノロジーの活用により、住民に提供するサービス・業務フローの変革を行うことを指します。
 
デジタルテクノロジーを活用すると、地域データ適切な収集・分析が可能になるため、自治体は地元住民に対して有意義なサービスを提供できるようになります。
 
DX化に取り組むという点では、一般企業と変わらないとも言えますが、自治体DXの場合、あくまでも地域住民への貢献が目的です。したがって、自社利益の拡大を目的に行う企業のDXとは本質的には異なると言えます。


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自治体DXで取り組むべき6つの課題

以下では、自治体DXで取り組むべき6つの課題を解説します。自治体がDX化を進める際は、以下の課題の達成が欠かせません。

情報システムの共通化

自治体DXでの一番の課題は、情報システムの共通化です。
 
従来、自治体が利用する情報システムは、各自治体の判断に任されておりそれぞれが利用しているシステムは違うのが当たり前でした。しかし、自治体ごとに異なるシステムで情報を管理すると、必然的に自治体間では情報の相互利用ができないため、確認に時間がかかるケースも稀ではありません。
 
そこで政府は、こうした業務の非効率性を解消しようと、住民基本台帳や地方税をはじめとする基幹系17業務に利用するシステムを、国の定めた標準のシステムに移行する施策を立てました。
 
情報システムの標準・共通化は、職員の作業負荷を軽減するだけでなく、住民に対しては手続きの簡素化や迅速化などの恩恵を与えます。さらに、余ったリソースをほかのサービス提供に充てれば、地域住民の満足度向上が期待できます。

マイナンバーカードの普及促進

マイナンバーカードの普及促進も、自治体DXで欠かせないものです。
 
政府が各種証明書の取得や、電子申請の簡略化を銘打って普及を進めているマイナンバーカードですが、2022年7月時点で、交付率は40%前後と今なお浸透が進んでいない現状があります。
 
しかし、マイナンバーカードの普及はデジタル社会の実現には欠かせません。そこで、政府は普及促進の具体的な施策として、自治体への普及要請を行っています。
 
出張申請受付や臨時交付窓口の開設、土日開庁といった促進活動を行い、自治体はマイナンバーカードの普及促進に取り組む必要があるのです。

行政手続きのオンライン化

行政手続きのオンライン化も、自治体DXにおける課題のひとつです。
 
行政手続きがオンライン化されれば、従来のように住民は役所の窓口に出向かずとも、オンライン上で各種の届け出や申請が行えるようになります。仕事の都合などにより、窓口が空いている時間に来庁できない住民もインターネットから手続きできるため、地域住民の利便性が向上します。
 
オンライン化の方法としては、行政手続きシステムである「マイナポータル」の導入が一般的ではあるものの、独自の電子申請システムの導入を行う自治体も存在します。したがって、国と自治体との連携は欠かせません。

AI・RPAの活用

AIやRPAの活用による業務効率化の実現も、自治体DXで取り組むべき内容です。
 
RPAとは、業務自動化を実現させるシステムそのものを意味し、AIはデータに基づいて判断や作業の振り分けを行う機能のことです。
 
少子高齢化が加速する日本では、2040年を皮切りに本格的な人口減少社会に陥ると言われています。人口減少に伴う労働力不足に対応するには、AIやRPAを活用し業務の効率化を図ることは避けられません。
 
そこで、政府は各自治体に対してAI・RPA導入ガイドブックの作成・共有などを行い、AI・RPAの導入を推奨しています。役所業務に積極的にAI・RPAを導入できれば、よりスピーディーな業務処理が実現できます。

テレワークの促進

テレワークの促進も、自治体DXに欠かせません。
 
働き方改革の実施により多くの企業での導入が進められているテレワークですが、自治体においても促進が求められています。
 
役所でのテレワークの実現は、職員のライフワークバランスの維持はもちろん、業務効率化による行政サービス向上や、災害などの非常時における行政機能の維持の点から見ても重要なものです。
 
自治体でのテレワークの促進には、何よりも役所以外の場所からも同様に業務が遂行できる環境構築が大切です。したがって、情報システムの標準化や、行政手続のオンライン化に積極的に取り組み、自治体職員のテレワーク実現に努めましょう。

セキュリティ対策

セキュリティ対策も自治体DXでは欠かしてはならない問題です。
 
行政手続きのオンライン化やテレワークが実現すると、個人情報や機密情報の漏えいリスクが向上します。こうしたリスクを軽減するためにも、地方自治体ではセキュリティ対策の強化を行う必要があります。
 
仮に情報が漏えいしてしまえば、住民からの信頼を失うばかりか、社会的な信用も失いかねません。したがって、適切なセキュリティ下での徹底した管理が大切です。
 
利用するツールのセキュリティ機能を確認すると共に、公開範囲を正しく設定し、情報が不用意に共有される事態を防ぎましょう。セキュリティ制度に不安がある場合は、第三者機関による認定を持っているツールを選定するのがおすすめです。


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自治体DXの成功事例

以下では、自治体DXを成功させた地方自治体の事例を3選ご紹介します。成功事例を参考に、どのような取り組みを行うべきかを検討していきましょう。

北海道北見市

北海道北見市では、行政手続のオンライン化を目的に、書かない窓口、ワンストップ窓口の実現を行いました。
 
書かない窓口では、職員が来庁者から、必要な情報を聞き取ったうえでシステムを使って申請書の作成支援を行います。また、ワンストップ窓口では、手続きをすべて住民異動窓口に集約させることで、課の移動や重複する本人確認を省いた効率的な業務処理を成功させています。
 
