企業が営業活動を継続するにあたって、業務に関する情報は適切に社内管理しなければなりません。たとえば、書類などをデジタル化できる「情報共有ツール」を用いれば、情報をいつでも活用可能な状態で管理できます。
 
そのような情報共有ツールのひとつが「DocBase(ドックベース)」です。実際、DocBaseを利用する企業も多いですが「検討のために必要な情報が少ないので、なかなか判断ができない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、DocBaseの機能や使い方、口コミ、料金などを網羅的にご紹介します。
 
  • 候補のひとつにDocBaseがあるが、概要や使い方、費用などを幅広く知りたい
  • DocBaseが自社の課題を解決できるツールなのかを知りたい
  • DocBaseの利用ユーザーの生の声を聞き、導入可否を総合的に判断したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、DocBaseの使い方がイメージでき、自社にマッチするかも分かるようになります。


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DocBase(ドックベース)とは

DocBaseはチームの情報をメモに残すツールですが、ほかの類似ツールとは異なる特徴もあります。そこで以下では、DocBaseが自社の環境にマッチするのか判断するために、概要や特徴などをご紹介します。

DocBaseの概要

DocBaseのトップページ

引用(以下含む):DocBaseの公式サイト
 
DocBaseは株式会社クレイが展開する「セキュアな情報共有」にこだわりを持って設計されたツールであり、リモートワークを実施する企業でも運用されています。
 
DocBaseは強固なセキュリティが強みで「シングルサインオン」「2段階認証」「編集・操作履歴の保存」の3つのセキュリティで社内情報を保護します。
 
一方で、DocBaseはスマホのブラウザからも利用できますが、専用アプリではないため、使い勝手が悪い可能性もあります。

DocBaseの特徴

DocBaseには多種多様な機能が搭載されていますが、ほかのツールと比較して以下のような特徴があります。
 
  • フォルダで分類しない
  • メモはフォルダで分類せず、タグ機能を利用して整理します。
  • 更新箇所が分かりやすい
  • 情報を育てることがコンセプトなので、より詳細に編集履歴を確認できます。
  • Markdown記法が使える
  • エンジニアなどが整った文章を簡単に残せる「Markdown記法」に対応しています。
以上のように、DocBasebには「情報を頻繁に更新・共有する必要がある部署」や「開発部門を持つIT企業」などにマッチする特徴があると言えます。

Notionとの違い

Notionのトップページ

 
DocBaseと頻繁に比較されるツールのひとつに「Notion(ノーション)」があります。NotionはNotion Labs, Inc社が提供する多機能ツールで、データベースを基本とした多様な用途で運用可能です。
 
DocBaseとNotionの大きな違いは「ビューの切り替え」にあります。DocBaseは見やすいドキュメントを残していくのが目的ですが、Notionではテーブルビューやカレンダービューなどの表示方法を切り替えてドキュメントを活用するのが目的です。
 
一方、DocBaseとNotionには共通点もあり、どちらも作成後のメモ(ページ)を社外に共有できます。


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Docbaseの基本機能

DocBaseには多種多様な機能が搭載されていますが、上手く使いこなすためには基本機能を把握しておく必要があります。そこで以下では、8つのカテゴリごとにDocbaseの基本機能をご紹介します。

文書作成

以下では、Docbaseで利用できる文書作成の機能についてご紹介します。
 
機能 特徴
Markdown
コードを駆使して整った文章が書ける機能です。
Markdownの入力補助
ボタンをクリックすることで、文章を装飾する機能です。
同時編集
1つのメモをメンバーと一緒に編集できる機能です。
リアルタイムプレビュー
編集画面でメモの仕上がりを確かめられる機能です。
ファイルアップロード
WordやExcel、PowerPointなど多様な形式のファイルをアップロードできる機能です。
数式
Tex記法を使って、メモ上に数式を残せる機能です。
メモの差し込み
メモ内にメモを差し込める機能です。
外部サービスの埋め込み
ほかのサービスで作成したコンテンツを埋め込める機能です。
テンプレート
何度も作成する必要があるメモのフォーマットを登録できる機能です。
編集履歴
更新された部分をすぐに把握できる機能です。
スライド表示
作成したメモをスライド形式で表示できる機能です。
参照元のメモ一覧
ほかのメモからリンクが貼られた際に、参照元のメモをリンクする機能です。
上記のように、Markdown記法やTex記法が利用できるので、DocbaseはIT企業向けのツールと言えます。

