日々の成果や改善点を記載する日報は、毎日作成するものだからこそ面倒に感じ、次第に「書いて終わり」になりやすいと言えます。日報が形骸化するのを防ぐには、日報の煩わしさや面倒くささを解消しなければなりません。
 
しかし、「日報の煩わしさを解消したいが、やり方が分からない」「そもそも日報をめんどくさいと感じる理由が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、日報がめんどくさい理由やその解消方法を中心にご紹介します。
 
  • 業務日報の提出が遅れているので、進捗状況をすぐには確認できない
  • 日報が形骸化しているため、活用方法を探している
  • 日報の内容が薄い、もしくは日報を丁寧に書かない部下がいる
という担当者の方はこの記事を参考にすると、部下が意義を見出せるような日報の運用方法が分かります。


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部下が日報を「めんどくさい」と感じる最大の理由

部下が日報をめんどくさいと思う最大の理由は、日報を書くのに時間がかかることです。
 
日報にはその日の細かい動きや成果、改善点を記入するので時間がかかります。そのため、「まとまった時間をとって作成しよう」と後回しになり、結果的に「めんどくさい」と感じてしまうのです。
 
また、日報は紙やエクセル、ワードなどで作成されることが多いので「上司に手渡す」「メールで送信する」という手間がかかります。
 
以上のように、業務中に日報を書く、共有するのに時間がかかると部下は日報をめんどくさがるのです。裏を返せば、現在の日報の運用状況を見直し、作成にかかる時間を短縮すれば「日報がめんどくさい」と感じる状況を解消できると言えます。


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【解決策】日報の作成時間を短縮する方法

日報の作成時間を短縮する方法は「日報の作成、共有にツールを導入すること」です。
 
部下は日報をまとめて記入するため、後回しになって「めんどくさい」という状況が発生しています。したがって、スマホやパソコンでこまめに日報を作成できるツールを導入すれば、執筆にかかる手間を分散させて、効率よく日報を作れるのです。
 
また、日報の作成だけでなく上司への共有もできるツールを選べば、メールや手渡しで提出する必要がないので「共有の煩わしさ」も解消されます。
 
以上のように、日報を個人の隙間時間で作成し、オンライン上で共有できる「Stock」のようなツールを導入すれば、作成にかかる時間を短縮されて「日報がめんどくさい」という状況が解消されるのです。
 
関連記事: 【例文あり】「日報」とは?メリット、書き方のポイントも徹底解説!


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日報を書く時間があるのに「めんどくさい」と感じる理由

以下では、日報を書く時間があるのに「めんどくさい」と感じる理由を解説します。日報を書くのに十分な時間を確保できているのにもかかわらず、日報を丁寧に書こうとしない部下を持つ担当者の方は必見です。

日報に意味を見出せない

日報を煩わしく感じる1つ目の理由は”日報に意味を見出せないため”です。
 
日報は毎日作成するので、”提出して終わり”になりやすいです。とくに、日報を作成する意味を感じられなかったり、モチベーションを維持できなかったりすると、決まりきった作業として処理しがちだと言えます。
 
以上のように、日報が形骸化してしまうと、何のために書いているのか分からずに「日報を書くのは無駄な作業で、めんどくさい」と感じてしまうのです。

日報に書くことがない

日報を煩わしく感じる2つ目の理由は”日報に何を書けば良いか分からない”です。
 
日報に何を書けば良いか分からないと、毎回内容を考えなければならないので「めんどくさい」と感じやすいと言えます。また、毎日同じ業務に従事するため特筆すべきことがなく、内容をひねりださなければなりません。
 
以上のように、部下が日報に書くべきこと分かっていないと、内容を考えることを苦痛だと感じかねないのです


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【解決策】日報へのモチベーションを維持する方法

ここでは、日報へのモチベーションを維持する方法をご紹介します。部下が日報の作成や共有に「時間がかかること」以外で煩わしさを感じている場合は、以下の3つの対策を実施しましょう。

