プロジェクト管理を成功させるには「スキル」が必要です。メンバーをまとめたりスケジュールを決めたりするといった場面で、スキルがあれば効率的な管理ができます。
一方で、プロジェクト管理の経験が乏しく「どうすればスキルアップできるか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト管理の必須スキルとスキル向上のコツを中心に解説します。
- 経験が浅いので、プロジェクト管理に必要なスキルが詳しく分からない
- プロジェクト管理スキル向上させるにあたり、有効なポイントを押さえたい
- プロジェクト管理に必要な要素を把握して成功につなげたい
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクト管理スキルを向上させる方法が分かり、管理をスムーズに進められるようになります。
目次
プロジェクト管理には「スキル」が必要
プロジェクト管理に必要なのは、チーム全体のタスクを可視化したりトラブルに対応したりするスキルです。
作業状況を見える化すれば「誰がどれほどタスクを進められているか」が分かるので、進捗管理がしやすくなります。また、仮にタスクが遅れるトラブルが起きた際も、スケジュールを適切に調整するスキルがあれば納期を漏らす心配はありません。
以上のように、進捗状況の透明化やトラブルへの対応力といったスキルはプロジェクト管理に欠かせず、チームで連携して作業を進めるうえでも大切です。
プロジェクト管理に必要なスキル5選
以下では、プロジェクト管理に必要なスキル5選をご紹介します。これまでスキルを詳しく把握しておらず、管理に不備があった担当者の方は必見です。
（1）業界への専門知識
まずは、業界への専門知識が挙げられます。
プロジェクトに関する競合他社や業界の動向などの情報は、差別化を図るためにも確実に理解していなければなりません。また、競合分析の結果を全体に共有すればプロジェクトの方向性が明確になるので、チーム内で認識の齟齬が起こるリスクも抑えられます。
したがって、適切な根拠からプロジェクトの方向性を判断するためにも、必ず事前に業界の専門知識を身に付けましょう。
（2）スケジュールや予算のマネジメント力
次に、スケジュールや予算のマネジメント力も必須スキルです。
プロジェクトの納期や予算は限られているため、リソースを適切に管理する必要があります。とくに、スケジュールを管理ではプロジェクトの全工程を把握したうえで、各工程の期限が守られているかを確認するのが大切です。
一方、予算管理では「利益を最大化するためにいかにコストダウンするか」を考慮しなければなりません。以上のように、スケジュールや予算といった限られた資源を有効活用するスキルがあれば、当初の計画から大きくそれる恐れもないのです。
（3）円滑なコミュニケーション能力
次に、円滑なコミュニケーション能力もプロジェクト管理に欠かせません。
メンバーと活発なやりとりをすれば各人の特性や強みが分かります。その結果、メンバーのキャパシティに応じて適切なタスク量を設定できるようになるのです。
加えて、メンバーが意見を言いやすい環境づくりをすれば、担当者だけでは気づかない管理体制の不備も早期に見つけられます。
（4）トラブルへの対応力
次に、プロジェクト管理にはトラブルへの対応力も重要です。
たとえば、タスクがスケジュールよりも遅れている場合、余裕のあるメンバーにタスクを再配するといった処置が求められます。このように迅速なトラブル対応をすれば、納期遅れやタスクの抜け漏れが起こる心配もありません。
また、納期直前に慌ててスケジュールを再調整することのないように、トラブルは早期に共有する旨をチームに教育しましょう。
（5）進捗状況の把握能力
進捗状況の把握能力もプロジェクト管理に必須です。
各メンバーのタスクがどれくらい消化されているか分かれば、目標期日からの逆算もしやすくなります。そのためには、進捗を共有する際に「目標に対してどれほど進んだか」「どれほどの時間で完了できそうか」など、定量的なデータが必要です。
ただし、口頭での進捗確認では「言った・言わない」の状態になりかねないため、必ずあとからでも見返せる場所に情報を残しておくべきです。
プロジェクト管理スキルを向上させるコツとは
ここでは、プロジェクト管理スキルを向上させるコツを4つご紹介します。管理をミスなく進めるためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。
コツ1｜プロジェクトの目標を明確化する
まずは、プロジェクトの目標を明確にするのが大切です。
