プロジェクト運営でトラブルが発生したとき、進捗への影響を最小限に抑えるには迅速な対応が不可欠です。そこで、案件の課題を適切に管理・共有しておけば、万が一の事態が発生してもメンバー同士でスムーズに連携がとれます。
しかし、課題管理表を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい課題管理表の作り方や運用のポイントを中心に紹介します。
- 分かりやすい課題管理表の書き方・必要な項目を知りたい
- フォーマットを活用して手間をかけずに課題管理表を作成したい
- Excelのデメリットを解消する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、課題管理表の作成方法が分かり、メンバーと課題を共有しながら業務を進められるようになります。
目次
課題管理表とは
以下では、課題管理表の概要や、「WBS」「タスク管理表」との違いを解説します。具体的な書き方を学ぶ前に、前提を確認しておきましょう。
課題管理表の概要
課題管理表は、業務で発生した問題を把握し、改善するために作成する書類です。発生した課題の原因や解決までの期限を整理し、対応の優先順位を明確にできます。
また、課題の解決状況も記録できるため、チームメンバー全員が進捗をいつでも確認できます。そのため、個別に進捗を尋ねる手間が省け、情報共有がスムーズになります。
このように、課題管理表はプロジェクトの進捗を可視化し、効率的な管理に役立ちます。結果として、予期せぬトラブルにも迅速に対応できるようになります。
WBSと課題管理表の違い
課題管理表と混同されがちなWBSですが、両者には明確な役割の違いがあります。WBSは、上図のようにプロジェクト開始前に必要な作業を細分化して洗い出し、全体のスケジュールを策定するためのものです。
一方、課題管理表は、プロジェクトの進行中に実際に発生した問題やトラブルを管理します。発生した課題の原因や解決策、期限などを記録し、対応を明確にします。
このように、WBSと課題管理表は、「必要とする時期」と「管理する内容」が大きく異なります。それぞれのツールを適切に使い分けることで、プロジェクトを円滑に進めることができます。
似た単語と課題管理の違い
課題管理と「タスク管理」「ToDoリスト」「リスク管理」は、似ていますが、以下のように意味がそれぞれ異なります。
- タスク管理と課題管理の違い
- リスク管理と課題管理の違い
- ToDoリストと課題管理の違い
「タスク管理」は、あらかじめ分かっている必要な作業を、担当者や期限などの情報とまとめて管理します。一方で、課題管理は不測の事態を解決するために途中で生まれた課題とその解決法を管理します。
「リスク管理」は、まだ起きていない問題・課題を特定し、対策を管理しますが、課題管理はすでに発生している課題に対して策を講じます。
「ToDoリスト」は、個人のやるべきことを管理するためのもので、課題管理はチームでプロジェクト全体の課題の全体像や対策を管理するためのものです。
以上のように、課題管理は、「プロジェクトの途中で生じた課題に対して、チームで解決する」ことを目的に、課題やタスクに関する情報を管理・共有することをさします。そのため、とくに中長期的なプロジェクトを円滑に進めるためには必須なのです。
なぜ課題管理表が重要なのか
課題管理表が重要である理由として、以下の2つが挙げられます。
- 各課題の対応状況を把握できる
- ノウハウとして蓄積できる
課題管理表があれば、現状ある課題やその担当者といった、各課題の対応状況が一目でわかります。そのため、業務の優先順位がはっきりしそれぞれのメンバーが適切な業務に取り掛かれるうえ、対応が遅れることも防げます。
課題に対処した履歴は、以降のプロジェクトでもノウハウとして活かせます。同じような課題に対応した記録を参考にすれば対策も立てやすくなるため、スムーズな対処につながるのです。
このように、課題管理表は進行中のプロジェクトだけでなく、以降の業務の効率化にも役立ちます。そのため、「高度な検索機能」で必要な情報を瞬時に見つけられる「Stock」などのツールを使って、社内情報をいつでも振り返れる環境で管理しましょう。
【簡単5ステップ】見やすい課題管理表の書き方・作り方
以下では、課題管理表の書き方や作り方をご紹介します。管理表の書き方を把握して、分かりやすい課題管理表を短時間で作成していきましょう。
事前準備｜活用するツールを選ぶ
