顧客情報や商談履歴など、不動産業で管理する情報は多岐に渡ります。そこで、「情報管理システム」を使うと、業務負担が大幅に軽減されるため、今日では不動産業界でもシステムを導入する企業が増えています。
一方、「アナログな方法に慣れているうえ、どの情報管理システムが良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、不動産業の情報管理におすすめのシステム3選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- 紙やエクセルで情報管理をしているが、非効率なのでシステムに乗り換えたい
- 情報管理システムを使うと、具体的にどのような効果があるのか知りたい
- 情報管理システムを選ぶにあたり、ITが苦手でも使いやすいものを探している
という方はこの記事を参考にすると、不動産業で情報管理システムを使うメリットが分かるほか、自社に最適なシステムも見つけられます。
目次
なぜ不動産業では情報管理が重要なのか
不動産業での情報管理が重要なのは、多くの個人情報を取り扱うからです。不動産業者には守秘義務があるので、業務上取り扱った情報を正当事由なく第三者に漏らすと、宅地建物取引業法第四十五条の違反となり、罰則が科されます。
また、2022年から2023年にかけて個人情報保護法の改正があり、とくに、法人に対する罰金刑の上限が大幅に引き上げられました。不動産業者は、顧客から預かった物件情報を別の顧客に提供することが業務に含まれるため、情報管理にはとくに気を配る必要があります。
情報管理の徹底は、顧客の安心感につながり信頼関係の構築にも貢献します。したがって、個人情報保護法を遵守して適切な情報管理に努めましょう。
無料あり|不動産業での情報管理におすすめのシステム4選
以下では、不動産業での情報管理におすすめのシステム4選をご紹介します。
不動産を扱う大企業では、顧客との商談履歴や個人情報、物件資料など大量の情報を管理しますが、紙で管理すると社内での共有に手間がかかります。また、顧客対応は営業担当者が1人で担うことが多いので、ノウハウが属人化しやすく社内に蓄積できません。
そこで、あらゆるデータを管理・共有できる「情報管理システム」であれば、高度なセキュリティを保ちつつ書類の整理を効率化できます。ただし、多機能なシステムは操作が難しいケースが多いので「誰でも説明なしで使えるほどシンプルか」を確かめましょう。
つまり、選定すべきシステムは、あらゆる情報を最も簡単に共有できて、すべての顧客対応をナレッジとして蓄積できる「ナレカン」一択です。
ナレカンは「記事」に顧客情報や問い合わせ内容を残せるうえ、記事に紐づけた「コメント」で顧客への提案内容や契約の成否などの情報を共有できます。また、国際基準を満たしたセキュリティで保護しているので、機密性の高い情報の管理にも適しています。
【ナレカン】100人以上の大企業で社内の情報を最も簡単に残せるシステム
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】中小規模の不動産会社向け!無料から使える社内情報共有システム
不動産会社では、成約情報や顧客との商談状況などを素早く社内で共有する必要があります。また、営業担当者が出先からでも情報を共有・確認できるように、スマホ対応している情報共有システムがあると便利です。
そのため、リアルタイムで情報を共有・管理するシステムを探している中小規模の不動産会社には、「Stock」の利用が適しています。
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【賃貸革命10】賃貸業務の効率化に貢献するシステム
<賃貸革命10の特徴>
- 物件情報の入力工数を省ける
- 目的の情報をすぐに探し出せる
物件情報を一度登録すれば、ポータルサイトやチラシへ自動で反映されるので、入力工数を大きく省けます。
キーワードを入力するだけで目的の情報を探し出せるので、物件やメンバーの数が増えた場合でも安心です。
<賃貸革命10の機能・使用感>
- 入送金処理を自動化できる
- 請求書作成が簡単にできる
入送金処理を自動化できるので、家賃の管理を効率化したい場合に役立ちます。
システムに登録された情報をもとに、請求書や支払明細書を簡単に作成可能なので便利です。
<賃貸革命10の注意点>
