在宅勤務の普及や働き方改革の一環として、クラウドツールを利用したファイル管理を導入する企業が増加しています。しかし、未だ社員個人のPCでファイル管理を行っている、また社内のネットワークからのみアクセス可能なサーバーで情報を管理しているケースもあります。
 
そんななか「全社統一のツールを導入したくても、自社に最適なツールがわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
この記事では法人向けのおすすめクラウドストレージ10選と、ツール選定のコツを網羅的にご紹介します。
 
  • 複数のクラウドストレージから自社で継続利用できそうか比較検討したい
  • 自社に適切なツールを選定し、ファイル管理に関するトラブルを解消したい
  • 社内のファイル管理方法に悩んでおり、低コストで解消できる方法を検討している
という担当者の方は、本記事を参考にすることで自社の目的に合わせたクラウドストレージを導入でき、業務を効率化できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ファイル管理を効率化できるクラウドストレージ10選

ここでは、法人利用におすすめのクラウドストレージを10個ご紹介します。
 
クラウドストレージにはさまざまな種類がありますが、クラウドストレージの導入が初めての場合や、またITに慣れていないメンバーが居るのであれば、「誰でも使いやすいシンプルなツール」の選定が必須です。
 
ファイルの公開範囲設定やバージョン管理などは重要な機能ですが、できることが多すぎると逆に複雑になってしまい、人的ミスの誘発や使用頻度低下の原因になります。
 
下記でご紹介する「Stock」は、ドラッグ&ドロップでファイルの保存や移動が行える、非常に簡単でシンプルなツールです。
 
非IT企業を含む導入実績が100,000社を超えるほど使いやすく、導入時の教育コストを抑えてすぐに運用を定着させたいという企業はStock一択です。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Box】大企業向けにセキュリティを重視

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boxは、法人向けプランを主軸にした高機能なセキュリティを持つツールです。

<boxの特徴>

  • 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
  • 今までに大規模なセキュリティ事故を起こしておらず、大企業でも安心して導入できるセキュリティ機能を有しています。
  • 情報システム部門が求める高機能な管理者権限を用意
  • 法人利用に特化しているため、必要となる可能性の高い管理者権限機能などの機能が多く搭載されています。

<boxの注意点>

  • 高機能で使いこなせない可能性がある
  • 法人のなかでも比較的規模の大きい組織を対象としているため、中小企業にとっては機能過多に感じるケースがあります。
  • 法人利用の場合、無料プランがない
  • 最低3名からの有料プランしかなく、本格導入するには有料プランの契約が必須となります。

<boxの料金体系>

  • Business:¥1,800/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:5GB)
  • Business Plus:¥3,000/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:15GB)
  • Enterprise:¥4,200/ユーザー/月(ファイルのアップロード容量上限:50GB)
  • Enterprise Plus:問い合わせ(ファイルのアップロード容量上限:150GB)


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【DirectCloud-Box】閲覧制限の設定が豊富

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DirectCloud-Boxは、セキュリティと利便性を兼ね備えたクラウドストレージです。

<DirectCloud-Boxの特徴>

  • ユーザーのID管理方法が多い
  • など、ユーザーのIDを管理するための機能が多く用意されており、「AD 認証」「SSOの設定」「副管理者権限」などのなかから選択できます。
  • 閲覧制限の設定が豊富
  • 管理者権限を持つアカウントからデータへのアクセス制限をかけられ、データの漏えいを防げます。

<DirectCloud-Boxの注意点>

  • 1度にアップロードできるファイル容量に制限がある
  • アップロードできるファイル容量に5GBの制限があり、業務内で扱うデータの大きさに注意が必要です。

<DirectCloud-Boxの料金体系>

  • スタンダード:30,000円/月
  • アドバンスド:50,000円/ユーザー/月
  • ビジネス:90,000円/ユーザー/月
  • プレミアム:180,000円/ユーザー/月
  • エンタープライズ:300,000円/ユーザー/月


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【SpiderOak one backup】プライバシー保護を重視

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SpiderOak one backupは、アメリカ発のプライバシー保護を重視したツールです。

<SpiderOak one backupの特徴>

  • プライバシーの保護に優れている
  • 元NSA職員のスノーデン氏により、Dropboxと比べて政府による監視に対するプライバシー保護に優れていると評価されています。第三者の評価があるため安心できます。
  • 運営が高度なセキュリティ環境を持つ
  • ハードウェアやデータセンターを自社独自のもので運営しており、高いセキュリティ環境で運用されています。そのためアカウントを持っているメンバー以外はデータにアクセスできません。