課題管理表を作り始める前に、活用するツールを選びましょう。ツールには、「汎用的な表計算ツール（Excelなど）」と「課題管理に特化した専用ツール」の2種類があります。
- Excel
- 課題管理に特化した専用ツール
Excelなどで無料で利用できるテンプレートを使えば、すでに必要な項目が記載されているため、課題管理表をすぐに作成できます。ただし、テンプレートによってはカスタマイズ性が低く、自社の業務フローに合わない場合があるので注意が必要です。
課題管理に特化したITツールを導入すれば、テンプレート機能を使って自社に最適な管理表を簡単に自作できます。また、情報のリアルタイム共有や進捗状況の可視化など、チームでの課題管理を効率的に進めるための機能が豊富に備わっています。
Excelテンプレートは便利ですが、作成後にメールやチャットで共有する手間がかかります。そのため、自動共有や共同編集が可能なツールを導入することで、課題管理表作成後の運用がスムーズになります。
ステップ1｜表に必要な項目（分類）を確認する
はじめに、表に記載する項目を策定します。課題管理表に必要な項目は業務内容やプロジェクトの構成によって異なりますが、基本的には下記の8つの項目が挙げられます。
- 記入者名
- 担当者名
- タイトル
- 課題の詳細
- 対応方法
- 対応期限
- 重要度
- ステータス
メンバーのうち、誰が課題を記録したのかを明記します。
課題の担当者を記載して、責任の所在を明確にします。
どのような課題かが一目で分かるようにします。
課題の具体的な内容について記載します。
改善までに必要な工数を記します。
対応を完了させなければならない日を明記します。
業務に影響する度合いによって重要度を設定します。
業務の進捗に応じて「対応中」「完了」などのステータスを記入します。
また、課題管理表の項目は、以下の記入例を参考にすれば、見やすく管理できます。
| ＜項目＞ | ＜記入例＞ |
|---|---|
| 記入者名 |
田中太郎 |
| 担当者名 |
田中太郎 |
| タイトル |
報告書の提出 |
| 課題の詳細 |
2024年9月分の営業報告書を高橋さんに提出する |
| 対応方法 |
報告書の作成 |
| 対応期限 |
2026年1月9日（金） |
| 重要度 |
高 |
| ステータス |
対応中 |
上記以外にも必要な項目があれば、メンバーで話し合って適宜増やしましょう。また、管理項目が決まったあとには、今後も使い回しができるように「テンプレート」として保存しておくのがおすすめです。
ステップ2｜課題を洗い出し、優先度の高い課題から記入する
次に、課題を洗い出し、優先度の高い課題から管理表に記入しましょう。プロジェクトの予算やメンバー、時間を有効に使うためにも、課題の優先順位は重要です。
たとえば、Excelで管理表を運用するときは、課題に「高・中・低」の優先度を振り分けるなどの運用ルールを定めれば、やるべきことが明確になります。しかし、Excelの課題管理表は、メンバーとの共有に毎回メール添付する手間がかかるという欠点があります。
そこで、「Stock」のようにタスク機能を使った課題管理では、書き込んだ情報がリアルタイムで共有されるほか、優先度の高いタスクに「スター（★）」を付けられます。スター付きタスクは上位表示や絞り込み検索が可能なので、重要なタスクを見逃しません。
ステップ3｜課題の詳細を記載する
次に、課題に関する情報を細かく記載しましょう。
課題管理表と関連ファイルを別々にしているケースもありますが、それでは情報が分散してしまい、いずれ管理しきれなくなります。そのため、「どのような課題が残っているか」を確認したときに、すぐに詳細な情報を見つけられるようにすべきです。
このように、ファイルをいくつも用意して管理するのではなく、課題に関する情報を一元化することが重要だと言えます。
ステップ4｜課題に期限と担当者を設定する
次に、課題には必ず対応期限と担当者を設定しましょう。
期限や担当者を設定せずに放置すると、対応することを忘れてしまいます。対応期限・担当者を定めることで、クライアントとの業務トラブルを未然に防げるのです。
ただし、Excelには期限を記載できても担当者への通知機能はないため注意が必要です。そこで、期限の確認漏れを減らすには、「期限付きのタスクを設定可能で、かつ通知機能のついたツール」を導入して課題管理をするべきです。
ステップ5｜迅速にステータスを更新する
最後に、課題の状況が変わったら、管理表をすぐに更新しましょう。