- 会計機能にはオプション料金がかかる
- 入力した情報の保存に時間がかかる
会計機能はオプションなので、利用するには別途料金がかかります。
利用しているユーザーからは「情報を入力してから保存する時間がかかりすぎではないでしょうか。」という声があります。(参考:ITトレンド)
<賃貸革命10の料金体系>
- 詳細な金額は問い合わせが必要です。
【みらいえ】不動産専用ホームページを作成できるシステム
<みらいえの特徴>
- ホームページを簡単に作れる
- 追客業務を効率化できる
テンプレートを利用すれば、自社のホームページを簡単に作れます。
顧客のニーズに合わせた物件提案や追客メールを、AIによって自動化できます。
<みらいえの機能・使用感>
- パノラマ画像やVRを物件資料に載せられる
- ビッグデータとAIで物件情報入力をサポート
物件資料にパノラマ画像やVRを載せられるので、顧客が物件を具体的にイメージでき、反響の増加を期待できます。
過去の取引データや現在の公開情報を参照してAIが物件情報の入力を補助してくれるので、情報入力の負荷を軽減します。
<みらいえの注意点>
- 使いこなすまでに時間がかかる
- 賃貸管理の機能はない
多機能ゆえに、ITが苦手な場合は使いこなすのが難しい恐れもあります。
賃貸の管理をするための機能は備わっていません。
<みらいえの料金体系>
- HPテンプレート版:12,000円/月/店舗(月払い)
- 賃貸システム利用:20,000円/月/店舗(月払い)
- 顧客システム利用:30,000円/月/店舗(月払い)
- 売買システム利用:40,000円/月/店舗(月払い)
上記プランは、HPテンプレート版には制作費用250,000円、賃貸システム・顧客システム・売買システムの利用には初期費用50,000円がそれぞれかかります。
<比較表>不動産業での情報管理におすすめのシステム4選
ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | 賃貸革命10 | みらいえ | |
---|---|---|---|---|
特徴 |
100人以上の大企業で社内の情報を最も簡単に残せるシステム |
中小規模の不動産会社向け!無料から使える社内情報共有システム |
賃貸業務の効率化に貢献するシステム |
不動産専用ホームページを作成できるシステム |
注意点 |
ナレッジ管理に特化しているので、賃貸管理システムはない |
シンプルな情報共有ツールなので、家賃の自動入送金システムはない |
会計機能にはオプション料金がかかる |
使いこなすまでに時間がかかる |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月〜 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは12,000円/店舗/月~ |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「賃貸革命10」の詳細はこちら |
「みらいえ」の詳細はこちら |
不動産業で情報管理システムを導入する4つのメリット
ここでは、不動産業で情報管理システムを導入するメリットを4つ解説します。情報管理システムを導入すれば、アナログな手法よりも以下の点で効率化ができます。
(1)目的の情報へすぐにたどり着ける
まずは、情報管理システムの導入メリットとして、目的の情報へすぐにたどり着けることが挙げられます。
不動産業では、顧客の個人情報や物件情報、契約書など大量の資料を扱います。このような書類をわざわざ手作業で作成したりファイリングしたりしていれば、多大な手間がかかるうえに情報も入り乱れやすいです。
しかし、テキスト入力によって資料を作成できる情報管理システムを使えば、書類の振り分けにも時間がかかりません。さらに、多くのシステムには“検索機能”が備わっているため、キーワードを入れるだけで必要な情報を見つけられるのです。
(2)顧客対応をナレッジ化して蓄積できる
次に、顧客に対する提案や対応をナレッジ化して社内に蓄積できます。
不動産営業では、担当者が一人で顧客対応をすることが多いため、営業活動のノウハウが属人化しがちです。そのため、組織の利益は営業担当者のスキルに依存してしまいます。
