人は見聞きしたことの50%以上を、1時間後には忘れてしまうと言われています。そのため、情報を記録できる「メモ」は仕事や私生活において欠かせない存在です。
 
スマートフォンやパソコンを当たり前に使う現代では、紙のメモだけでなく、IT技術を駆使したメモアプリが数多く提供されています。
 
しかし、無数にあるメモアプリから1つだけを選定するのは難しく、「便利なメモアプリを使いたいが選べないので、スマホに最初からあるメモアプリをまだ使っている」という方も多いのではないでしょうか。
 
もちろん、デフォルトのメモも便利ですが、横展開をして情報共有、ナレッジベースとしての活用など有効活用するためにはメモアプリの導入が不可欠です。
 
そこで今回は、「メモアプリ選定・比較のポイントとおすすめのアプリ5選」「メモアプリをさらに有効利用するための方法」をご紹介します。
 
  • メモアプリの種類が多すぎて、何を基準に選べばいいのか分からない
  • 厳選されたおすすめのメモアプリを比較して、効率的に選定したい
  • メモアプリを使うからには、より発展的な使い方をしてさらなる業務効率化に役立てたい
という方は、この記事を読んでいただくと、メモアプリ選定のポイントを意識しながら、最適なアプリを選べるようになります。
 


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メモアプリを比較する際の5つのポイント

以下では、数多くあるメモアプリのなかから、最適なものを選べるようになる5つのポイントをご紹介します。

使いやすさ

メモアプリの使いやすさは、メモ入力画面にすぐたどり着けるかで判断できます。実際、大切な情報を聞き逃さないように急いでメモする場面が多いので、アプリを開いてからより少ない工数で入力画面にたどり着く必要があります。
 
工数は数クリックの差であっても、実際にこの差があるのとないのとでは、大きな違いとなります。
 
そのため、大切な情報を忘れる前に、簡単な操作でメモを作成できるアプリを使ってメモしましょう。

利便性の高さ

メモを効率的に作成・管理・活用できるように利便性の高いアプリを選びましょう。例えば、記載する項目が決まっている定期的なメモの場合、テンプレート機能を利用すれば一からメモを作成する必要はありません。
 
また、作成したメモを印刷できる機能があれば、重要なメモのアナログ管理や会議資料として配布もできます。
 
ただし、「利便性の高いメモアプリ」は多機能性ではなく、メモの作成・管理・活用に必要最低限の機能を網羅しているアプリを指します。必要以上に多くの機能が備わっていても使いこなせないばかりか、作業工数が増えて非効率化を引き起こす可能性があります。
 
つまり、利便性の高さは機能の多さで決まるものではないので、必要最低限の機能を兼ね備えたシンプルさを重視しましょう。

メモの探しやすさ

メモは、人が記憶しておけない事柄を書き残せる点で第二の脳と呼ばれます。しかし、メモが第二の脳であるためには、必要なタイミングでメモ(記憶)を見つけ出す(思い出す)ことが必要です。
 
メモする目的は、「大切な情報を忘れないように管理し、有効利用すること」ですが、メモを無秩序に管理していては、宝の持ち腐れです。そのため、目的のメモがどこで管理されているかをストレスなく把握できる環境を整えましょう。
 
快適な管理環境を実現するためには、階層構造で管理されたアクセスしやすいデザインや、必要なメモが簡単に手に入る優れた検索機能用途に合わせたカテゴリーに分類できる機能が備わっているアプリが最適です。

閲覧のしやすさ

メモアプリには、メモを後から見返して何が書かれているのか、何が重要かをすぐにわかるようにサポートする機能があります。
 
例えば、一日の始まりにその日のやるべきタスクをメモする場合には、チェックリストを作成すればタスクの進捗を可視化して管理できます。また、あとからWebサイトを見返すつもりで保存したリンクをハイパーリンクにして管理すれば、スッキリと見やすい形でメモを残せます。
 
