さまざまな作業を効率よく進めるためには、期限のある「タスク」、やることとしての「ToDo」に作業内容を分けて管理する必要があります。そして、分類後はToDoリストにして、いつでも作業の振り返りができる状態が理想的です。
 
しかし、仕事とプライベートのタスクが混同されていたり、リストに記載しても優先順位をつけて対応できなかったり、うまく運用ができないという悩みもあるかと思います。
 
効率的なタスク・ToDo管理の実現には、タイトルや日時の設定だけではなく「メモ」欄を有効活用する必要があります。
 
そこで今回の記事では、ToDo管理がうまくいかない原因や、メモを使ったToDo管理の方法をご紹介しますので、
 
  • タスクやToDoを設定していても対応漏れなどのトラブルが発生してしまう
  • タスクやToDoの管理が形骸化しており、効率的な管理が実現できていない
  • メモや詳細などを効果的に用いた管理方法を知り、業務の生産性をあげたい
という方は、この記事を参考にすることでタスクやToDoの効果的な管理はもちろん、タスクの共有などチームに関わる課題も解決できます。


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「ToDoリスト」がうまく使いこなせない3つの理由

ToDoリストは忘れ防止や効率的な業務を行うために作成するリストであり、その効果を最大限発揮するためにも、作成時のルール遵守が必要です。
 
個人やチームの人数問わず、タスク・ToDo管理がうまくいかない背景には、以下3つの理由があります。「効果がない」「ToDoリストを作成しても意味がない」とならないように、自社の運用体制をチェックしてみましょう。

タスクの期限が分かりにくい

ToDoリストは、ただタスクを列挙するだけとなってしまうため、そのタスクの期限や、どれくらいかかるかが分かりにくくなっています。そのため、せっかく記載したタスクを放置してしまい、期限を過ぎてしまったり、漏れてしまったりする危険があります。
 
実際にGoogle ToDoリストなどはタスク終了の期限の設定ができません。期限や詳細が設定できなければ、一目でそのタスクが「今どのような状態であるのか」の判断が難しくなってしまうでしょう。
 
そのため、一つひとつのタスクの進捗がどうなっているのか、やりとりを都度行う必要があります。コミュニケーションにはチャットツールを用いると、業務に関連する内容を素早く発信できます。

タスクの優先順位が分かりにくい

ToDoリストは常に整理をしないと、優先順位が分かりにくくなってしまいます。
 
箇条書きにしているだけでは、重要度や緊急度を把握しにくく、どのタスクを急ぎでやらなければいけないのかが把握できません。共有をしたとしても、他のチームメンバーにその緊急性を伝えるというコミュニケーションコストも発生してしまいます。
 
他にも、更新度や期日順にタスクを並べ替えできるツールを使う、対応完了したタスクは「完了」のタグ設置や処理をしておくなどの対策が必要です。
 
タスクの優先順位の決定には重要度と緊急度の2軸で優先順位を決定する時間管理マトリクスを使うなどの方法が挙げられます。

未対応のタスクが溜まっていくことに慣れてしまう

タスク・ToDo管理ツールを使用している場合、簡単にToDoを列挙でき、さまざまなタスクが記載できることがメリットの一つでもあります。
 
しかし、常に多くのToDoが記載されていることで、社員によっては未対応タスクが多いことに慣れてしまう危険性があります。
 
さらに、タスク管理が形骸化している場合も注意です。未対応のタスクが多いことにより、あるタスクを別のメンバーに設定したとしても「どんなタスクでどれだけ緊急なのか」は相手に伝わらないでしょう。
 
そのため、誰が見てもわかりやすく管理されており、重要性や緊急性の高さが一目でわかるようなタスク管理の運用体制が必要です。


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関連記事: タスク(ToDo)管理とは?メリットからおすすめツール11選紹介まで!

メモを使ったToDo管理の仕方とは?

