工事現場での従業員の実際の動きは把握しづらいため、こうした状況確認のために日報作成をさせる企業が増えています。
 
しかし、ほかにも行うべき業務が多々あるなかで日報作成に時間を割くべきか悩んでいる管理者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、土木工事で日報を作成するメリットから、作成時の注意点や記載すべき項目、日報作成に役立つツールまでを解説します。
 
  • 土木工事で日報を作成するメリットを押さえたうえで、日報運用に取り掛かりたい
  • 日報作成を義務としているが、現場との認識に乖離があり正しく運用ができていない
  • 日報作成に役立つテンプレートやツールが知りたい
という方は今回の記事を読むと、土木工事で日報を作成するメリットや記載項目について正しく理解でき、自社での工事日報の運用を成功させられます。


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工事日報を作成する3つのメリット

以下では土木工事において工事日報を作成するメリットを解説します。工事日報の作成を行うと以下の3つのメリットが得られるようになります。

労務管理が可能になる

工事日報を作成すると、従業員の労務管理が可能になります。
 
業務量が過多になり働きすぎると、従業員の心身の健康に支障をきたします。その一方で作業員の仕事量が少なすぎれば、企業にとって利益の損失になります。そのため、労務管理は企業にとって重要な業務のひとつと言えます。
 
工事日報を作成すると、実働時間や業務内容・残業時間の記録ができるようになります。その結果、企業は従業員が適正な働き方をしているかどうかを可視化できるのです。

コストの削減につながる

工事日報の作成はコスト削減に繋がります。
 
建設業界では、発生するコストのうちおよそ3割が人件費などの労務費と言われています。こうしたコストカットには事前に想定している労働力と実際の労働力とのズレの解消が必要不可欠です。
 
たとえば、残業している社員の人数が多い現場は、労働力不足が考えられます。こうした現場に労働力の余っている現場から人材を補填すれば、残業代を削減しながら業務を進められます。
 
結果として、無駄なコストが削減され最小限の人件費で適切な品質の工事が可能になるのです。

作業者のメンタル管理が行える

工事日報の作成は、作業者のメンタル管理にも貢献します。
 
毎日工事日報を作成させることで、作業者に何かあった場合、早い段階でそれに気付けるようになります。早期発見ができればフォローがしやすいうえ、場合によっては退職を防ぐきっかけにもなりえるでしょう。
 
このとき作業者と管理者の縦の関係だけでなく、チームメンバーやプロジェクトメンバーなど横の繋がりに対しても日報共有を行うシステム作りを行うと、よりコミュニケーションの活性化が見込めます。


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工事日報作成時の注意点

以下では、工事日報を作成する際の注意点を解説します。作成した日報を有意義なものにするためにも、以下のポイントを押さえて記載を行いましょう。

項目の不備がないかを確認する

まずは、作成した工事日報に項目の不備がないかを確認します。
 
必要な項目が記載されていない日報では、管理者はあとから再度状況を確認する手間がでてしまいます。また、場合によっては日報の修正や再作成が必要となり無駄な業務が増える原因になります。
 
効率的に日報作成を進めるためにも、記載項目に不備がないかどうかを事前によくチェックしましょう。

過不足なく記載する

工事日報には、過不足ない記載を心がけましょう。
 
日報作成の経験が少ないと「書く内容がないから」といって無駄な記載を行い文字数を稼いだり、大量の内容をまとめようとするあまり必要な情報が抜け落ちたりしてしまいがちです。
 
日報は、あくまでもその日行った業務について、上長に報告するための書類です。したがって、「内容に過不足がないか、意味が間違いなく通るかを意識して記載を行う」という共通認識の醸成が必要です

主観的な記載をしない

工事日報では主観的な記載を避け、客観的な事実のみを記載しましょう。
 
主観的な記載はあくまでも書き手の考えに依存するものであり、読み手が必ずしも同じ意見を持っているとは限りません。とくに、日報は上長などの管理者やその場にいない社員など第三者が閲覧することを想定した記録です。こうした記録が主観のみで構成されていたら、読み手は内容を理解しづらくなってしまうのです。
 
