社内情報をインターネット上で管理できるツールのひとつに、オンラインストレージが挙げられます。
 
オンラインストレージは、テレワークの普及などの影響で多くの企業に導入され、社内のペーパーレス化を実現し、業務効率化や生産性向上に貢献しています。
 
一方、オンラインストレージによってそれぞれ特徴が異なり、導入には十分な比較検討が必要です。しかし、比較する基準が分からないために「自社の環境に合うオンラインストレージがなかなか見つからない」と悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、法人向けオンラインストレージの比較ポイントやおすすめ5選を中心にご紹介します。
 
  • オンラインストレージ選びに失敗したくない
  • 法人におすすめできるオンラインストレージを教えてほしい
  • 社内情報の管理を効率化して、社員の生産性を高めたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、法人向けオンラインストレージの比較ポイントが分かり、自社にマッチするツールを導入できます。
 

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法人向けオンラインストレージの比較ポイント

数多あるオンラインストレージの中から最適なツールを選ぶためには、確認すべき項目を把握しておく必要があります。
 
以下は、法人向けオンラインストレージの5つの比較ポイントです。

セキュリティ

法人が利用するオンラインストレージでは、機密文書や顧客データなどの重要な社内情報を管理するため、セキュリティには十分注意する必要があります。
 
例えば、オンラインでの情報管理には、クラッキング（いわゆるハッキング）、ウイルス攻撃、データ紛失、盗聴・改ざんなど、さまざまなリスクがあるので安全性にはこだわりましょう。
 
法人向けオンラインストレージは、ツールごとにセキュリティ対策の異なるプランがいくつか用意されています。プランのグレードが上がるにしたがって、より強固なセキュリティ対策が可能です。

ストレージ容量

自社で利用するストレージ容量がどの程度かを事前に見積もり、最適なサービスを選べば、できる限りコストを抑えて導入できます。
 
法人向けオンラインストレージを利用すると、自社サーバーや社用PCなどのストレージを消費しないで済み、慢性的なストレージ不足を解消できます。
 
プランによって利用可能なストレージ容量が異なるので、画像や動画、音声ファイルなどを大量に保存する必要がある企業は、より多くのストレージを利用できるプランを選択しましょう。

対応機種

導入予定のオンラインストレージが、自社で利用しているデバイスやOSに対応したサービスかを確認しましょう。ほとんどの法人向けオンラインストレージは、PCやスマートフォンなどのあらゆるデバイスに対応していますが、最新版のOSが必要な場合もあります。
 
OSとは、デバイスを動かすための主要なシステムのことで、対応していないOSやデバイスではサービスの利用ができません。そのため、サービスを契約する前に対応機種を必ず確認しましょう。

サポート体制

導入後に発生したトラブルに対してフォローを求める場合には、サポートがプランに含まれているかを確認しましょう。
 
また、サポートの有無のほかに、プランによってサポート体制に違いがあるので、どのようなサポートが得られるのかも確認が必要です。ただし、海外のオンラインストレージでは、日本語でのサポートが受けられない場合もあるので、自社で英語に対応できない場合、はじめからそのストレージを選択しないことをおすすめします。
 
導入後に発生するリスクに適切に対応するために、自社の環境に合致したサポート体制を含むオンラインストレージを選択しましょう。

無料プラン

本格的に導入する前に、無料で使い勝手を試せるかを確認しましょう。実際に運用した際に、イメージとは異なる場合や業務プロセスと噛み合わないことがあります。
 
導入する可能性の高いオンラインストレージは、はじめから有料プランに登録するのではなく、無料プランもしくは無料トライアルで実際に利用することで、ツール選びに失敗するリスクを減らします。

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おすすめの法人向けオンラインストレージ5選

ここでは、厳選した法人向けオンラインストレージを5つご紹介します。あらかじめ、オンラインストレージの欠点を知っておくと、失敗しないツール選びが可能です。
 
オンラインストレージの欠点として「ファイルを作る・開く・保存する」の手間が多く面倒であるという、情報へのアクセス性の課題があります。しかし、高いアクセス性のあるツールを導入できれば、わずか数クリックの操作の違いでも、総合的に大幅な時間短縮ができるのです。
 