そこで、「ナレカン」などの顧客への提案内容や商談記録を共有できるシステムを導入すると、社内に営業手法のノウハウを蓄積できるので、営業成績の向上が見込めるのです。
(3)顧客満足度が向上する
さらに、情報管理システムを導入すれば、顧客満足度の向上につながります。
紙やエクセルで情報管理をしていると、商談履歴や問い合わせ内容を共有しづらく、担当者の不在時は顧客対応が遅れるリスクがあります。しかし、システムを使えばすべての情報を一か所にまとめられるため、担当者不在時でもスムーズに対応を引き継げるのです。
その結果、担当者が変わっても顧客に最適なアプローチができ、顧客満足度の向上につなげられます。
(4)情報漏洩を防ぎやすくなる
最後に、情報漏洩を防ぎやすくなるメリットもあります。
情報管理を紙でしていると、保管場所にしまい忘れた際に外部の人に見られたり、紛失したりするリスクがあります。また、万が一顧客情報の漏洩が起こってしまった場合は、契約破棄や損害賠償を求められるだけでなく、業務停止を命じられる可能性もあります。
そこで、多くの情報管理システムに備わる「アクセス権限機能」を使えば、特定のメンバーだけで情報を確認・共有できます。その結果、情報漏洩のリスクが大幅に軽減されるのです。
不動産業向け情報管理システムの選定ポイント4選
ここでは、不動産業向けの情報管理システムにおける選定ポイントを4つ解説します。システムの導入後に「想定よりも使いづらかった」とならないために、以下の内容を確実に押さえましょう。
(1)自社に適した機能があるか
まずは、自社に適した機能があるかがポイントです。
情報管理システムといっても、管理できる内容や機能は異なります。そのため、やみくもにシステムを選定してしまうと、欲しい機能がなかったり、使わない機能が多かったりする恐れがあるのです。
したがって、事前に自社の課題を明確にしたうえで、必要な機能に過不足がないシステムと選びましょう。
(2)直感的に使えるか
次に、システムを選ぶときには、直感的に使えることも大切です。
たとえば、「便利そうだから」と多機能なシステムを導入してしまうと、ITに詳しくない従業員は使いこなせない恐れがあります。また、不動産業は顧客対応や資料作成など大量の業務があるため、使い方のレクチャーに無駄な時間はかけられません。
したがって、システムを選ぶときは「社員全員が直感的に操作できるか」が大前提になるのです。そこで、メールを使える方ならば簡単に使える「ナレカン」であれば、情報の共有・蓄積がはかどります。
(3)強固なセキュリティがあるか
次に、強固なセキュリティがあることも必ず確認すべきです。
不動産業では顧客の個人情報を扱うので、信頼関係を築くうえでも情報漏洩は避けなければなりません。そのためには、パスワードの2段階機能やデータの暗号化機能など、強固なセキュリティを備えたシステムが必須なのです。
なかでも、国際水準のセキュリティである「ISO27001」を取得しているシステムであれば、大量の個人情報を管理する場合でも安心です。
(4)サポート体制は十分か
最後に、情報管理システムのサポート体制が十分かも重要です。
システムを運用するうえでは、使い方が分からなかったり不具合が起きたりするケースもあります。そこで、このような場合に迅速なサポートを受けられれば、進捗が遅れる心配もありません。
具体的には、「ナレカン」のように「1営業日以内にサポートが受けられる」など、サポートにスピード感のあるシステムを選ぶのがベストです。
不動産業での情報管理におすすめのシステムまとめ
ここまで、不動産業での情報管理におすすめのシステム4選や選定ポイントを中心にご紹介しました。
ほかの業界に比べてとくに多くの個人情報を扱う不動産業では、徹底した情報管理をしなければなりません。また、安定した利益を上げ続けるためにも、顧客対応をナレッジ化して社内に共有・蓄積しておく仕組みが必要です。
そこで、高度なセキュリティを備えた情報管理システムであれば、顧客情報を安全に管理でき、属人化しやすい営業手法の共有にも役立ちます。ただし、システムを社内に浸透させるには「サポートが充実しているか」や「誰でも簡単に使えるか」を確認しましょう。
とくに、多機能なシステムではメンバーが使えない恐れもあるため、ITに不慣れな社員でも使えるシンプルな情報管理システム「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、自社の情報管理を効率化しましょう。