したがって、日報に記載する内容は客観的な事実に基づいて記載しましょう。具体的な数字などがある場合は併せて記載すれば、より具体性を持たせた日報作成が行えます。


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工事日報に記載すべき項目とは

以下では、工事日報に記載すべき項目を解説します。
企業によっては、内容に差があるケースも存在しますが、一般的に工事日報には以下の項目の記載が必要です。
 
  • 作業場所
  • 作業内容
  • 報告者
  • 作業時間(開始時刻・終了時刻)
  • 残業時間(開始時刻・終了時刻)
  • 作業員数
  • 連絡事項
いちからフォーマットを作成して自社で日報の運用をする場合は、上記の項目は不足なく押さえておきましょう。


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工事日報作成に使えるテンプレート

以下では、工事日報の作成に利用できる無料のテンプレートをご紹介します。
 
フォーマットが定まっていない場合、自分で作る方法もありますが、インターネット上で配布されている無料のテンプレートを利用すれば、デザインを行う手間なく日報作成が行えます。

「Excelフリーソフト館」の工事日報

Excelフリーソフト館のテンプレート画像

Excelフリーソフト館の工事日報です。見出しの項目ごとに色分けがされているので、ビジュアルがわかりやすい点がポイントです。
 

「業務用テンプレート」の工事日報

業務用テンプレートのテンプレート画像

こちらのテンプレートは「職種」「資材」「機械」の項目で分けられており、各パートの作用内容や備考を記載できるテンプレートです。
 


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【土木業界必見】工事日報を効率的に作成できるITツール

以下では、土木業界必見の工事日報を効率的に作成できるITツールをご紹介します。
 
日報作成は毎日行う作業なので、どれだけ効率的に進められるかが業務負荷を軽減する鍵となります。導入コストが低いという理由で、日報作成を手書きやエクセルで行う企業もありますが、こうしたアナログな方法は作成に時間がかかるうえ、共有するには回覧か別途ツールでの送付が必要です。
 
したがって、工事日報は「作成・共有をひとつのツール内で完結できるITツール」を利用して運用するのがおすすめです。また、ツール内でコミュニケーションが行えるものを選択すれば、共有後のやりとりまでが一気に効率化します。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は、日報作成をはじめとした、土木業界の情報共有を最も簡単に効率化できる情報共有ツールです。
 
Stockの「ノート」に直接日報を記載すれば内容がリアルタイムで共有されるため、紙の日報で発生していた回覧の手間もありません。また「メッセージ」を利用すれば「ノート」に紐づけたやりとりが行えるので、社員間のコミュニケーションも促進できます。

土木業界の情報共有を最も簡単に効率化するツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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土木工事で日報を作成するメリットのまとめ

ここまで、土木工事で日報を作成するメリットや、作成時の注意点・記載すべき項目などを解説しました。
 
土木工事で日報を作成すると労務管理やコスト削減・メンタル管理などのメリットが得られます。効果を十分発揮させるためにも、作成者は内容が過不足なく客観的に記載できているかどうかに注意し、作成に取り組みましょう。しかし、さまざまな業務に追われているなかで、作業者は日報作成にわざわざ時間を割けないのが現状です。
 
したがって、管理者は作業者の負担軽減に努めたうえで日報運用を行う必要があります。手作業を辞めてデジタル化するのはもちろんですが、導入するツールが作業者にとって「利用するのに負担がかからないツールかどうか」にも注意を払いましょう。
 
結論、日報作成に導入すべきITツールは、ITリテラシーの低い社員でも直感的に使いこなせるほど簡単な情報共有ツールStock一択です。非IT企業を中心に現在100,000社以上の企業に導入され、さまざまな業務効率化に貢献しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社の日報運用を成功させましょう。