管理表は作成したら終わりではなく、常に最新の状態に保つことが重要です。誤った情報を残したままでは、ほかの業務に支障が出かねません。
したがって、管理表の更新・共有は素早くしましょう。ただし、Excelなどのファイルは、基本的にリアルタイムで共有することが難しいため、課題管理表の管理には「更新した情報が即メンバーに共有される情報共有ツール」が最適です。
【無料】Excelで使える課題管理表のテンプレート
以下では、無料で使える課題管理表のテンプレートを2つ紹介します。どちらも登録不要ですぐに利用できるため、今すぐ課題管理表を作成したい方は必見です。
シンプルで見やすいプロジェクト課題管理表テンプレート
こちらは”Excel・Word基礎講座とテンプレート”が提供するテンプレートです。
課題の内容はもちろんのこと、重要度や優先度、解決策まで記録を残せます。よりシンプルな項目だけで十分な場合には、6つの項目を管理するA4縦のテンプレートをダウンロードしましょう。
ステータスを記載できる課題管理表フォーマット
こちらは”登録不要のフリーテンプレート”が提供するテンプレートです。
課題の期日や解決策を記入する項目に加えて、現在の課題のステータスを記載できます。また、Excel版に加えてWord版もダウンロード可能です。
Excel・スプレッドシートで課題管理をする3つの注意点とは？
以下では、「Excelやスプレッドシートでの課題管理表の運用」における注意点を解説します。これらの方法で課題管理をしている企業は、必要に応じて別のツールの導入も検討しましょう。
（1）詳細を記録しづらい
1つ目に、課題管理表の注意点として、詳細を記録しづらいことが挙げられます。
Excelやスプレッドシートは表計算ソフトなので、テキストベースで課題の詳細を記載するのに向いていません。セルの横幅を超えた文章は見切れてしまうので、入力された文章量に応じてセルのサイズを調節する手間がかかります。
したがって、課題管理表の作成には、課題の詳細をテキストでも問題なく記載することができるツールを利用しましょう。
（2）更新や共有に時間がかかる
2つ目に、Excelやスプレッドシートで課題管理するときの注意点として、更新や共有に時間がかかることが挙げられます。
Excelで管理表を運用する場合、シートの更新や保存、共有に手間がかかります。また、リアルタイムで更新されるGoogleスプレッドシートであっても、「更新したこと」を共有するために、メールをはじめとした連絡ツールを使う必要があるのです。
課題管理表は手間が多いと次第に更新されなくなってしまうため、可能な限り簡単に管理できる体制を整えましょう。たとえば、更新情報が自動で保存・共有されるクラウド型のツールを導入すれば、わざわざツールを切り替える必要はありません。
（3）目的のファイルを探し出すのが面倒
3つ目に、目的のファイルを探し出すのに手間がかかるのも注意点のひとつです。
Excelやスプレッドシートの場合、新しい管理表をつくるたびにファイルが増えることになります。そのとき、ファイルの置き場所を整理しておかなければ、やがて「管理表がどこにあるのか分からない」といった事態になりかねません。
また、Excelやスプレッドシートの共有方法として「メールでURLをメンバーに送付する」手法がありますが、メールが埋もれると該当のURLを探すのに苦労します。
そのため、効率的に課題管理をしたい場合には、案件や顧客情報を「ノート」に記載しつつ、ノートに紐づけて「タスク」（課題）を管理できる「Stock」のようなツールを使いましょう。また、タスクは一覧から確認することも可能です。
Excel・スプレッドシートより簡単!チームの課題管理に最適のツール
以下では、Excelやスプレッドシートより簡単にチームの課題管理ができるツールをご紹介します。
Excelやスプレッドシートで作成した課題管理表は、更新や共有がしづらいため継続して運用していくのが困難です。さらに、検索機能に乏しく、ファイルが増えると目的のデータを見つけづらくなるので、課題に関する詳細をまとめておけるツールを使うべきです。
そこで、課題の情報とタスクを正しく管理するには、「業務に関する情報と紐付けて課題を設定し、各メンバーの進捗を確認できるツール」が最適です。また、メンバー全員が使いこなせるよう、操作がシンプルなツールを検討しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、「ノート」に紐付けられた「タスク」「メッセージ」でチーム全体の課題管理を完結できるツールの「Stock」一択です。
