日々の業務・営業活動で発生したデータを格納するには、自社のデータベースではなく、オンラインストレージを利用するとPC容量を圧迫しないので、動作が遅くなると行ったストレスを解消できます。
そのオンラインストレージのひとつに無料で利用できる「Google Drive」というツールがあり、今日のIT化の流れからも利用する企業も増えています。一方、とくに非IT企業の場合は他社が利用しているが自社でも使った方が良いのか、使い方がわからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Google Driveの特徴から使い方・活用方法まで網羅的にご紹介します。
- 他社が使っているが、自社では導入していないことでの格差に悩んでいる
- IT化の促進のため、まずはファイル管理から改善・効率化したい
- 社内のファイルが全てPCにあるせいで、度々重くなることにストレスを感じている
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Google Driveの活用方法がわかり、自社のスムーズなデータ管理が実現します。
目次
Google Drive(グーグルドライブ)とは？
Google Drive(グーグルドライブ)は、Google社が提供している「オンラインストレージサービス」です。
Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用可能であり、PDFファイルやExcelファイルのほか、プログラムのコードファイルなども保存できます。一方、有料プランに変更することで、機能の拡張やストレージの容量を増やせます。
今日のテレワークの普及により、一層使われるようになってきたツールのひとつです。
Google Drive(グーグルドライブ)の4つの特徴
Google Drive(グーグルドライブ)には、営業活動の効率化に貢献する以下の4つの特徴があります。
ファイル・フォルダ保存
Google Drive(グーグルドライブ)では、PDFファイルや写真・動画のほか、プログラムのコードまで「ファイル形式を問わず」保存できます。
ExcelやWordなどのOfficeツールとも互換性があるので、ビシネスシーンでも多様に活用できると言えるでしょう。
たとえば、Excelは「スプレッドシート」、Wordは「Googleドキュメント」に変換できるので、Windowsユーザーからのファイル共有でも問題なく変換して使えます。
このように、Mac、WindowsのOSを問わずに使えるのもポイントです。
さまざまなビジネスアプリを使える
さまざまなアプリが使えるのも特徴のひとつです。とくに代表的なものには、無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算アプリ「Googleスプレッドシート」などが挙げられます。
ExcelやWordとの違いはリアルタイムで共同作業ができる点です。これにより、オンラインミーティングで画面を共有しながら複数人で同時に作業できます。
そして、該当のURLを共有すればそれだけで共同作業ができるのも大きな特徴で、ダウンロードしてファイル化する必要がありません。権限設定も柔軟にできるので、閲覧・編集メンバーの制限をしておけば情報漏洩のリスクも事前に防止できるのもポイントです。
また、無料で使えるうえ、関数などの入力もExcelと同じです。ほかにもプレゼンテーションの資料作成に使える「Googleスライド」や、アンケート集計アプリも無料で使用可能です。
オフライン環境でアプリを使用できる
Googleドキュメントやスプレッドシートなどのアプリで設定を変更すれば、「オフライン」でも使用可能です。
たとえば、地下鉄やトンネル内などのネット接続が難しい場所でも、設定を変更すれば作業できます。インターネットに再度接続されれば、ファイルの変更箇所は自動的に同期されます。
また、マルチデバイス対応なのでiPhone、Android、iPad、その他タブレットを問わず、アプリを通して利用できます。
機能の拡張ができる
Google Driveを最大限に活用したい場合、機能の拡張をおすすめします。
たとえば、「MindMeister」というマインドマップの作成機能や、セキュリティ性を高めるためにGoogleドライブの全てのファイルを暗号化する「SafetyBread:Muffin」という拡張機能があります。
一方、拡張機能は非常に多種類にわたり、機能が必要な分だけ拡張できるのものの、管理が難しくなってしまう可能性もあるのです。そのため、自社に必要な機能を「過不足なく」導入するのがおすすめです。
Google drive（Googleドライブ）の料金や特徴の比較
以下では、料金プランと各プランの特徴や料金をご紹介します。
Google Driveは利用ストレージやメンバーの多さによって、以下の通り料金や名称が変わるので注意が必要です。
類似ツール「Google One」/「Google Workspace」とは？
