ビジネスでは、会議後にすぐに議事録の提出を求められることがあります。しかし、議事録の書き方が曖昧で、会議の内容や決定事項を正しく共有できなければ、後から責任問題になりかねません。
そのため、「テンプレートを活用して、素早くかつ正確な議事録を作成したい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使えるおすすめのテンプレート5選を中心にご紹介します。
- 無料のテンプレートやフォーマットを利用して、簡単に議事録を書きたい
- さまざまなテンプレートを比較して、自社に合ったものを選びたい
- 議事録のテンプレートを作成・管理・共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを利用して簡単に議事録を作成できるだけでなく、使ったテンプレートを適切に管理することもできます。
目次
議事録の目的とは
まずは、議事録を作成する目的を解説します。
議事録は、ビジネスにおける会議の内容や取り決めを他者に共有するために作成します。また、決定事項における責任の所在を明らかにするためにも、議事録は必要です。
したがって議事録は、客観的な事実をわかりやすく整理して、誰が読んでも内容を理解できるように書くことが重要です。
議事録の基本項目
以下、議事録に必要な基本項目です。
- 会議名
- 日時・場所
- 議題
- 参加者
- 決定事項
- 参考資料
議事録を作成するうえで、以上を抜け漏れなくまとめることが必須です。
【無料】Word・Excelの議事録テンプレート・フォーマット5選
以下では、即日使える議事録のテンプレートを紹介します。まずは既存テンプレートを活用し、適宜自社に合うように適宜カスタマイズするのがおすすめです。
【Word】シンプルな議事録テンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供するシンプルな議事録テンプレートです。
非常にシンプルで実用的な点が特徴です。議事内容を自由に書き込めるため、どのような会議にも対応することができます。
【Word】ビジネス文書形式の議事録テンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供するビジネス文書形式の議事録テンプレートです。
こちらも、シンプルで実用的な点が特徴です。議事の経過と結果を時系列順に記入できるため、のちに見返してもすぐに会議の内容を理解できます。
【Word】打ち合わせ議事録のテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する打ち合わせ議事録のテンプレートです。
表形式のテンプレートで、一般的な議事録テンプレートよりラフな場面で使うことを想定しています。印刷して直接メモ書きするのにも適しています。
【Excel】シンプルな議事録テンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供するシンプルな議事録のテンプレートです。
議事録の書式で最低限の項目を押さえたシンプルなテンプレートです。自社にとって他に必要な項目があれば、適宜項目を追加して議事録を作成しましょう。
【Excel】打ち合わせ議事録のテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する打ち合わせ議事録のテンプレートです。
先ほど紹介したWordの打ち合わせ議事録テンプレートと似た形式のテンプレートです。こちらも印刷して、打ち合わせ中に直接メモを書き込むといった使い方ができます。
議事録をまとめるときのコツ
ここでは、議事録をわかりやすくまとめるコツを紹介します。誰が見ても内容を理解できる議事録を作成するために、以下のコツを参考にしましょう。
要点を整理する
まず大切なのは、要点を整理して書くことです。
ただ会議の発言内容を書き出すだけでは、見返したときに理解できません。要点を整理することで、議事録から冗長な箇所が削られ、見やすい文章になります。
そのためには、誰が何を意図して発言したのかを意識してまとめることが大切です。
文字以外も活用する
必要に応じて文字以外の情報を活用することも、わかりやすい議事録作成のコツです。
表形式のテンプレートを活用したり、大事な箇所はマーキングしたりするだけで、議事録が非常に見やすくなります。また、会議で使用したホワイトボードの写真を添付することも、情報の補完として有効です。
文字だけの議事録に比べて、表や写真のある議事録のほうが、後で読み返すハードルも下がります。そのため、議事録をまとめるときは、文字以外も活用しましょう。
客観的に見直す
自分が書いた議事録を客観的に見直すことも、議事録作成において重要です。
議事録は、誰が読んでも理解できることが最も重要です。「時系列がバラバラになっていないか」「決定事項などの書き忘れがないか」「自分の解釈や主観的な文章がないか」などを見直して確認することで、より伝わりやすい議事録を作成することができます。
間違って伝わることによるトラブルを避けるためにも、自分の文章が読み手にどのように伝わるのか、今一度客観的に見直しましょう。
ツールを使う
最後に、ツールを活用して議事録を作成・管理することも、議事録作成のコツのひとつです。
文字起こしツールなどを使うことで、会議の内容を振り返りながら議事録を作成できます。ただし、議事録の抜け漏れを防ぐのに有効である一方、情報の管理・共有の面では機能不足の恐れがあります。
議事録は他者が読めるように共有することで意味を成すため、議事録を管理・共有できるツールの導入も必須です。
議事録を適切に管理・共有するには
以下では、大事な議事録を適切に管理・共有する方法をご紹介します。
議事録を作成する際に、テンプレートがあると書式を統一できるうえ、構成を整理しやすいので非常に便利です。しかし、WordやExcelでは、大事な議事録を適切に管理することができません。
そのため、作成した議事録を適切に管理・共有できる仕組みが必要です。ただし、議事録をまとめておいても必要なときにすぐに見返せなければ意味がないため、探す手間が省けるよう「検索機能が充実したツール」を選びましょう。
結論、議事録の作成・管理に最適なのは、テンプレートで素早く議事録を作成でき、検索機能で簡単に見返すことができるツール「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」にテンプレートを反映させて議事録を作ることができるうえ、任意のメンバーにのみ共有することが可能です。さらに、「ノート」はフォルダで管理できるほか、高精度の検索機能によって必要な情報を素早く振り返れます。
議事録を作成・管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
無料の議事録テンプレートと議事録作成のコツまとめ
これまで、無料の議事録テンプレートや議事録をまとめるコツを中心にご紹介しました。
WordやExcelの無料テンプレートを使うと、様式が統一されて議事録が見やすくなります。しかし、WordやExcelで作成すると、その後の管理が適切に行われず、ファイルを探す手間がかかってしまいます。
さらに、WordやExcelで作成した議事録は、社員に共有するのにも手間がかかってしまいます。そこで、議事録を作成・管理・共有できるITツールを導入して、議事録を作成しましょう。
結論、自社に取り入れるべきは自作のテンプレートで効率よく議事録作成でき、誰でも簡単に管理・共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、会議後に素早くかつ正確な情報を共有できる体制を整えましょう。
