日々の業務で発生したデータを格納する場合は、オンラインストレージ（インターネット上に情報を保存するサービス）を利用すると、PC容量を圧迫しないので動作が遅くなる心配がありません。
なかでも、Googleアカウントがあれば無料利用できるGoogle Driveは、多くの企業で利用されています。しかし、「Google Driveの詳細な特徴や機能が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Google Driveの特徴や使い方、実際の評判を中心にご紹介します。
- Google Driveを使い、PC容量への負担を減らしたい
- Google Driveを利用したいが、詳しい使い方が分からない
- データが増えても目的の情報を瞬時に探せる仕組みを作りたい
という方はこの記事を参考にすると、Google Driveの詳しい使い方が分かり、自社のデータ管理におけるストレスの解消につながります。
目次
Google Drive(グーグルドライブ)とは
Google Drive（グーグルドライブ）は、Google社が提供しているオンラインストレージサービスで,
Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えます。
Google DriveにはPDFファイルやExcelファイル、プログラムのコードファイルといったさまざまな種類のファイルを保存可能です。さらに、有料プランに移行すれば機能を拡張したりストレージ容量を増やしたりできます。
以上のように、利用のハードルが比較的低く、保存可能なファイルの種類も多いことから、今日では多くの企業がGoogle Driveを利用しているのです。
Google Drive(グーグルドライブ)の特徴4つ
以下では、Google Drive（グーグルドライブ）の特徴を4つご紹介します。Google Driveを使いたいものの、業務にどのような効果があるのか分からない担当者の方は必見です。
（1）ファイル・フォルダ保存ができる
Google Driveの特徴に挙げられるのが、ファイルやフォルダを保存できる点です。
Google Drive（グーグルドライブ）では、PDFファイルや写真、動画のほか、プログラムのコードまでファイル形式を問わず保存できます。また、ExcelやWordといったOfficeツールとも互換性があり、あらゆるビジネスシーンで役立つのです。
加えて、Mac・WindowsといったPCのOSを問わずに使えるうえ、タブレットやスマートフォンからでもアクセスできるなど、マルチデバイス対応なのもポイントです。
（2）さまざまなビジネスアプリを使える
さまざまなビジネスアプリを使えるのも、Google Driveの特徴です。代表的なものには、無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算アプリ「Googleスプレッドシート」などが挙げられます。
アプリで作成した書類やスプレッドシートはGoogle Drive上で簡単に共有、共同編集できます。また、アプリごとにアクセス権限を設定して閲覧・編集メンバーを制限すれば、情報漏洩のリスクも減らせるのです。
以上のように、Google Driveでは多くのアプリを使えるほか、各アプリのセキュリティも確保できる利便性があります。
（3）オフライン環境でアプリを使用できる
オフライン環境でアプリを使用できる特徴もあります。
たとえば、移動中や出張先で勤務する場合、ネット接続が難しいケースもあります。しかし、Google Driveではオフライン対応の設定ができるため、ネット環境の有無に関わらず作業を進められるのです。
また、インターネットに再度接続すれば編集箇所が自動的に同期されるので「ネットがつながらずデータを保存できなかった」となる心配もありません。
（4）機能の拡張ができる
Google Driveでは機能の拡張もできます。
拡張機能の一例が、マインドマップを作成する「MindMeister」や、セキュリティ性を高めるためにGoogleドライブの全ファイルを暗号化する「SafetyBread:Muffin」です。
機能を拡張することで、事業規模の拡大に対応したり、安全性をさらに高めたりできます。ただし、不要な機能が増えて管理が煩雑になる可能性がある点に注意しましょう。
Google Drive(グーグルドライブ)の使い方
ここでは、Google Driveの初心者に向けて、4つの基本的な使い方をご紹介します。以下の使い方を押さえれば、誰でもミスなくGoogle Driveを運用できます。
使い方1｜登録・ログイン・ダウンロード
（1）Googleの公式ページへアクセスし、 [ ドライブを開く ] をクリックします。
（2）アカウントを持っている場合はメールアドレスまたは電話番号を入力してログインし、持っていない場合は [ アカウントを作成 ] をクリックして新規登録します 。
（3）iOSやAndroidではスマートフォン用アプリがあるので、それぞれ「App store」「Google Play」からダウンロードしましょう。PCの場合はブラウザ上で使えます。
使い方2｜ファイル・フォルダのアップロードと作成
（1）Google Drive左上の「新規」をクリックします。
（2）すると、下図のようにファイル・フォルダのアップロード項目と、ファイル・フォルダの新規作成項目が表示されます。
また、Google Drive上で右クリックをしても表示できます。
（3）さらに、Google Driveにファイルをアップロードするときは、PCのファイル管理ページからアップロードをしたいファイルを「ドラッグ＆ドロップ」する方法もあります。