Google Oneとは、個人向けの「有料版Google Drive」です。無料版と比べて保存容量が多く、最大5人のユーザーと容量を共有できます。
Google Workspaceとは、ビジネス向けのグループウェアサービスです。Google Driveの容量が増えるだけでなく、管理者機能やセキュリティが強化されます。
両者の使い分けとしては、個人で使用する場合は「Google One」。チームで使用する場合は「Google Workspace」となります。
料金・特徴の比較
ここでは、「Google One」と「Google Workspace」の料金・特徴の比較を表にして解説します。
| 料金プラン | 料金(1ユーザー/月) | 容量 | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|
| Google Drive | 無料 | 15GB | ||
| Google One | ベーシック | 250円 | 100GB | ・Googleからのサポート ・最大5人までのユーザーと共有可能 ・メンバー向けの特典 |
| スタンダード | 380円 | 200GB | ベーシックプランの全機能 | |
| プレミアム | 1,300円 | 2TB | スタンダードプランの全機能 | |
| Google Workspace | Business Starter | 680円 | 30GB(1ユーザーあたり) | ・セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール ・セキュリティと管理機能 ・Google Drive File Stream ・100 人まで参加可能なビデオ会議 ・Standard サポート |
| Business Standard | 1,360円 | 2TB(1ユーザあたり) | Business Starterの全機能 ・150人まで参加可能なビデオ会議とその録画 ・Standardサポート（有料でEnhancedサポートも可能） |
|
| Business Plus | 2,040円 | 5TB(1ユーザあたり) | Business Standardの全機能 ・250人参加可能なビデオ会議とその録画、出欠状況の確認 ・高度なセキュリティと管理機能（Vault や高度なエンドポイント管理など） ・Standardサポート（有料でEnhancedサポートも可能） |
|
| Enterprise | お問い合わせ | 必要に応じて増やせる保存容量 | ・Business Plusの全機能 ・コンプライアンスの制御機能 ・Enhancedサポート（有料でPremiumサポートも可能） |
|
また、Google Oneは、Googleの公式ホームページから契約できます。
一方で、Google Workspaceの契約方法は、Googleのホームページから契約する「直接契約」と、「販売代理店との契約」の2つの契約方法があります。
各販売代理店によってサービス内容は違いますが、既存データをGoogle Drive上に移動する際の技術的サポートなどを受けられます。また、代理店を経由すると料金が割引になることもあるのもポイントです。
Google Drive(グーグルドライブ)の使い方
ここでは、Google Driveを初めて導入する方に向けて、基本的な使い方である以下4点を画像付きでご紹介します。
登録・ダウンロード
(1)Google Driveの公式ページから「ドライブに移動」をクリックします。
(2)Googleアカウントをお持ちの方はメールアドレスを入力し、お持ちでない方はアカウントの取得から行います。
PCではアプリが提供されていないためWebブラウザーでの利用になります。
iOSやAndroidなどでは、スマートフォン専用のアプリが提供されています。「App store」「Google Play」からダウンロードすることが可能です。
ファイル・フォルダのアップロードと作成
(1)Google Drive左上にある「新規」をクリックします。
(2)下記画像のように、ファイル・フォルダのアップロード項目と、ファイル・フォルダの新規作成項目が表示されます。
ファイルのアップロードと作成の項目を(2)のように表示するために、Google Drive上で右クリックをして表示することもできます。
Google Driveにファイルをアップロードするために、PCのファイル管理ページからアップロードをしたいファイルを「ドラッグ&ドロップ」をして行う方法もあります。
ファイルの共有・整理
(1)ファイルの共有をするためには、共有をしたいファイルを右クリックし、「共有」ボタンを押します。
(2)下記画像のように、共有したい相手のメールアドレスを入力したり、共有ファイルのリンクをチャットなどで送信したりすることで、ファイルの共有が可能です。
共有をしている、共有されているファイル・フォルダは、下記画像のように「共有アイテム」に全て整理されています。
