組織が営業活動を継続していくにあたって、営業活動を通して手に入れた情報は社内で適切に管理しなければなりません。しかし、管理すべき情報量が膨大であったとしても、情報共有ツールを用いれば効率よく管理ができます。
 
そんな情報共有ツールの代表的なもののひとつに「DocBase(ドックベース)」が挙げられます。なかには他ツールと比較し導入を検討していても、決めてがわからない、実際の評判はどうなのか懸念がある担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、DocBaseのメインの利用方法や搭載されている機能、口コミ・評判、料金まで幅広くご紹介します。
 
  • DocBaseが自社の課題を解決できるツールかどうか知りたい
  • DocBaseの利用ユーザーの忌憚なき意見を知り、導入可否を総合的に判断したい。
  • 自社に導入する候補ツールのひとつとしてDocBaseが上がっているが、そもそも概要や使い方がわからない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、DocBaseの使い方がイメージでき、自社にマッチするかどうかも判断できるようになります。


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DocBase(ドックベース)とは

DocBaseのトップ画像

引用(以下含む):DocBase
 
DocBaseは株式会社クレイが展開する「セキュアな情報共有」にこだわりを持って設計された情報共有ツールであり、今日浸透しているリモートワークを手助けします。
 
こだわり通り、強固なセキュリティが強みなので「シングルサインオン」「2段階認証」「編集・操作履歴の保存」の3つのセキュリティで社内の情報を強固に管理できます。
 
また、IT企業を中心に7,000社以上の導入実績を誇っており、その多くがカスタマーサポートの効率化やコミュニケーションの活性化を実現していることが事例からわかります。
 
PC利用がメインとなるためスマホからも利用できるものの、専用のアプリではなくブラウザ利用になる点に注意です。


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DocBase(ドックベース)の使い方や機能

DocBaseの使い方は「蓄積した情報を共有する」使い方をメインとするので、ドキュメントの管理に関わる機能が豊富に備わっています。以下では業務効率化に貢献する3つの手法をご紹介します。

ドキュメントの作成

DocBaseのドキュメント作成画像

情報蓄積のために、まずは情報をドキュメントに記載していかなければなりません。DocBaseのドキュメント作成では、マークダウンという記法も対応しています。
 
マークダウンに慣れていない人でも入力サポート機能も備わっているので安心です。また、さらに応用させればTex記法で数式も記載可能です。
 
ほかにもテンプレートを活用したり、メモや外部コンテンツの埋め込みができたりするので、ドキュメント作成だけでも豊富な機能が搭載されています。

ドキュメントの共有

DocBaseのドキュメント共有画像

DocBase内で作成したドキュメントは、任意のメンバーに共有ができます。個人や全社へだけでなく、複数のグループの選択も可能となっています。
 
また、DocBaseの導入がない社外メンバーへも権限設定を編集して公開できますので、別途メールに添付して情報共有する必要がありません。
 
そして共有したメンバー間での同時編集も可能なので、打ち合わせをしながらリアルタイムで複数人が作業することも可能です。コメントも残せるので、気軽なやりとりも実現します。

ドキュメントの管理

DocBaseのドキュメント管理画像

作成し共有された情報は必要なときに振り返りができるよう、適切に管理されてなければなりません。DocBase内で共有した内容をすぐに検索できるよう「タグ機能」や「スター機能」といった検索に便利な機能も備えています。
 
また、検索自体も絞り込み検索ができるので、目的に情報へと素早くアクセスできます。
 
ほかにも、ドキュメントに記載したデータのエクスポートはもちろん、外部データのインポートもできます。そのため、ルール化さえしておけば、DocBase内に情報が日々蓄積されていくというフローが構築されます。


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DocBase(ドックベース)の評判

以下では、DocBaseのユーザーから寄せられた口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。

DocBase(ドックベース)の良い口コミ・評判

非公開ユーザー、投稿日:2021年08月18日
Markdownエディタとしての基本的な操作に加え、チェックボックスのON/OFFを [Shift + Space] で行えたり、”3×2″ といった文字列上で [Shift + Space] を入力することで指定サイズの表形式に変換したり、など細かい配慮がお気に入りです。
非公開ユーザー、投稿日:2021年08月18日
また、グルーピングや検索も使えるのでどこに何があるかすぐ探せるのと、
マニュアル置き場としても使えますし、全社共有やナレッジ共有の場としても活用ができるため情報共有が容易である点が大きなメリットと感じます。
非公開ユーザー、投稿日:2021年07月29日
優れている点・好きな機能
・開発者にとって使いやすい機能
・マークダウンでの入力になっており、キーボードだけでリッチなドキュメントがつくれる
・plantUMLによる設計資料の記入
・ER図、シーケンス図などがドックベースのみで作成できる
・共同編集機能
・複数人で議事録が同時編集できる
非公開ユーザー、投稿日:2021年07月28日
Markdownで記事が書けるので、誰でも読みやすいメモが書けます。
プレビューが即反映されますしガイドも適切なので、Markdownになじみのない人でも直感的な操作で書くことができます。
非公開ユーザー、投稿日:2021年05月24日
ドキュメント情報共有ツールとして、それぞれのドキュメントに対して各種タグ付けをすることにより、自分のチームが見るべき情報を一元管理できます。新入社員の研修時など、各種マテリアル共有に最適です。

