オンラインストレージを用いれば、社内情報をインターネット上で管理できます。近年では在宅勤務が普及した影響で多くの企業に導入されており、ペーパーレス化などを通して業務効率化や生産性向上に貢献しています。
 
一方、オンラインストレージは各ツールの特徴が異なり、比較する基準が分からず「自社の環境に合うオンラインストレージが見つけられない」と悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、法人向けオンラインストレージの比較ポイントやおすすめのツール5選をご紹介します。
 
  • 社内情報を効率的に管理して、社員の生産性を高めたい
  • オンラインストレージを選ぶうえで重要なポイントを知りたい
  • 法人利用に適したオンラインストレージを教えてほしい
という担当者の方は、この記事を参考にすれば自社にマッチするツールを導入でき、運用を成功させることで業務効率化を実現できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

法人向けオンラインストレージとは?

オンラインストレージは、インターネットにデータを保存してファイル管理が行えるサービスを指します。クラウドサービスの特徴を活かしているため、クラウドストレージと呼ばれることもあります。
 
物理的なハードディスクにデータを保存するわけではないので、オンラインストレージのアカウントとデータへのアクセス権を持っていれば、場所や時間を問わずwebからデータへアクセス可能です。また、複数の社員が同時にデータを閲覧・編集でき、円滑な情報共有が実現します。
 
個人向けと法人向けのサービスがありますが、基本的には法人向けのオンラインストレージの方が保存容量が大きくセキュリティが高いです。自社独自でサーバーを用意するのが費用的に難しい中小企業であっても、低コストで高いセキュリティを持つファイル共有の環境を整えられます
 
一方、個人向けのツールは機能に制限がかかっている分コストも抑えめですが、顧客情報や社外秘のデータを扱う際の情報漏えいリスクなどを考えると、業務に関係する書類を共有するには法人向けのサービスが適しています。


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おすすめの法人向けオンラインストレージ5選

ここでは、おすすめの法人向けオンラインストレージを5つご紹介します。
 
オンラインストレージは、社内情報の一元管理を目的として導入されることが多いです。そのため、社内の誰でも使いこなせるわかりやすいツールでなければ、情報が蓄積されずに運用が失敗となるケースに陥ってしまいます。
 
また、必要以上に高機能なツールだと、導入時の教育コストもかかり、担当者にとっても負担が大きくなります。したがって、オンラインストレージの運用を成功へ導くためには機能がシンプルで動作が簡単なツールの選定がおすすめです。
 
下記でご紹介する「Stock」はドラッグ&ドロップでファイルを保存できる非常にシンプルでわかりやすいツールです。オンラインストレージとしても利用可能、かつ非IT企業を含む100,000社の導入実績があり「ITに慣れていなくてもすぐに使いこなせる」という事例を多数持っています。
 
結論、社内情報を効率的に管理し、有効利用できるように整備するツールは、優れた検索性により情報へのアクセス性が高く、導入コストをかけずに使い始められるStock一択と言えます。

【Stock】オンラインストレージとしても情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【Dropbox Business】細かな管理者設定が可能

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Dropbox Businessは、階層の多い組織において、ユーザーごとの権限を細かく設定できるオンラインストレージです。

<Dropbox Businessの特徴>

  • 高いカスタマイズ性を持つ
  • 管理者からは各ユーザーの動きを全て監視でき、閲覧権限の設定も細かく行えます。管理体制を厳格に整えたい法人には適しています。
  • 適切なセキュリティ環境でファイルを共有できる
  • ファイルを共有する際には、閲覧時のパスワードと有効期限を設定でき、ファイルの受信も通知によって把握可能です。

<Dropbox Businessの注意点>

  • デフォルトの設定が複雑
  • 一人の社員がファイルを削除・移動すると、共有している他の社員がアクセスできなくなるなど、デフォルトの設定がいくつか存在しているため、用途に合わせて変更が必要です。
  • 法人によっては多機能すぎて使いにくいケースもある
  • ファイルの管理や外部ツールとの連携など、Dropbox Businessにはさまざまな機能が搭載されていますが、中小企業の場合は機能過多となる場合があります。ITに慣れていないと使いにくい可能性があるため注意が必要です。

<Dropbox Businessの料金体系>

  • Professional:¥2,000/月(個人向け)
  • Standard:¥1,250/ユーザー/月(小規模チーム向け/3ユーザー以上で契約可能)
  • Advanced:¥2,000/ユーザー/月(大規模チーム向け/管理機能などの拡充有り)


