スケジュール管理は、ビジネスマンとして必須のスキルです。スケジュール管理を徹底することで、仕事の目標時間やタスクの管理が明確になります。その結果、作業時間が効率化して残業を減らすこともできるのです。
 
しかし「効率的なスケジュール管理ができず、タスクが負担になっている」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スケジュール管理を効率化するコツや注意点を中心にご紹介します。
 
  • 効率的なスケジュール管理ができず、タスクの不備や遅れが出てしまう
  • スケジュール管理を効率化するにあたり、意識すべきポイントを押さえたい
  • 煩雑なスケジュール管理から脱却し、円滑にタスクを進めたい
という方はこの記事を参考にすると、スケジュール管理を効率化するにあたって重要なポイントがわかり、時間管理の側面からタスクを円滑に進められるようになります。


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スケジュール管理をなぜ効率化すべきか

スケジュール管理の効率化は、プロジェクトを成功をさせるために必要不可欠です。
 
タスクに充てられる時間や人員には限界があるため、効率的な手順と割り振りでスケジュール管理を進める必要があります。また、スケジュール管理が適切にできていなければ、タスクの優先順位が分かりにくくなり、未完了のタスクが増える原因にもなるのです。
 
非効率なスケジュール管理では社員の抱える負担が増え、プロジェクトの成功が阻害されてしまいます。このような事態を防ぐためにも、スケジュール管理の効率化を徹底するべきと言えます。


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効率的なスケジュール管理を実践するコツ

以下では、効率的なスケジュール管理を実践する4つのコツを紹介します。タスクを円滑に進めるためにも、確実に把握しておきましょう。

タスクに優先順位をつける

スケジュール管理の効率化でまず重要なのが、タスクに優先順位をつけることです。
 
タスクの重要性・緊急性から優先順位を決めてスケジュールに落とし込むことにより、効率よく仕事を進められます。目の前のタスクに手を付けるのではなく「最も優先して取り掛かるべきタスクは何か」を明確にすることで、時間に余裕が生まれるのです。
 
ただし、タスクの優先順位は主観といった定性的な判断ではなく、「なぜ優先すべきなのか」の根拠を検証してから設定しましょう。

スケジュール活用を習慣化する

スケジュール活用の習慣化も、時間管理の効率化において重要です。
 
タスクや日程に変更があった場合、確認や修正を怠っていると抜け漏れのリスクも高くなってしまいます。今すべきタスクは何か、スケジュールに変更はないかを常に把握するようにしましょう。
 
スケジュール活用を習慣化することで、予定外のタスクが発生した場合でも対応の遅れを防げるため、効率化が見込めるのです。

具体的な目標設定をする

効率的なスケジュール管理には具体的な目標設定も欠かせません。
 
「いつまでに」「何を」「どれほどのペースで」のような具体的な目標を設定することで、目標から逆算してタスクに着手できます。目標設定をするうえで過去に同じタスクをした場合は、時間がどれだけかかったかを参考にするのも大切です。
 
また、長期のタスクでは当初設定していた目標とは異なるスケジュールとなるケースもあります。そのため、スケジュールの変更に応じて、タスクの目標(ゴール)や期限も都度変更できる柔軟性も必要です。

スケジュールを定期的に見直す

定期的なスケジュールの見直しもスケジュール管理を効率化させるコツのひとつです。
 
タスクの着手時間に過不足はないか、スケジュール通りにタスクを進められているかなど、スケジュール管理の達成度合いを定期的に振り返ることで、期日直前に不備が発覚するといったトラブルを防げます。
 
このように、スケジュールの見直しによってタスクの適切な管理ができているかが確認でき、不備がある場合は随時早急な対応が可能になるのです。


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スケジュール管理を効率化させる際の注意点

闇雲にスケジュール管理の効率化に着手すれば、すぐに効果が現れるわけではありません。本来の目的である「プロジェクトの成功」を実現するためにも、以下の4つの注意点を意識しましょう。