日報へフィードバックする

上司が部下の日報へフィードバックすることで、部下の日報作成を動機づけられます。
 
具体的には、部下には日報にその日の業務の成果や改善点を記入させ、上司はそれに対する評価や解決策をコメントします。毎日のフィードバックがあると、日報が”提出して終わりの無駄な作業”にならないため、日報へのモチベーションを維持、向上できるのです。
 
しかし、上記のような日報へのフィードバックをメールソフトやチャットツールでやりとりしてしまうと、ほかメールやメッセージに埋もれてしまい、あとから振り返るのが難しくなるので、情報が流れずに蓄積されるようなツールを利用しましょう。

日報をデータベース化する

過去に作った日報をデータベース化し、チームで共有して振り返る習慣をつけましょう。
 
日報をただ書いて終わりにしてしまうと、形骸化して意味のない日課になる可能性があります。しかし、過去の日報を一か所にまとめてデータベース化し、改善点やノウハウをチームで振り返られる状態にすれば、日報に有意義な情報を残すように促せるのです。
 
ただし、過去の日報をデータベース化するには、過去の日報を”必要なときにすぐに探し出せる”という状態で集約しておかなければなりません。そのため、チームの日報を簡単に蓄積して、必要に応じて瞬時にアクセスできるツールを利用しましょう。

テンプレートを利用する

日報のテンプレートを導入して、日報作成にかかる時間を短縮しましょう。
 
部下が日報の作成をめんどくさいと思う原因の一つは「日報に何を書くべきか分からないため」です。したがって、あらかじめ日報に書くべき項目をリストアップしたテンプレートを用意して、部下が日報の内容に迷わないようにしましょう。
 
テンプレートがあれば「書くことがないので、日報作成がめんどくさい」という状況がなくなるうえに、作成にかかる時間も短縮されます。そのため、日報のファーマットを簡単に貼り付けできるテンプレートを備えた「Stock」のようなツールを導入しましょう。


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【結論】日報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツール

以下では、日報の「めんどくさい」を解消するおすすめのツールをご紹介します。
 
「日報を作成するのがめんどくさい」という状況を解消するには、第一に日報の作成時間を短縮しなければなりません。したがって、日報を効率よく作成できる機能を備えているITツールを導入すべきなのです。
 
また、日報を上司への一方的な報告にしてしまうと、部下のモチベーションが下がるため「上司から日報へのフィードバックをする」という取り組みも必要になります。
 
したがって、「日報の記入項目を簡単に貼り付けられるテンプレートや、日報へ簡単にコメントできるITツール」を導入して、日報の形骸化を防止しましょう。
 
結論、日報の「めんどくさい」を解消するツールはわずかな操作でフォーマットを貼り付けられるテンプレートはもちろん、日報ごとに部下とやりとりができるメッセージも備えた「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に日報を作成し、ノートに紐づいた「メッセージ」でフィードバックしましょう。また、日報に書くべき項目を示した「テンプレート」を作成できるので「日報に書くべき内容が分からない」という部下の悩みも解消されます。

最も簡単に日報を作成できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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日報がめんどくさい理由まとめ

ここまで、日報がめんどくさい理由やその解消方法を中心にご紹介しました。
 
日報がめんどくさいのは、日報を書くのに時間がかかるためです。したがって、ITツールを導入して日報の作成時間を短縮しなければなりません。
 
ただし、高機能なツールは高いITリテラシーが求められて会社に浸透しない可能性があります。したがって、簡単に使えて、かつ日報のめんどくささを解消するのに必要な機能がそろっているツールを選びましょう。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは65歳以上の社員でも簡単に日報を作成できるうえに、すぐに日報のフォーマットを貼り付けられるテンプレートも備えているツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、部下が意義を見出せるような日報の運用を実践しましょう。
 
関連記事: 【例文有】日報の書き方を紹介!上司に評価されるコツとは