使い方3｜ファイルの共有・整理
（1）ファイルの共有・整理をするには、共有したいファイルを右クリックして [ 共有 ] を押します。
（2）下図のように共有する相手のメールアドレスを入力したり、共有ファイルのリンクをチャットなどで送信したりすると、ファイルを共有できます。
（3）共有した/共有されたファイル・フォルダは、下図のように【 共有アイテム 】から閲覧できます。
使い方4｜ストレージ量の確認
（1）Google Drive画面左下の【 保存容量 】をクリックします。
（2）すると、下図のように、全体の保存容量やファイルの使用容量を確かめられます。また、Google Driveの容量が少なくなっていれば、大容量のファイルや不要なファイルを簡単に削除できます。
＜自社は大丈夫？＞Google Drive(グーグルドライブ)のデメリット
ここでは、Google Drive（グーグルドライブ）のデメリットを2つご紹介します。
あらゆるファイルを格納できるGoogle Driveですが、以下の点で使い勝手が悪いため注意しましょう。
（1）必要な情報へのアクセス性が悪い
一つ目のデメリットは、必要な情報へのアクセス性が悪い点です。
Google Driveでは情報を階層的に管理します。たとえば、「年度別フォルダ＞案件別や顧客別フォルダ＞書類別フォルダ＞目的のファイル」のように何度もクリックして探さなければなりません。
以上のように、必要な情報を探し出すのに手間がかかり、業務効率が悪くなる可能性があるのです。
（2）ファイルの管理に手間がかかる
二つ目のデメリットは、ファイルの管理に手間がかかる点です。
Google Driveではファイルをカテゴリごとにまとめて階層的に管理するため、ファイルの数が多いほど管理者の負担が大きくなります。また、フォルダが「親フォルダ→子フォルダ→孫フォルダ」の順番でしか表示されず分かりづらいです。
しかし、各業務のフォルダを直感的に振り分けられる「Stock」を使うと、あらゆる情報を見やすく一元管理できるのです。
Google Driveのデメリットをすべて解消するツール
以下ではGoogle Driveのデメリットを解消するツールをご紹介します。
Google Driveは使い始めるハードルが比較的低い反面、ファイルの”格納”に特化しているため「情報を素早く探し出すこと」には不向きです。また、ファイルを開かなければ中身を確認できない点でも手間がかかります。
必要な情報へ瞬時にアクセスできなければ、業務が非効率になりかねません。そこで、このような状況を回避するためにも「あらゆる情報を分かりやすく管理し、すぐに探し出せるツール」を使いましょう。
結論、Google Driveのデメリットを解消するには、誰でも簡単に情報管理をこなせるうえに、必要なときに素早くアクセスできる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にはテキスト、画像、動画の形式を問わず保存できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」でメンバーとコミュニケーションをとれます。さらに、情報を見やすく振り分けられる「フォルダ」があるため、入り乱れることがありません。
チームの情報を最も簡単に蓄積・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
＜比較＞Google Drive(グーグルドライブ)の料金
以下では、Google Drive（グーグルドライブ）の料金をご紹介します。主に「無料プラン」「個人向け有料プラン」「法人向け有料プラン」の3つに分けられるため、自社に合った料金を確認しましょう。
無料プラン
Google Driveには個人向けの無料プランがあり、0円で利用できます。
ただし、「クラウドストレージの容量は15GB/ユーザーまで」などいくつかの制限があるため、利用前に確認が必要です。
個人向け有料プラン「Google One」
Google Driveには個人向けの有料プランである「Google One」があり、詳細な料金は以下の通りです。
| 料金プラン | 1人あたりの月額 | 容量 | 特徴 |
|---|---|---|---|
|
ベーシック |
250円 |
100GB |
・Google からの特別サポート
・最大5ユーザーと共有可能 |
|
スタンダード |
380円 |
200GB |
・ベーシックプランの全機能 |
|
プレミアム |
1,300円 |
2TB |
・スタンダードプランの全機能 |
法人向け有料プラン「Google Workspace」
Google Driveには法人向けの有料プランである「Google Workspace」があり、詳細な料金は以下の通りです。
| 料金プラン | 1人あたりの月額 | 容量/ユーザー | 特徴 |
|---|---|---|---|
|
Business Starter |
680円 |
30GB |
・ビジネス用メール
・100人まで参加できるビデオ会議
・スタンダードサポート |
|
Business Standard |
1,360円 |
2TB |
・Business Starterの全機能
・150人まで参加できるビデオ会議
・Standardサポート |
|
Business Plus |
2,040円 |
5TB |
・Business Standardの全機能
・500人まで参加できるビデオ会議
・Standardサポート |
|
Enterprise |
要問い合わせ |
必要に応じて増やせる |
・Business Plusの全機能
・高度なセキュリティ
・Enhanced サポート |
