従来、顧客情報は紙カルテでの管理が主流だったものの、紙では紛失しやすく、情報の更新にも手間がかかってしまいます。そのため、昨今ではオンライン上でカルテを管理できる「電子カルテアプリ」を導入する店舗・施設が多いです。
一方、「紙でのカルテ管理から脱却したいが、どのようなアプリが自社にマッチするのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客の電子カルテを管理できるアプリ8選を中心にご紹介します。
- 電子カルテを導入して管理にかかる時間と手間を削減したい
- カルテ情報を全員で共有し運営をスムーズにしたい
- 複数ある電子カルテアプリの中から自社に合うものを厳選してほしい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったアプリを選ぶ判断基準が分かり、カルテ管理を効率化できるようになります。
目次
カルテ管理とは
顧客カルテとは病院や美容室の来院（来店）履歴や施術データ、顧客情報などをまとめたものであり、カルテ管理とはそれらの情報を紙や電子データで管理することを指します。
紙と比較して、電子カルテアプリを利用すれば「カルテの管理場所が不要」「検索機能で必要なカルテを見つけやすくなる」といったメリットがあります。また、Excelと異なり、更新したカルテを都度メールなどで共有する手間もかかりません。
したがって、今日では紙やExcelでのアナログなカルテの管理から、アプリに移行する病院や美容室が増えているのです。
電子カルテはなぜ大切なのか
ここでは、電子カルテの必要性について解説します。紙でカルテを管理している方や、電子カルテの導入を検討している方は参考にしてください。
（1）情報管理を効率化できる
電子カルテの機能を活用することで、管理業務の効率化に貢献します。
電子カルテのツールにはテンプレートが搭載されているものが多く、項目を選択するだけで顧客情報を整理できます。また、履歴を一画面に表示する機能などが搭載されていれば、記録されたすべての情報を一度に確認できるため、管理も楽です。
たとえば、顧客情報を電子化して残せる「Stock」は、ボタン1つでテンプレートを呼び起こせるため、誰が担当しても顧客情報を見やすく記録しておけます。このようにカルテを電子化すると、迅速で正確にカルテの情報を管理できるようになるのです。
（2）業務スピードの向上につながる
電子カルテは、スムーズな伝達で業務スピードの向上にも貢献します。
情報が電子化されていれば、顧客が長期間受診・来店していなくても、検索するだけで必要な情報に即座にたどり着けます。また、電子化カルテではネットワークを通して伝達できるため、他の医療機関や系列店の情報が必要となった場合にもすぐに共有が可能です。
このように、電子カルテを導入することで、必要な情報にたどり着くまでの無駄な手間や時間を削減し、業務時間の短縮を図れるのです。
（3）保管場所の削減に役立つ
電子カルテであれば、紙媒体のように保管場所を確保する必要がありません。
紙カルテでは、顧客が増えるにつれて膨大な数のカルテを保管する必要がありました。しかし、紙カルテを電子化すれば、少量の電子機器のみで全顧客のあらゆる情報を管理しておけるのです。
以上より、保管場所を確保する必要がないのは電子カルテの大きなメリットといえます。顧客が増加し、膨大なカルテが場所を圧迫している場合には、電子カルテを導入すると良いでしょう。
電子カルテ管理アプリ・システムの選定ポイント3選
ここでは、電子カルテ管理アプリの選定ポイントを3つ解説します。アプリの導入に失敗しないためには、以下の点を確実に押さえる必要があります。
（1）自由度が高いか
まずは、自由度が高いかアプリかを確認しましょう。
医療や美容の現場はシフト制が多く、担当者は曜日や時間によって変わります。したがって、各時間帯の担当者は、ほかのスタッフへ情報を正確に共有し、業務を引き継がなければなりません。
そこで、テキストだけでなく写真や動画もカルテに残せるアプリを利用すると、情報が伝わりやすくなります。また、手書き入力ができるアプリであれば、デジタルの初心者でも直感的に使えます。
（2）セキュリティが充実しているか
顧客カルテには個人情報も記載するため、セキュリティやサポートが充実したアプリであることが必須です。そのため、以下のポイントを押さえているか確認します。
- 完全性（情報が最新のものであること）
- 機密性（情報が漏れないようにすること）
- 可用性（必要な情報を見つけやすくすること）
具体例な機能例：情報の編集履歴が残るか
具体例な機能例：スタッフごとに権限設定ができるか
具体例な機能例：データのバックアップを迅速に復元できるか