文書管理

以下では、Docbaseで利用できる文書管理の機能についてご紹介します。
 
機能 特徴
タグ機能
メモにタグをつけてカテゴリごとに分ける機能です。
スター機能
重要なメモをメニュー画面に表示させる機能です。
グループ機能
特定のメンバーだけにメモを共有する機能です。
ピン留め機能
重要なメモを一覧に固定する機能です。
外部公開
社外にもメモを共有する機能です。
Docbaseではメモをフォルダで分類せずに「タグ」で管理します。ほかのツールと管理方法が異なるので、自社で使いこなせるかを確認してから導入しましょう。

サービス連携

以下では、Docbaseで利用できるサービス連携の機能についてご紹介します。
 
機能 特徴
外部サービス連携
Slackなどの外部サービスと連携できる機能です。
公開API
DoceBaseの機能をフル活用できる機能です。
サービス連携をすればDoceBaseがより便利になります。さらにDocBaseを発展的に使いたいITリテラシーの高い企業におすすめです。

コラボレーション

以下では、Docbaseで利用できるコラボレーションの機能についてご紹介します。
 
機能 特徴
コメント機能
メモに対してMarkdown記法でコメントができる機能です。
グッジョブ機能
メモに対してリアクションを送信できる機能です。
メンション機能
特定のメンバーに対して、コメントを見るように通知できる機能です。
上記のように、メモを起点にコミュニケーションがとれるようになります。

検索

以下では、Docbaseで利用できる検索機能についてご紹介します。
 
機能 特徴
簡単な検索
キーワードやタグなどの項目からメモを検索する機能です。
絞り込み検索
詳細な検索条件からメモを検索する機能です。
ビジネスにおいて、必要な情報へすぐにアクセスできる環境は必須です。Docbaseは階層構造でカテゴリ分けをしていない分、さまざまな条件で検索ができます。

セキュリティ

以下では、Docbaseのセキュリティについてご紹介します。
 
機能 特徴
シングルサインオン
DocBaseは便利なシングルサインオンに対応しています。
2段階認証
ログインにはパスワードだけでなく、別途セキュリティコードを必要とする機能です。
アクセス制限
メモにアクセスできるIPアドレスを制限する機能です。
外部公開の制限
メモの外部公開を制限する機能です。
アクセストークン管理
アクセストークンを制御する機能です。
通信の暗号化
第三者が解読不可能な状態にする機能です。
データの暗号化
情報を暗号化して保管する機能です。
操作履歴
社員がどのような操作をしたのかをCSV形式で残せる機能です。
社内情報を管理するツールには、厳格なセキュリティが求められます。とくに、2段階認証や通信の暗号化などは第三者の不正アクセスを防ぐために必須です。

チーム管理

以下では、Docbaseのチーム管理機能についてご紹介します。
 
機能 特徴
アクセス解析
メモの閲覧数などの利用状況を把握できる機能です。
データのインポート
esaやQiita:Team、Kibelaからデータを移行する機能です。
データのエクスポート
DocBase内のメモデータを出力する機能です。
管理されているメモを出力できれば、さまざまな業務で活用の幅が広がります。とくに、PDFで出力できる機能があれば、そのまま印刷することも可能です。

その他

以下は、これまで紹介した各種機能のほかに利用できる機能です。
 
機能 特徴
スマートフォン対応
専用アプリはありませんが、ブラウザでスマホ利用できる機能です。
テーマ選択
全体のデザインを選択できる機能です。
DocBaseはPCだけでなく、スマホからも利用できます。しかし、一部機能が使えなかったり、専用アプリがないため安定しなかったりする可能性があることに注意しましょう。


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DocBaseの使い方

DocBaseは社内wikiやナレッジベースなどの発展的な用途で使えますが、まずは基本的な使い方をマスターしましょう。そこで以下では、DocBaseの使い方を3ステップで解説します。