テキストを羅列するだけでは、メモは分かりにくい文章のかたまりになってしまいます。テキストを装飾して見やすく、そして画像やファイルなどを使って、より視覚的に分かりやすくするなどの工夫ができるか見極めましょう。

理解のしやすさ

メモアプリに限らず、アプリのメリットを最大限享受するためには、分かりやすい機能と使い方が求められます。どれほど優秀なメモアプリでも、機能が複雑で使い方をマスターするまでに時間がかかるものは、「気軽に情報を残す」というメモのメリットを消してしまいます。
 
理解のしやすさは「説明なしで誰でも簡単に使えるか」を基準にしましょう。そのため、シンプルなメモアプリが最適と言えます。また、社内に導入する際には「ITアプリに詳しくない社員が使えるか」も重要な基準です。


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関連記事: 【iPhone・Android対応】メモ共有アプリ21選!

おすすめのメモアプリ5選

以下では、中小企業におすすめなメモアプリを5つご紹介します。
 
メモアプリは「メモを書く」「メモを管理する」「メモを活用する」までのプロセスを効率化して、利用する人の仕事をより充実したものにします。以下は、メモの活用プロセス3つと比較ポイント5つの関係性をまとめたものです。
 
  • メモを書く
  • “使いやすさ”が必要です。重要な情報やアイデアをすぐに記録するために、いかに早くメモできるかが決め手になります。
     
  • メモを管理する
  • “理解のしやすさ”“利便性の高さ”が必要です。情報管理にはある程度のリテラシーが求められますが、優れたメモアプリは簡単な理解でメモの管理が可能、難なく応用的な使い方もできます。
     
  • メモを活用する
  • “メモの探しやすさ”“閲覧のしやすさ”が必要です。大切なメモを必要なタイミングで探し出し、情報へのアクセス性が重要です。
結論、5つの比較ポイントをすべて満たし、メモを情報資産として利用できるアプリは、誰でも使いこなせるくらいシンプルなStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のアプリであり、業界・業種問わず定評があります。

Stock

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

Simplenote

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Simplenoteは、文章でのメモに特化したテキストメモアプリです。

<Simplenoteのポイント>

  1. 文章作成に特化したアプリ
    文章を書くことだけに集中できる、軽くてシンプルなデザインになっています。
    そのため、画像や動画、ファイルなどをメモとして添付することはできません。
  2. タグでメモを整理する
    作成したメモにタグを付けることで、大切な情報を整理します。
    ただし、階層構造でメモを管理するわけではないので、メモは検索して探す必要があります。
  3. あらゆるデバイスでメモを同期
    iOS、Android、Mac、Windows、Linux、ブラウザのすべてで作成したメモを同期できます。
    また、扱うデータがテキストだけなので、同期が完了するまでの時間が早い特徴があります。


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Evernote

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Evernoteは、大切な情報を一元的に管理できる多機能ノートアプリです。

<Evernoteのポイント>

  1. Webサイトをそのままメモできる
    Webクリッパー機能を使うことで、簡単な操作でWebサイトをノートに保存します。
    Evernoteでは、Webサイトのレイアウトを保持したまま、高い再現度で保存できます。
  2. 画像やPDF内のテキストも検索可能
    テキストデータだけでなく、画像やPDF、ファイル内に含まれる文字まで検索できます。
    そのため、あらゆる形式のデータをEvernoteに保存しておけば、大切な情報を見失う心配がなくなります。
  3. あらゆるデバイスでメモを同期
    作成されたメモは常に保存され、利用中のデバイス間で同期されます。
    無料のベーシックプランでも同期機能は使えますが、同期できるデバイスの数は2台までに制限されます。


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Scrapbox

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Scrapboxは、記録したメモを繋げて、情報を体系的に整理できるアプリです。

