クラウドでのファイル管理が一般的になりつつも、まだまだ自分のパソコンで管理をしていたり、社内からのみアクセスできるサーバーで管理されている方も多いかと思います。
 
今回の記事ではクラウドストレージを利用することのメリットと、オススメのツールをご紹介させていただきます。
 
社内のファイル管理や、情報共有の仕方に悩まれている方は是非参考にしてみていただければと思います。

 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

ファイル管理を効率化できるクラウドストレージ10選

ここでは、最新のクラウドストレージツール10選をご紹介させていただきます。
 
さまざまな特徴を持ったツールがございますので、後半に解説する、選定ポイントとも合わせて参考にしてみてください。
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

大企業向けにセキュリティを重視したクラウドストレージ

「box」

boxのトップページ

boxは、有料の法人向けサービスが主軸のファイルストレージサービスです。
個人向けのプランがありますが、法人向けプランでの利用がメインになります。

<boxのポイント>

  1. 大企業が求める細かいセキュリティレベルを実現
    今までに大規模なセキュリティ事故を起こしていないため、大企業でも安心して導入することができます
  2. 企業が求める管理システムが豊富
    企業で利用することに特化しているため、必要とされる権限機能などの管理システムが揃っています

<boxを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けサービス
    管理機能の充実さなど、大企業に必要な機能が多いため、中小企業にとっては機能過多に感じます
  2. 法人利用の場合、無料プランがない
    最低3名からの有料プランしかないため、本格導入するには有料プランの契約が必要になります
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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「Mozy」

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Mozyは、エンタープライズ向けのクラウドバックアップサービスです。

<Mozyのポイント>

  1. 拡張性が高い
    自動クラウドバックアップとリカバリで、あらゆる規模の組織のデスクトップ、ラップトップ、サーバーを保護します
  2. 高度なセキュリティ
    最も厳格なセキュリティポリシー、エンタープライズレベルの暗号化、世界最高クラスのデータセンターで運用されています

<Mozyを使う上で気をつけたい点>

  1. 費用が高額
    エンタープライズ向けのため、都度問い合わせをして見積もりをしてもらう必要があります
  2. 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
Mozyの詳細はこちら
 



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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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「SpiderOak」

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SpiderOakは、アメリカ発のプライバシー保護を重視したオンラインストレージサービスです。

<SpiderOakのポイント>

  1. プライバシーの保護に優れている
    元NSA職員のスノーデン氏によって、Dropboxと比べて政府による監視に対する保護に優れていると評価されています
  2. 高度なセキュリティ
    ハードウェア、データセンターも自社独自のもので運営されており、データにアクセスできるのはアカウント名とそのパスワードを知る者のみです

<SpiderOakを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語化されていない
    日本語に非対応のため、メニューやサポートなど全て英語となります
 


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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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「drivee」

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driveeは、レンタルサーバーを運営するエックスサーバーが提供しているオンラインストレージサービスです。

<driveeのポイント>

  1. 常にバックアップが取られている
    1日に1回サーバーのバックアップを取っているので、万一トラブルがあってもデータが完全に消滅することはありません
  2. サブユーザー機能
    アクセス制限をかけられるユーザーを登録することが可能なので、社外の方と利用する際に気軽に始めることができます

<driveeを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランがない
    お試し期間が15日間ありますが、継続的に利用をするには、有料プランへの契約が必要になります
 


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個人的にファイル管理にも使えるクラウドストレージ

「Dropbox」

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Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理することができます。

<Dropboxのポイント>

  1. あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
    全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません
  2. 他人との共有が簡単
    リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. ファイル以外の保管が不便
    例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 


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「Google One」

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Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるファイルストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。

<Google Oneのポイント>

  1. 無料プランでも15GBの容量が使える
    Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
  2. Googleアカウントとの連携
    例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります

<Google Oneを使う上で気をつけたい点>

  1. 管理のルール決めをしないといけない
    すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
  2. ファイルに関するやり取りができない
    ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
 



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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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「iCloud Drive」

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iCloud Driveは、Appleが提供しているファイルストレージサービスです。
Appleが提供していますが、iPhoneやmacからだけでなく、windowsからも利用することができます。

<iCloud Driveのポイント>

  1. ファイル共有が簡単
    他の人を招待するだけで、メール添付などで共有することなく、直接ファイルを共有することができます
  2. リアルタイムで共同編集が可能
    Pages、Keynote、Numbersの書類やメモには、共同制作機能が組み込まれているため、どこからでも共同で作業することができます

<iCloud Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. Android端末からは利用できない
    WIndowsには対応しているものの、Androidには非対応のため、Androidユーザーは利用することができません
 



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「MediaFire」

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MediaFireは、海外の知名度が高く、Dropboxと並ぶ有名なファイルストレージサービスです。

<MediaFireのポイント>

  1. デザイン性が高い
    インターフェースが綺麗で、デザイン性が高く、直感的に使うことができます

<MediaFireを使う上で気をつけたい点>

  1. 日本語に非対応
    日本語化されていないため、メニューやサポートなど全て英語となります
 


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容量を気にせず利用できるクラウドストレージ

「firestorage」

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firestorageは、登録不要、しかも無料で容量無制限で利用できるファイルストレージサービスです。

<firestorageのポイント>

  1. 登録不要、無料で容量無制限の利用ができる
    1ファイルあたりのアップロード制限はあるものの、登録不要でも容量無制限で何度でも使うことができます
  2. URLでのファイル共有が可能
    データのアップロード後に発行されるURLを相手に伝えるだけで共有ができます

