組織の内部構造を正しく理解したり、適切に人材を配置をしたりするのに「組織図」があると便利です。また、組織図を作るときはテンプレートを活用すると、手間をかけずに体裁を整えられます。
しかし、組織図を作成したくても「どのように作っていけば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はExcel・PowerPoint・Wordの組織図テンプレートを中心にご紹介します。
- 組織図を作成して、組織改革や人事異動に役立てたい
- 組織図を簡単に作成できるテンプレートを把握したい
- 作成した組織図を簡単に管理・共有可能なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを活用しながら、組織図をスムーズに作成できるだけでなく、作成後の管理方法まで学べます。
目次
組織図とは
組織図とは、会社の内部構造を図で示したものです。以下では、組織図でよく使われる種類や形式、組織図があることによるメリットを紹介しているため必見です。
組織図でよく使われる種類・形式
組織図は、おもに「階層型」「マトリックス型」「フラット型」の3種類に分けられます。各組織図の特徴は以下の通りです。
- 階層型
- マトリックス型
- フラット型
「階層型」では、権限を持つ最高責任者を頂点に置き、その下に各グループを配置します。指揮・命令が上から下に流れるので、責任の所在が分かりやすいです。
「マトリックス型」は、部門・製品・エリア・プロジェクトなど、複数の要素を組み合わせて構成されます。そのため、部門を超えたプロジェクトの進行を図式化できるのです。
「フラット型」は、役員から新入社員まで、上下の組織階層が少ない点が特徴です。とくに、中小企業やスタートアップの会社の組織図に使われます。
このように、組織図にはさまざまな種類があるので、自社に合った形式の組織図を作ることが重要です。
組織図の活用方法・メリット
組織図を活用できれば、以下のようなメリットを得られます。
- 業務の可視化とコミュニケーションの促進
- 人事戦略とリソース管理
- 意思決定の迅速化
- 従業員のモチベーション向上
会社全体の業務フローや役割が一目でわかり、社員同士のコミュニケーションがスムーズになります。
各部署やチームのリソース配置状況を把握できれば、適切な人材配置や採用すべき人材の可視化が実現します。
組織図を参照すると、担当者や上司が明確に分かるので、業務の相談をはじめとした意思決定が早くなります。
組織図があれば、社員は自身の社内での立ち位置を把握しやすくなります。将来的なポジションも見えるので、個々の成長意欲が高まり、結果として組織全体のモチベーション向上も期待できます。
以上のように、組織図はただの図ではなく、業務や組織全体の運営を円滑にし、成長を支える重要な資料なのです。
【どうやって作る？】組織図の作り方
組織図は、以下の5つのステップを参考にするとスムーズに作成可能です。
- 目的を明確にする
- 組織の構成要素を洗い出す
- 階層構造を決める
- 形式を決める
- 最終調整と共有
まず、組織図を作成する目的を決めましょう。社内コミュニケーションの活発化、役職の確認、業務フローの可視化など、目的に応じて構成を決定します。
組織図に含めるべき部署や役職をリストアップします。各部門のトップやその下の役職を整理し、全体像を把握します。
組織の上下関係や報告関係を基に、どの部署がどの役職と繋がるかを考え、階層構造を設計します。上層部から下層部へとつなげていきましょう。
組織図をどのような形で表示するかを決定します。見やすさと分かりやすさを重視して選びましょう。
作成した組織図を確認し、役職名や部署名に誤りがないかチェックします。そのあと、関係者に共有して、必要なフィードバックを得て最終版を完成させます。
以上のステップに沿って作成すると、見やすくて分かりやすい組織図が完成します。
【無料】Excel・Word・パワポで使える組織図のテンプレート7選
以下では、Excel・Word・パワポで使える組織図のテンプレート7選をご紹介します。いずれも無料でダウンロードできるので、予算を圧迫する心配がありません。
（1）Excel｜幅広い組織で使えるテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する、組織図のExcelテンプレートです。
会社・官公庁・病院・社会福祉法人など、多様な団体の組織図として活用できます。文字列をクリックすれば、直接文字を書き換えられるだけでなく、同じ階層レベルや下位レベルの図形も追加可能です。
（2）Excel｜プロジェクト体制図のテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会が提供する、プロジェクト体制図のテンプレートです。
プロジェクトマネージャーからプロジェクトメンバーまで、ツリー上に分かりやすく記載できるため、組織体制を見やすく表せます。ただし、ダウンロードするには会員登録が必要な点に注意しましょう。
（3）PowerPoint｜おしゃれな組織図テンプレート
こちらは、ビズ研が提供する、PowerPointで使える組織図テンプレートです。
人物アイコン/顔つきなど、デザイン性のあるおしゃれな組織図をつくれます。ほかにも「シンプル」「チーム・プロジェクト向け」「大企業向け」など、さまざまなテンプレートが提供されているので、各企業のニーズに合わせられます。
（4）PowerPoint｜登録不要で使えるテンプレート
こちらは、テンプレート・フリーBizが提供する、PowerPointで使える組織図テンプレートです。
PowerPoint用の組織図だけでも10種類以上のテンプレートがあるので、汎用性が高くさまざまな組織体系で使えます。また、会員登録不要ですぐにダウンロードできます。
（5）Word｜シンプルなテンプレート
こちらは、無料のビジネス書式テンプレートが提供する、シンプルな組織図のWordテンプレートです。