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【セキュアSAMBA】高いセキュリティ機能を持つ

セキュアSAMBAのトップページ

セキュアSAMBAは、標準で豊富なセキュリティ機能が搭載されているオンラインストレージです。

<セキュアSAMBAの特徴>

  • 自動ログアウト機能
  • webブラウザからログインして作業した後、一定時間操作がないと自動的にログアウトされます。
  • サポートが充実している
  • 導入前から申し込み、導入後まで運用のサポートがあるため、不明点があればすぐに解決できます。

<セキュアSAMBAの注意点>

  • 最低利用期間の縛りや初期費用が発生する
  • セキュアSAMBAの最低利用期間は12ヶ月からとなるため、数ヶ月だけの契約などのお試し利用ができません。また導入時には初期費用が必要となるケースが多いため、コスト面も確認しておくと良いでしょう。
  • 多機能すぎて使いこなせない可能性がある
  • AD/LDAPやマイシェアといった、データの同期や限定公開などが行えるさまざまな機能がありますが、使用できる機能が多いことで使いにくさを感じる、また人的ミスを誘発してしまうケースがあるので注意が必要です。

<セキュアSAMBAの料金体系>

  • ライトプラン:¥15,000/月(100GB)
  • ビジネスプラン:¥35,000/月(500GB)
  • カスタマイズ:要問い合わせ(容量もカスタマイズ)


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【OneDrive for Business】Microsoft製品との連携ができる

OneDrive for Businessのトップページ

OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供しており、Microsoft製品との連携がしやすいツールです。

<OneDrive for Businessの特徴>

  • Microsoft365と連携できる
  • OneDrive for BusinessはMicrosoftが提供するサービスで、Microsoft365に入っている各種ツールと簡単に連携できます。ExcelやWordもストレージ内で編集可能なため、保存の手間が省けます。
  • マルチデバイス対応
  • スマートフォンの専用アプリもあるため、PC以外からでもデータの閲覧が可能です。

<OneDrive for Businessの注意点>

  • 同期エラーが発生するケースがある
  • ファイル名が長すぎる、またファイル名に使用できない文字がある場合などに、同期エラーが発生するケースがあります。
  • ファイル形式以外は保存できない
  • たとえばメモなどのテキスト情報を管理したい場合でも、すべてファイル形式で作成する必要があります。

<OneDrive for Businessの利用料金>

  • OneDrive for Business (Plan 1):¥540/ユーザー/月(1ユーザーあたり1TB)
  • OneDrive for Business (Plan 2):¥1,090/ユーザー/月(容量無制限)
  • Microsoft 365 Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり1TB、Microsoft365の他オフィスアプリケーションが利用可能)


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【Google Drive】Google製品との連携ができる

Google Driveのトップページ

Google Driveは、Google社が提供しているオンラインストレージサービスです。

<Google Driveの特徴>

  • 必要に応じてセキュリティを強化できる
  • 2段階認証やセキュリティキーでの保護など、セキュリティを保護するための対策を追加できます。
  • Google製品との連携が可能
  • GmailやGoogleカレンダーなど、Googleが提供している各ツールとデータを連携させられます。

<Google Driveの注意点>

  • 情報漏えいのリスクがある
  • ファイルごとの共有設定を手軽に行えますが、その分比較的簡単に組織外のアカウントまでデータが共有できる設定へと変更できます。そのため、権限設定を誤ってしまうと、情報漏えいにつながってしまいます。
  • 用途によっては機能過多となる
  • ドキュメント作成やメール送信、カレンダー機能など多数の機能があり、ファイル共有以外に必要な機能がなければ、機能過多となり使いこなせません。

<Google Driveの料金体系>

無料プランでは15GBまでの容量制限がある一方、有料プランであれば自社で必要な容量分だけ増やせます。有料版で使用するには、Google One、もしくは他のGoogleツールも含むGoogle Workplaceに申し込む必要があります。
 
  • Business Starter:¥680/ユーザー/月(1ユーザーあたり30GB)
  • Business Standard:¥1,360/ユーザー/月(1ユーザーあたり2TB)
  • Business Plus:¥2,040/ユーザー/月(1ユーザーあたり5TB)
  • Enterprise:問い合わせ(必要に応じて追加可能)