(1)メモを作成する

DocBaseでは、メモを作成して社内情報を管理します。
 
メモを残すためには、まずは画面左上の[新しいメモを作成]をクリックしましょう。

DocBaseでメモを作成する方法

メモの編集画面

メモの編集画面が表示されるため、タイトルやタグ、メモを記載します。右側にはプレビューが表示されるので、マークダウンなどを使って分かりやすいメモを作成しましょう。
 
下図のようにメモが完成したら、以下の手順でメモを社内公開します。
 
  1. [公開範囲を設定]をクリックして、任意の範囲を選択する
  2. 最後に[グループに公開]を選択する

メモを公開する方法

DocBaseで作成したメモのイメージ

以上の操作で、DocBase上にメモを作成できました。また、見出しのコードを利用すると、画面右側に目次が反映されます。

(2)メモを共有する

次に、メモを社外に共有する方法です。DocBaseでは取引先に対して”リンク”を発行するだけで、簡単に情報共有ができます。
 
メモを共有する場合には任意のメモを開き、以下の手順に従いましょう。
 
  1. 画面上部の[リンクを作成]をクリックする
  2. 表示される[リンクを作成]をクリックして、表示されるリンクをコピーする

DocBaseのメモを共有する方法

コピーしたリンクを知っている人物であれば、誰でもメモを閲覧できるようになります。また、メモの閲覧に制限をかけたい場合には、パスワードを設定することも可能です。
 
ただし、リンクから”編集”はできないので注意しましょう。

(3)メモを検索する

最後に、目的の情報を確認するためにメモを探しましょう。DocBaseはメモをフォルダで分類せずに管理するので、検索機能を駆使してメモを探し出します。
 
メモを探し出す方法の1つ目は、画面左側の4つの項目から検索する方法です。4つの項目と特徴は以下の通りです。
 
  • ダッシュボード
  • すべてのメモを一覧で確認できる項目です。
  • グループから探す
  • グループごとにメモを確認できる項目です。
  • タグから探す
  • ジャンルごとにメモを確認できる項目です。
  • メンバーから探す
  • 特定のメンバーが作成したメモを確認できる項目です。

DocBaseでメモを探す1つ目の方法

また、画面上側の検索欄からもメモを見つける方法もあり、キーワードだけでなく、未読や更新日などで絞り込み検索も可能です。

DocBaseでメモを探す2つ目の方法

以上の操作で、目的のメモを検索して探し出すことができます。


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DocBaseの料金プラン比較表

以下では、DocBaseの費用を分かりやすい比較表でご紹介します。DocBaseを自社で長期運用した場合に、どの程度のコストがかかるのかを想定しておきましょう。
 
スターター ベーシック レギュラー ビジネス100 ビジネス200〜
1ユーザーあたりの利用料金(税込)
990円/月
4,950円/月
9,900/月
21,450円/月
43,450円/月〜
利用ユーザー数
3名
10名
30名
100名
200名〜
ストレージ容量
3GB
10GB
30GB
100GB
200GB〜
 
また、DocBaseには30日間の無料トライアルあるので、チーム内で使い勝手を確かめながら導入可否を判断できます。


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DocBaseの口コミ・評判

以下では、DocBaseのユーザーから寄せられた口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。

DocBaseの良い口コミ・評判

はじめに、DocBaseの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「Markdownに対応しているのが便利」「複数人で同時編集ができる」という声が寄せられています。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/5/16)
 
社内ナレッジベースとして利用中。
マークダウンに対応しておりエンジニアに優しく、また複数人で編集時にはどこを見ているかのカーソルが出るためとても便利。
非公開ユーザー(投稿日:2022/5/13)
 
優れている点・好きな機能
・マニュアルや議事録をクラウドに保存、簡単に共有ができる
・クラウド上で同時編集が出来る
・Markdownで記述することができる
・テンプレート機能で文章の体裁をある程度保てる
・タグやグループで文章を分類できる
・テキストベースのデータで、検索が早く、閲覧性も高い
非公開ユーザー(投稿日:2021/12/20)
 
優れている点・好きな機能
・外部コンテンツ埋め込みやMarkdownなどは色々ツールがありますが、同時編集と高度な検索性を兼ね備えているシステムはなかなかないので重宝しています。
非公開ユーザー(投稿日:2021/8/18)
 
Markdownエディタとしての基本的な操作に加え、チェックボックスのON/OFFを [Shift + Space] で行えたり、”3×2″ といった文字列上で [Shift + Space] を入力することで指定サイズの表形式に変換したり、など細かい配慮がお気に入りです。
また、カスタム絵文字も使用できるため、業務で使用しているサービスを連想させるアイコンを登録してリンクと一緒に使用すると、リンク先の内容が分かりやすくなるので重宝しています。
非公開ユーザー(投稿日:2021/7/29)
 