ストレージ量の確認
最後に、Google Driveのストレージ量の確認方法を解説します。
(1)Google Driveの画面左下にある「保存容量」をクリックします。
(2)下記画像のように、ファイルの合計容量や、各ファイルの容量を確認できます。また、Google Driveの容量が少なくなってきているときに、容量が大きいファイルや必要のないファイルを簡単に削除できます。
Google Drive(グーグルドライブ)のデメリット
さまざまなファイルを数多く格納できるGoogle Driveですが、通常使用における以下2つの課題・デメリットが挙げられます。
必要な情報へのアクセス性が悪い
Google Driveではあらかじめファイルの格納方法をルール化したり、フォルダをうまく活用しなければ、必要なときに必要な情報へすぐにアクセスできません。
Google Driveではファイルの格納に特化しているため、そのまま情報を格納していくだけでは見づらくなります。一方Google Driveに「フォルダ機能」はあるものの、フォルダの数も一覧で増えるので、整理しなければドライブ内でファイルやフォルダが散乱し、情報の整理が適切にされません。
また、複数のGoogleアカウントを持っておりそれぞれにマイドライブがある場合は、フォルダやファイルの検索にさらに時間がかかります。そのため、一目で目的のファイルを見つけることが難しくなってしまうのです。
ファイルをただ格納するだけではなく、整理方法まで考慮しなければ効率的なファイル管理ができない点に注意です。
ファイルの管理に手間がかかる
Google Driveでは直感的にファイルの「格納」はできますが、格納したファイルを探す手間はもちろん、該当のファイルは開かなければ内容の確認ができません。
また、ファイルの更新も編集したファイルを新しく保存するか、更新のために保存ボタンを押す必要があります。クリック数にしたら僅かな差ですが、ファイルが多くなるほど大きなストレスとなってしまいます。
階層的なフォルダ管理も可能ですがフォルダは一覧で表示されないので、親フォルダ→子フォルダ→孫フォルダの順番でしか表示されません。そのため、フォルダが最初から一覧で表示され、正しくファイルを蓄積できる「Stock」のようなツールで管理すると、見やすく情報を一元管理できるのです。
Google Drive(グーグルドライブ)の口コミ・評判
以下では、Google Driveを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入検討時は生の声も参考にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Google Drive(グーグルドライブ)の良い口コミ・評判
まずはGoogle Driveの良い口コミ・評判です。
非公開ユーザー、投稿日：2022年03月03日・パソコンのOSが何であれ、スマホのOSが何であれだいたいアプリが出ているので使える
・アプリが入れられなくてもブラウザでGoogleドライブのURLを打ってログインすれば使える
・URLを知っていればファイルだけや、フォルダだけ等が共有出来る点も便利
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月28日どこでもアクセス可能なファイルはとても使いやすい。
特に共有ファイルをアップしておけばだれもがそこからDLして使えるので、いちいち素材の提供を訪ねたりする必要がない。
googleアカウントがあればいいので管理も楽。
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月28日優れている点・好きな機能
・スプレッドシートやドキュメントなどGoogleのアプリをクラウドで共有しそのまま編集可能
・デスクトップ版と連動可能
その理由
・社内のメインツールがGoogleスプレッドシートなのでGoogleDriveで共有することで共同編集が容易にできる
・デスクトップ版と連動するとローカルのファイルも必要な時にどこでも編集可能になる
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月27日様々なデータやファイルを保存しておくことが出来、それをどこからでもアクセス可能なのでかなり汎用性が高い。
ファイルの共有も容易で、決まった人だけに共有したりurlを知っている人は全員に共有できたりと、使い勝手もいい。
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月26日優れている点・好きな機能
・フォルダ階層ごとの権限管理
・編集履歴・最新利用ファイルがわかる
その理由
Googleドライブはドキュメント・スプレッドシートなど各種オフィスツールを利用している方なら確実に利用したことが
ある製品だと思いますが無料でもフォルダ階層・権限設定ができます。
