近年、情報技術の急速な発展に伴い、ビジネスにおけるITリテラシーの重要性が高まっています。ITリテラシーが不足していると、社内のIT活用が進まないだけでなく、情報漏洩などのリスクも発生してしまうのです。
しかし、ITリテラシーが低い社員をサポートする具体的な方法がわからず、社内のIT化に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ITリテラシーが低い社員の特徴・対策を中心に解説します。
- ITリテラシーが低い状態を改善するための対策を立てたい
- ITリテラシーを高めて企業の情報を安全に管理したい
- ITリテラシーが低い人でも使えるITツールを探している
という方は本記事を参考にすると、ITリテラシーが低い状態を改善して、社内のIT化を実現できるヒントが得られます。
目次
ITリテラシーとは
ITリテラシーとは、通信・ネットワーク・セキュリティといったITに関する情報を適切に扱えるスキルを意味します。その中でも、ITリテラシーは以下の3つに分類されます。
- 情報基礎リテラシー
- コンピュータリテラシー
- インターネットリテラシー
膨大な情報の中から必要な情報を見つけ出し、情報の正確性を見極め活用していくスキルです。情報基礎リテラシーがあれば、必要な情報をスピーディーに取捨選択できるため、正しい情報を得ることできます。
デジタル端末を適切に操作できるスキルです。ソフトウェアやアプリなどの操作方法だけでなく、簡単な仕組みも理解しておくと、誤作動を防げるようになります。
ネットワークやセキュリティ、モラルに関する知識を理解して、安全にインターネットを利用できるスキルです。SNSでの誹謗中傷や個人情報漏えいなどのトラブルを防ぐためにも、インターネットリテラシーを身につけることが大切です。
昨今では、インターネットの普及により「コンピューターウイルスによるサイバー攻撃」や「SNSへの情報流出による企業ブランド低下」などの問題が多発しています。そのため、上記のようなITスキルを獲得し、安全に正しく情報を活用していきましょう。
ITリテラシーが低い人の特徴とは
まずは、ITリテラシーが低い人の特徴について解説します。
ITリテラシーが不足している状態を放置していては、ITへの理解が深まらずにますます苦手意識が強まる悪循環に陥りやすくなります。そのため、担当者は以下の事象を把握し、正しい方法で改善しなければなりません。
ITに苦手意識がある
ITリテラシーが低い社員は、ITに苦手意識がある人が多いです。
知らない知識を習得することに抵抗感を持っているケースが大半で、ITと聞くだけで難しそうと捉えている方が多いです。苦手意識があるままITツールを使用しても、操作に時間がかかったり操作ミスを起こしたりして、かえって作業負担が生じる可能性があります。
よって、ITツールに苦手意識を持って、導入を見送ったりほかの社員に任せたままになったりしてしまうのです。しかし、ITツールの使用を避けていては操作方法が定着せず、業務効率化は実現しないので、実際に使用して慣れていく必要があります。
分からないことを自ら検索しない
ITリテラシーが不足していると、分からないことをGoogleなどの検索エンジンで自ら調べない傾向が高いです。
業務上の不明点や不具合が生じた場合でも、検索をせずにわからない状態を放置したり、ほかの社員に質問したりするばかりでは、知識が定着せずITリテラシーは向上しません。
インターネットが発達した現代では、検索エンジンで調べれば知りたい情報を得られる場合が多いです。このように、自発的に情報を収集して、自己解決していく能力が求められているので、自発的にインターネットを使って調べる習慣づけが必要です。
デジタルを使う習慣がない
ITリテラシーが低い社員は、デジタルを使う習慣がありません。
日本では2020年から小学校でのプログラミング教育が必修化しましたが、それ以前はIT教育が十分に行われていませんでした。ITリテラシーが低い社員は、コンピューターの活用方法や、そのために必要なプログラミング的思考を身に付ける機会がなかったのです。
したがって、学校教育だけでなく企業でもITリテラシー教育を実施し、社員一人ひとりがITの知識を身に付けていく必要があるのです。
ITリテラシーが低い会社が抱える3つのリスク
ここでは、ITリテラシーが低い会社が抱える3つのリスクについて解説します。リスクを理解して、早い段階で対策を講じておきましょう。
（1）生産性が低下する
ITリテラシーが低い会社は他の会社と比べて、生産性が低くなりやすいです。
ITツールを活用できないと、資料を探す手間やデータの集計にかかる時間がかかり、長時間労働になりやすいです。さらに、無駄な作業に時間がかかる分、重要な業務に時間をさけなくなってしまうため、会社の発展も見込めません。
このように、ITリテラシーが低い社員が多くIT化が進まなければ、結果会社の業務効率が大幅に下がるため、会社の成長を停滞させてしまう恐れがあるのです。
（2）情報漏えいのリスクがある
社員のITリテラシーが低いと、情報漏えいのリスクが高まります。
たとえば、不正アクセスで情報を盗まれてしまったり、メールの誤送信で機密情報が漏れてしまったりした場合、会社の損失だけでなく取引先の信用も失ってしまいます。たとえ対策を練っていても、利用する社員のITに関する知識が乏しければ意味がありません。