<SpiderOak one backupの注意点>

  • 日本語化されていない
  • サービス自体が日本語に非対応のため、ツール内のメニュー表記やカスタマーサポートなどが全て英語となります。

<SpiderOak One Backupの料金体系>

  • 150GB PLAN:$6/月
  • 400GB PLAN:$11/月
  • 2TB PLAN:$14/月
  • 5TB PLAN:$29/月
 


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【Xserver Drive】サーバー運営会社が提供するサービス

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Xserver Driveはレンタルサーバーを運営するエックスサーバーが提供するサービスです。

<Xserver Driveの特徴>

  • バックアップが常に取得されている
  • 1日に1度、サーバーに保管されているデータのバックアップを取得しており、万が一データ保管にトラブルがあっても復元できます。
  • サブユーザー機能
  • アクセス制限をしたユーザーを登録でき、社外のメンバーともデータ共有可能です。

<Xserver Driveの注意点>

  • 高機能だが使いこなせないケースがある
  • 管理者が参加メンバーの動きを監視できる機能など、法人向けの管理機能が豊富なので、IT専任者が居ない場合は使いこなせない可能性があります。
  • 無料プランがない
  • 15日間のトライアル期間がありますが、継続的な利用には有料プランへの契約が必要となります。

<Xserver Driveの料金体系>

  • フリー:無料(2GB)
  • スモールビジネス:¥2,970/月(500GB)
  • ビジネス:¥5,940/月(1TB)
  • ビジネスプラス:¥11,880/月(2TB)
  • エンタープライズ:¥69,300/月(5TB)


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【Dropbox】個人利用もしやすいクラウドストレージ

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Dropboxは、個人・ビジネス両方の活用事例を持つストレージサービスです。

<Dropboxの特徴>

  • 管理者権限が豊富
  • 管理者として各アカウントの権限管理を行えるため、IT専任者が居る場合は細く設定可能です。
  • 外部への共有が簡単
  • リンクを発行すれば、外部へファイルの共有ができます。

<Dropboxの注意点>

  • ファイル以外の保管が不便
  • 情報を保存するためには、全てファイル形式に変更する必要があります。そのため手軽なメモなどは保管しづらく、情報を見つけるのが少し複雑になります。
  • ファイルに関係するコミュニケーションができない
  • ファイル紐づく質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります。

<Dropboxの料金体系>

  • Professional:¥2,000/月(個人向け)
  • Standard:¥1,250/ユーザー/月(小規模チーム向け/3ユーザー以上で契約可能)
  • Advanced:¥2,000/ユーザー/月(大規模チーム向け/管理機能などの拡充有り)


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【Google Drive】Google製品との連携が強み

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Google Driveは、Googleが提供するサービスで、Google製品との連携が容易です。

<Google Driveの特徴>

  • 細かい閲覧権限の設定が可能
  • 保存されたファイルをURLで共有でき、公開範囲には「URLを知っている人のみ」などさまざまな制限をかけられます。
  • 無料で15GBの容量を使える
  • Google Driveでは15GBの容量を無料で利用でき、個人的な資料の保管などの用途としても使用できます。

<Google Driveの注意点>

  • インターネット環境に大きく左右される
  • 自動保存機能がついており、インターネット環境の影響を受けやすいです。回線が不安定な場合、データが保存できず更新内容が消失してしまうリスクがあります。
  • データ共有が容易なため、データ漏えいに注意
  • データ共有設定の変更が簡単なため、運用のなかでミスが起こらないよう工夫が必要です。

<Google Driveの料金体系>

無料プランでは15GBまでの容量制限がある一方、有料プランであれば自社で必要な容量分だけ増やせます。有料版で使用するには、Google One、もしくは他のGoogleツールも含むGoogle Workplaceに申し込む必要があります。
 
  • Business Starter:¥680/ユーザー/月(1ユーザーあたり30GB)
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり2TB)
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月(1ユーザーあたり5TB)
  • Enterprise:問い合わせ(必要に応じて追加可能)
 


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【iCloud Drive】Microsoft製品との連携が強み

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iCloud DriveはAppleが提供しており、Apple製品との相性が良いサービスです。