このように、アプリを選ぶときには上記3つのポイントを満たすものを選びましょう。たとえば、国際水準のセキュリティ資格を持ち、15分単位で編集履歴が自動で更新される「Stock」のようなアプリであれば、取り扱う情報を適切に守れます。
（3）編集や更新は簡単か
最後に、編集や更新が簡単であることも重要です。
操作が簡単でカルテの編集や更新がしやすいアプリであれば、ITが苦手なスタッフでもストレスなく利用できます。その結果、全員が積極的にアプリへ情報を残すようになり、認識のズレも防げるのです。
したがって、アプリを選ぶときは「全スタッフが直感的に編集・更新できるか」を必須条件にしましょう。
無料あり｜顧客の電子カルテを管理できるアプリ・システム8選
以下では、顧客の電子カルテを管理できるアプリ・システム8選をご紹介します。
顧客情報を安全・簡単に管理するには、電子カルテアプリの導入が必須です。アプリであれば紛失のリスクがなく、情報の蓄積や共有もスムーズにできます。
ただし、多機能なカルテアプリを導入してしまうと、ITに苦手意識のあるスタッフは使いこなせません。したがって、「誰でも簡単に利用できるか」を基準に選ぶべきなのです。
結論、顧客カルテの管理に最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の方でも、導入即日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はテキストだけでなく写真や動画もストックできるため、カルテに記載が必要な情報をまとめられます。また、ノートは「フォルダ」別に管理するので、カルテの内容が入り乱れたり、必要な情報が見つからなかったりする心配もありません。
【Stock】顧客カルテを最も簡単にストックできるアプリ
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】顧客カルテとマニュアルを一元管理できるアプリ
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「顧客情報」 「カルテ」「案件ごとの情報」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」で、顧客や案件ごとの情報をナレッジとしてまとめられます。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「顧客情報」 「カルテ」「案件ごとの情報」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【LiME】美容師のカルテをスマホでも管理できるアプリ
＜LiMEの特徴＞
- 美容師が企画・制作している
- 売上データや予約情報を管理できる
実際の美容師が企画・制作しており、現場での使いやすさが重視されています。
顧客情報のほか、予約情報や売上データをまとめて管理できます。
＜LiMEの機能・使用感＞
- LINEとの連携機能
- 予約管理
LiMEで予約受付をすれば、顧客のLINEと自動で連携しつつ、予約通知やメッセージを送れます。
カルテを作成するだけで、カレンダー内にある顧客の予約情報が更新されます。
＜LiMEの注意点＞
- 売り上げによって料金が変わる
一部のユーザーからは「売り上げによって料金が変わる仕組みが分かりづらい」との声もあります。（参考：
App Storeプレビュー）
＜LiMEの料金体系＞
参考：LiMEの料金ページ
- 無料プラン：0円
- カルテ管理プラン：1,980円/月（上限金額）
- ネット予約プラン：5,780円/月（上限金額）
売り上げに合わせて月額料金は変化します。
【美歴】美容院向けカルテ管理アプリ
＜美歴の特徴＞
- カルテの登録数が無制限
- ポイントカード機能を利用できる
有料プランの場合はカルテの保存数に制限がありません。そのため、全顧客の情報をまとめて管理します。
アプリ上でポイントカードを発行する機能があり、美歴ひとつでポイントカードをデジタル化します。
＜美歴の機能・使用感＞
- Web予約機能
- 検索機能
「Web予約機能」では、会員登録不要のWeb予約ページを設定・公開できます。また、デザインも好みに合わせて変えられます。
顧客の名前や来店間隔、誕生月などで絞り込み検索ができます。
＜美歴の注意点＞
- 基本の有料プランで使えるのは5人まで
- 以前より使いにくくなった
基本の有料プランでは、スタッフは5名までの登録と制限されています。そのため、大人数で利用する場合にはオプションの利用が前提となります。（参考：美歴の公式サイト）
利用しているユーザーからは「検索結果のお客様写真が小さくなったり、カルテに保存する写真も3枚となり見づらくなった」という声があります。（参考：App Storeプレビュー）
＜美歴の料金体系＞
参考：美歴の料金ページ