<Scrapboxのポイント>

  1. 独自の記法でメモする
    Scrapboxでは、ブラケティングという[ ]を活用した記法でメモを作成します。
    文字のキーワードを[ ]で囲うことでプロジェクトの内部リンクや外部リンク、文字の装飾が可能です。
  2. メイン画面でメモを一覧管理できる
    情報の管理は内部リンクやハッシュタグ、ピン留めで行います。
    気軽にページを作成できるメリットはありますが、メモを階層的に管理することはできません。
  3. あらゆるデバイスでメモを同期
    Scrapboxを利用するにはGmailアドレスでログインする必要があります。
    他の端末からも変更内容をリアルタイムで確認できます。


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Google Keep -メモとリスト-

Google Keep -メモとリスト-のトップページ

Google Keep -メモとリスト-は、Google社が提供している簡単にメモを作成できるアプリです。

<Google Keep -メモとリスト-のポイント>

  1. メモにリマインダーを設定する
    やるべきことをメモした際には、タスクの消化忘れを防ぐリマインダー機能が有効です。
    リマインダーの詳細にて、日付や時間、場所などが設定可能です。
  2. 音声メモが便利
    手が空いていないときに、Google Keepに話しかけるだけで、自動的に音声をテキスト化します。
    録音した音声もあとから確認できるので、プレゼンテーションの練習などにも適しています。
  3. あらゆるデバイスでメモを同期
    Google Keepはあらゆるデバイスからメモを作成できます。
    そのため、スマートフォンで作成したメモをオフィスのパソコンで確認するなどの使い方が可能です。


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メモアプリをさらに有効活用する方法

以下では、メモアプリの応用的な機能を活用して、メモを情報資産にしていくために必要な方法をご紹介します。

チームでメモを共有する

チームの社員とメモを共有できる機能があれば、大幅な業務効率化に繋がります。例えば、属人化しやすいノウハウや作業手順を共有メモに書き記していけば、社内全体のスキルアップ教育コストの削減にも繋がります。
 
また、資料などを添付したメモを共有すれば、不明点などがあった際に社員が質問する時間と担当者が回答する時間を減らせるので、取り組むべき業務に集中できます。さらに、関係者全員が同じ内容のメモを確認できるので、チーム内における情報の非対称性を解消させる効果もあります。

消したメモを復元させる

メモの情報を復元したいときや、編集前の状態に戻したいときがあります。その際、編集履歴からメモを復元できれば、誤ってメモを削除してしまった場合でも一から作り直す必要がないので効率的で、何より安心してメモできます。
 
また、複数人でメモを共有する場合には、「誰が、いつ、どのように変更を加えたのか」まで把握できる編集履歴機能があれば、円滑な情報共有と管理が可能です。

メモをPDFファイルにする

メモアプリはメモの情報を管理・共有するためのアイテムですが、プロジェクトをはじめとした業務に関係するものであれば、資料の一部として印刷、もしくはメール等で共有する可能性があります。
 
他のアプリにメモをコピーして印刷する方法もありますが、メモアプリから印刷やPDFへの変換ができれば、余計な工数がかからないのでPDFへの変換に使っていた無駄な時間を削減できます。


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関連記事: 仕事で使えるAndroidのメモ帳3選!無料で使えるシンプルなアプリとは?

おすすめメモアプリと比較ポイントのまとめ

これまで、メモアプリの選定ポイントやおすすめのアプリ5選、さらにメモアプリを有効利用する方法をご紹介してきました。以下は、メモアプリを比較する際に意識したい5つのポイントです。
 
  1. 使いやすさ
  2. 利便性の高さ
  3. メモの探しやすさ
  4. 閲覧のしやすさ
  5. 理解のしやすさ
5つの選定ポイントに共通するのが「シンプルであるか」という点です。メモを有効活用するために必要最低限な機能を網羅しているアプリは、余計な機能がないシンプルさが求められます。
 
今回ご紹介したアプリのひとつであるStockは、メモなどの大切な情報を確実にストックし、かつITに詳しくない人でも簡単に使いこなせるくらいシンプルなアプリです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、その使い勝手を試してみてください。
 
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