タイトルや期日のみを設定したToDoでは、後の振り返りでもどのようなToDoであったかはもちろん、他メンバーに共有する際のナレッジ共有ができません。
 
そこで、あるタスクに対して詳細事項を記載できるメモが必要になります。以下ではメモを使った効果的なタスク・ToDo管理の方法をご紹介していきます。

タスクとして記載する項目を明確にする

「タスクのタイトル」「期限」「優先順位」「背景」など、メモをするときにあらかじめ必要項目を明確にすることで、振り返りがしやすくなります。
 
例えば、自社プロダクトに興味を持つ、見積提出前のクライアントとのヒアリングでは、あらかじめヒアリング項目をフォーマット化してメモに記載しておけば、聞き漏れを防止できます。
 
さらに、書類作成担当にヒアリング内容をタスク設定・共有をしておけば、メモの内容をチェックするだけで見積が作成できます。

タスクの要件や背景を一緒に記載しておく

タスクの要件や背景を記載しておくと、振り返りや引き継ぎの際に発生する時間的コストを削減できます。
 
タスクの期間について、すぐに対応しなければならないタスクであればその場で対応すべきです。しかし、翌日以降、時間が経ってから対応する場合、その要件や背景を記載しておかなければ、何をすべきかが分からなくなります。
 
結果として、求められていたアウトプットと異なってしまったり、何度も修正をすることで余計な時間を使ってしまうでしょう。
 
そのため、タスクはタイトルや期限だけではなく、できる限り詳細にメモに記載して残しておく必要があります。

タスクの内容を共有する

タスクの内容を自分だけのために残しておくのではなく、チームの他メンバーと共有することも重要です。共有により、自分がやらなくてもいいタスクを別の人に振りやすくなり、他の人からも協力が得やすくなります。
 
共有をする際、メモ欄へタスク進行に必要な情報を記載しておけば、コミュニケーションコストを削減できるうえ、認識齟齬によるトラブルなども防止できます。
 
設定したタスクを共有するには、メッセージ機能や共有(共同編集)機能が備わったタスク管理ツールの利用によって、タスクに関するやりとりが可能です。
 
関連記事: ToDoリストの管理ツールおすすめ14選!ポイントは共有・通知・繰り返しができるか!


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メモを使って簡単にToDo管理ができるツールとは?

タスク・ToDoの管理には、メモ欄を効果的に利用することが重要であるとご紹介しました。
 
一方、元々PCに備わっているメモ帳などをToDoリストとして使っている方も既に多いでしょう。また、ツールを使っていても、メモ欄はあるが内容をすぐに共有できない、そもそもタスクにタイトルや期日しか設定できないツールも多いです。
 
そのため、チームや部署でツールを使用する場合は、メモ欄を有効活用でき、タスク・ToDoの情報共有ができるかどうかが重要なポイントです。
 
例えば、情報共有ツールのなかでも、導入社数が80,000社以上の実績を誇る情報共有ツールのStockは、タスク・ToDoに関わる詳細をメモで簡単に記入できるうえ、共同作業も可能です。
 
さらに、説明がいらないくらい簡単に使えるので、導入したその日から業務効率化の実現が可能です。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ToDoをメモを使って管理する方法まとめ

これまで、ToDoリストを使用してもタスク・ToDo管理がうまくいかない原因と対処法、メモを使ったToDo管理方法をご紹介しました。以下が今回のまとめになります。
 
  • タスク・ToDoは期限や優先順位、完了か未完了かのステータスが曖昧になっていると、円滑な管理ができない。
  • 管理をさらに効率的にするには「メモ」の活用が必須。目的や背景などをフォーマット化しておくと管理が楽になる。
  • タスク・ToDo管理の生産性をさらに向上させるには、メモ機能はもちろん、設定したタスクの共有や共同編集、チャット機能などが備わっているツール選定が必要。
タスク・ToDo管理はメモ欄の利用で、タスクの作成者と担当者双方の認識を統一させてくれます。
 
今回ご紹介した情報共有ツールのStockは、非IT企業の導入がほとんどであり、さまざまな業界での業務効率化に貢献しています。利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入してタスク・ToDo管理の効率化を実現しましょう。
 
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