プロジェクトの目標が可視化されていれば「優先してこなすべきタスクは何か」も分かりやすくなるので、効率的にタスクを進められます。また、予算やスケジュールも明確に決められるため、リソースが足りなくなるリスクも軽減できるのです。
加えて、目標達成に向けてどのような行動をすべきかの指針も共有すれば、メンバーが共通認識を持ってプロジェクトに臨めます。
コツ2｜情報共有を徹底する
情報共有を徹底するのも、プロジェクト管理スキルを向上させるコツです。
たとえば、プロジェクトに関連するクライアントの要望変更があった際に、情報共有を徹底していれば迅速にチームへ反映させられます。また、万が一トラブルが発生した場合でも早急に発見・対応できるので、事態の悪化を防げるのです。
ただし、メールや電話での情報共有は、相手の返信を待つストレスがかかるのでおすすめできません。一方で「プロジェクト管理ツール」を使えば、チャット機能によって返信・リアクションが瞬時にできるため、意思決定もスムーズです。
コツ3｜作業状況を常に把握する
次に、作業状況を常に把握するのも重要です。
たとえば「未完了・完了」のようにステータスを明確にすれば、作業状況が一目で分かります。その結果、仮にタスクの進捗が遅れている場合でも、ほかのメンバーに振り分けるなどの対策ができるのです。
したがって、進捗把握のスキルを向上させるためにも、メンバーの作業状況は常に可視化しておきましょう。
コツ4｜ナレッジ・ノウハウを蓄積する
最後に、スキル向上にはナレッジ・ノウハウを蓄積するのも欠かせません。
プロジェクト管理のナレッジ・ノウハウを蓄積すれば、同様の案件を担当する際にも活用できます。また、FAQ（よくある質問）を作成しておくと、不明点が生じた際にも自己解決できるため、コミュニケーションコストの削減につながるのです。
ただし、紙やWord・Excelで管理すると、必要な情報を探すのに無駄な時間がかかってしまいます。このような状態から脱却するには、検索機能でスムーズに目的の情報へアクセスできる「プロジェクト管理ツール」を活用すべきです。
なかでも、チャットツールと異なり情報が流れない「Stock」を使えば、プロジェクトごとに内容を振り分けられるので混乱しません。
【必見】誰でも確実にプロジェクト管理できるツール
以下では、誰でも確実にプロジェクト管理できるツールをご紹介します。
プロジェクト管理に必要なスキルを向上させるには、作業状況を可視化したり円滑に情報共有したりするのが大切です。しかし、紙やWord・Excelで管理は、タスクの進捗を確認するのに電話やメールをしなくてはならないので避けましょう。
そこで「プロジェクト管理ツール」を活用すれば、各メンバーの作業状況を瞬時に確かめられるうえ、リアルタイムでのやりとりも可能になります。ただし、チャットツールのように情報が流れるツールでは、ナレッジが蓄積されずスキルを向上できません。
したがって、ツールを選ぶ際は「あらゆる情報を確実に残せるか」を判断すべきです。結論、プロジェクト管理の必要スキルを活かすには、あらゆる情報を蓄積する「ノート」があり、メンバーの進捗が簡単に把握できる「Stock」が最適と言えます。
Stockの「ノート」に情報を蓄積してメンバーへ即座に共有できるほか、各ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づいているので情報が錯綜しません。そのため、やりとりや進捗確認も円滑になり、プロジェクト管理スキルの向上にもつなげられます。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト管理の必須スキルやコツまとめ
これまで、プロジェクト管理の必須スキルやコツを中心にご紹介しました。
プロジェクト管理には、進捗状況の把握能力やトラブルへの対応力だけでなく、活発な情報共有も必要です。また、ナレッジ・ノウハウが正しく蓄積されれば、以降のプロジェクトにおける管理スキルもアップできるのです。
しかし、紙やWord・Excelは情報へのアクセス性が悪いため、検索機能で目的の情報を瞬時に探し出せる「プロジェクト管理ツール」を使いましょう。ただし、情報がほかの内容に埋もれて流れるツールでは、かえって管理が滞りかねません。
以上のような事態を回避するためにも、ノートにあらゆる情報を確実に残せる「Stock」でプロジェクト管理すべきです。
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入し、プロジェクト管理スキルを効率よく向上させましょう。