また最近変更・利用したファイルが自動的にページ上部に表示され、編集した履歴も見えるのでプロジェクトが
進捗しているかどうかもわかるので管理しやすいです。
Google Drive(グーグルドライブ)の改善点に関する口コミ・評判
次にGoogle Driveの改善点に関する口コミ・評判です。主に、容量に関する内容が多く見受けられました。
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月22日削除や管理という観点ではどんどんデータが増えていき難しいと感じる。Gmailともデータが同じ容量を共有するのでデータ容量不足になる。
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月22日アプロードしているデータを直接編集することができない点。ワードやエクセル、パワーポイントなどは、ドライブ上のデータを毎回ダウンロードして、編集した後、再度アップロードをする必要がある。ダウンロードを行うことなく、直接編集できるとより効率がよいと思う。
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月10日MYDRIVEに保存されたファイルの表示の仕方が味気なく、ファイルを開けないとサイズ自体も分からない等、あまり配慮されたUIとしてデザインされていない点が不満点の一つです。ファイル容量上限に達する事が多い為、ファイル管理がしやすい表示がされるとより使いやすくなる。
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月07日・ブラウザからGoogleドライブにアクセスした際のレスポンスが遅い。
階層を行ったり来たりする際に作業リズムが狂うことがしばしば。
・ドライブから複数ファイルをダウンロードする時、
ファイル容量が多いと、圧縮処理の長さが気になる。
非公開ユーザー、投稿日：2022年02月04日無料で使える容量をもっと増やして欲しいです。仕事で大容量のファイルを使用することが多く、すぐに容量がいっぱいになってしまいます。
Google Driveのデメリットを解消するツールとは
以下ではGoogle Driveのデメリットを解消するツールをご紹介します。
Google Driveは無料から利用できるオンラインストレージなので導入のハードルが低く、無料で15GBまで利用できるので、組織で利用しやすいのが特徴です。
しかし、Google Driveはファイルの格納に特化しており、「情報を素早く活用して共有する」という点では懸念点が残ります。口コミ・評判にもあったようにファイルの表示が直感的にわからず、ファイルを開かなければ中身が確認できない、という非効率な点はデメリットと言えるでしょう。
情報は活用するために格納するので、管理している情報が必要なときに見つからなければ業務の遅れにもつながってしまうのです。
そのため、あらゆる情報管理においては、ひとつのツール内でファイルのストックから共有まで一貫して管理できる「Stock」のようなITツールを用いた管理が必須です。
Stockの「フォルダ」で、情報が自然と整理された形で格納可能。「ノート」にはテキスト、画像、動画を問わずファイルの保存ができます。さらに、「時間や場所を問わず必要な情報へスムーズにアクセスできるスピード感」がほかのツールにはない強みです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Google Drive(グーグルドライブ)の特徴や使い方まとめ
ここまで、Google Driveの特徴や料金、基本的な使い方から効率化を目指す企業におすすめのツールまでご紹介しました。
Google Driveに格納したファイル・フォルダを情報共有するにあたって、アクセス権限の設定が可能です。しかし、複数人で同じ共有方法、かつ共有ファイル・フォルダも異なる場合は、「どのフォルダに何のファイルが格納されて、それを誰が編集・閲覧できるのか」まで把握しなければ効率的な管理は実現できません。
とくに、非IT企業の場合は社内のITリテラシーも異なるので、そもそも格納したファイルを探すのにも時間がかかってしまう可能性もゼロではありません。そのため、「無料だから」「他社も利用しているから」とGoogle Driveを選択するのではなく、誰でもすぐに使えるツールの選定がマストです。
ご紹介した情報共有ツールのStockは、非IT企業が説明なしで使いこなせるほどシンプルな設計です。実際に100,000社以上の企業がStockを使いこなし、業務効率化を成功させています。
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でGoogle Driveを使わなくとも、誰でも簡単にファイル管理ができる仕組みづくりをしましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