- Trial：0円
- Team：15,400円/月（初期費用は44,000円～）
【KaruteKun】美容室サロン向けの電子カルテアプリ
＜KaruteKunの特徴＞
- サロン系店舗向けアプリ
- LINE連携に対応している
カルテに写真を残せるため、美容室やリクラゼーションサロン、ネイルサロンなどで活用されています。
オプションのLINE連携機能を使えば、顧客はLINEで気軽に予約ができるようになり、集客アップにも貢献します。また、レシートの受け渡しもLINE上で完結します。
＜KaruteKunの機能・使用感＞
- カルテ管理
- スタッフ管理
短時間で写真や提供サービスがついたカルテを作成できます。また、作成したカルテや来店記録を、サロンへ一斉共有することも可能なたため、後から共有する手間をなくせて便利です。
スタッフのアクセス権限を設定できるため、情報漏えい対策になりま。
＜KaruteKunの注意点＞
- カルテの作成前にはメッセージができない
たとえば、「カルテを作る前に、作成手順をメッセージで聞きたい」というユーザーには不便な恐れもあります。（参考：App Storeプレビュー）
＜KaruteKunの料金体系＞
【スタッフ一名のサロン向けプラン】
- シングルプラン：5,500円/月
- シングルプラン（LINE連携オプション付き）：11,000円/月
【スタッフが複数人のサロン向けプラン】
- スタンダードプラン：11,000円/月
- スタンダードプラン（LINE連携オプション付き）：22,000円/月
【BEFORE AFTER】写真での顧客管理に特化したアプリ
＜BEFORE AFTERの特徴＞
- 写真での顧客管理に特化している
- 手書きでのカルテ記入に対応している
写真を情報として残せるので、経過観察が簡単にできます。
テキスト入力はもちろん手書きもできるため、電子カルテをはじめて導入する施設でも利用しやすいです。
＜BEFORE AFTERの機能・使用感＞
- お客様入力モード
- オリジナルカルテ作成
「お客様入力モード」では顧客のプロフィール情報を管理します。パスコードによって、意図せずページを見られてしまうのを防げます。
カルテの項目を自由に設定できるため、店舗ごとにオリジナルのカルテを作れます。
＜BEFORE AFTERの注意点＞
- 写真の保存容量に制限がある
使い放題プラン以外では、写真の保存可能な容量に制限があります。そのため、長期的に運用する際は、こまめに写真を整理するのが望ましいです。
＜BEFORE AFTERの料金体系＞
下記は、IOSで使用する場合の価格になります。Androidをご利用の方は、導入まえにGoogleplayストアより確認しましょう。
- 無料プラン：0円
- Sプラン：3,300円/月
- Mプラン：5,400円/月
- Lプラン：8,100円/月
- 使い放題プラン：9,800円/月
【リピート名人】顧客管理から受注・発送までを一括管理できるシステム
＜リピート名人の特徴＞
- 受注管理システムとしても使える
- 売上アップのための分析ができる
ヤマト運輸とも連携しており、顧客管理から受注・発送までの流れが一か所で完結します。
オプションでは「売上分析」や「リピート率分析」の機能を使えるため、顧客に最適なアプローチができるようになります。
＜リピート名人の機能・使用感＞
- 顧客管理
- POSレジ機能
名前や住所などの基本情報に加え、請求先なども顧客ごとに管理できます。また、顧客方法はCSV形式でのエクスポートも可能です。
iPadをPOSレジとして活用しながら、入金管理や専用プリンターでの領収書発行ができます。
＜リピート名人の注意点＞
- スマホアプリがない
- 予算が高い傾向にある
スマホアプリがリリースされていない点に注意が必要です。（参考：リピート名人の公式サイト｜システム構成）
導入費用がかかるため、個人経営のサロンなどが導入するにはハードルが高い傾向にあります。
＜リピート名人の料金体系（導入価格）＞
参考：リピート名人の料金ページ
- 基本プラン：250,000円（1台のみ）
- チームプラン：400,000円（2~4台のみ）
- 拠点共有プラン：600,000円（複数拠点で可）
【きりんカルテ】医療業界に特化しているカルテ管理システム
＜きりんカルテの特徴＞
- 豊富な機能が揃っている
- 充実したサポート
基本的な電子カルテの機能だけでなく、予約システムや在宅医療機能なども備わっています。
導入から運用開始まではもちろん、運用中の不明点もサポートパートナーと相談できます。また、きりんカルテ上でチャットサポートも提供されています。
＜きりんカルテの機能・使用感＞
- 予約管理機能
- オンライン予約機能
予約済みの患者が一覧表示されるほか、予約状況を日・週・月単位でカレンダー表示できます。
