会社にマニュアルがあると、新人や中途社員なども業務の内容や手順が分かるようになり、安心して仕事を進めていけます。また、新人教育や引継ぎにも活用できるので、教育コストも抑えられるのもメリットです。
一方で、時間がなくてマニュアルを作成できていなかったり、そもそもマニュアルに必要性を感じていなかったりするケースも少なくありません。
そのため、「会社にマニュアルを整備できていない」「どのようにマニュアルを作成したらいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを作らない会社の問題点や簡単に作れる方法をご紹介します。
- 会社のマニュアル作成がうまくいかない理由を把握して改善したい
- 作成したマニュアルが現場に定着せず困っている
- 非ITの会社でも簡単にマニュアルを作成・管理できる方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、マニュアルが必要な理由が分かるだけでなく、業務に活用されるマニュアルを簡単に運用できる方法が見つかります。
目次
業務をマニュアル化できない会社の問題点
ここでは、業務をマニュアル化できない会社の問題点を解説します。「どうせ使わないから必要ない」と軽視されがちなマニュアルですが、マニュアルがない会社には以下のような問題が生じます。
教育コストがかかる
マニュアルがなければ、必要以上に教育コストがかかってしまいます。
マニュアルがない会社では、一から業務の内容や手順を口頭で説明する必要があるため、1つ1つの引き継ぎに時間がかかってしまいます。さらに、相手ができるようになるまで、質疑応答が繰り返されれば、教育係の本来の業務を圧迫しかねません。
とくに、新人社員のうちは「分からないところがあるけど、質問しづらくて作業を進められなかった」というケースも起こりがちです。このように、マニュアルがなければスムーズに作業を進められず、教わる側・教える側ともに負担が大きくなってしまいます。
業務が属人化する
マニュアルがなければ、業務の属人化が起こりやすいです。
マニュアルがない状況では、業務の内容や進め方が共有されず、社員ごとに業務の質にばらつきが出ます。また、「社員Aには〇〇と教わったが、社員Bには△△だと言われた」などの混乱を招きかねないのです。
このように、マニュアルがない会社では、業務ノウハウやナレッジが標準化できないため、業務が属人化してしまいます。
トラブルを回避しきれない
マニュアルがあれば防げたはずのトラブルも、防ぎきれなくなってしまいます。
たとえば、食品を取り扱う企業であれば、衛星管理が徹底されていなければ、消費者の健康を害する恐れがあります。また、製造業のように大きな機械を扱う現場では、安全管理がされていなければ、事故につながりかねません。
以上のように、マニュアルがないが故に遵守すべき事項が守られておらず、トラブルに発展してしまうケースがあるのです。
中小企業でマニュアルが必要な理由とは
ここでは、中小企業でマニュアルが必要な理由を3つ解説します。以下の理由から、マニュアルは大企業のみならず、中小企業でも不可欠だと言えます。
（1）業務の質を底上げできる
中小企業でマニュアルが必要な1つ目の理由は、業務の質を底上げできることです。
マニュアルを作ると業務内容が見える化するので、業務が標準化して社員ごとの質のばらつきを抑えられます。さらに、マニュアルを通して業務ノウハウやナレッジを共有すれば、社員全体の業務の質を底上げできるのです。
このように、マニュアルは属人化防止だけでなく、業務の質の向上という観点からも重要と言えます。
（2）作業をサクサク進められる
中小企業でマニュアルが必要な2つ目の理由は、作業をサクサク進められることです。
従業員が比較的少ない中小企業において、１人が複数の業務を担当するケースは珍しくありません。それゆえ、業務を効率的にこなしたり、必要な情報を瞬時に把握したりすることが求められます。
しかし、複数の業務手順や専門的な情報を完璧に覚えることは困難です。したがって、業務ごとに最適な流れやノウハウが記載されたマニュアルを作成して、いつでも参照できるようにしましょう。
たとえば、PC・スマホに対応している「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールであれば、従業員が時間や場所を問わずマニュアルへアクセスして、作業を円滑に進められる環境を整備できます。
（3）教育コストを削減できる
中小企業でマニュアルが必要な3つ目の理由は、教育コストを削減できることです。
マニュアルがない現場では、新人教育や引継ぎに時間がかかります。とくに、社員数が限られている中小企業においては、人員一人当たりの作業効率が企業の利益に直結しやすいため、教育コストはできるだけ抑えたいものです。
