プロジェクトを計画通りに進めるためには、適切な工数管理が必須になります。しかし、工数管理は手間がかかるため、簡易的に済ませているチームが多いのが現状です。
 
そこで、入力の手間が減るなど作業負担を大幅に削減できるITツールが注目されています。一方で、工数管理ができるITツールは種類が多いので「どのようなポイントでツールを選定すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、プロジェクトの工数管理におすすめのツールと比較ポイントを中心にご紹介します。
 
  • 工数管理がアナログなため、メンバーの作業状況がチーム全体に共有できていない
  • 工数管理ツールを導入し、メンバー全員の進捗状況を一目で確認できるようにしたい
  • 数ある工数管理ツールのなかから、自社に最適なものを選定したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な工数管理ツールを見つけられ、プロジェクトの工数管理におけるストレスを解消できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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工数管理とは

工数管理とは、プロジェクトにおけるタスク量や作業時間を正確に把握し、計画通りに進んでいるかチェックすることを指します。
 
プロジェクトの工数管理をするとタスクにかかる時間を把握できるため、納期から逆算してスケジュールを組めます。また、工数管理によって「作業にどれほどの人的コストがかかるか」も分かるので、各作業に適切なリソースを割けるようにもなります。
 
したがって、時間やコストの把握がしやすくなることから、工数管理はプロジェクト全体を円滑に進めるうえで必須と言えるのです。


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工数管理ツールの種類

工数管理ツールは大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれのメリットとデメリットは以下の通りです。
 
オンプレミス型 クラウド型
メリット
  • 社内ネットワークのみで利用できる
  • 自社用に自由にカスタマイズできる
  • インターネットに接続すれば、場所を問わずにアクセスできる
  • サービスの契約開始と同時に利用でき、初期費用を抑えられる
デメリット
  • クラウド型よりもセキュリティリスクが高い
  • 導入時に専用サーバーが必要なので、初期費用がかかる
  • サービスとしての機能が決まっており、カスタマイズができない
以上の点を把握したうえで、自社にマッチしたツールを選定しましょう。


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工数管理ツールの比較ポイント

ここでは、工数管理ツールの比較ポイントを3つご紹介します。ツールの導入後に「思っていた仕様と違っていた」とならないためにも、以下の点を押さえましょう。

(1)自社の予算内に収まっているか

ツールの選定時には、料金プランが自社の予算内に収まっているかチェックする必要があります。
 
工数管理ツールは、大きく分けて「買い切り型」と「月額課金型」の料金プランがあり、自社の運用方法や用途に合わせた選択が重要です。たとえば、月額課金型であれば、利用人数ごとに料金が異なるので導入範囲を事前把握しておきましょう。
 
やみくもに導入して無駄な導入コストをかけないためにも、導入前に料金プランを必ず確認し、適切な見積もりをしておくのが大切です。

(2)必要な機能が過不足なく備わっているか

工数管理ツールの比較時は、自社に必要な機能が備わっているかも重要な点です。
 
たとえば、工数だけでなくプロジェクト全体の進捗も管理したい場合、日報やスケジュール機能も搭載されたものを選ぶ必要があります。一方、シンプルに工数管理だけしたいのなら、スマホでも簡単に利用できるツールが適しています。
 
つまり、搭載されている機能はツールごとに異なるため、導入目的と照らし合わせて必要な機能を精査しましょう。

(3)社員全員が使いこなせるか

最も重要な比較ポイントは、メンバー全員がツールを使いこなせることです。
 
工数入力は頻繁に行う作業なので、メンバーが負担なく操作できるツールでなければ作業全体がスムーズに進みません。また、ツールを使いこなすためには、機能や運用方法をわざわざ教育する必要があるのです。
 
したがって、「ITに不慣れな人でも使いこなせるツール」を導入・運用しましょう。たとえば、非IT企業の社員でも簡単に工数の入力・閲覧が可能な「Stock」を使うと、ツールの教育コストを抑えながら誰でも適切な工数管理ができます。


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プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選

以下では、プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選をご紹介します。
 
ExcelやWordを用いた工数管理では、プロジェクトの進捗を確認するたびにファイルを開かなければならず、共有もほかのツールを使う必要があります。一方、工数管理ツールならファイルを開く手間がなく、情報の共有までできるのです。
 
ただし、多機能なツールは操作の難しいので、メンバー使いこなせず工数管理が不十分となる恐れもあります。そのため、ツールの選定時は必ず「ITリテラシーの低い人でも簡単に使いこなせるか」を判断基準にすべきです。
 
結論、選ぶべきツールは、導入初日から説明不要で操作できるほどシンプルで、プロジェクトの工数管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」で工数を管理して瞬時に共有できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」により情報の錯綜も起こりません。また、「タスク」を使えばメンバー全員の進捗状況もリアルタイムで確認できます。

【Stock】誰でも簡単にプロジェクトの工数管理ができるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【CrowdLog】直感的な工数管理が可能

