日々の業務で発生したデータを格納する際は、自社のデータベースではなくGoogle Driveのようなオンラインストレージを利用すると、PC容量を圧迫しないので動作が遅くなる心配がありません。
また、Google DriveはGoogleアカウントがあれば無料利用できることから、今日では多くの企業が利用しています。しかし、Google Driveの詳細な特徴や機能が分からない担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Google Driveの特徴や使い方、実際の評判を中心にご紹介します。
- Google Driveを使い、PC容量への負担を減らしたい
- Google Driveを利用したいが、詳しい使い方が分からない
- データが増えた際にも、目的の情報を瞬時に探せる環境を構築したい
という方はこの記事を参考にすると、Google Driveの詳しい使い方が分かり、自社のデータ管理におけるストレスを解消できるようになります。
目次
Google Drive(グーグルドライブ)とは
Google Drive(グーグルドライブ)は、Google社が提供しているオンラインストレージサービスです。
Googleアカウントがあれば誰でも無料で使えるほか、PDFファイルやExcelファイル、プログラムのコードファイルといったさまざまな種類のファイルを保存可能です。さらに、有料プランに移行すれば機能を拡張したりストレージ容量を増やしたりできます。
以上のように、利用のハードルが比較的低く保存できるファイルの種類も多いことから、今日では多くの企業がGoogle Driveを利用しているのです。
Google Drive(グーグルドライブ)の特徴4つ
以下では、Google Drive(グーグルドライブ)の特徴を4つご紹介します。Google Driveを使いたいものの、業務にどのような効果があるのか分からない担当者の方は必見です。
（1）ファイル・フォルダ保存ができる
Google Driveの特徴に挙げられるのが、ファイル・フォルダ保存ができる点です。
Google Drive(グーグルドライブ)では、PDFファイルや写真・動画のほか、プログラムのコードまでファイル形式を問わず保存できます。また、ExcelやWordといったOfficeツールとも互換性があり、あらゆるビジネスシーンに役立つのです。
加えて、Mac・WindowsといったPCのOSを問わずに使えるほか、タブレットやスマートフォンからでもアクセスできるマルチデバイス対応なのもポイントです。
（2）さまざまなビジネスアプリを使える
さまざまなビジネスアプリを使えるのも、Google Driveの特徴です。代表的なものには、無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算アプリ「Googleスプレッドシート」などが挙げられます。
Google Driveではアプリを使ってリアルタイムでの共同作業ができます。また、各アプリにアクセス権限を設定して閲覧・編集メンバーを制限すれば、情報漏洩のリスクも防ぎやすくなるのです。
以上のように、Google Driveでは多くのアプリを使えるほか、各アプリのセキュリティも確保できる利便性があります。
（3）オフライン環境でアプリを使用できる
オフライン環境でアプリを使用できる特徴もあります。
たとえば、移動中や出張先で勤務する場合、ネット接続が難しいケースもあります。しかし、Google Driveではオフライン対応の設定ができるため、ネット環境の有無に関わらず作業を進められます。
また、インターネットに再度接続すればデータの変更箇所が自動的に同期されるので「ネットがつながらずデータを保存できなかった」となる心配もありません。
（4）機能の拡張ができる
Google Driveでは機能の拡張もできます。
たとえば、マインドマップを作成する「MindMeister」や、セキュリティ性を高めるためにGoogleドライブの全ファイルを暗号化する「SafetyBread:Muffin」を拡張可能です。そのため、事業規模が拡大した場合でも柔軟な対応ができるのです。
ただし、拡張機能は必要な箇所に限定して使用しないと、不要な機能が増えて管理が煩雑化してしまうため注意しましょう。
Google Drive(グーグルドライブ)の使い方
ここでは、Google Driveの初心者に向けて、4つの基本的な使い方をご紹介します。以下の使い方を押さえれば、誰でもミスなくGoogle Driveを運用できます。
登録・ダウンロード
(1)Google Driveの公式ページから「ドライブに移動」をクリックします。
(2)Googleアカウントを作成し、メールアドレスを入力します。
ただし、PCではアプリが提供されていないためWebブラウザでの利用になります。また、iOSやAndroidではスマートフォン専用のアプリがあり、それぞれ「App store」「Google Play」からダウンロード可能です。
ファイル・フォルダのアップロードと作成
(1)Google Drive左上の「新規」をクリックします。
(2)すると、下図のようにファイル・フォルダのアップロード項目と、ファイル・フォルダの新規作成項目が表示されます。
また、Google Drive上で右クリックをしても表示できます。