そこで、マニュアルとして作業手順を文字におこせば、一から口頭で説明する手間がなくなり、教育の負担を軽減できます。つまり、人的リソースに限りがある中小企業こそ、マニュアルを作成して教育コストを減らす必要があるのです。
会社のマニュアル運用がうまくいかない理由とは？
ここでは、会社のマニュアル作成がうまくいかない理由を解説します。マニュアルがうまくいかない背景には、従業員が以下の理由でマニュアルを軽視しているという現状があります。
（1）マニュアル人間になると考えている
1つ目に、マニュアルを作成しない会社では「マニュアルがないと仕事ができない”マニュアル人間”になる」と考えているケースが多いです。
マニュアルが定着すると、マニュアルに書かれていない想定外のトラブルに対処できなくなるという懸念点があります。このようなマニュアルに対するマイナスの印象から、マニュアルを作らない選択を取る企業は少なくありません。
しかし、こうした懸念点は、想定外の事態が起きた場合のフローや連絡先をマニュアルに記載することで解消できます。したがって、マニュアルにはイレギュラーの対処法まで明記して、従業員をサポートしましょう。
（2）マニュアルを作る時間がない
2つ目に「他の仕事で忙しいのに、わざわざ作っている暇がない」というのもマニュアルが作成されない理由に多いです。
一人あたりの作業量が多い中小企業では、マニュアルの作成が後回しになりがちです。しかし、今後も発生する「新人を教育するのにかける時間」を考えれば、まずはマニュアルを作成する時間を確保すべきです。
とはいえ、紙ベースでマニュアルを作成する場合、共有する度に印刷したり、内容を更新するときに一から書き直したりする手間がかかります。そこで、マニュアルを作る手間を省きたい方は、ITツールの導入を検討しましょう。
たとえば、シンプルな使い勝手のツールであれば、直感的に情報を書き込めるので、はじめて利用する方でも時間をかけずにマニュアルを作成できます。
（3）誰もマニュアルを見ていない
3つ目に「誰もマニュアルを見ていない」という状況も、新たに業務が増えてもマニュアルが作成されない理由として挙げられます。
マニュアルが使われない背景には「内容が多すぎて必要な情報を見つけられない」といった問題があります。しかし、従業員がマニュアルを見ていなければ、変更点を周知できずトラブルとなりかねないため改善する必要があるのです。
したがって、作成したマニュアルは見やすく管理して、必要な情報へ瞬時にアクセスできる環境を整えましょう。たとえば、精度の高い検索機能がついた「ナレカン」などのITツールで管理すれば「誰もマニュアルを見ていない」問題を解消できます。
【これで解決】会社のマニュアル作成をうまく進める方法
以下では、会社のマニュアル作成をうまく進める方法を紹介します。
マニュアル作成がうまくいかない会社では、マニュアルの作成が面倒で後回しにしているケースが多いです。とくに、紙ベースでマニュアルを作っていると、印刷コストがかかったり、内容を更新するたびに都度修正・共有する手間が発生したりしていまいます。
そのため、「マニュアルを簡単に作れるシンプルなITツール」を使うべきです。ITに不慣れな従業員でもストレスなくマニュアルを作成して、業務を円滑に進められます。
結論、自社でマニュアルを作成するには、メールを使える方であれば、簡単にマニュアルを作成・管理・更新できる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」で直感的に業務の手順やポイントを書き込みながら、画像・動画を添付して分かりやすく説明可能です。また、ボタン1つで呼び起こせる「テンプレート」を使えば、過去に作ったマニュアルを使い回せるので、一から作成する手間を省けます。
はじめてのマニュアル作成・管理を円滑にするツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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マニュアルを作らない会社の問題点と解決策まとめ
ここまで、マニュアルを作らない会社の問題点やマニュアルの必要性を解説しました。
マニュアルがなければ、業務内容が見える化されず、属人化が起こったり教育コストが高まったりする原因となります。とくに、社員数が限られている中小企業ではマニュアル作成による作業効率化が不可欠なのです。
ただし、マニュアルは作って終わりではなく、適切に管理して活用される環境を整えなければなりません。そこで、使いやすいITツールを導入すれば、PCやスマホから場所を問わずマニュアルを閲覧できるので、活用されやすくなるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない方でも適切にマニュアルを作成・管理・閲覧できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを簡単に運用できる環境を整えましょう。