<iCloud Driveの特徴>

  • Apple製品を活用すればリアルタイムで共同編集できる
  • Pages、Keynote、Numbersの書類やメモにおいては共同制作機能が利用でき、場所や端末に関係なく同時に作業できます。

<iCloud Driveの注意点>

  • 詳細なアクセス権限の設定は不可能
  • iCloudのファイル共有は主にデータバックアップを目的としているため、法人利用では欠かせないアクセス権限の設定などは一切できません。
  • Windowsでの利用は機能が制限される
  • 基本的にはApple製品に適応しているため、Windowsでは使い勝手が異なります。

<iCloud Driveの料金体系>

無料プランでは5GBまでの容量を無料で使用でき、有料プランではストレージ容量をメンバー同士で分けられます。
 
  • 5GB:無料
  • 50GB:¥130/月
  • 200GB:¥400/月
  • 2TB:¥1,300/月


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【MediaFire】海外における知名度が高い

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MediaFireは、海外の知名度が高く、広く普及しているサービスです。

<MediaFireの特徴>

  • 複数ファイルの一括アップロードが可能
  • 一括アップロード機能により、一度に複数のデータを扱う業務を効率化できます。

<MediaFireの注意点>

  • 日本語には対応していない
  • メニュー表示やサポート対応などは全て英語となるため、ITリテラシーが高くないと使いこなすのが難しい場合があります。

<MediaFireの料金体系>

  • BASIC:無料(10GB)
  • PRO:$3.75/月〜(1TB)
  • BUSINESS:$40/月〜(最大100TB)


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【firestorage】容量無制限でファイル共有が可能

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firestorageは、登録不要で利用できるファイル共有サービスです。

<firestorageの特徴>

  • 登録不要かつ無料で容量無制限のファイル共有ができる
  • アカウントを登録する必要なく、ファイル共有スペースを作成できます。
  • URLでデータ共有が可能
  • データのアップロード後に発行されるURLを相手に伝えるだけで共有可能です。

<firestorageの注意点>

  • 1ファイルの最大アップロードサイズの制限がある
  • 利用できる合計容量は無制限ですが、1ファイルあたりのアップロード容量には2GBの制限があるため注意が必要です。
  • 広告が表示される
  • 無料プランで利用している場合、広告が表示されてしまいます。

<firestrogeの料金体系>

firestorageの法人プランは、利用サーバーや回線を専用にするか共有にするかなど細かく仕様を決められるので、それに合わせた料金プランが提案されます。
 
  • プラン1:¥54,780/月(初期費用¥50,000/1TB)
  • プラン2:¥98,780/月(初期費用¥100,000/9TB)
  • プラン3:¥999,350/年(初期費用¥0/9TB)


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クラウドストレージの概要

ここでは、クラウドストレージツールの概要や基本機能をご紹介します。

クラウドストレージとは

クラウドストレージサービスとは、インターネット上にあるストレージ(保存場所)にデータやファイルを格納しておけるサービスのことを指し、オンラインストレージサービスとも呼ばれます。
 
従来のオンプレミス型のように、社内にファイルサーバーを持ちデータを保存する手法とは異なり、物理的なデータ保管機器が必要ありません。したがって、導入・運用コストを低価格に抑えられます。
 
また、社内にIT担当者が居なくても導入しやすいツールが多く、中小企業において採用されるケースが増えています。

クラウドストレージの基本機能

一般的なクラウドストレージには、下記のような機能が搭載されています。
 
  • ファイルの格納や共有機能
  • ファイルデータのバックアップ取得
  • データ暗号化によるセキュリティ管理
  • メッセージなどの情報共有機能
法人向けや個人向けなど、各ツールごとに目的も異なるため、より高機能なツールやファイル転送に特化しているものなど種類は多岐に渡ります。
 
