議事録や報告書を書くときは、テンプレート通りに書き進めれば、誰でも体裁の整った書類を作れます。さらに、書式やレイアウトを設定する手間や労力が必要ないので、作業負担が軽減されるメリットもあるのです。
一方、「テンプレートでノートやスケジュール、ToDoリストを作成したいが、自作する暇はない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ノート・スケジュール・ToDoリストのテンプレートをご紹介します。
- テンプレートを用いて書類を短時間で作成し、ほかの業務にリソースを割きたい
- どのような種類のテンプレートが自社に適しているのか知りたい
- テンプレートを適切に管理して、すぐに呼び出せるようにしたい
といった担当者の方はこの記事を参考にすると、利用目的に合ったテンプレートが見つかり、社内情報を簡単に一元管理する方法が分かります。
目次
無料テンプレートを使うメリット
無料テンプレートを使う主なメリットは、以下の通りです。
- 抜け漏れを減らせる
- 仕上がりに一貫性が出る
- 業務を効率化できる
テンプレートには記載すべき項目がすでに組み込まれています。そのため、必要な情報が抜け漏れるといった心配がありません。
新入社員とベテラン社員では、クオリティに差が出てしまいがちです。しかし、テンプレートを使用すれば記載する項目が決められているため、誰でも書類を作成しやすく、クオリティにも差が生まれにくくなります。
テンプレートを使用することで書類の作成時間を大幅に短縮でき、ほかの業務にリソースを割くことができます。
このように、テンプレートを使用することで日常の業務をスムーズに進めることができるのです。また、PCやスマホから簡単にテンプレートを呼び出せる「Stock」のようなアプリを併用すると、効率良く書類を作成し、適切に情報を管理できます。
ノートの無料テンプレート3選
以下では、ノートのテンプレートを3つご紹介します。ノートの種類は無地、縦罫線、横罫線、方眼罫、原稿用紙などさまざまです。
ソニーノート｜種類豊富なデジタルペーパー専用ノート
ソニーノートは、ソニーが提供しているデジタルペーパー専用のテンプレートですが、PDF形式でダウンロードもできます。
＜ソニーノートの特徴＞
- 種類が豊富
無地、実線、方眼罫、原稿用紙のテンプレートが揃っています。また、原稿用紙はグレー、ミドリ、オレンジの3種類の枠線から選べます。
テンプレートBANK｜Microsoft 365で使えるテンプレート
テンプレートBANKは、契約書や社内文書などのビジネス書式からポスターなどのデザイン、メーカー用紙など、幅広いシーンで使えるテンプレートを配布しているサイトです。
＜テンプレートBANKの特徴＞
- Microsoft 365で使える
「Word」「Excel」「PowerPoint」といったMicrosoft 365のソフトで使えるテンプレートが配布されています。
方眼紙ネット｜自分オリジナルのノートが自作できる
方眼紙ネットは、オリジナルのノートが作れるテンプレートサイトです。作成したノートはPDFファイルでダウンロードできます。
＜方眼紙ネットの特徴＞
- 線の間隔・太さをカスタマイズできる
罫線の間隔や縦横の設定、太さ、色を自由に変更できるのが特徴です。また、原稿用紙や方眼紙など豊富なテンプレートが揃っています。
【非IT企業向け】テンプレート・ノートを一元管理できる情報共有ツール
以下では、あらゆるノートテンプレートを一元管理できるツールをご紹介します。
テンプレートで書式を統一すれば、部下が「何を書けば良いのか分からない」と手が止まるのを防げます。また、上司にとっては「メンバーによって書類の体裁が変わらず、必要な情報がすぐわかる」メリットがあるので、マネジメントの負担が減らせるのです。
一方、テンプレートをもとに作った書類は、確認や書き込みのたびに開く手間がかかります。なぜなら、一般的に配布されているテンプレートのほとんどが「Word」や「Excel」のファイル形式であるためです。
したがって、「面倒なファイル操作が必要ない情報管理アプリ」を使って書類を管理しましょう。結論、自社が選ぶべきノートアプリは、ツール内でテンプレートをすぐに呼び出し、簡単な操作で素早く書類を作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockは自分でテンプレートを作れるうえに、わずかな操作で「ノート」へ呼び出せます。さらに、あらゆる情報を残せる「ノート」はフォルダで分類でき、強力な検索機能も使えるので、「共有した情報を探したいときに見つからないストレス」がありません。
社内情報を最も簡単に共有・管理できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで登録したテンプレートを呼び出す方法＞
以下は、Stockで登録したテンプレートを呼び出す手順です。テンプレートを使って作業時間を短縮し、フォーマットを統一して情報の抜け漏れを防ぎましょう。
まず、ノートの下部分にあるバーから、[テンプレート]をクリックします。
すると、テンプレート一覧のポップアップが表示されるので、挿入したいテンプレートの[選択]をクリックします。
以上のたった2回のクリックで、ノートにテンプレートの内容が挿入されます。
スケジュールの無料テンプレート3選
以下では、スケジュールテンプレートを3つご紹介します。カレンダー以外にも、タイムスケジュールや月次計画表など、スケジュールを管理するテンプレートが揃っています。
Ca.Crea「カ.クリエ」｜テンプレートで手帳を自作できる
Ca.Crea「カ.クリエ」は、手帳に切り貼りできるスケジュールテンプレートです。
＜Ca.Creaの特徴＞
- 手帳サイズのテンプレート
スケジュールテンプレートは、手帳のサイズに合うA4×1/2、A4×1/3、A4×1/9の3種類で提供されています。また、ノートアイコンを付けることで自分仕様の手帳を作成できます。