(3)さらに、Google Driveにファイルをアップロードする際は、PCのファイル管理ページからアップロードをしたいファイルを「ドラッグ＆ドロップ」する方法もあります。
ファイルの共有・整理
(1)ファイルの共有・整理をするには、共有したいファイルを右クリックして「共有」を押します。
(2)下図のように共有する相手のメールアドレスを入力したり、共有ファイルのリンクをチャットなどで送信したりすると、ファイルの共有が可能です。
(3)共有した/共有されたファイル・フォルダは、下図のように「共有アイテム」で整理されます。
ストレージ量の確認
(1)Google Drive画面左下の「保存容量」をクリックします。
(2)すると、下図のように、ファイルの合計容量や各ファイルの容量を確認できます。また、Google Driveの容量が少なくなっていれば、大容量のファイルや不要なファイルを簡単に削除可能です。
Google Drive(グーグルドライブ）の料金
ここでは、Google Drive(グーグルドライブ）の料金をご紹介します。具体的な料金プランは以下の通りです。
- 無料プラン
- 有料プラン
Google Workspace「Essentials Starter」：0円（15GB）
※左右にスクロール可
| 料金プラン | 料金(1ユーザー/月) | 容量 | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|
| Google One | ベーシック | 250円 | 100GB | ・Googleからのサポート ・最大5人までのユーザーと共有可能 ・メンバー向けの特典 |
| スタンダード | 380円 | 200GB | ベーシックプランの全機能 | |
| プレミアム | 1,300円 | 2TB | スタンダードプランの全機能 | |
| Google Workspace | Business Starter | 680円 | 30GB(1ユーザーあたり) | ・セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール ・セキュリティと管理機能 ・Google Drive File Stream ・100 人まで参加可能なビデオ会議 ・Standard サポート |
| Business Standard | 1,360円 | 2TB(1ユーザあたり) | Business Starterの全機能 ・150人まで参加可能なビデオ会議とその録画 ・Standardサポート（有料でEnhancedサポートも可能） | |
| Business Plus | 2,040円 | 5TB(1ユーザあたり) | Business Standardの全機能 ・250人参加可能なビデオ会議とその録画、出欠状況の確認 ・高度なセキュリティと管理機能（Vault や高度なエンドポイント管理など） ・Standardサポート（有料でEnhancedサポートも可能） | |
| Enterprise | お問い合わせ | 必要に応じて増やせる保存容量 | ・Business Plusの全機能 ・コンプライアンスの制御機能 ・Enhancedサポート（有料でPremiumサポートも可能） | |
上図を参考に、自社の事業規模に応じたプランを選定しましょう。
Google Drive(グーグルドライブ)の口コミ
ここでは、Google Driveを利用しているユーザーの口コミをご紹介します。Google Driveを導入するにあたり、実際の使用感を詳しく知りたい担当者の方は必見です。
※以下でご紹介する口コミはITreviewより引用しています。
Google Drive(グーグルドライブ)の良い口コミ
Google Driveの良い口コミをご紹介します。主に操作のしやすさや作業の効率化に関する評価がありました。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月11日優れている点・好きな機能 ・端末の種類に捉われずにファイルにアクセス出来ること ・ユーザー間でのファイルの共有が簡単に構築できること
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月10日・パソコンからでもiPhoneからでも画像や写真、動画などのデータのやりとりが簡単 ・アップロードしたファイルをURLにて共有することによって業務の効率化を図ることができた。 ・URLによってやりとりができるので、職場以外でも自宅や外出先などでファイルにアクセスできるので、仕事がはかどる。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月07日グーグルドライブの場合、パソコンだけでなくスマートフォンのアプリでも連携が取れるので、出先でも保存しているファイルにアクセスできるので、咄嗟の確認に大変助かります。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月07日外出先でも容易にアクセスすることができ、動作も重くなることがあまりなく、使いやすいです。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月06日OAサーバを使ってファイルの共有をしておりましたが、Googleドライブに移行することで、OAサーバを使わなくなりました。
Google Drive(グーグルドライブ)の改善点に関する口コミ