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<CrowdLogの特徴>

  • 入力作業が簡単に行える
  • ドラッグ&ドロップで直感的に工数入力ができるうえ、スマホからの入力も可能です。
     
  • 他ツールとの連携
  • GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookとも連携しているため、予定の入力などを簡略できます。

<CrowdLogの注意点>

  • 無料プランがない
  • 無料プランがないため、気軽にツールを試すのが難しいです。また、契約は「12ヶ月分を先払い」となる点にも注意しましょう。

<CrowdLogの料金体系>

2つのプランがあり、どちらも初期費用は0円です。また、利用人数によって料金が変動するため、詳細についてはベンダーへ問い合わせましょう。
 
  • ベーシックプラン
  • プロジェクト管理に必要な基本機能が備わっており、単一部署向けのプランです。
  • プレミアムプラン
  • 部署履歴やAPI連携など複数部署で利用する企業向けのプランで、100人以上での使用を推奨しています。

【Backlog】エンジニア向けタスク・プロジェクト管理ツール

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<Backlogの特徴>

  • プロジェクト全体の管理が可能
  • カンバンボードやガントチャートを活用して進捗管理、また課題管理に必要なToDoリスト機能も搭載されているため、プロジェクト全体の管理を一元化できます。
     
  • ユーザーの権限管理機能
  • 管理者は各ユーザーの状況に応じた権限付与が行えます。多様な関係者がかかわる案件においても、適切な権限管理をすればひとつのツールで情報共有が可能です。

<Backlogの注意点>

  • エンジニア向けに開発されたツール
  • Backlogはエンジニア向けのツールゆえに非エンジニアが使いこなすのは難しく、操作に慣れるまでに時間がかかります。
     
  • メンバーとのコミュニケーション機能がない
  • コミュニケーションをとる機能がほとんどないため、情報共有は外部ツールと連携しなければなりません。

<Backlogの料金体系>

30日間の無料お試し後に継続して利用するには、有料プラン(2,640円/月〜)への移行が必須です。
 
  • スタータープラン:2,640円/月
  • スタンダードプラン:12,980円/月
  • プレミアムプラン:21,780円/月
  • プラチナプラン:55,000円/月

【Asana】目標達成を支援するプロジェクト管理ツール

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<Asanaの特徴>

  • タスク管理の方式を選択可能
  • タスクが縦に並ぶ「リスト方式」と付箋のように進捗管理をする「かんばん方式」から選択可能です。また、ガントチャート機能もあるため、スケジュールの把握が簡単にできます。
     
  • 連携先が豊富
  • ZoomやGoogleスプレッドシート、Salesforceなど数多くのツールと連携ができるので、ツールの横断回数を減らせます。

<Asanaの注意点>

  • 多機能ゆえに定着までに時間を要する
  • タスク管理やコミュニケーション、ガントチャートなど、機能が豊富です。それゆえ、操作が複雑なので、ITに不慣れな社員は使いこなすまでに時間がかかる可能性があります。
     
  • 無料プランでは15人までしか使えない
  • 無料プランは15人のユーザー制限があるため、大規模プロジェクトで使用する場合は有料課金が必要です。

<Asanaの料金体系>

無料でも15人まで利用できますが、無料プランでは管理者機能が使えません。そのため、管理者機能を利用するためには、有料プラン(1,475円/ユーザー/月〜)に移行しなければなりません。
 
  • Basic:0円/月
  • Premium:1,475円/ユーザー/月(月間払い)
  • Business:3,300円/ユーザー/月(月間払い)

【Jira Software】課題&プロジェクト追跡ソフトウェア

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<Jira Softwareの特徴>

  • レポート機能が充実
  • チームのパフォーマンスや作業データをレポートで出力できるので、作業配分を適正化しチームの作業効率を上げられます。
     
  • カンバンボード方式
  • カンバンボードを活用すると、タスクの進捗ステータスが一目で把握可能です。さらに、自動分析機能によりボトルネックとなっている作業を迅速に特定できます。

<Jira Softwareの注意点>

  • あくまでもアジャイルチーム向けのソフトウェア
  • アジャイル(短いスパンでPDCAを回していく開発手法)チームに特化した複雑な機能が多く備わっているので、簡単に工数管理をしたいチームには不向きです。

<Jira Softwareの料金体系>

人数によって、ひとりあたりの価格が変動する料金システムです。下記は10人で利用する場合のプランであり、人数が増加するほどひとりあたりの価格は安くなります。
 
  • Free:¥0(10ユーザーまで)
  • Standard:〜¥900/ユーザー/月(月払い)
  • Premium:〜¥1,730/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:問い合わせが必要です。

