近年、自治体DXの推進に伴い、時間や場所を問わず情報共有できる「ビジネスチャット」の導入が加速しています。ビジネスチャットを活用すれば、重要情報の紛失防止や職員の業務負担軽減、部署間の連携強化などの効果が期待できます。
しかし、実際には「どのようなビジネスチャットを選ぶべきなのか分からない」「職員全員が使いこなせるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体や官公庁で役立つビジネスチャット4選や実際の活用事例を中心に紹介します。
- 自治体DXの一環として職員全員が使いやすいチャットを探している
- セキュリティ対策がされていて失敗しないツール選定をしたい
- 自治体・官公庁で情報共有の仕組み改善を検討している
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスチャットを導入するメリットが分かり、最適なツールを比較検討できます。
目次
自治体がビジネスチャットを導入するメリット
ここからは、自治体や官公庁がビジネスチャットを導入するメリットをご紹介します。導入効果を具体的に知りたい方や、導入を検討している担当者の方は必見です。
（1）必要な情報をすぐに共有できる
ビジネスチャットを導入する1つ目のメリットは、必要な情報をリアルタイムで共有できることです。
たとえば、従来の電話連絡やメールでは、相手が席を外していたり、メールを見落としていたりすると情報伝達に時間がかかります。一方、ビジネスチャットであれば、送信した瞬間に相手のスマートフォンやパソコンに通知が届くため、緊急性の高い連絡事項も迅速に伝達が可能です。
したがって、災害対応や住民対応といった、スピードが求められる自治体業務において、ビジネスチャットは有用と言えます。
（2）紙の資料や回覧を減らせる
ビジネスチャットを導入する2つ目のメリットは、紙の資料や回覧文書を削減できることです。
従来、自治体や官公庁での情報共有は紙の回覧文書に依存しており、全員が目を通すまでに数日かかることも珍しくありませんでした。また、回覧途中で文書が紛失するリスクや、誰が確認済みかを把握しにくいという課題もありました。
ビジネスチャットなら、ファイルを添付して一斉送信できるうえ、既読機能で確認状況も把握できるため、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現できます。
（3）テレワーク・外出先でも安全に連絡できる
ビジネスチャットを導入する3つ目のメリットは、テレワークや外出先からでも安全に連絡を取り合えることです。
自治体職員は、住民対応や視察、災害時の現地対応など、庁舎外で業務を行う機会が多くあります。ビジネスチャットであれば、通信の暗号化やアクセス制限のようなセキュリティ対策が施されているため、個人の電話やメールを使うことなく、外出先でも安全に業務連絡が可能です。
したがって、働き方改革や災害時のBCP対策を進める自治体にとって、ビジネスチャットは必須のツールといえます。
【必見】ビジネスチャットの導入で注意すべきポイント
ビジネスチャット導入時には、職員のITリテラシーの差に配慮する必要があります。
自治体には、デジタルツールに慣れた若手職員から、パソコン操作に不慣れなベテラン職員まで、幅広い年齢層が在籍しています。複雑なツールを導入すると、一部職員が使いこなせず、情報共有の格差が生まれたり、教える側の負担が増加したりする恐れがあります。
したがって、自治体では「ITが苦手な職員でも直感的に使えるツール」を選ばなくてはならないのです。ビジネスチャットのなかでも、「Stock」のようにシンプルな操作性と情報管理機能を兼ね備えたツールであれば、全職員がスムーズに使いこなせ、自治体の情報共有を簡単に効率化できます。
自治体の情報共有に役立つおすすめのビジネスチャット4選
以下では、自治体や官公庁の情報共有に役立つビジネスチャット4選をご紹介します。
自治体がビジネスチャットを選ぶ際は、誰でも使える操作性が重要です。ツールを活用できない職員がいれば、一部の情報がツール以外の場所で蓄積されることになり、情報管理の手間が増えてしまうためです。
また、自治体では地域に関するあらゆる情報を扱うため、スムーズに情報を共有できるだけでなく、必要な情報をわかりやすく整理・蓄積できる機能も必須です。