また、オンラインストレージに保存したファイルの共有や、付随するコミュニケーションは別のツールを介して行う場合が多いです。しかし、複数のツールを併用すると情報の分散が発生し、社内情報を有効利用できません。
 
つまり、欲しい情報にすぐにアクセスでき、共有やコミュニケーションもひとつのツールで完結する環境が必要です。
 
結論、社内情報を効率的に管理し、有効利用できるように整備するツールは、情報への高いアクセス性があり、情報に紐づいたコミュニケーションが取れるStock一択と言えます。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

Stock

Stockのトップページ

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

  1. ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

＜Stockの料金＞

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

Dropbox Business

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Dropbox Businessは、任意のファイルのなかでデータや資料が共有できるオンラインストレージです。

＜Dropbox Businessのポイント＞

  1. 情報がなくなる心配がない
    2. インターネット上にすべての情報が保存されるので、端末を紛失してもアクセスできます。
  2. ファイルを安全に送信できる
    3. パスワードと有効期限を設定して社内情報を保護し、通知によって受信を確認できます。

＜Dropbox Businessを使う上で気をつけたい点＞

  1. デフォルトの設定
    2. 一人の社員がファイルを削除、移動すると、共有している他の社員がアクセスできない設定になっているので、用途に合わせて変更しましょう。
  2. 多機能ゆえに使いにくい
    3. ファイルの管理や外部ツールとの連携など、さまざまな機能がありますが、慣れないと使いにくいので注意が必要です。
 

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セキュア SAMBA

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セキュア SAMBAは、セキュリティ機能が標準搭載されているオンラインストレージです。

＜セキュア SAMBAのポイント＞

  1. 自動ログアウト
    2. ウェブブラウザからログインして一定時間操作がないと、自動的にログアウトされます。
  2. 充実のサポート
    3. 導入前、申し込み、導入後の運用のサポートがあるので、不明点があればすぐに解決できます。

＜セキュア SAMBAを使う上で気をつけたい点＞

  1. 最低利用は12ヶ月から
    2. 最低利用期間は12ヶ月からになるので、慎重に利用を検討する必要があります。
  2. 多機能ゆえに使いにくい
    3. AD/LDAPやマイシェアなど、さまざまな機能がありますが、慣れないと使いにくいので注意が必要です。
 

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OneDrive for Business

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OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供するオンラインストレージです。

＜OneDrive for Businessのポイント＞

  1. Microsoft365と連携できる
    2. OneDrive for BusinessはMicrosoftが提供するサービスで、ファイルの共有リンクに有効期限を設定できます。
  2. マルチデバイス対応
    3. PCから利用できますが、スマートフォンでも専用アプリから情報を閲覧できます。

＜OneDrive for Businessを使う上で気をつけたい点＞

  1. 同期エラーが発生する
    2. ファイル名が長すぎる場合や、ファイル名に使用できない文字がある場合、同期エラーが発生するとのレビューがあります。
 

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Google Workspace

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Google Workspaceは、Google社が提供している社内情報を一箇所で管理できるツールです。

＜Google Workspaceのポイント＞

  1. セキュリティを強化できる
    2. よりセキュリティを強化するために、２段階認証やセキュリティキーで保護するなどの対策を追加します。
  2. 使い慣れたツールが使える
    3. GmailやGoogleカレンダーなど、普段から使い慣れたツールが利用できます。

＜Google Workspaceを使う上で気をつけたい点＞

  1. 細かいカスタマイズができない
    2. ある程度のカスタマイズはできますが、レイアウトなどの詳細な設定ができない部分があります。
  2. 多機能ゆえに使いにくい
    3. ドキュメント、メール、サイトなど、さまざまな機能があり、慣れないと使いにくいので注意が必要です。
 

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法人向けオンラインストレージとは？

法人向けオンラインストレージとはそもそも何かを知っておくと、社内での認識齟齬を予防できます。
 
以下では、オンラインストレージの概要と、一般向けと法人向けの違いをご紹介します。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージは、オンライン上で各種データを管理できるサービスを指します。インターネットを経由してサービスを利用するため、クラウドストレージとも呼ばれます。
 