今後はさらなる業務効率化を目的に、窓口課や窓口支援システムの導入を行い、地域住民の満足度向上を目指すそうです。
 

京都府

京都府では、デジタル技術を活用した業務改善の取り組みとして、出勤簿廃止によるペーパーレス化とテレワークの促進に取り組みました。
 
従来の紙の出勤簿を廃止し、職員のパソコンへのログイン・ログアウト情報によって出勤状況を一元的に管理するシステムへと変更したことで、業務を圧迫していた記録業務が大幅に短縮化されました。
 
さらに、出勤状況がシステムを利用すればすぐに分かるため、職員へのテレワーク導入に成功しています。
 

山形県酒田市

山形県酒田市では、DXの認識共有を目的にワークショップの開催を行いました。
 
ワークショップには地域おこし協力隊を招いて職員とのディスカッションを行い、実現したい酒田市のイメージに対する意見や、デジタル技術をどのように活用できるかについて議論に取り組んだそうです。
 
ワークショップの実現は、今後のDXの方向性を定め、どのように取り組むかべきかを明確化する指標となりました。
 


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自治体のDX化が進まない理由

以下では、自治体のDX化が進まない理由を解説します。自治体DXは地域住民への貢献に欠かせない一方で、以下の理由によって円滑に進まないという現状があります。

アナログ文化が根強い

自治体DXが進まないのは、自治体ではアナログ文化が根強いからです。
 
多くの民間企業でDXの有用性が説かれ、データ化やペーパーレス化に取り組んでいるなか、自治体では今なお紙を主軸に業務を進めているケースが少なくありません。情報共有ひとつをとっても、FAXを用いて連絡をしているという自治体が後を絶たないのです。
 
このように、業務の基本が紙ベースなことを考慮すると、デジタル化が進まない背景もわかります。

DXに対する理解不足

自治体DXが進まないのは、DXに対する理解不足も影響しています。
 
競合他社に対する競争力獲得を目的に、新技術の導入が重要な民間企業とは異なり、自治体には明確なライバルが存在しないので、積極的に新しい技術を取り込まなくとも、影響が出ることはありません。
 
そのため、自治体ではDXに対して理解が薄く「DXが何かわからない」「自身の業務にはDXは関係ない」といった職員も少なくないのです。
 
元より理解が薄く消極的な状況では、具体的なアイデアを出すのは難しく、実行に対するモチベーションも湧きづらいでしょう。

デジタル人材の不足

デジタル人材の不足も、自治体のDX化が遅れる要因です。
 
業務がアナログで進行していく以上、高度なデジタル技術に対応できなくとも作業を進められます。そのため、自治体においてデジタル人材の数は少ないのが現状です。デジタル人材さえいれば自然に進んでいくDX化も、指導者がいなければどのように進めていけばいいのかがチーム内でわかりません。
 
人材の補完さえすれば改善は可能な一方、こうしたデジタルに特化した人材を早急に確保することは難しいです。


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自治体DXの実現に貢献するおすすめのITツール

以下では、自治体DXの実現に貢献するおすすめのITツールをご紹介します。
 
自治体DXを実現させるには職員全員がITツールを活用することが必須です。そのためには、DXを行う目的やメリットの共有による教育も重要となります。
 
しかし、DXへの意識改革ができてもツールの操作が難しければ、DXの達成はできません。したがって、ツール選定時にはITに不慣れな職員でも問題なく活用できるものを選択しましょう。ツールで業務を円滑に進められるという成功体験を得られれば、DX化への理解が進み、さらなる業務改善に取り組みやすくなります。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は非IT企業の65歳以上のメンバーでも使え、情報共有の側面から自治体DXに貢献する情報共有ツールです。
 
Stockの「ノート」にテキストやファイルを簡単に残せるので、マニュアルや申請書などの帳票データの管理にも役立ちます。さらに、ノートには「メッセージ」も紐付けられるので、今までFAXや電話を利用して連絡していた内容もStock内で完結されます。

ITリテラシーの差に左右されず最も簡単に情報管理ができるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
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有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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自治体DXで取り組むべき課題や進まない理由のまとめ

ここまで、自治体DXで取り組むべき課題やDXが進まない理由・DX化の成功事例について解説しました。
 
地元住民に対して有意義なサービス提供にはデジタルテクノロジーを活用した自治体DXは不可欠です。情報システムの共通化をはじめとする課題への取り組みを行い、住民からの利便性向上に努めましょう。しかし、自治体は民間企業とは異なり、アナログ文化の横行やDXへの理解の薄さから、改善に遅れが生じているのも事実です。
 
したがって、まずは日々の業務をDX化し、役所内の業務効率化の実現から行うことが大切です。とくに、成功経験を積み、業務の基盤をデジタル化するためにも情報共有そのものをDX化しましょう。
 
そこで活躍するのが、日々の情報共有に不可欠な「ノート」「メッセージ」「タスク」の機能が過不足なく搭載された情報共有ツールです。非IT企業を中心に100,000社以上の企業に導入され、情報共有のDX化に貢献しています。
 
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