【Wrike】複数のプロジェクト管理も円滑化できる

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<Wrikeの特徴>

  • カスタマイズ性が高い
  • タスクのステータスをカスタマイズすれば、プロジェクトや部署の特徴を踏まえたうえで適切な管理ができます。
     
  • タスクのコメント機能
  • タスクのコメント欄を活用すると、部署を越えてスムーズに連絡が取れるため、メールでのやりとりや打ち合わせの回数を削減可能です。

<Wrikeの注意点>

  • 多機能ゆえにすべての機能を使いこなすのが難しい
  • プロジェクト管理のほかにも、マーケティングやシステム開発などの機能が豊富に搭載されているので、直感的に使いこなすのが難しい場合があります。

<Wrikeの料金体系>

無料プランはありますが、各種機能が制限されています。そのため、ビジネスで本格運用する場合は、有料プラン($9.80/ユーザー/月〜)への切り替えを検討しましょう。
 
  • Free:$0/月
  • Professional:$9.80/月
  • Business:$24.80/月
  • Enterprise:要問い合わせ

【freeeプロジェクト管理】工数分析を自動化できる

freeeプロジェクト管理のトップページ

<freeeプロジェクト管理の特徴>

  • 分析レポートの自動作成機能
  • ツールの蓄積されている工数情報を分析し、タスク別工数などのレポートを自動作成します。
     
  • カレンダー形式の入力画面
  • Googleカレンダーのようにシンプルに工数を入力可能です。加えて、工数やスケジュールに変更が生じた際にも、ドラッグ&ドロップで簡単に更新作業ができます。

<freeeプロジェクト管理の注意点>

  • 継続的に無料で使えない
  • 無料お試し期間は存在するものの、継続して利用するには有料プランに申し込まなければなりません。

<freeeプロジェクト管理の料金体系>

  • 年額プラン:1,500円/ユーザー/月
  • 月額プラン:1,800円/ユーザー/月


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プロジェクトの工数管理を遂行するポイント

ここでは、プロジェクトの工数管理を遂行するポイントを4つご紹介します。
 
工数管理を誤るとプロジェクトのスケジュールを正確に立てられません。そのため、以下のポイントを把握し、適切な工数管理をしましょう。

バッファ(ゆとり)を設ける

工数管理の際に重要なのが、バッファ(ゆとり)を設けることです。
 
たとえば、「急遽プロジェクトの担当者が変わった」という状況になれば、さまざまな調整のために時間が必要になります。そこで、工数に余裕を持たせておくと、不測の事態にも迅速かつ丁寧に対応でき、納期が遅延するのを防げるのです。
 
とくに、未経験の作業にバッファを持たせておけば、ミスも焦らずに対処できます。ただし、バッファを多くとりすぎると作業にスピード感がなくなり、無駄な工数も発生しやすいので注意しましょう。

タスクを細分化する

工数管理のポイントとして、タスクの細分化も挙げられます。
 
プロジェクトをタスクごとに分解しておくと、各作業の内容が明確になり工数の算定がしやすくなります。また、作業内容やタスクの優先度、タスクにかかる時間なども把握しておけば、作業のステップも組み立てやすくなるのです。
 
このような工夫によって正確な作業時間を見積もれるため、プロジェクト全体のスケジュールも立てやすくなります。

各作業の工数を算定する

作業の洗い出しが終了したら、各作業の工数を具体的に設定していきます。
 
工数を見積もる方法として、過去の似たような事例から工数を算出する「類推法」があります。たとえば、システム開発における基本設計やコーディングは、過去の経験を参考にすれば正確かつスピーディーに見積もれるのです。
 
類推法のほかにも、タスクの工数からプロジェクト全体の工数を算出する「積算法」などもあるので、自社に適した工数算出法を採用しましょう。

状況に合わせて工数を随時更新する

最後に、状況に合わせて工数管理表を更新しましょう。
 
プロジェクトが進むにつれ、参加人数や規模が拡大するなどの状況変化が起こる場合もあります。このような場合は、人数や規模に応じた適切な工数となるように適宜更新しなければなりません。
 
また、多くの工数管理ツールにはタスクの期限を設定できる機能が備わっています。そのため、定期的な工数見直しをタスク管理して、現場が混乱しないようにしましょう。
 
関連記事: プロジェクトの進捗管理が楽になる!管理手法7選やコツも紹介


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プロジェクトの工数管理におすすめのツールまとめ

これまで、プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選や、ツールの比較ポイントを中心にご紹介してきました。
 
工数管理ツールを比較する際は、自社の予算にあっているかはもちろん、必要な機能が過不足なく備わっているかもチェックする必要があります。さらに、スムーズな操作による円滑な工数管理を実現するには「社員全員が使いこなせるか」も必須条件です。
 
「社員全員が使いこなせるツール」であれば、工数管理に不備が生じる恐れもなく、無駄な教育コストもかかりません。そのため、簡単かつ効率的にプロジェクトの工数管理ができるようになるのです。
 
なかでも、今回ご紹介したツールのうち、65歳以上の社員でも説明不要で使いこなせるほどシンプルなStockであれば、誰でも円滑なプロジェクトの工数管理を実現できます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でプロジェクトの工数管理におけるストレスを解消しましょう。
 
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