次にGoogle Driveの改善点に関する口コミ・評判です。主にファイルアップロード時の不具合に関する不満がありました。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月11日分かりづらい点：ファイルのアップロードに問題があると、それ以降アップロードを保留されて作業が止まること
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月06日googleの同期設定が社内システムの関係できず、共有台数が増えるとアップロードして更新されるのが時間かかるのが難点です。頻繁に更新するファイルはアップロードしないようにしています。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月06日時々、ファイルが開けずエラーが出ることがありますが、エラーの原因が分かりにくいので対処方法を分かりやすく記載していただきたいです。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月04日デスクトップ版のドライブを使用していると急にアカウントがログアウトされてそのまま保存できない場合がたまに起こります。
非公開ユーザー、投稿日：2022年10月03日フォルダを作って、共同編集者を作ったときに権限を渡してそのフォルダの共同編集者を降りるなどできたら便利だと思う。
【自社は大丈夫？】Google Drive(グーグルドライブ)のデメリット
ここでは、Google Drive(グーグルドライブ)のデメリットを2つご紹介します。
多種類のファイルを格納できるGoogle Driveですが、以下の点で使い勝手が悪いため注意しましょう。
（1）必要な情報へのアクセス性が悪い
まずは、必要な情報へのアクセス性が悪いデメリットがあります。
Google Driveではフォルダ管理機能を使えるものの、フォルダが増えるとドライブ内でファイルやフォルダが混在します。そのため、目的の情報を探し出すのにフォルダを整理する手間がかかるのです。
また、複数のGoogleアカウントを持っている場合は、アカウントの横断によってフォルダやファイルの検索にさらに時間がかかってしまいます。そのため、「アカウント数を限定する」のように、ファイルの格納方法をあらかじめルール化しておきましょう。
（2）ファイルの管理に手間がかかる
ファイルの管理に手間がかかるのも、Google Driveのデメリットです。
Google Driveではファイルの「格納」は比較的簡単にできますが、格納したファイルを探すのに時間がかかり、逐一該当ファイルを開かないと内容を確認できません。
また、フォルダを階層的に管理可能なものの「親フォルダ→子フォルダ→孫フォルダ」の順番でしか表示されず分かりづらいです。しかし、各業務のフォルダを直感的に振り分けられる「Stock」を使うと、あらゆる情報を見やすく一元管理できるのです。
Google Driveのデメリットをすべて解消するツール
以下ではGoogle Driveのデメリットを解消するツールをご紹介します。
Google Driveは利用ハードルが比較的低い反面、ファイルの”格納”に特化しているため「情報を素早く活用して共有する」には不向きです。また、ファイルを開かなければ内容を確認できない面でも非効率と言えます。
必要な情報へ瞬時にアクセスできなければ重要なメッセージへのリアクションも遅れてしまいます。そこで、このような状況を回避するためにも「あらゆる情報をわかりやすく管理しながら共有もスムーズにできるツール」を使いましょう。
結論、Google Driveのデメリットを解消するには、誰でも簡単かつスピーディに情報を蓄積・共有できる「Stock」のようなツールが必須です。
Stockの「ノート」にテキスト、画像、動画の形式を問わず保存できるほか、ノートに紐づく「メッセージ」でメンバーとやりとりできます。さらに、情報を業務ごとに分かりやすく振り分けられる「フォルダ」があるため、目的の情報をすぐに見つけられるのです。
チームの情報を最も簡単に蓄積・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Google Drive(グーグルドライブ)の使い方や評判まとめ
ここまで、Google Driveの特徴や使い方、実際の評判を中心にご紹介しました。
Google Driveには、ファイルを保存しやすかったり事業規模に応じて機能を拡張できたりといった特徴があります。また、使い方も比較的簡単なため、ファイルの作成・管理にかかるストレスを抑えられるのです。
とはいえ、ファイルが増えると情報が散乱し、目的の情報へアクセスしづらいデメリットも無視できません。そこで、このような非効率な状態を解消するためにも「情報を誰でも簡単に管理・共有できるツール」を導入すべきです。
たとえば、Stockのように、あらゆる情報をノートにストックでき、リアルタイムでメンバーへ共有されるツールが最適です。その使い勝手の良さが評価され、現在120,000社以上の非IT企業における情報管理を効率化しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひGoogle Driveの代わりに「Stock」を導入し、あらゆる社内情報をストレスなく共有・管理しましょう。