作業時間を正確に見積もる

スケジュール管理を効率化する際には、作業時間を正確に見積もる必要があります。
 
作業の見積もり時間と実際の作業時間に乖離があると、タスクの完了が期日直前になる恐れもあるので注意が必要です。
 
期日直前に時間が足りなくなるという事態を防ぐためにも、タスクにかかった時間をデータとして蓄積しておき、正確に作業時間を見積もっておきましょう

余裕を持って時間管理を行う

予定を詰め込むのではなく、余裕を持って時間管理を行うことも注意すべき点です。
 
急なトラブルや案件対応が発生した場合、スケジュールに余裕がないと本来優先すべきタスクが回らなくなる可能性があります。仮に、抱えているタスクの時間配分に余裕がなければ、急に重要なタスクの差し込みがあっても対応できません。
 
したがって、スケジュールを組む際には予定に余裕を設けて時間管理を行い、柔軟なリスケジュール対応ができるようにしましょう。

プロジェクトの規模が大きい場合は管理方法を統一させる

大規模なプロジェクトの場合は、チームで管理方法を統一させる点にも注意しましょう。
 
大規模なプロジェクトでは、メンバーごとに違う方法でスケジュールを管理することは非効率です。タスク管理の方法が違えば、どのタスクがどの程度進んでいるのかの把握が難しくなるからです。
 
メンバーが互いのスケジュール内容を把握しながらプロジェクトを円滑に進行するためにも、「Stock」のようなシンプルな管理ツールを使って、スケジュール管理の方法を統一させましょう。

個人のみでスケジュール管理を完結させない

個人のみでスケジュール管理を完結させないことも、時間管理の効率化の際に注意すべきポイントです。
 
チームでのプロジェクトを進める際には「誰が、いつまでに、何をしなければならないのか」という情報をメンバーに素早く共有しなければなりません。このような、スムーズな情報共有を行うことではじめて、チーム全体で円滑なプロジェクトの進行が可能になるのです。
 
円滑にプロジェクトを進行させるためには、タスク内容やスケジュールに変更がある場合でもタイムラグなく共有・確認ができるITツールの活用が不可欠です。


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スケジュール管理の効率化に最適なツール

以下では、スケジュール管理の効率化に最適なツールをご紹介します。
 
スケジュール管理はITツールを導入することで「誰が、いつ、何をする」といった具体的なスケジュール内容が可視化されるため、メンバー各自におけるタスクの進捗状況が一目で把握できます。また、時間や場所を問わず情報共有ができることからスケジュールに変更があった場合の対応速度も上がるため、作業の効率化が見込めるのです。
 
ただし、操作が複雑なツールではITリテラシー低い社員が使いこなせず、個人のツールへの理解度に依存したスケジュール管理になりかねません。つまり、ツールを確実に浸透させるためには「ITリテラシーにかかわらず誰でも簡単に扱える」必要があります。
 
したがって、すぐにでもスケジュール管理をコストをかけずに効率化するためには、「Stock」のような、65歳以上の社員でも即日で操作できるほどシンプルで、効率的なスケジュール管理に過不足のない機能を持つツールが必須です。
 
Stockの「ノート」にメンバーごとのスケジュール・作業内容を作成し、任意のメンバーへの共有ができます。また、「タスク」機能を使うとメンバーごとに詳細な作業内容がわかるため、個人のみでなくチームでの円滑なスケジュール管理が行えるのです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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スケジュール管理を効率化させるコツや方法まとめ

これまで、スケジュール管理を効率化させるコツや方法を中心にご紹介してきました。
 
スケジュール管理はタスクの優先順位や目標を明確にしたうえで、どれほどの裁量でタスクを進めていくかを見積もることで効率化できます。また、管理方法をチームで統一させれば、タスクごとのメンバーの進捗状況が一目で把握できるのです。
 
スケジュール管理をチームで統一するには、ITツールの導入・運用一択です。しかし、メンバー全員がツールを使いこなせなければ、タスクの適切な管理ができず抜け漏れや情報共有の停滞を招いてしまいます。
 
そのため「メンバー各自のタスクが一か所に集約できる」ことに加え、「メンバー全員が直感的に使いこなせるツールである」という判断基準でツールを選定しましょう。
 
今回ご紹介したStockはタスクを一元管理し、ITリテラシーが低い社員でも簡単に使いこなせるツールです。直感的な操作でタスクを管理できるので、効率的なスケジュール管理をすぐに実現します。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してスケジュール管理を効率化し、プロジェクトの成功に繋げましょう。
 
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