プロジェクトを進めるうえでトラブルの発生はつきものであり、進捗に遅れが発生するのを防ぐには迅速な対応が不可欠です。その際に、課題管理表で案件の課題を一元管理・共有しておくと、メンバー同士でスムーズに連携が取れます。
 
一方で、プロジェクトの課題を可視化するために管理表の作成を検討していても、書き方がわからず実行に移せない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、課題管理表の書き方や運用のポイントを中心にご紹介します。
 
  • 課題管理の重要性は理解しているが、どこから手を付ければよいのかわからない
  • 課題管理が個人に属人化しており、社内で適切に情報共有ができていない
  • 課題管理表を作成し、チーム内で協力して課題の解決に取り組みたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、課題管理表の作成方法が理解でき、チーム内で課題を共有しながら業務を進められます。


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課題管理表とは

進捗管理表の画像

課題管理表とは、業務の中で顕在化した問題を把握し、改善へとつなげるために作成するものです。
 
案件を進めていると、当初の計画では想定していなかったトラブルが発生したり、思わぬミスを見つけたりすることがあります。その際に、「課題が発生した背景」「課題を解決する期限」などを管理表にまとめておけば、対策の考案および優先順位が一目でわかります。
 
また、担当者や課題のステータスが明確であると責任の所在が明確になると同時に、課題が完了するまで作業の進捗を管理できるのです。このように、管理表によって課題の進捗状況が見える化されるうえ、チーム全体で課題管理が行えるようになります。


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なぜ課題管理表が重要なのか

課題管理が適切に行われていないと、同じトラブルが何度も発生してしまい、業務の進捗に支障をきたします。以下では、課題管理表が重要な理由を3点ご紹介するので、社内で課題管理の重要性に関して共通認識を持ちましょう。

チーム内で共通認識が持てる

課題管理表の作成によって、チーム内で共通認識が持てるようになります
 
メンバー同士でプロジェクトの進捗状況や課題を共有すれば、チームの連携強化につながるのです。加えて、課題の優先順位が明確になるので、メンバーが共通認識を持ちつつ優先度の高い課題から順に作業を進められます。
 
このように、課題管理表によってメンバーの進捗状況が共有されるため、チーム全体の方針を決めてスムーズに業務に取り組めます。

誰が何をすべきかがひと目で理解できる

課題管理表を作成すれば、誰が何をすべきか一目で理解できます。
 
メンバーの作業状況が可視化されることによって、業務量の偏りが発生するのを防ぐと同時に、遅れが発生するメンバーの支援が素早く行えます。また、課題解決までに必要なプロセスが明確になるため、タスクをチームで分担しながらの作業も可能です。
 
管理表によって、各メンバーのやるべきタスクが一覧でわかるため、抜け漏れが発生するリスクを抑えられます。

ノウハウとして記録し、次回以降のプロジェクトに活かせる

管理表のメリットとして、ノウハウとして蓄積し次回以降のプロジェクトに生かせる点が挙げられます。
 
課題の解決方法をノウハウとして残しておけば、今後課題が発生した際の参考資料として使えます。その際に、「Stock」のようなITツールを活用すると、時間や場所を問わず蓄積した情報へ簡単にアクセス可能です。
 
このように、課題の解決策を管理表やツールに記載しておくとノウハウとして活用できるため、同じ課題が発生した際に素早く対処できます。


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課題管理表の書き方

以下では、課題管理表の書き方をご紹介します。書き方を適切に把握し、積極的に課題管理表の作成を進めていきましょう。

表に記載する項目を策定

まず初めに、表に記載する項目を策定します。課題管理表に必要な項目は、業務内容やチームの構成によりさまざまですが、基本的には下記のような項目が挙げられます。
 
  • 記入者名
    プロジェクトに関わるメンバーのうち、誰が課題を記載したのかを明記します。
  • 担当者名
    課題の担当者を記載し、責任の所在を明確化します。
  • タイトル
    課題の内容をひと目でわかるようにしておきます。タイトルに規則性をつけられると、後で内容ごとに分類する際に効率的です。
  • 課題の詳細
    課題の具体的な内容について記載します。
  • 対応方法
    改善までに必要な工数を記します。
  • 対応期限
    いつまでに対応しないといけないのか、期限を明記します。
  • 重要度
    業務に及ぼす影響度によって課題の重要度を分類し、優先順位をつけて作業に取り組めるようにします。
上記の項目以外にも業務を進めていくなかで、課題管理に必要な項目をチームメンバーで話し合いながらブラッシュアップしていきましょう。また、項目が定まったら、複数人が記入しても内容が統一できるようにテンプレートを活用するのが重要です。

優先度の高い課題から記入

課題が複数ある場合には、優先度の高い課題から管理表に記入していきます。
 
課題の中には、今すぐ緊急で対応しなければいけないものから優先度の低いものまでさまざまあります。プロジェクトの予算や人員は限られているため、課題に優先順位をつけて取り組むのが大切です。
 
たとえば、Excelで管理する場合には課題ごとに優先度を「高」「中」「低」にステータスを振り分けると、優先度が一目でわかり高優先度のものから順に取り掛かれます。

変更があった際には素早く更新

課題の状況に変更があった際には、素早く管理表を更新する必要があります。
 
管理表は作成したら終わりではなく、日々状況が変わったら更新し、常に最新の情報を保つのが重要です。そのため、各メンバーが責任をもって課題の進捗を登録し、作業全体の可視化を進めていきましょう。
 
