顧客情報や取引履歴など不動産業において管理する情報は多岐に渡りますが、こうした管理をツールを用いて進めると、さまざまなメリットが得られるため、昨今積極的に取り組む企業が増えています。
 
一方で、未だにアナログでの管理を行っており、なぜツールで行う情報管理が必要かがわかっていない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、不動産業での情報管理の重要性や導入のメリット・システムの選定ポイントを中心に解説します。
 
  • なぜ不動産業での情報管理が必要なのか理解したうえで、管理に取り組みたい
  • 情報管理をシステムによって行うことで得られるメリットを知りたい
  • 選定ポイントを把握したうえで情報管理の効率化に貢献するシステムを選びたい
という方は今回の記事を読むと、なぜ不動産業での情報管理の重要性やメリットを理解しながら、ポイントを押さえたツール選定ができるようになります。


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なぜ不動産業での情報管理が重要なのか

不動産業での情報管理が重要な理由は、業界ならではの特殊な事情が影響しています。
 
情報管理で管理すべき情報のひとつである個人情報は、一般の企業であれば経済産業省のガイドラインに沿って管理が行なわれます。このガイドラインには適応の範囲が記載されており、取り扱う個人情報が5,000件に満たない場合、範囲には含まれず保護義務の対象外となります。
 
しかし、不動産業では「成約データなどを含むすべての物件情報も個人情報である」と認定されており、通常民間企業の場合個人情報保護法の定める義務の範囲外となる規模の企業でも、個人情報保護法の対象となっています。
 
こうした義務の行使には、徹底した情報管理が必要不可欠であり、情報管理は企業の果たすべき課題となっています。
 


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不動産業で情報管理システムを導入するメリット

情報管理は重要な一方で、すべての情報を紙媒体で手作業で運用する方法には限界があるため、最近ではこうした管理をすべてシステムに移行する動きが注目されています。
 
ここでは、不動産業において情報管理システムを導入すべきメリットを解説します。システムによる管理は企業に以下のようなメリットをもたらします。

管理業務が効率化する

情報管理システムを導入すると、管理業務が効率化します。
 
従来、情報の管理を行うには手作業で入力し、それをファイルに分類して保管するなど膨大な手間がかかっていました。一方、情報管理をデジタル化しシステムで行うと、手書きで処理するよりも短時間で作業が完了するので、業務の高速化が見込めます。
 
さらに、あとから情報が必要になった際も、システム内で検索するだけで該当の情報にアクセスできます。そのため、情報を探すのにかかっていた無駄な時間も短縮されます。このように、効率化によって余った時間をほかの業務に充てれば、生産性高く業務進行が可能になるのです。

顧客満足度が向上する

情報管理システムの導入は、顧客満足度の向上にも貢献します。
 
顧客から受けた問い合わせ内容や要望、顧客に関する情報をシステム内に蓄積しておくことで、特定の情報が担当者に属人化する事態を防げます。システム内のデータを見れば、経緯なども把握できるため、仮に担当者が不在の場合でもほかの社員が代わりに対応できるようになるのです。
 
とくに、不動産業では扱う商品が非常に高額になるゆえ、顧客の信頼獲得が会社の業績に直結します。そのため、システムによる効率的かつ丁寧な顧客育成が求められていると言えます。

高度なセキュリティで運用できる

情報管理システムを導入すると、大切な顧客情報を高度なセキュリティによって運用可能になります。
 
個人情報保護法への対策は企業にとっての義務であるうえ、万が一個人情報が漏えいした場合、顧客からの信頼関係の破綻はもちろん、賠償金などの損害が発生する恐れがあります。したがって、企業は最善の方法で情報管理を行う必要があります。
 
今日まで発生した個人情報流出事件において、ほとんどが内部の従業者による流出事故や漏えい事件であると言われています。したがって、外部の攻撃からの防御策だけでなく「誤って内部から流出しない環境」「不要な社員に情報が共有されない環境」の構築が不可欠です。
 
情報管理システムによって管理を行えば、開示する情報を個別に切り替えた運用が可能になります。そのため、情報漏えいのリスクを最大限軽減した管理が実現するのです。


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不動産業の業務を効率化する情報管理システムの選定ポイント

システムによる管理はさまざまなメリットを与えてくれる一方で、何にも検討せず導入すればいいわけではありません。システム導入の効果を最大限発揮するには、導入前の十分な比較検討が必要です。
 
そこで以下では、情報管理システムを導入する際の選定ポイントを解説します。ポイントを押さえたシステムを導入し、自社の業務効率化に努めましょう。

自社業務に適した機能があるか

まずは、検討するシステムに、自社業務に適した機能があるかどうかを確認しましょう。
 
一言に情報管理システムといっても管理できる内容や特化している機能には差があります。いくら高性能なシステムであっても、自社業務に適していないものを選定してしまえば、導入による効果は発揮できません。
 