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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法人向けオンラインストレージの比較表

おすすめのオンラインストレージ5選の比較表は以下の通りです。(右にスクロールできます。)
 
【一番おすすめ】Stock Dropbox Business セキュアSAMBA OneDrive for Business Google Drive
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
細かいアクティビティ追跡ができるツール
オプションの幅が広く機能追加できるツール
office製品と連携できるツール
複数のGoogleサービスと連携できるツール
プラン別料金
・無料
・有料プランでもひとりあたり月324円〜
・Professional(¥2,000/月※個人向け)
・Standard(¥1,250/1ユーザー/月)
・Advanced(¥2,000/1ユーザー/月)
・ライトプラン(¥15,000/月)
・ビジネスプラン(¥35,000/月)
・カスタマイズ(要問い合わせ)
・OneDrive for Business Plan 1(¥540/ユーザー/月)
・OneDrive for Business Plan 2(¥1,090/ユーザー/月)
・Microsoft 365 Business Standard(¥1,360/ユーザー/月)
・Business Starter(¥680/1ユーザ/月)
・Business Standard(¥1,360/1ユーザ/月)
・Business Plus(¥2,040/1ユーザ/月)
・Enterprise(要問い合わせ)
※Google Workspaceの利用料金
セキュリティ
・アクセス制限
・二段階認証
・通信/情報の暗号化
・IPアドレス制限
・シングルサインオン
・ファイル添付禁止
・データのフルバックアップ
・二段階認証
・アクセス制限
・デバイス紛失時のデータ削除
・ファイルのバックアップ
・通信/ファイルの暗号化
・グローバルIPアドレス
・自動ログアウト
・端末認証
・パスワードポリシ−
・二段階認証
・ファイルの暗号化機能
・ユーザー管理の監査レポート抽出
・データ損失防止(DLP)
・二段階認証
・ファイルの非公開設定
・危険なアプリへのアクセスブロック
・セキュリティキー


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法人向けオンラインストレージを比較する5つのポイント

ここでは、法人向けオンラインストレージの5つの比較ポイントを解説します。自社の規模や導入目的によって、適切なツールは変わります。

セキュリティ

法人利用の場面では、機密文書や顧客データなどを管理することが多いため、セキュリティの高さは非常に重要視されます。
 
インターネット上にデータを管理する場合には、クラッキング(いわゆるハッキング)、ウイルス攻撃、データ紛失、盗聴・改ざんなど、さまざまなリスクがあります。したがって、たとえば通信・蓄積された情報の暗号化機能の有無や、利用しているサーバーの安全性を確認しておきましょう。
 
同じツールのなかでも、プランのグレードによってセキュリティ対策の量は変わるため、自社が保存するデータの内容を踏まえたうえでツールやプランを選定します。

ストレージ容量

オンラインストレージは継続的なデータの保管を見越して契約をするため、必要に応じてストレージ容量を増やせるツールを選ぶことをおすすめします。
 
インターネット上にデータを保存する特性上、サービス提供者のプラン設定によって使用できる容量が変わります。初めからストレージ容量が大きいツールを選べばいいというわけではなく、自社に合わせたタイミングで適切な容量を選択できる方がコストパフォーマンスが良いです。
 
現状使用しているデータ容量からオンラインストレージの契約期間内に使用するストレージの大きさを想定し、プランを選択しましょう。

対応機種

自社で利用しているデバイスやOS(デバイスを動かすために必要なシステム)に対応しているサービスかを確認しましょう。
 
ほとんどの法人向けオンラインストレージは、macやWindows、iPhoneやAndroidなどのあらゆるデバイスに対応しています。しかし、なかには最新版のOSが必要な場合や、特定のデバイスに対してはアプリが用意されていないケースがあります。
 
対応していないデバイスやOSではサービスの利用ができず、アプリがないとそのデバイスに最適化した形で利用できないため、使い勝手が悪くなります。したがって、サービスを契約する前に対応機種を必ず確認しましょう。

サポート体制

導入後に発生したトラブルに対処するため、適切なサポートが受けられるサービスを選択しましょう。
 
プランごとにサポート体制の違いがあるものや、海外発のツールで英語でしかサポート体制が用意されていないサービスなどがあります。オンラインストレージを使用する中小企業にはITを専任する担当者が居ないケースも多いため、ツールを提供しているサポートデスクの質は重要です。
 