ただし、各メンバーのみに運用を任せてしまうと正しい情報が記載されているか確かめられないので、管理表の運用責任者を指名し、責任を持って管理させるのがポイントです。


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課題管理表をうまく運用するポイント

以下では、課題管理表をうまく運用するポイントをご紹介します。ポイントを把握し、課題管理表が各メンバーに適切に活用される状態を目指しましょう。

更新漏れを防ぐ

ポイントのひとつに、課題情報の更新漏れを防ぐことが挙げられます。
 
どれだけ見やすい課題管理表を作ったとしても、課題が更新されなければ意味がありません。そのため、チームメンバーがお互いに更新した内容に気づき、すぐに共有しあえる仕組みづくりをすることがポイントです。
 
加えて、自身の抱えている課題のステータス管理を適切に行えば、対応中の課題を一覧で見られるので、タスクの抜け漏れが発生していないか確認できます。

課題への対応方法と期日を明確にする

課題管理表を運用するポイントは、課題への対応方法と期日を明確化することです。
 
単に課題のみを管理表に登録しても対応方法や期日があいまいだと、解決に向けた行動に移せないので一向に改善されません。それゆえ、確実に課題を解消して業務を進めるためには、期日の管理を着実に行う必要があります。
 
また、対応方法に関しては「期日を決めたタスク」レベルまで落とし込み、メンバーの業務量や適性を考慮しながら適切にアサインしていくのが重要です。

チームメンバー全員に共有する

管理表は、チームメンバー全員に共有する必要があります。
 
一部のプロジェクトメンバーやマネジメント層のみなど、限られたメンバー間で課題を共有しても、チーム全体でうまく連携が取れません。なぜなら、タスクの多くは依存関係にあり、直接タスクを担当していないメンバー以外にも影響を及ぼすからです。
 
そのため、チームメンバー全員が、平等に情報を得られる環境を整備するのが重要です。
 
このように、全体に情報共有をすることで、メンバーは全体の進捗を意識しながら作業が行えるようになり、メンバー同士のフォロー体制の構築にもつながります。


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課題管理表の管理における注意点とは?

以下では、課題管理表の管理における注意点をご紹介します。Excelやスプレッドシートで管理する際の注意点を把握し、必要に応じて別のツールの導入も検討しましょう。

更新作業に時間がかかる

Excelやスプレッドシートで管理する際の注意点として、更新作業に時間がかかる点が挙げられます。
 
Excelで管理表の更新をする際は、「シートの更新」「保存」「共有の手間」がかかります。一方で、リアルタイムで更新されるスプレッドシートにおいても、更新したことをメンバーに共有する手間が必要です。
 
このように、手間が多いと情報が更新されなくなってしまうため、管理表の項目は必要最低限にしておきましょう。そのうえで、「Stock」のように更新した情報が自動で保存・蓄積・共有されるクラウド型のツールを活用するのがおすすめです。

入力方法に関するルールが必要

課題管理表の注意点として、入力方法に関するルールが必要なことが挙げられます。
 
たとえば、別々の人が同じ課題を入力してしまう「二重記載のリスク」を回避するために、「新しい内容を追記する際は、内容および編集履歴を確実にチェックする」などのルールが挙げられます。
 
また、「チーム単位で課題を書き込む担当を決めておく」「会議前に最新の状態に更新しておき、定期的にメンバー間で確認をする」というような運用の工夫も大切です。
 
入力方法に関するルールはマニュアルとして可視化し、必要なときにいつでも閲覧できるようにしておく必要があります。


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Excelやスプレッドシートで作成した課題管理表の管理に最適なITツール

以下では、Excelやスプレッドシートで作成した課題管理表の管理に最適なITツールをご紹介します。
 
従来のようなファイルサーバーでの管理ではファイルの内容が一目でわからず、いちいちファイルを開いて中身を確認する手間がかかります。一方で、「ノート」型のITツールなら、ファイルの説明をノートに記載できるため、一目で内容が把握可能です。
 
加えて、必要な課題管理表に素早くアクセスするには、誰でも簡単に使いこなせるツールの導入が必須です。多機能で複雑なツールでは、必要なファイルを探すのに時間がかかり、蓄積したファイルが活用されなくなってしまいます。
 
そのため、選択すべきツールは課題管理表の管理に必要な機能が過不足なく備わった、非IT企業でも説明不要で使いこなせる「Stock」一択です。
 
Stockは、「ノート」に課題管理表や関連するファイルを一元管理でき、検索機能で必要なときにいつでも迅速にアクセス可能です。さらに、課題管理表に記載されているタスクは「タスク」機能で簡単に登録でき、メンバーのタスクも一覧で見られます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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課題管理表の書き方まとめ

これまで、課題管理表の書き方や運用のポイントを中心にご紹介してきました。管理表の作成手順は、以下の3ステップです。
 
  1. メンバー間で記載する内容に差異が出ないように管理表の項目を策定する
  2. 案件には時間や予算に限りがあるため、優先度の高い課題から記入する
  3. 常に管理表を最新の状態に保つために、変更があった際には素早く更新する
自社で扱うファイルの数が多いほど、Excelだけでのファイル管理は非効率であり、メンバーの業務やスムーズな情報共有を阻害します。そして、作成した課題管理表を適切に管理するためにも、管理するファイル数に関わらず情報共有のストレスを与えないITツールが欠かせません。
 
今回ご紹介したStockは、社内の誰でもすぐに使用できるほどシンプルなツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で課題管理表の管理を効率化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
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