オンラインストレージを利用すれば、作成したファイルやデータをPCなどに直接保存せずにデータを管理できます。そのため、アクセス権があれば、場所や時間を問わずに、お手持ちのあらゆるデバイスからアクセス可能です。
 
オンラインストレージでは、複数の社員が同時にデータの閲覧・編集ができることから、円滑な情報共有や業務効率化を実現するために多くの法人が導入しています。

一般向けと法人向けの違いとは？

提供されるオンラインストレージには、一般向けと法人向けの2種類があります。下図は、それぞれの違いを比較したものです。
 

一般向けオンラインストレージ 法人向けオンラインストレージ 違い

法人向けオンラインストレージは、データの容量が多いので膨大な社内情報が保存でき、充実した機能も多く備わっています。また、情報漏えいのリスクを低下させるために、高度なセキュリティで大切な情報を守ります。
 
一方で、一般向けと比較してコストがかかるデメリットがあります。一般向けは安価もしくは無料で利用できる代わりに、容量や機能、セキュリティは制限されている場合が多いです。

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法人向けオンラインストレージのメリット

オンラインストレージの導入にあたってメリットを把握しておくことで、社内環境にマッチした運用方法を模索するきっかけになります。
 
以下では、法人向けオンラインストレージの3つのメリットをご紹介します。

情報を一元管理できる

オンラインストレージを利用することで、社内に分散した情報を一箇所に集約して、一元管理できるように整備できます。
 
例えば、各地に複数の拠点を持つ企業の場合、各拠点で管理しているデータを把握するためには、個別でデータのやりとりが必要になるなど、時間と手間がかかります。
 
しかし、オンラインストレージを利用すれば、すべての情報がインターネット上の同じ場所に保存されるので、コストや労力を最小限に抑えながら円滑な情報共有が実現します。
 
つまり、一部の部門でしか編集できなかったデータが、複数の部門で共有可能になり、社内の情報が一元管理できます。また、外出先などからもデータの編集ができるので、最新の情報を場所や時間を問わずに利用できます。

セキュリティが充実している

個人向けと比較して、法人向けのオンラインストレージは、セキュリティの充実度が非常に高い特徴があります。
 
法人向けオンラインストレージに備わっている、主なセキュリティ対策は以下の通りです。
 
  • 外部からの攻撃へのセキュリティ
    • 2段階認証やIPアドレス制限など、大切な情報への不正アクセスを防ぐ機能があります。
  • 社内の不正へのセキュリティ
    • アクセス可能なフォルダを指定するなど、社内情報の取り扱いについて管理者が社員に制限をかける機能があります。
  • 過失等によるデータ消失へのセキュリティ
    • 編集履歴機能など、データ編集中に誤って削除してしまった場合でも、過去の情報を復元できる機能があります。

災害時のリスクヘッジになる

オンラインストレージは、インターネット上に社内情報を保管するので、情報消失のリスクがある災害への備えになります。そのため、有効なBCP(事業継続計画)対策のひとつとして期待できます。
 
すでに外付けのHDDなどにデータを移行する対策をしていても、安心して情報を管理するには不十分な対応です。大切な社内情報を万全の環境で管理することではじめて、あらゆるリスクを最小限に抑えながら経営ができます。

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おすすめの法人向けオンラインストレージ5選 まとめ

これまで、以下の法人向けオンラインストレージの5つの比較ポイントを中心にご紹介してきました。
 
  1. セキュリティ
  2. ストレージ容量
  3. 対応機種
  4. サポート体制
  5. 無料プラン
5つの比較ポイントを意識しながら、オンラインストレージが自社の環境に合うか否かを判断しなければなりません。また、非IT企業の場合、社員の情報リテラシーにムラがあることが予想されます。社内教育によって、リテラシーを高める方法もありますが、確実な方法ではありません。
 
そのため、ITに詳しくない社員を基準にして、誰でも簡単に使いこなせるようなツールを導入しましょう。社員が使いこなせない多機能、高性能なツールは、導入自体が目的になってしまい、実際の現場で活用されない事態を招きます。
 
今回ご紹介したStockは、社内情報を有効活用できる機能を過不足なく備え、導入したその日から使いこなせるほどシンプルなツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、オンラインストレージと情報共有を一元管理し、生産性の向上を実現しましょう。