アプリ上では24時間予約を受け付けており、変更やキャンセルの操作もできます。
＜きりんカルテの注意点＞
- サポートは有料
サポートは無料のシステム利用料に組み込まれておらず、ユーザーによっては不便に感じる恐れもあります。（参考：ITトレンド）
＜きりんカルテの料金体系＞
参考：きりんカルテの料金ページ
- システム利用料：0円
- 初期費用（WebORCA 初期設定費用）：100,000円～
- 初期費用（WebORCA 導入サポート費用）：200,000円～
- 月額利用料（WebORCA 保守・サポート費用）：22,800円～/月
＜比較表＞顧客の電子カルテを管理できるアプリ・システム一覧
こちらは、顧客の電子カルテを管理できるアプリ・システム8選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン | LiME | 美歴 | KaruteKun | BEFORE AFTER | リピート名人 | きりんカルテ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
顧客カルテを最も簡単にストックできる |
顧客カルテとマニュアルを一元管理できる |
美容師のカルテをスマホでも管理できる |
美容院向けカルテ管理アプリ |
美容室サロン向けの電子カルテアプリ |
写真での顧客管理に特化 |
顧客管理から受注・発送までを一括管理 |
医療業界に特化しているシステム |
| 動画の添付 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
|
メッセージ機能
（従業員間） |
【〇】 |
【〇】※投稿にコメントできる |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
情報の蓄積・共有に特化したアプリ |
無料で使えるプランがない |
店舗の売り上げによって料金が変動する |
無料では5人までしか使えない |
カルテを作らないとメッセージできない |
対応端末はタブレットとスマホのみ |
スマホでは使えない |
サポートの利用には費用がかかる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円～/ユーザー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランの価格はサロンによって変動 |
・無料プランあり
・有料プランは15,400/月+初期費用44,000円～ |
・無料プランなし
・有料プランは5,500円～/月 |
・無料プランあり
・有料プランは3,300円～/月 |
・無料プランなし
・有料プランは250,000円～ |
・無料プランなし
・有料プランの価格は企業によって変動 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「LiME」の詳細はこちら |
「美歴」の詳細はこちら |
「KaruteKun」の詳細はこちら |
「BEFORE AFTER」の詳細はこちら |
「リピート名人」の詳細はこちら |
「きりんカルテ」の詳細はこちら |
このように、なかには対応デバイスが限られていたり、料金が高額だったりするアプリもあるので、自社の目的や予算に合ったものを選びましょう。
また、顧客情報をもとに、従業員同士で作業を分担したり連携したりすることで、顧客満足度の高い対応が実現する点も忘れてはなりません。そのため、顧客情報の管理・共有はもちろん、業務上の連携も取りやすいツールを選定するのがおすすめです。
顧客カルテの管理におすすめのアプリ・システムまとめ
ここまで、顧客の電子カルテを管理できるアプリ・システム8選と選定ポイントをご紹介しました。アプリの選ぶときは以下の点を重視しましょう。
- テキストに加えて写真や動画など、さまざまな形式で情報を残せるか
- アプリのセキュリティやサポートは充実しているか
- ITが苦手なスタッフでも、情報の編集や更新が簡単にできるか
上記3つのポイントを満たしていると、アプリ導入に失敗しません。とくに、3つ目の「使いやすいアプリか」は重要であり、全社員がアプリに顧客情報を残せる環境をつくるには、直感的に利用できることが不可欠なのです。
つまり、カルテ管理に最適なアプリは、デジタルが苦手な65歳の方でも、すぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。Stockは国際水準のセキュリティも備わるため、情報漏えいの心配も一切ありません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、顧客カルテを安全・簡単に管理しましょう。