結論、自治体に最適なのは、ITが苦手な職員でもすぐに使いこなせるシンプルさと、情報の整理・蓄積に特化した機能を兼ね備えたビジネスチャット「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にテキストを入力したり資料ファイルを添付したりするだけで情報を蓄積でき、瞬時に任意のメンバーと共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」により、話題ごとにやりとりを分けられるため、一般的なビジネスチャットのように大量のメッセージで情報が流れてしまう心配がありません。
【Stock】情報共有を最もシンプルに行えるビジネスチャット
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LoGoチャット】LGWAN対応のビジネスチャット
＜LoGoチャットの特徴＞
- LGWAN（総合行政ネットワーク）に対応している
- 既読・未読管理ができる
自治体専用ネットワークであるLGWANに完全対応しているため、既存のPCをそのまま活用でき、新たな端末調達コストを抑えられます。
既読機能に加えて未読者を一覧表示できるので、重要な連絡事項を確認していない職員を即座に把握し、個別にフォローできます。
＜LoGoチャットの機能・使用感＞
- 直感的に操作できる
- 組織階層に応じたトークルーム作成
ファイルをドラッグするだけで添付でき、操作が簡単なのでITに不慣れなメンバーが多い場合に適しています。
部署や課、プロジェクトチーム単位でトークルームを作成でき、組織構造に合わせた柔軟な情報共有が可能です。
＜LoGoチャットの注意点＞
- 外部連携機能が限定的
他のビジネスツールとの連携機能が限られているため、既に使用している庁内システムやグループウェアとの統合が難しい場合があります。
＜LoGoチャットの料金体系＞
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【LGTalk】ほかの自治体とも情報共有できるビジネスチャット
＜LGTalkの特徴＞
- モバイル対応で緊急時も連絡可能
- ほかの自治体との情報共有もできる
スマホアプリに対応しているため、災害発生時や外出先からでも迅速に情報共有できます。
ほかの自治体職員とも安全にチャットでやりとりできるので、広域連携事業や災害時の相互支援における情報共有が迅速に行えます。
＜LGTalkの機能・使用感＞
- 安全にファイルをやりとりできる
ファイル無害化機能を使えば、1クリック・タップで安全にファイルをやりとりできます。
＜LGTalkの注意点＞
- 情報の蓄積には適さない
リアルタイムでのメッセージのやりとりがメインのため、あとから振り返りが必要になるような情報の蓄積には適しません。
＜LGTalkの料金体系＞
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【Slack】外部ツール連携に強いビジネスチャット
＜Slackの特徴＞
- 豊富な外部連携機能
- チャンネルで情報を整理
Google DriveやMicrosoft 365など、2,600以上の外部ツールと連携できるため、既に使用している庁内システムと組み合わせて効率的に業務を進められます。
プロジェクトやテーマごとにチャンネルを作成できるので、DX推進チームや特定事業の担当者間のように、プロジェクト単位での情報共有に最適です。
＜Slackの機能・使用感＞
- スレッド機能で会話を整理
- メッセージ・ファイル検索機能
メッセージに対して返信をスレッド化できるので、複数の話題が同時進行するプロジェクトでも会話が混ざらず、庁外の専門家や民間事業者との協働プロジェクトの場合に役立ちます。
過去のメッセージやファイルを検索でき、キーワードや日付、送信者などの条件で絞り込めるため、プロジェクトの過去の議論や決定事項を参照できます。
＜Slackの注意点＞
- 使いこなすには慣れが必要
- チャンネルが増えすぎると管理が煩雑になる
機能が豊富である反面、ITに不慣れな職員には操作が複雑に感じられる場合があります。
利用しているユーザーからは「チャンネルが乱立してしまい、必要な情報が埋もれてSlackの本来の目的が損なわれつつある。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円/ユーザー/月
- プロ：1,050円/ユーザー/月(月払い)
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise +：要問い合わせ
【比較表】自治体の情報共有に役立つおすすめのビジネスチャット4選
以下は、自治体の情報共有に役立つビジネスチャットの比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | LoGoチャット | LGTalk | Slack | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