Wordでダウンロードしたあとは必要に応じて編集して使えます。また、会社の組織図に即した例文が記入してあるので、組織図を作ったことがない人にとっても書き始められやすいです。
（6）Excel・PowerPoint・Word全対応｜Smart Art
Excel、PowerPoint、WordのすべてのソフトでSmart Artという図やグラフを簡単に作成できるツールが使えます。いずれも各ソフトの[挿入]タブに含まれています。
Smart Artには様々なテンプレートが入っており、所属している組織や団体に合わせて、枠を追加したり、減らしたりして自由に形成できます。
（7）Excel・PowerPoint・Word全対応｜Canva
無料で使えるオンラインのビジュアルツールキットである「Canva」では、デザイン性の高い組織図のテンプレートを多く使うことができます。
Canvaのテンプレートは、Excel、PowerPoint、Wordに変換可能な一方で、変換に手間がかかるのが大きな欠点です。また、テンプレートのなかには有料プランでしか使えないものもあるため、注意が必要です。
Excel・Word・パワポで組織図を管理する3つの注意点とは
以下では、Excel・Word・パワポで組織図を管理する3つの注意点を解説します。テンプレートを使えば工数をかけずに組織図を作成できる反面、以下のような注意点もあるため、担当者の方は必見です。
（1）管理が面倒になる
1つ目の注意点は、Excel・Word・パワポで作成した組織図は、管理が面倒である点です。
一般的に、Excel・Word・パワポでは、ファイル名の末尾を「ver.3_最新版」のようにすることでバージョン管理をします。しかし、この方法では、更新作業の度に名前を変更する手間がかかるだけでなく、最新版がどのファイルか分からなくなりがちです。
その結果、組織図を作成したとしても「旧体制の組織図を確認していた」というような事態になりかねません。そのため、Excelなどのファイル形式で組織図を作成するときは、管理方法の工夫が求められるのです。
（2）定期的な更新に手間がかかる
Excel・PowerPoint・Wordでは、定期的な更新に手間がかかります。
Excel・PowerPoint・Wordで管理すると、ファイル数が膨大になるうえ、データが社内に散在してしまいます。その結果、目的のデータファイルを見つけづらくなり、人員異動や組織再編があったときも組織図をすぐに更新できません。
そこで、情報共有ツールと併用すると管理がしやすくなります。たとえば、「Stock」のようなツールであれば、キーワード検索ですぐに組織図を見つけられるほか、リアルタイムで更新・共有されるため、更新時の煩わしさを軽減できます。
（3）スムーズに共有できない
スムーズに共有できないことも、Excel・Word・パワポで組織図を管理するうえで注意が必要です。
Excel・Word・パワポでは、ファイルをメールやメッセージに添付してやりとりする必要があり、スムーズに共有できません。そのため、組織図を更新しても、一部の担当者しか知らなかったり、そもそも更新に気づかなかったりする恐れがあります。
このように、組織図の共有に時間がかかると、ほかの社員が資料の不備に気づくのも遅れてしまいます。そのため、情報の作成・更新を視覚的にすぐに把握できるITツールを併用するのがおすすめです。
【これで解決】最も簡単に組織図を管理・共有できるツール
以下では、最も簡単に組織図を管理・共有できるツールをご紹介します。
組織図は、更新したきに最新版をすばやく全体に共有する必要があります。しかし、ExcelやWord・パワポで作成した組織図は、個人でファイルをダウンロードして管理する必要があるため、ファイル管理が煩雑化しやすく共有に手間がかかります。
そこで、「リアルタイムで情報共有できるツール」を導入すれば、作成した組織図の管理だけでなく、更新した組織図をスムーズに社内に共有可能です。ただし、あらゆる社内情報の中から組織図をすぐに見つけられなければ、組織図を共有しても活用されません。
結論、組織図を管理・共有するには、シンプルな操作性で組織図をはじめとする社内情報を管理・共有し、目的の情報に即アクセス可能なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テキストだけでなく画像やファイルも添付できるため、組織図のファイルや社内に関する情報を記録・管理できます。また、「メッセージ機能」があるほか、ノートに記載した内容はリアルタイムでメンバーに共有されるため、円滑な情報共有が実現します。
最も簡単に社内情報を管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで組織図を管理・共有した例
Stockの「ノート」に作成した組織図を添付すれば、社内に即共有できます。また、「メッセージ機能」で社内のメンバーに更新の旨を伝れば、「更新しても誰も気づかない」という事態を防げます。
また、「検索機能」があるので、社内情報が膨大になっても、簡単に欲しい情報にアクセス可能です。
Excel・Word・パワポで使える組織図のテンプレートまとめ
これまで、Excel・Word・パワポで使える組織図のテンプレートを中心にご紹介しました。
組織図には、おもに「階層型」「マトリックス型」「フラット型」の3種類があるので、自社に合った組織図の型を選びましょう。また、Excelなどのテンプレートを活用すれば、構成を考える手間が減ってスピーディに組織図を作成できるのです。
ただし、Excel・Word・パワポで作成した組織図は、個々での管理になるため、更新や共有が面倒な点に注意しなければなりません。そこで、「あらゆる社内情報を一元化でき、スムーズに共有・検索可能なツール」と併用することで、作成した組織図の運用が円滑になります。
結論、組織図の管理・共有には、作成した組織図を簡単に管理・検索可能で、即共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ストレスなく組織図を管理しましょう。