自社でクラウドストレージを使用する目的を踏まえ、自社に必要な機能を持つツールを選定しましょう。


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クラウドストレージを利用することのメリット

クラウドストレージを活用すれば、業務を効率化できます。以下では、代表的な3つのメリットをご紹介します。

場所を問わず活用できる

クラウドストレージを利用すれば、社内外問わずあらゆる場所からデータにアクセス可能になります。
 
従来のように資料を確認するために出社・帰社する必要がなくなり、情報共有が効率化します。そのため、多様な働き方に対応できる点は大きなメリットです。
 
インターネット環境があればデータにアクセスできる仕組みになっていますが、ツールによってはオフラインでも使用できる場合があります。

ファイルを簡単に共有できる

クラウド上に保存されているファイルは、ワンクリックで共有できるためチームにおける情報共有が簡略化します。
 
社内サーバーや社員の個人PCにファイルを保存している場合、メールに添付し直して共有する、もしくはフラッシュメモリーなどの外部ストレージにデータを移行して受け渡すという手法が多く取られていました。しかし、クラウドストレージではアクセス権限を持っていれば誰でも共有データにアクセス可能です。
 
蓄積されたデータをキーワードやタグなどで簡単に検索できる機能もあり、必要なデータを探す手間も大幅に削減できます。

情報漏えいやデータ紛失のリスクが低減

データの閲覧にパスワードを設定する、アクセスできるアカウントを制限するといったセキュリティ機能が搭載されており、情報漏えいのリスクが低い形で運用できます。
 
また、物理的なサーバーや個人PCに保管していると、ウイルス感染や自然災害、PCの故障によってデータを紛失する可能性があります。しかし、クラウドストレージでは複数の地域にデータを分散させて保管しているため、万が一データが消失しても他のバックアップから復元できます。
 
管理者権限として、チーム全体へのIPアドレス制限などの設定ができ、自社に最適なセキュリティ対策を講じられます。


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クラウドストレージサービスを選ぶ際の選定ポイント

自社に最適なクラウドストレージを選定するには、長期的な使用を想定したうえで費用や容量を見積もる必要があります。ここでは、事前に確認しておくべきポイントを4つご紹介します。

データの容量

普段使用しているデータの大きさと照らし合わせながら、ツール全体に保存できるストレージの容量を確認しましょう。
 
プランごとに使用できるストレージに制限があり、オプションで容量を追加できるケースと、一定の容量以上は追加できない場合があります。ストレージは業務で扱うデータを蓄積するほど価値を発揮するため、容量の追加制限がないツールが好ましいです。
 
また、1度にアップロードできるファイルの大きさに制限があるツールもあるため、扱うデータの大きさによっては注意が必要です。

費用

クラウドストレージは、年もしくは月々の支払いを継続的に行っていくサブスクリプション型サービスが多く存在します。
 
1度契約したプランを解約してしまうと蓄積していたデータを消失する可能性があるため、継続的に運用が可能な料金の範囲内でサービスやプランを選定しましょう。
 
また、運用支援や環境のセットアップで初期費用が必要となるサービスもあり、事前に確認をしておくことをおすすめします。

サポート体制が整っているか

サポートデスクが日本語に対応しているかどうか、問い合わせ回答までのスピードの早さなどはサービス選定のうえで非常に重要です。
 
中小企業はIT専任者が居ない場合もあるため、サービス提供者から受けられるサポートの質は導入の成功率に大きく関わります
 
海外発のサービスなどは、サポートが外国語のみの対応となるサービスも多く、注意が必要です。

マルチデバイスに対応しているか

対応しているデバイスの数もサービスの使い勝手に影響します。
 
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどの端末にも対応していれば、移動時間などを簡単な編集作業に使用でき、生産性の向上につながります。
 
ただし、PCとスマートフォンアプリで使用できる機能やデザインが異なるケースもあるため、無料トライアル期間等で確認しておきましょう。


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ファイル管理におすすめのクラウドストレージ まとめ

ここまで、おすすめのクラウドストレージ10選や選定のコツをご紹介してきました。
 
クラウドストレージを利用することで、場所を問わずにデータへアクセスできるようになり、データの紛失や漏えいリスクも低減します。ストレージ内に保存されているデータには各メンバーが個人ごとにアクセスでき、データ共有にメールなどを使用する必要がなく業務効率化が図れます。
 
ただし、クラウドストレージはデータが蓄積されて初めて導入の価値を発揮するため、社内の「誰でも使いやすいツール」の選定が必須です。用途が多岐に渡る高機能なツールは、IT専任者が居ないと使いこなせないケースが多く、人的ミスを誘発しやすい可能性があります。
 
今回ご紹介したStockは、過不足のないシンプルな機能を持ち、ドラッグ&ドロップの簡単な操作でデータを保存できるツールです。
 
また、無料登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」でデータの保存・整理を行い、生産性の向上を目指しましょう。
 
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