情報共有を最もシンプルに行えるビジネスチャット |
LGWAN（総合行政ネットワーク）対応のビジネスチャット |
ほかの自治体とも情報共有できるビジネスチャット |
外部ツール連携に強いビジネスチャット |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| リアクション機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| タスク管理機能 |
【〇】 |
【×】※利用には有料のToDoボットが必要 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
外部連携機能が限定的 |
情報の蓄積には適さない |
使いこなすには慣れが必要 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料トライアルあり
・詳細な料金は要問い合わせ |
・詳細な料金は要問い合わせ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月(月払い)〜 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「LoGoチャット」の詳細はこちら |
「LGTalk」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
このように、ツールごとに特徴が異なるので、選定時には「メンバー全員が活用できるか」というポイントをもとに比較する必要があります。
【事例】自治体におけるビジネスチャットの活用例
以下では、佐賀県武雄市総務部男女参画・市民協働課におけるビジネスチャットの活用事例をご紹介します。同市では、市役所と高校生が連携して進める「高校生によるまちづくり事業」で、ビジネスチャット「Stock」を活用しています。
同市では、市職員と約120名の高校生が連携してまちづくり事業を推進する中で、情報共有の手段がほとんどない状況に課題を感じていました。口頭でのやりとりだけでは情報の漏れや行き違いが起こりやすく、議事録や写真、文書を共有できる場所がないため、振り返りや引き継ぎも困難です。
そこで、高校生も含めた関係者全員が迷わず使えるシンプルなビジネスチャットとして「Stock」を導入しました。紙のノートや付箋を写真に撮って「ノート」にアップし、不明点はノートに紐づく「メッセージ」で解消しています。
その結果、連携と情報共有のハードルが下がり、リアルタイム共有が可能になりました。導入から約7年が経過した現在も、毎年新しい高校生が参加する中でスムーズに活用でき、対面だけに頼らないコミュニケーション手段として活動の基盤になっています。
Q＆A｜自治体のビジネスチャットはLGWAN対応が必須？
自治体で導入するビジネスチャットは、LGWAN対応が推奨されますが、必須ではありません。
取り扱う情報の種類によって、求められるセキュリティレベルが異なるためです。住民の個人情報や機密性の高い行政文書を扱う場合はLGWAN対応ツールが適していますが、DX推進チームでの進捗管理や民間事業者との日常的な連絡であれば、一般的なビジネスチャットでも問題ありません。
ただし、通信の暗号化やアクセス制限といった基本的なセキュリティ機能が備わっているか、自治体の情報セキュリティポリシーに準拠しているかは必ず確認しましょう。
したがって、利用シーンや情報の機密性を踏まえて判断すれば、LGWAN非対応でも十分に活用できます。
自治体で役立つおすすめのビジネスチャットまとめ
これまで、自治体や官公庁がビジネスチャットを導入するメリットや注意点、おすすめのツール4選を中心にご紹介しました。
ビジネスチャットを導入すれば、必要な情報をすぐに共有でき、紙の資料や回覧を減らせるだけでなく、テレワークや外出先でも安全に連絡できます。
一方で、職員のITリテラシーの差に配慮しなければ、導入してもツールの利用が浸透しません。また、自治体では地域に関する幅広い情報を扱うため、重要な情報が流れずに蓄積される仕組みも必要です。
そのため、自治体で導入するなら、あらゆる情報をツール上で簡単に一元管理しつつ、職員の業務負荷を解消できるビジネスチャット「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自治体の情報共有を促進し、職員の業務負担を軽減しましょう。
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