<firestorageを使う上で気をつけたい点>

  1. 1ファイルの最大アップロードサイズの制限がある
    利用できる合計容量は無制限ですが、1ファイルあたりのアップロード容量には制限があります
  2. 広告が表示される
    完全無料で利用できることから、広告が表示されるようになっています
 
 
関連記事: 【2021年最新版】個人利用におすすめのクラウドストレージ5選


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クラウドストレージとは

まず、そもそもクラウドストレージとはどのようなもので、どんなシーンに使えるサービスなのかをご紹介していきます。

①クラウドストレージとは

クラウドストレージサービスとは、オンライン上にあるストレージ(保存場所)にデータやファイルを保存しておけるサービスのことで、オンラインストレージサービスとも呼ばれます。
 
いつでも、どこでもデータにアクセスできる利便性が魅力で、他者との共有も簡単である点などが大きなメリットでもあります。
 

②クラウドストレージサービスが注目される理由

クラウドストレージサービスが注目される理由としては大きく2つあります。
 
1つ目は、ファイル共有をする際の大きな手間が省けるという点です。
これまで、社内でのファイル共有をする際に、メールや専用のサーバーを利用したり、フラッシュメモリーなどの外部ストレージにデータを保存して受け渡すという手法が一般的でした。
 
しかし、オンライン(クラウド)上にデータを保存しておくことで、アクセス権限さえあれば誰でも簡単に共有データにアクセスすることができるようになりました。
 
この、ファイルやデータの共有における利便性が、クラウドストレージサービスが現在注目集めている1つ目の理由です。
 
2つ目は、多様な働き方に対応できるという点です。
クラウドストレージは、基本的にインターネット環境さえあれば、どんな場所であろうとも会社のデータにアクセスすることができます。
 
また、データへのアクセス権やアクセス拒否を設定する権限設定などを行えば、セキュリティ対策も簡単に取ることができます。
 
クラウドストレージを利用することで、テレワークや在宅勤務など、多様な働き方に対して柔軟に対応できるという点が非常に便利なポイントであり、現在注目を浴びている理由でもあります。
 

③クラウドストレージの基本機能

具体的なクラウドストレージサービスの機能としては
 
・ファイルの共有
・データのバックアップ
・暗号化によるセキュリティ管理
・オンライン上でのメッセージやビデオ会議システム
 
以上のような機能が挙げられます。
自社で使う頻度の高い機能を見極めて、どのツールを導入するかの検討材料にすると良いでしょう。
 


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クラウドストレージを利用することのメリット

それでは、クラウドストレージサービスを使ってデータやファイルを管理すると、どのようなメリットが具体的に生まれるのかをご紹介していきます。
 

①どこからでもアクセス可能になる

クラウドストレージを利用することで、社内外のどこからでもアクセスができるようになります。
そのため、社内にいないとファイルが確認できないということがなくなり、効率的な情報の確認が可能となります。

②ファイルを共有するのが簡単になる

クラウド上のファイルはほとんどがワンクリックで共有することができます。
もちろん、パスワードを設定したり、許可された人のみ閲覧できる形となるため、情報漏洩の心配がありません。

③セキュリティや紛失の心配が不要

個人のパソコンでファイルを管理している場合、パソコンの紛失やウイルス感染、故障によって、ファイルが消えてしまう可能性があります。
しかし、クラウドストレージを利用することで、そのような心配なく厳格な管理下の元、ファイル共有ができます。
関連記事: ビジネス向けのクラウドストレージ10選!各ツールの特徴を比較してみよう!


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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クラウドストレージサービスを選ぶ際の選定ポイント

最後に、実際にサービスを選んでいく際の選定ポイントについて解説していきたいと思います。
 

①データの容量

まずは、普段使う分のデータの容量がどのくらいであるかを確認し、今後増えていく分も含めて自社のデータを無理なく管理できるくらいの容量を見積もりましょう。
 
また、データのアップロードやダウンロードを行う際の、1回の最大容量も十分であることを確認しておくと良いでしょう。
 

②費用

クラウドストレージサービスを導入する費用として、どのくらいの予算があるのかによって導入するサービスの種類も変わってきます。
 
基本的には固定費として、月額または年額での支払いになるものがほとんどです。
正確に料金を見積もり、継続的に運用が可能なサービスを選定しましょう。
 
また、予算に見合ったサービスを絞り込み、無料プランで使用感を試して比較してみると良いでしょう。
 

③サポート体制が整っているか

国内のサービスであればほとんど問題はありませんが、海外発のサービスを導入した場合、サポートが外国語のみの対応になっているという可能性があります。
 
事前に日本語での対応は可能であるか、いつでも相談できる体制が整っているかというポイントを確認しておくことをおすすめします。
 

④マルチデバイスに対応しているか

対応している端末の種類が多いかどうかも、サービスの使い勝手に大きく関わります。
 
その為、スマホやタブレット端末からも利用が可能であることも選定ポイントの1つです。
 
多くの端末に対応していれば、時間や場所を問わずパソコンが無いような状況でもデータにアクセスでき、保存や閲覧、簡単な編集作業ができる為、業務の効率化に繋がります。
 

まとめ

クラウドストレージを利用することで、セキュリティや紛失・漏洩の心配をすることなくファイル管理ができるようになります。
 
是非今回ご紹介させていただいた中から使いやすいものを選んでいただければと思います。

 

関連記事: 【2021年最新版】ビジネス・個人向けクラウドストレージ16選