社内にある備品を無駄なく管理するには、分かりやすくリスト化された備品管理表を作成するのが有効です。そこで、あらかじめ項目が過不足なく記載されたテンプレートを使えば、備品管理が簡単にできます。
しかし、「どのようなテンプレートを使えば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelの備品管理テンプレート4選を中心にご紹介します。
- Excelを使って備品管理表を知りたい
- 使いやすい備品管理表の書き方が分からないので、テンプレートを探している
- Excelよりも簡単に備品管理表を作成・管理できる方法を実践したい
という方はこの記事を参考にすると、抜け漏れのない備品管理表が見つかるだけでなく、社内でスムーズに共有する方法も分かります。
目次
Excelで使える備品管理の無料テンプレート4選
ここでは、Excelで使える備品管理のテンプレート4選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、備品管理表の構成を考える手間が省けます。
Microsoft
こちらは、Microsoft社が提供する備品管理表のテンプレートです。フィルタ機能があるため、欲しい情報を簡単に検索できます。
また、ソフトウェア管理表も付属されており、備品管理だけでなくソフトウェア管理もできるのです。
ビズ研
こちらは、A4サイズのシンプルな備品管理表のテンプレートです。Excel集計と手書き集計のいずれにも対応しています。
項目が比較的少ない場合は、こちらのテンプレートがおすすめです。また、同サイトには「型番」や「購入先の情報」など、より細かく記録できるA4横向きのテンプレートもあります。
[文書] テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、「品名」「必要数」「在庫数」という最低限の項目のみに絞って作られたテンプレートです。
「在庫数」が「必要数」を下回った場合は「要購入」欄に◯印が表示されます。また、Excelのオートフィルタ機能を使えば、購入すべき備品を抽出できます。
テンプレデポ
こちらは、IT関連の機器を管理するための備品管理表のテンプレートです。モデル番号やシリアル番号などを記載する項目があります。
IT関連の備品管理をしたい場合は、こちらのテンプレートがおすすめです。また、「車両」や「機械」など、大型の備品を管理するためのテンプレートもあります。
Excelで備品管理をするデメリットとは
ここでは、Excelで備品管理をするデメリットを3つ解説します。Excelでの備品管理を検討している会社は必見です。
(1)ファイル管理が煩雑になる
Excelでの情報管理では、ファイル管理が煩雑になりがちです。
Excelはファイルごとにデータを保存するので、次第にファイルが増えてしまいます。その結果、同じようなファイルが大量に作成されて探し出すのが面倒です。
このように、Excelで備品管理をすると余計な手間が増えるため、より簡単にまとめられる方法を検討する必要があります。
(2)リアルタイムで共有できない
次に、Excelの備品管理表は、リアルタイムで共有できないこともデメリットです。
Excelの場合、備品管理表を社内で共有するには、メールやチャットを使わなければなりません。そのため、リアルタイムで共有することが難しいだけでなく、情報を更新するたびに再度送り直す必要があります。
以上のことからも、Excelで備品管理をするのではなく、あらゆる情報をリアルタイムで共有できる「ナレカン」のようなツールを使うべきです。
(3)スマホだと見づらい
Excelの備品管理表は、スマホだと見づらいです。
Excelはパソコン向けのツールであり、スマホの小さな画面ではレイアウトや書式が変わってしまうのです。とくに、デスクを離れて備品を確認しなければならないため、スマホ片手に在庫状況を更新できないのは致命的だと言えます。
したがって、備品管理は「デバイスを問わずにデータが見やすいツール」を使うのがおすすめです。
【無料トライアルあり】備品管理に役立つナレッジ管理ツール
以下では、Excelよりも簡単に備品リストが作成できるツールをご紹介します。
従来、備品管理はExcelなどのスプレッドシートを活用するのが主流でした。しかし、情報がリアルタイムで更新されないことや、スマホでは見づらいことから、ITツールを使って備品管理する企業が増えています。
ただし、Excelなどを中心に使用していた従業員が、いきなり多機能なツールを使い始めても、現場に浸透せず放置されてしまいます。したがって、備品管理を効率化するには「誰でも直感的に使いこなせるツール」を選びましょう。
結論、あらゆる端末から利用でき、メールを使える方ならば誰でも簡単に振り返れる情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に備品情報を書き込めば、瞬時に従業員に共有できるほか、一度作成した備品管理の書式は「テンプレート」としてすぐに呼び起せます。また、記事には「コメント」を紐づけられるので、”発注”や”棚卸”などの依頼も同ツール上で完結します。
備品に関する情報をナレッジとして管理できる「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
備品管理におすすめのExcelテンプレートまとめ
これまで、備品管理できるExcelテンプレート4選を中心にご紹介しました。
Excelの備品管理表テンプレートは無料ダウンロードできるケースが多い一方で、都度Excelテンプレートを使うと同じようなファイルが増えて、管理が煩雑になります。また、ファイルをメールで管理するのにも手間がかかるのです。
そこで、ファイルではなくノート形式の「記事」へ情報を残せるツールがあれば、わざわざファイルを開かずに中身を確認できます。また、ノート型ツールであれば、書き込みをした瞬間から管理・共有されるため、メールやチャットツールを使う必要もありません。
結論、自社で導入すべきツールは、あらゆる情報をナレッジとして管理できる「記事」があり、デバイスを問わず簡単に使いこなせる「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、専属担当がつくので、初めてITツールを導入する企業におすすめです。
ぜひ「ナレカン」を導入し、備品管理表を適切に運用できる仕組みをつくりましょう。