このように、情報漏えいは業績や経営の悪化を招くリスクとなるため、全社員のITリテラシーを高めていく必要があります。
（3）イメージダウンにつながる可能性がある
各々の社員がITリテラシーを持っていないと、企業のイメージダウンにつながる可能性が高まります。
ITリテラシーが低い社員が会社のSNSを運用すると、不適切な発言や機密情報への配慮ができないため、炎上する場合があります。さらに、企業のモラルに反した発言をしてしまった場合、企業としてのブランドやイメージに傷がついてしまいます。
SNSは拡散力が高い分、一度ついてしまった悪いイメージを払拭するのは難しいです。以上のように、ITリテラシーの低さは企業イメージの低下につながる恐れがあることを頭に入れておきましょう。
ITリテラシーが低い状態を改善する対策とは
以下では、ITリテラシーが低い状態を改善する対策について解説します。企業のITリテラシーを高めるには、社員がITに関心を持ち、高い意欲を持って学べる環境を整えなければなりません。
ITリテラシー教育を徹底する
ITリテラシーが低い状態を改善するには、ITリテラシー教育を徹底する点が重要です。
具体的には、定期的に研修を実施して、基本的なITの知識や起こり得るトラブルの事例を解説します。また、ITツールの使用方法や過去のITリテラシーにおける研修内容をマニュアル化し共有しておけば、疑問が生じた場合でも自身で確認して解決できるのです。
とくに、ITリテラシー教育を社内に浸透させつつ業務効率化を同時に達成するには、「ナレカン」のようにシンプルなツールを使って、社員が自主的に行動できる環境を整えるのがポイントです。
IT資格取得の推奨をする
IT資格取得の推奨をすれば、ITリテラシーが低い状態を改善できます。具体的にITリテラシーを向上させる資格として、以下の検定が挙げられます。
- 「情報検定(J検)」情報処理技術について総合的に問われる試験
- 「ITパスポート」ITの専門用語や経営全般の知識に関わる基本的な知識を問われる国家試験
- 「情報セキュリティマネジメント試験」情報セキュリティに関するスキルを認定する国家試験
また、受験費用や教材費を負担したり資格手当を支給したりすれば、資格取得に対する社員の負担を軽減してモチベーションを高められます。このような資格取得の推奨は、社員のスキルアップに貢献し、結果として企業全体の業務効率向上に繋げられるのです。
社内IT環境の整備をする
ITリテラシーを向上させるには、社内IT環境の整備が不可欠です。
アナログな文化が定着している企業ではデジタル化が進まず、社員のITリテラシーも向上しません。また、アナログな職場では人為的ミスが発生しがちであり、情報共有にも手間がかかるため業務が属人化しやすくなってしまうのです。
そこで、社内のIT環境を整備すれば、実際にツールに触れながら機能や効果を把握できます。このように、ツールの活用方法を知識として覚えるだけでなく、実践を通してITリテラシーを身に付ける点がポイントです。
ITリテラシーが低くても簡単に業務効率化ができるツール
以下では、ITリテラシーが低くても簡単に業務効率化ができるツールをご紹介します。
業務を効率的に進めるには、ITツールの導入が欠かせません。たとえば、ノウハウを共有する仕組みづくりによって業務の属人化を防いだり、多階層のフォルダで整理することで、情報が散在して検索に時間がかかったりする悩みを解消できます。
しかし、社員のITリテラシーが不足した状態では、ツールを使える人と使えない人の間に情報格差が生じかねません。とくに、従業員が多い大企業では、ITリテラシーにばらつきがあるため、誰でも簡単に使えるツールを選定すべきです。
結論、情報を書き込める「記事」と多階層にできる「フォルダ」のシンプルな構造で、メールを使える方であれば、すぐに使いこなせるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの初期サポートでは、ノウハウのある専属担当者が付いて、初期セットアップや運用ルールの設計もしてくれるので、IT知識が乏しくても安心して導入できます。さらに、「機能の質問」にもすべて回答するなど、利用中のサポートも充実しています。
メールを使える方であればすぐに使える「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ITリテラシーが低い社員の特徴・対策まとめ
ここまで、ITリテラシーが低い社員の特徴・対策を中心に解説しました。
ITリテラシーが低い社員は、ツールや検索エンジンの使用を避けるためITの知識が定着しにくいです。また、ITツールに触れる機会が少ないとITリテラシーは身に付かないので、企業が社内教育やIT環境の整備に取り組み、社員のIT活用を促進する必要があります。
一方、非効率な業務を効率化させるには、ITツールの活用が必須ですが、高いITリテラシーが求められます。そこで、「全ての社員がストレスなく使えるツール」を導入すると、ITリテラシーが不足していても手間取らずに社内の情報を管理できます。
したがって、ITツールによる情報共有とITリテラシーの向上を同時に達成するには「ナレカン」のように、誰でも簡単に情報の管理・共有ができるツールが最適です。
ぜひ「ナレカン」で情報共有のストレスを解消しながら、ITリテラシーの向上も達成しましょう。