Google Drive(グーグルドライブ)の口コミ
ここでは、Google Driveを利用しているユーザーの口コミをご紹介します。Google Driveを導入するにあたり、実際の使用感を詳しく知りたい担当者の方は必見です。
※以下でご紹介する口コミはITreview＞Google Driveより引用しています。
Google Drive(グーグルドライブ)の良い口コミ
Google Driveの良い口コミをご紹介します。主に操作のしやすさや作業の効率化に関する評価がありました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月11日ドラッグアンドドロップで様々な形式のファイル・データをアップロードできる手軽さ・わかりやすい操作感。使い始めた瞬間から感覚的に使い方が理解できるシンプルな設計である点が個人的に使いやすい。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月10日データをクラウドで保存できるのはもちろんですが、そのアップロードしたURLをリンク先としても使用することができるためアプリなどを介さずにデータを見られるのはとても良い。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月10日PCのローカル上のデータや、サーバーに保管している重たいデータも気にせずGoogle上に保管出来るので、容量の削減にも繋がる。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月09日リアルタイムにデータの同期がされ作業の効率化になっている。特に外出寺や社外との連携について効果があると感じています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月08日在宅勤務での活用や出社で活用するときにデータの保管場所として利用しており、どこでも利用できるのがいいポイントです。またファイル送信の必要なく、URLを共有するだけでファイルの共有が可能の為助かっております。
Google Drive(グーグルドライブ)の改善点に関する口コミ
次にGoogle Driveの改善点に関する口コミ・評判です。主に容量や権限設定、使い勝手に関する不満の声がありました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月10日無料での保存容量がもっと欲しいです。そこまで大きいファイルを使用する機会はないのですが動画を保存したいときにはあっという間に無料の容量は使い切ってしまいます。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月10日共有ドライブに保存してあるデータも、細かく権限設定が出来るとありがたい。共有している中でも、この人だけ編集権限を与えるということが出来ると良い。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月08日誤ってファイルを削除してしまった時、復元できる期間が他サービスに比較して短いです。すぐ気付いた場合は問題ないのですが、翌月気付いた場合にはアウトなので欲を言えばもう少し長くしてほしいです。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月05日Googleの機能自体に謎の不信感を抱いている人間もおり、会社の重要ファイルをドライブに保存することを嫌がる世代もいる。そういった世代でも安心して使える事がもっと認知されるとなおいい。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月03日フォルダーの階層が多岐にわたる場合、特定の資料を該当のフォルダに移動するまでに一つ一つ移動しないといけなく少し大変です。
以上のように、Google Driveを利用しているユーザーからは、容量や権限設定、操作性の改善を求める口コミがあります。
とくに、操作性への不満は担当者にとって見逃せません。Google Driveは階層的に情報を管理するため情報へすぐにたどりつけず、従業員が面倒に感じる可能性があるのです。
したがって、Google Driveよりも直感的に操作できる情報管理ツールの導入を検討しましょう。たとえば、非IT企業の従業員でも説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」のようなツールが最適です。
Google Drive(グーグルドライブ)の使い方や評判まとめ
ここまで、Google Driveの特徴や使い方、実際の評判を中心にご紹介しました。
Google Driveはファイルを階層的に整理して保存できるツールです。また、個人向けの無料プランがあるため、使い始めるハードルが低いという特徴があります。
とはいえ、ファイルが増えると情報が散乱し、目的の情報へアクセスしづらくなります。そこで、このような非効率な状態を解消するためにも「誰でも簡単に情報を管理できるツール」を導入しましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockのように、あらゆる情報を直感的に保存し、必要なときに素早くアクセスできるツールが最適です。Stockは使い勝手の良さから、現在120,000社以上の企業に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひGoogle Driveの代わりに「Stock」を導入し、あらゆる社内情報をストレスなく共有・管理しましょう。