優れている点・好きな機能
・開発者にとって使いやすい機能
・マークダウンでの入力になっており、キーボードだけでリッチなドキュメントがつくれる
・plantUMLによる設計資料の記入
・ER図、シーケンス図などがドックベースのみで作成できる
・共同編集機能
・複数人で議事録が同時編集できる

DocBaseの改善点に関する口コミ・評判

次に、DocBaseの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「乱立してメモが見つけられない」「検索すると関連性の低いメモまで表示される」などの不満が寄せられています。
 
非公開ユーザー(投稿日:2022/5/16)
 
ユーザー数が50人を超えてきており管理が大変。
社外などのゲスト的ユーザーも多く、グループ機能によりアクセス制限をすることもできるがそのメンテナンスに割く時間が無い。
退社した社員からの権限剥奪なども必要。
非公開ユーザー(投稿日:2021/8/18)
 
マニュアルがぱっとみどこにあるのかわかりにくい点と、タグの使い方が難しいなと感じています。
乱立すると結局使いづらくなってしまうため、利用者側のリテラシーに依存するなと思いました。
非公開ユーザー(投稿日:2021/7/29)
 
改善してほしい点
・検索機能が若干貧弱に感じる
・検索ワードに引っかかりにくい
・タグの管理が大変
・誰でも自由にタグをつくれるのはいいが、同じような名前のタグが乱立してしまう場合が多い
・公開範囲がグループ単位のため、グループから外れている人に公開したい場合、新たにグループを作ることになりグループが乱立していしまっている
非公開ユーザー(投稿日:2021/7/28)
 
検索のしづらさ。
関連性の低いものが引っかかってくることが多く、検索ワードを工夫する(or記事作成時に検索キーワードを想定しておく)ことがユーザー側に求められます。
 
タグの管理のしづらさ。
上記と関連しますが、誰でもタグを作れてしまうがゆえに、カオスになってしまうし検索もしづらい。統合する機能がありますが、当社のメモの多さのせいかうまくやりきれていません。
非公開ユーザー(投稿日:2021/5/24)
 
記事一覧ではなく、階層的に格納できるようになると管理が楽になると思います。
検索機能が充実しているので目的の記事を探すことは用意ですが、パッと見てどこに何の記事があるのか把握しづらいです。


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【必見】DocBaseのデメリットをカバーする情報共有ツール

以下では、DocBaseのデメリットをカバーする情報共有ツールをご紹介します。
 
DocBaseには情報共有に関する高度な機能が備わっています。そのため、DocBaseは情報共有が欠かせないエンジニアを中心に、IT企業で広く利用されているツールです。
 
一方、DocBaseで作成するメモは”タグ”のみで管理するので、直感的にメモを探すのが難しい可能性があります。実際、利用ユーザーからは「タグの使い方が難しい」「パッと見てどこに何の記事があるのか把握しづらい」などの声があるのです。
 
そのため、非IT企業では”使い方が難しい多機能ツール”は避けましょう。DocBaseのデメリットをカバーできるのは「誰でも簡単に情報を残せるシンプルなツール」なのです。
 
結論、DocBaseの代替ツールになるのは非IT企業の65歳の社員でも説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockでは「ノート」にあらゆる情報を書き残し、チームでリアルタイムに共有可能です。また、「フォルダ」ごとでノートをカテゴリ分けしたり「タグ」で情報の整理ができたりするので、情報が乱立する心配がありません。

目的の情報へすぐにアクセスできるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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DocBase(ドックベース)の使い方や評判、料金まとめ

ここまで、DocBaseの機能や使い方、口コミ、料金まで幅広くご紹介しました。
 
DocBaseはエンジニアなどのITリテラシーが高いチームで本領を発揮する多機能ツールなので、非IT企業で導入する場合には慎重に検討しましょう。DocBaseに限らず「社内のITリテラシーに合致するか」は重要な検討基準です。
 
たとえば、ITに詳しくない従業員が大半を占めるチームであれば、誰でも直感的に使いこなせるので、情報共有にストレスが全くない「Stock」のような情報共有ツールが最適です。実際、Stockは非IT企業を中心に100,000社以上の導入実績があります。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をDocBaseの代替ツールとして導入し、従来の非効率な情報管理から脱却しましょう。