QUADERNO「クアデルノ」｜ビジネスでも役立つテンプレート
QUADERNOでは、電子ノート「クアデルノ」のテンプレートを配布しています。
＜QUADERNOの特徴＞
- 日/週/月ごとのテンプレートがある
- ビジネスに役立つフレームワークがある
スケジュールのテンプレートはデイリー、ウィークリー、マンスリーの3種類が用意されているので、予定の立て方に合わせて使い分けられます。
5フォース分析や3C分析、SWOT分析といったビジネスのフレームワークを用いたテンプレートも扱っており、事業の開発や見直しに役立ちます。
テンプレートBANK｜WordやExcelで使えるテンプレート
テンプレートBANKは、Word、Excel、PowerPointで使えるテンプレートを配布しているサイトです。
＜テンプレートBANKの特徴＞
- さまざまなテンプレートがある
一日用から半年用まで、多様なスケジュールに合わせたテンプレートがあります。
GoodNotes｜手書きでスケジュールを書き込めるテンプレート
GoodNotesは、手書きでメモができるノートアプリです。無料プランに登録するだけで、アプリ内で多くのテンプレートを使うことができます。
＜GoodNotesの特徴＞
- さまざまなテンプレート・サイズから選べる
スケジュール管理用のカレンダーのほか、ToDoリストや、議事録メモに使える罫紙など、豊富なテンプレートが用意されています。また、サイズもA4やスマホ画面といった多くの選択肢から選べるほか、縦向きや横向きというように向きも変更できます。
ToDoリストの無料テンプレート2選
以下では、ToDoリストのテンプレートを2つご紹介します。ToDoリストといっても種類が多いので、利用目的に合ったテンプレートを選びましょう。
Excel・Word基礎講座とテンプレート｜A4のビジネステンプレート
Excel・Word基礎講座とテンプレートは、業務やイベントで役立つ打ち合わせテンプレートを紹介しています。
＜Excel・Word基礎講座とテンプレートの特徴＞
- ToDo以外にも自由に項目を追加できる
打ち合わせの記録に適したテンプレートを、登録不要でダウンロードできます。Excelで行の高さや項目名を編集できる点も便利なポイントです。
smartsheet｜エクセルで使えるタスクリストテンプレート
smartsheetは、エクセルで利用できるテンプレートを数多く提供しています。
＜smartsheetの特徴＞
- 進捗管理に役立つToDoリストがある
グループプロジェクトに役立つToDoリストや、優先順位付けのToDoリストなど、進捗管理に役立つToDoリストが配布されています。
＜番外編＞ビジネス向けの無料テンプレートサイト3選
以下では、ビジネステンプレートを3つご紹介します。ビジネスで利用される書類に適したテンプレートが備わっているため、業務のムダを効率的に省けます。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜カテゴリ数が豊富
［文書］テンプレートの無料ダウンロードは、様々なシーンに対応したビジネス書式テンプレートを、無料でダウンロードできるサイトです。
＜［文書］テンプレートの無料ダウンロードの特徴＞
- 豊富なカテゴリ
［文書］テンプレートの無料ダウンロードは、237種のカテゴリと、より細分化されたサブカテゴリから構成されます。様々なビジネスシーンに対応する、豊富なテンプレート数が魅力です。
MicrosoftのOfficeテンプレート｜あらゆる部署で使えるテンプレート
Microsoftは、会社案内や納品書、見積書、人事書類、名刺、送付状など、あらゆるテンプレートを無料で提供しています。
＜Officeテンプレートの特徴＞
- さまざまな部署で役立つ
営業で役立つ企画書や顧客管理、総務部で役立つ備品管理といった社内のさまざまな部署で役立つテンプレートが提供されています。
無料のビジネス書式テンプレート｜様々なシーンで使えるテンプレート
無料のビジネス書式テンプレートでは、会員登録不要で1,800点以上の書式テンプレートをダウンロードできます。
＜無料のビジネス書式テンプレートの特徴＞
- ニーズに合ったテンプレートを見つけられる
節電の呼びかけ資料から通勤届まで、さまざまな種類のテンプレートが用意されているため、ニーズに合ったものを見つけられると言えます。
bizroute｜便利な部門別テンプレート
bizrouteでは、ビジネスで必要なテンプレートがダウンロードできます。また、テンプレートを改変し、自社に合わせた使用・共有が可能です。
＜bizrouteの特徴＞
- 部門別テンプレート
営業では見積書や請求書、人事では雇用契約書やシフト表、開発ではWBSやガントチャートというように、部門別のテンプレートが用意されている点が魅力です。
ノート・スケジュール・ToDoリストのテンプレートまとめ
ここまで、無料のテンプレートサイトを中心にご紹介しました。
資料作りにテンプレートを使えば、レイアウトが統一されるので誰でも見やすい資料が作成できるようになります。一方、「Word」や「Excel」ファイルでの作成が前提なので、ファイル管理に手間がかかる点に注意が必要です。
具体的には、テンプレートで作ったToDoリストを更新するたびに、わざわざファイルを開かなければなりません。また、WordやExcelはPC向けツールであり、スマホからは見づらいこともあるので、気軽に確認できないデメリットもあります。
したがって、WordやExcel以外の方法でテンプレートを作り、情報を管理すべきです。結論、時間や場所を問わず情報へアクセスするには、面倒なファイル管理のストレスを解消し、簡単な操作でテンプレートを呼び出せるノートアプリの「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、テンプレートで資料を作成し、あらゆる情報を一元管理しましょう。