リアルタイムで共有できるStockの「ノート」に個人・チームの課題やToDoを記載し、ノートに紐付けて「タスク」を設定すれば、課題を確実に解消できます。またノートごとに「メッセージ」で会話できるので、メンバーと連携して迅速な課題解決が可能です。
メンバーのタスク進捗を一覧で確認できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockの課題管理機能
ここでは、Stockの主な課題管理機能を3つ紹介します。
＜タスク作成機能＞
Stockでは、ノートに紐づいたタスク管理ができる点が特徴です。ノートに残した”営業報告書”や”議事録”に紐づけてタスクを設定できるため、タスクに必要な情報を探す手間を省けるうえ、他のメンバーにタスクを割り当てることもできます。
また、タスクを作成する際「繰り返しタスク設定」が可能です。そのため、週や月ごとの繰り返し業務に対して、タスクを都度設定する必要がなくなります。
＜タスク共有一覧＞
Stockで作成したタスクは一覧で確認できます。また、検索機能が備わっているので、タスクの抜け漏れ防止につながります。
さらに、自分のタスクのみならず、メンバー全員のタスクも一覧で可視化できます。したがって、複数人の進捗状況をすぐに確認できるようになるのです。
＜ノートに紐づくメッセージとタスク＞
Stockの「ノート」では、情報と紐づいた「メッセージ」と「タスク」を上図のように一画面で確認できます。
そのため、情報を確認しながらタスクを進めたり、メンバー同時でコミュニケーションを取りながらのタスクの割り当てに最適です。
プロジェクトを成功させる課題管理表の運用ポイント
以下では、プロジェクトを成功させる課題管理表の運用ポイントを紹介します。ポイントを把握して、メンバーが適切に使えるようにしましょう。
（1）課題を具体化する
課題管理表を運用する1つ目のポイントは、課題を具体化することです。
記載されている課題が抽象的で対応方法が曖昧だと、誰も具体的な行動に移せず、改善が滞る恐れがあります。そのため、課題の対応方法は誰でもすぐに着手できるレベルまで具体化し、メンバーの業務量や適性を考慮して適切に分担しましょう。
このように、課題を具体化してタスクを割り振ると、スムーズな解決につながります。
（2）メンバー全員に共有する
2つ目に、管理表はメンバーに共有する必要があります。
限られたメンバーだけで課題を共有しても、プロジェクトの連携は上手くいきません。なぜなら、関連しているタスクがすべて円滑に進まなければ、業務の進捗に影響が出るからです。
そのため、メンバー全員が課題管理表にアクセスできる仕組みを用意して、プロジェクトの全体像を把握したうえで仕事を進められるようにしましょう。
（3）更新漏れを防ぐ
3つ目に、更新漏れを防ぐ仕組みをつくりましょう。
どれだけ見やすい課題管理表をつくっても、課題のステータス（進捗）が更新されなければ意味がありません。すなわち、メンバーがすぐに更新できるような仕組みが必要です。
Excelは更新のたびに開かなければならず、スマホの小さな画面では使いづらいので面倒です。そのため、「Stock」のような、「更新した情報をリアルタイムで共有できる、モバイル端末にも対応したツール」で代替する方法が効果的です。
課題管理表の書き方や運用ポイントまとめ
これまで、課題管理表の書き方や運用ポイント、注意点を中心に紹介しました。
Excelで課題管理表を管理すると、ファイルが増えるにつれて「目的の管理表が見つからない」という事態になります。そのため、課題管理表を適切に管理するには、必要な情報を簡単に更新し、アクセスできるツールが必須です。
とくに、各メンバーの課題には、”業務の情報に紐付けられた「期限付きのタスク」を設定し、ステータスや優先度、期限を自由に設定できる機能”や、”一覧でタスクを確認できる機能”があれば、円滑なプロジェクト管理が実現します。
結論、自社の課題管理には、「ノート」「タスク」「メッセージ」のシンプルな機能を備え、同期されたあらゆる情報にわずかな操作でアクセスできる『Stock』が最適です。Stockでは、Excelで作成した課題管理表を直接添付して管理する使い方もできます。
ぜひ、課題管理に必要な機能を過不足なく備えた「Stock」を導入して、ストレスなく課題管理表を管理しましょう。
