大半の企業では、社内の規則をまとめた社内規程が作られています。社内規程は会社の方針を明確にしたり、トラブルを回避・抑制したりするのに役立つためです。
一方で「どのように社内規程を作れば良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内規程の作り方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。
- 無料で使える社内規程のテンプレートを探している
- 内規の作り方や手順を把握したい
- 社内規程を作成した後に管理できるツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、社内規程の作成方法だけでなく、管理の方法までわかります。
目次
社内規程とは
社内規程とは、会社が独自に取り決める規則全般を指します。
そのため、業務工程や禁止事項、罰則などを法に抵触しない範囲で自由に会社側が定めることができます。つまり、法律で常時10人以上の従業員を雇用するすべての企業が作成義務を持つ「就業規則」とは異なり、必ずしも作成が必要なわけではありません。
しかし、社内規程で事前に社内のルールを明文化しておけば、不祥事やトラブルの抑止力になり、秩序の安定が見込めます。よって、義務でなくとも、社内規程を作成することは会社のためになるのです。
注意事項として、「社内規程」が社内ルールの全般であるのに対し、「社内規定」はルールについて書かれた条文ひとつひとつを意味するという違いがあります。したがって、社内規程を作るときには「規程」と「規定」をしっかり使い分けるようにしましょう。
【4ステップ】社内規程の作り方
ここでは、4つのステップで社内規程の作り方をご紹介します。これから社内規程の作成に取り組む担当者の方は以下を参考にしましょう。
ステップ1｜責任者を決定する
まず、社内規程の作成にあたって責任者を決定します。
事前に責任者を決めておくことで、規程作成における最終決定者が明らかになるため、意見の相違があっても作成が滞る心配がなくなります。この責任者は社内規程を管轄する部署と経営陣から選出されることが望ましいです。
このように、社内規程の作成時にはあらかじめ誰に責任があるのかを決定するとスムーズに進みます。
ステップ2｜追加したい社内規定を洗い出す
次に、項目に入れたい社内規定を洗い出します。
会社の規模や業務内容、既存の社内規定などから作成すべき社内規定は変わってくるため、徹底的な情報収集をしましょう。その際は各部門や部署の担当者にヒアリングを実施するなどが効果的です。
とくに、各部門や部署が抱える課題や業務の非効率性などに着目すると、追加すべき社内規定が見えてきます。
ステップ3｜社内規程の草案を作成する
社内規定の洗い出しが完了したら、草案を作成しましょう。
社内規程の草案は、書籍や他社の規程を参考にしたり、テンプレートを利用したりして作られます。草案を作る過程で専門家や関係部署との間の協議を重ね、内容をより良くしていきます。
草案作りは固定化された人数ではなく様々な人を巻き込むことで、広い視点が得られやすくなります。結果、洗練された社内規程を作成することができるのです。
ステップ4｜社員に周知させる
最後に、社内規程が承認されたら、全社員に周知しなければなりません。
必要に応じて社内規程に関する説明や研修、質疑応答を実施し、社員との間で認識内容に相違がないか確認することが重要です。大規模な会社の場合、メールなどでは都度周知に時間がかかるため、「ナレカン」のような情報共有ツールを使うのも一つの手です。
また、社員に周知させた後でも常にフィードバックや改善点を踏まえた定期的な内容の見直しを実行するようにしましょう。
社内規程作成のコツ
ここでは、社内規程作成のコツをご紹介します。社内規程を作成する場合には以下の2点を取り入れると簡単かつしっかりとした社内規程が作れます。
（1）内容を細部まで吟味する
社内規程作成のコツ1つ目は、内容を細部まで吟味することです。
社内規程は、会社側が必要な規定を追加できるため自由度は高い一方で、気付かぬうちに内容が法に触れてしまっている可能性があります。また、社内規程の中に専門用語が多く使用されると、社員が読んでも内容が理解できないということもあります。
そこで社内規程は、 法律の専門家に確認してもらったり、誰が読んでも分かりやすい内容であるかを確かめたりしましょう。このように、社内規程の作成において、内容を複数人で慎重に検証する機会を設けることは大切なのです。
（2）テンプレートを利用する
社内規程作成のコツ2つ目は、テンプレートを利用することです。
社内規程を一から作成するとなると、フォーマットや書き方を決めたり、探したりするのに時間がかかります。一方で、事前に用意されているテンプレートを使えば、内容を軽く修正するだけで短時間で社内規程を作成することが可能になります。
このように、テンプレートを利用すると社内規程の草案の作成時間を短縮 させ、内容の吟味にかける時間を増やせます。そのため、社内規程の作成に時間をかけられない企業であっても、内容の整合性が取れている社内規程が作れます。
【無料】社内規程作成に使えるテンプレート2選
ここでは、社内規程作成に使える無料のテンプレート2選をご紹介します。社内規程のテンプレートを探している方は必見です。
厚生労働省が提供する賃金規程の雛形
こちらは、厚生労働省の「スタートアップ労働条件」というサイトが提供するWord形式の賃金規程のテンプレートです。
賃金規程に関する文章はすでに記載されており、金額や数字のみ穴埋めすれば簡単に作成できます。また、記載上の注意についてまとめられた文書もあるので、参考にすれば法律の知識の有無を問わず誰でも正しい賃金規程が作れます。
在宅勤務に関する規程のサンプル
こちらは、厚生労働省の愛知労働局が提供するWord形式の在宅勤務に関する規程のテンプレートです。
在宅勤務の対象者や休憩時間等の労働時間、業務報告、給与など在宅勤務に関して必要な条文が全て揃っているため、少し手を加えるだけで完成します。在宅勤務はとくに勤務時間等でトラブルになりやすいので項目漏れのないテンプレートの利用がおすすめです。
【必見】社内規程を効率的に管理する方法
以下では、作成した社内規程を効率的に管理する方法をご紹介します。
社内規程とは、会社の方針や考え方を共有したり、トラブル時に不確実性を減らしたりするために必要です。そのため、テンプレートなどを利用して素早く社内規程を作成していきましょう。
一方で、社内規程は作成した後に適切に管理し、いつでも確認できる状態にしておくことも重要です。したがって、すぐに見つけられるように高度な検索機能を備えたツールを使って管理すべきなのです。
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超高精度な検索機能で社内規定を探せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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社内規程の作り方や無料テンプレートまとめ
これまで、社内規程の作り方やコツ、テンプレートを中心にご紹介しました。
社内規程を作るためには、社内規定の洗い出しや草案の作成などいくつかのステップを踏む必要があります。その過程で、数多くの社内規定案が出てくるため、適切に管理していないとどれが追加すべき項目なのか判別できなくなってしまう恐れがあります。
そこで、修正前の案や修正後の案というように社内規定を分類して管理できるツールを導入しましょう。また、すぐに確認したい社内規定を見つけられるように、高度な検索機能が搭載されているツールが望ましいです。
結論、自社が導入すべきは検索スキルに依存せず、自然な言葉で質問できるAI検索を備えた「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内規程をスムーズに作成しましょう。