運用を成功させるためには、自社の環境に合うサポート体制を持つオンラインストレージの選定は必須となります。

情報共有機能の有無

チャット機能やタスク機能など、チーム内で情報共有を行うための機能を持っていることで、オンラインストレージの利便性は向上します。
 
オンラインストレージはファイルを保存するためのツールですが、業務のなかでは保存したツールをチームメンバーに共有しながら作業を進めていくケースも多いです。その際オンラインストレージ内にデータ共有を行う機能が内包されていれば、他のツールを使用する必要がなく、ファイルに関わる情報共有をすべてデータに紐づけておけます。
 
したがって、情報の散乱を防ぎ、オンラインストレージに蓄積される情報量が増えることで、さらなる業務効率化を図れます。


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法人向けオンラインストレージを利用する3つのメリット

以下では、法人向けオンラインストレージの3つのメリットをご紹介します。従来の社内サーバーやハードディスクを利用したデータ保管に比べ、コストやデータ保護の面に利点があります。

ファイルを一元管理できる

オンラインストレージを利用し社内に分散した情報を一箇所に集約すれば、複数拠点間のデータ共有が円滑になります。
 
たとえば、各拠点それぞれが持っているサーバーや各個人のPCにデータが保存されていると、データを共有するためには都度メールの作成やデータの圧縮などが必要となります。
 
一方オンラインストレージを活用すれば、すべての情報にインターネット上からアクセスできるため、閲覧する場所や端末に問わずデータを取得できます。またデータの内容はリアルタイムで更新・同期されていくので、常に最新情報を社内で共有でき、データ重複のリスクもなくなります。

コストを抑えてセキュリティを強化できる

社内にサーバーを持つオンプレミスに比べシステムの運用や保守のコストがかからず、クラウドサービスのなかでも法人向けのオンラインストレージはセキュリティが強固です。
 
たとえば下記のようなセキュリティ機能は整備されていることが多いです。
 
  • 外部からの攻撃に対するセキュリティ対策
  • 2段階認証やIPアドレス制限、情報の暗号化など、蓄積された情報への不正アクセスを防げます。
  • 社内の不正に対するセキュリティ対策
  • ユーザーごとの閲覧権限設定など、社内情報の公開範囲に基づいて社員ごとに制限を付与できます。
  • 過失等によるデータ消失に対するセキュリティ対策
  • ゴミ箱機能や編集履歴保持機能など、データを誤って削除してしまった場合でも、情報の復元が可能な機能を搭載しています。
これだけ多くのセキュリティ機能を搭載していても、保守を行うのはベンダー(サービス提供者)側なので、オンラインストレージの運用にはシステム担当の人件費は必要ありません。したがって、セキュリティ事故のリスクは抑えつつ、自社ですべてを管理するオンプレミス型よりもコストを削減できます。

災害時のリスクヘッジになる

クラウドサービスであるオンラインストレージを活用すれば、重要なデータを消失するリスクが低下し、災害後の事業継続や復旧も簡単に行なえます。
 
オンラインストレージに保管されているデータは日本もしくは世界に点在して管理されています。したがって、ある特定の地域で大規模な災害が発生したとしてもデータが破損・消失する可能性が限りなく低いです。
 
また、クラウドサービスのデータが保管されているデータセンターは地震や火災、停電などあらゆる災害を想定して作られているため、自社でサーバーを管理している場合と比べて非常に強固な場所でデータを保管できる点は大きなメリットです。


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おすすめの法人向けオンラインストレージ5選 まとめ

ここまで、おすすめの法人向けオンラインストレージ5選と比較ポイントをご紹介してきました。
 
法人向けのサービスはセキュリティ対策や管理者機能が充実しているものが多くありますが、機能が多すぎてしまうと複雑になり使いこなせなくなる場合があります。オンラインストレージはデータが蓄積されて初めて導入した価値を発揮するため、「社内の誰でも使えるわかりやすいツールを選定することが重要」です。
 
また、中小企業の場合はITシステム担当が居ないケースもあるため、日本語のサポートが手厚いツールであることも、運用を成功させるためには必要なポイントです。
 
今回ご紹介したオンラインストレージとしても使えるStockは、業務種別ごとでフォルダを整理し、ドラッグ&ドロップで簡単にファイル保存ができるシンプルなツールです。
 
また、無料登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で業務データとチーム間の情報共有を一元管理し、生産性の向上を実現しましょう。