DocBase(ドックベース)の改善点に関する口コミ・評判

非公開ユーザー、投稿日:2021年08月18日
メモの公開範囲を複数グループに対して設定できるのですが、グループの数が多くなってくると設定したいグループを探すのが大変になってきます。
非公開ユーザー、投稿日:2021年08月18日
マニュアルがぱっとみどこにあるのかわかりにくい点と、タグの使い方が難しいなと感じています。
乱立すると結局使いづらくなってしまうため、利用者側のリテラシーに依存するなと思いました
非公開ユーザー、投稿日:2021年07月29日
改善してほしい点
・検索機能が若干貧弱に感じる
・検索ワードに引っかかりにくい
・タグの管理が大変
・誰でも自由にタグをつくれるのはいいが、同じような名前のタグが乱立してしまう場合が多い
・公開範囲がグループ単位のため、グループから外れている人に公開したい場合、新たにグループを作ることになりグループが乱立していしまっている
・グループ管理で検索機能がない
・管理の際、ユーザごとにどのグループに所属しているのかがわからない
非公開ユーザー、投稿日:2021年06月07日
マークダウン記法に馴染みのない会社には不向き
非公開ユーザー、投稿日:2020年09月11日
「各ページを階層構造を作って保存できない」


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DocBase(ドックベース)の料金体系表

ここではDocBaseの料金体系を表にしてわかりやすくご紹介します。無料トライアル期間が30日間あるので、チーム内で使い勝手を確かめながら導入可否を判断できます。
 
※右にスクロールできます。
 
スターター ベーシック レギュラー ビジネス100 ビジネス200〜
1ユーザーあたりの利用料金(税込)
990円/月
4,950円/月
9,900/月
21,450円/月
43,450円/月〜
利用ユーザー数
3名
10名
30名
100名
200名〜
ストレージ容量
3GB
10GB
30GB
100GB
200GB〜


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DocBase(ドックベース)よりもシンプルに使えるツール

以下では、DocBaseよりもさらにシンプル、かつ非IT企業でも使いこなせる情報共有ツールをご紹介します。
 
DocBaseで情報共有のためのドキュメント管理における、役立つ機能が豊富に備わっています。そのため、マークダウンに慣れているエンジニアが社内にいたり専属チームを筆頭に浸透させていけばさらに浸透スピードが上がります。
 
一方、これまでITツールはWordやExcelほどしか扱っておらず、社内のITリテラシーが多きく異なる非IT企業の場合、ITツールの導入には非常に注意が必要です。リテラシーに合わないツールは浸透しないのはもちろん、誰も使わずコストばかりが掛かるという状況に陥ってしまうのです。
 
そのため、非IT企業の情報共有ツールに貢献するアイテムは、誰でもストレスなく使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
 
Stockは業務効率化に必要な「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足ない機能を搭載。「ノート」に蓄積したい情報を記載し、ノートに紐づいた「メッセージ」でスピーディなやりとりができるうえ、「タスク」もノートに紐づいた形で任意のメンバーに設定可能です。

チームの情報を最も簡単に残せるツール:Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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DocBase(ドックベース)の使い方や口コミ・評判まとめ

ここまで、DocBaseの使い方や主な機能、口コミ・評判から価格表まで幅広くご紹介してきました。
 
DocBaseは「セキュアな情報共有ツール」で強固なセキュリティを保有しているので、営業活動で発生した社内外の情報を適切に管理し、機能も主にドキュメントに関する機能が豊富です。DocBaseに限らずツール導入の際は「使いやすさ、自社のITリテラシーとのマッチング」ができるかどうかの検討が必須となります。
 
ご紹介したStockも国際セキュリティ資格を保有しているので、蓄積した情報が漏れるということはまずありません。また、その使い勝手のシンプルさが評価され、非IT企業を中心に80,000社以上の導入実績を誇ります。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で「ITツールの操作が難しい」というストレスを解消しながら、社内の情報共有を効率化していきましょう。