したがって、システムに搭載された機能と自社業務の課題を照らし合わせ、本当にそのシステムであれば管理業務が効率化できるのかをよく見極めましょう。

定期的なアップデートがあるか

システムの定期的なアップデートの有無も、重要な選定ポイントとなります。
 
システムのアップデート頻度が低いシステムは一見すると完成されきったシステムと考えられがちですが、機能や仕様の改良に前向きに取り組んでいないことを意味します。場合によっては、次のアップデートがされないままにサービス停止となる恐れもあるのです。
 
情報管理は恒久的に行う必要があるため、万が一でもシステムが途中で停止すれば、再度システム選定を行う必要があります。数十件程度の情報ならまだしも、数百・数千の情報ではデータを移行するだけでも大変な手間です。
 
事前にトラブルを防止し、円滑な管理を実現するためにも、アップデート頻度が高くサービスの提供停止リスクが低いシステムを選択しましょう。

十分なセキュリティ対策があるか

個人情報を含む重要な情報の管理に利用する以上、管理システムには十分なセキュリティ対策が練られている必要があります。
 
コンピューターウイルスやハッキングなど外部からの攻撃に対する対応はもちろん、開示する情報を個別に設定できるかといった、内部からの情報漏えいを防ぐ方法が備わっているかも確認しましょう。
 
たとえば、「Stock」をはじめとした、ISMSなどの第三者機関による認証を受けたツールを選定すれば安心です。

サポート体制に不備はないか

情報管理システムは恒久的に利用する以上、サポート体制の充実性も大切です。
 
システムの本導入後は、現場でも実際に運用がはじまり社員が業務上で利用することになります。そのため、試験運用の段階では出てこなかった不明点などが出てくる可能性があります。また、利用するうえで何かシステムに不具合が出る可能性もあるでしょう。
 
こうした事態に陥った際に、迅速なサポートが受けられるかどうかは、業務の円滑な進捗に大きく影響します。
 
電話やメール・チャットなどサポート窓口がどこになるのかや、対応時間・対応言語なども事前に確認しておき、トラブル時に備えておくことが必要です。


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不動産業での情報管理に役立つおすすめツール3選

以下では、不動産業での情報管理に役立つおすすめのITツール3選をご紹介します。
 
ツールによる情報管理は不動産管理業務の効率化に貢献する一方で、十分な選定を行わないとかえって業務が非効率化する原因にもなります。社員の立場に立たず管理者目線でツール選定を行うと、現場の社員にそぐわないツールとなるので注意しましょう。
 
とくに、操作方法が難しいツールの場合、利用前に十分な教育が必要となります。しかし、処理すべき業務が多い現場社員にとってツールの操作方法を覚える時間の捻出は難しいため、導入時の教育コストが最小限で済む、シンプルなツールがおすすめです。
 
たとえば、今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」は、直感的な操作で誰でも簡単に不動産業における「情報」の管理を効率化できるツールです。
 
「ノート」に直接記載するだけで顧客情報や問い合わせ履歴の管理ができます。また、「ノート」には「タスク」と「メッセージ」が紐づけられるので、問い合わせ内容に関するやりとりや依頼もStock内ですべて管理できます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【賃貸革命10】不動産”賃貸業”の業務効率化に貢献

賃貸革命のトップページ

<賃貸革命10の特徴>

賃貸革命10は物件管理、契約管理、家賃請求・督促・入金処理を一元化できるソフトウェアです。賃貸管理業務を幅広く効率化でき、ミスやロスの軽減に貢献します。

<賃貸革命10の注意点>

  • 機能を増やすとコストアップは避けられない
  • オプション料金を払わないと利用できない機能があり、カスタマイズするとコストが嵩む傾向にあるというユーザーの声があります。

<賃貸革命10の料金体系>

  • 詳細な料金については問い合わせが必要です。

【みらいえ】ホームページ制作・管理に強み

みらいえのトップページ

<みらいえの特徴>

みらいえは不動産事業に特化したホームページ制作・不動産管理システムです。物件管理機能とホームページ制作機能が統合されているので、最新情報の掲載による集客が行えるのが特徴です。

<みらいえの注意点>

  • 使いこなすまでには慣れが必要
  • 多様な機能が搭載されているものの、操作が難しい傾向にあり、使いこなすまでには慣れが必要です。

<みらいえの料金体系>

  • 20,000円/月~
  • 別途初期費用50,000円~が必要です。


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不動産業での情報管理に役立つおすすめツール3選まとめ

ここまで、不動産業におけるシステム導入のメリットからおすすめのツールまでを解説しました。
 
個人情報取扱事業者の範囲が広く設定されている不動産業では、情報管理は企業の果たすべき課題といえます。この課題解決にはシステムが最適ですが、「自社の課題解決に直結するか」などのポイントを押さえずに導入すると、かえって業務効率が低下してしまうので注意が必要です。
 
とくに「不動産業に特化しているから」といった定性的な理由でツール選定を行うような事態は避けねばなりません。大切なのは「そのツールで管理業務が効率化するか」であるため、情報管理の機能が過不足なく搭載されているツールを選択すべきなのです。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、「ノート」「タスク」「メッセージ」のシンプルな構成で情報管理に必要な機能が過不足なく搭載された情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在100,000社以上の企業に導入されており、情報管理の効率化に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社の情報管理を効率化しましょう。