職場では、内的要因・外的要因それぞれが影響して課題が発生します。そして、企業利益を上げるためには、発生した課題を的確かつスピーディーに解決しなければなりません。
しかし、働きやすい職場をつくりたいが「自社でどのような取り組みをすれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職場で発生しがちな課題の具体例やその解決策、課題を放置するリスクを中心に解説していきます。
- 職場でよくある課題の具体例を知りたい
- 職場の課題解決の事例を把握し、自社の施策に役立てたい
- 自職場の問題点を解決できる方法を探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、職場で発生しやすい課題と解決策や、業務をスムーズに進める方法が分かります。
目次
職場でよくある「課題」や「問題点」の具体例4選
ここでは、職場でありがちな「課題」や「問題点」を4つご紹介します。原因を正確に理解し、改善策を見極めましょう。
（1）オフィス環境の不備
職場における1つ目の課題は、オフィス環境の不備です。
たとえば、インターネット環境や、空調設備に不備があると、社員はストレスを感じます。このような物理的な環境は、社員の業務効率に直結するため、オフィス環境の課題を解決すれば社員の「ストレス軽減」や「パフォーマンス向上」が期待できるのです。
また、アナログな方法で作業を進めるやり方は、非効率的なため、改善すべきポイントとして挙げられます。そのため、社内の業務を適切にIT化して、業務にかかる手順や時間を短縮する仕組み作りも、オフィス環境改善に有効な手段の一つです。
オフィス環境における課題は、社員の業務効率を左右するため、迅速に対処しましょう。
（2）スキルの属人化
職場における2つ目の課題は、スキルの属人化です。
スキルの属人化は、あらゆる企業で起こりうる課題であり、業務経験が豊富なベテランが蓄積してきた「スキル」や「ノウハウ」を共有する仕組みがないことが原因です。
加えて、中小企業の場合は一人あたりの業務範囲が広く、なかなか教育コストを割けられない状況も、属人化を加速させてしまう要因のひとつです。
そのため、スキルの属人化を解消するには、実績のある社員のスキルやノウハウを共有・教育できる仕組みを整えましょう。
（3）社員同士の連携不足
職場における3つ目の課題は、社員同士の連携不足です。
社員が連携できていない原因には、利用している連絡ツールが関係しています。たとえば、社内でいくつもツールを使っていると、「どこで何のやり取りをしたのか覚えていない」「ツールを使い分けるのが面倒」となり、こまめに連絡するのが億劫になるのです。
そのため、社内情報をストックできる「ノート」だけでなく、メンバーとやりとりできる「メッセージ」を備えている「Stock」のようなツールが最適です。複数のツールを使い分ける必要がないうえに、運用コストもその分だけカットできます。
（4）メンバーのマネジメント不足
職場における4つ目の課題は、管理者層によるメンバーのマネジメント不足です。
管理職が正しくメンバーの業務を管理しなければ、進捗状況が把握できなくなってしまいます。たとえば、業務の進捗を個人管理としていると、状況がすぐに分からずトラブルやミスに気が付けなくなるのです。
とくに、大規模な企業になるにつれ、管理職が組織全体を管理して、仕事の進捗を細かく確かめることが難しくなります。そこで、「どのメンバーがどの程度仕事を進めているかを可視化できるツール」を導入すると、進捗管理がしやすくなります。
企業ができる職場における課題の3つの解決策
ここでは、企業ができる職場環境の改善策をご紹介します。自社が抱える課題の原因を踏まえて改善策を打ち出し、職場における課題の根本を解決しましょう。
（1）社員の意見を職場環境に活かす
職場環境を改善するには、実際に働く社員の意見を活かすことがポイントです。
たとえば、社員から「アナログな情報共有が多く、顔色やタイミングを見なければ情報共有ができない」といった意見があった場合、「情報共有ツールを使う」という解決策を取れば、タイミングを気にせず状況を報告できるようになるので、問題は解消します。
以上のように、起票された意見に適切に対応することが大切です。ただし、そもそも社員の意見が吸い上げられていない環境では、改善に取り組むことができません。
そのため、まずは「社員の声を集約できる環境」から作るべきです。そこで、誰でも簡単かつ確実に意見を蓄積・共有できる「Stock」を活用すれば、職場の課題を瞬時に把握できるようになります。
（2）業務マニュアルを作成する
スキルの属人化を防ぐためには、業務マニュアルの作成が効果的です。
業務マニュアルがあれば、作業で分からないことはマニュアルですぐに確認できます。また、業務マニュアルがあることで仕事の手順が統一されるため、教育コストと時間的コストを一気に減らせるのです。
マニュアルは作成に時間を必要とするので、作成担当者や教育担当者に負担がかかる点がデメリットです。ただし、長期的に見れば、マニュアルは仕事の質やスピードを均一化できるメリットがあるので、活用すべきだと言えます。
（3）職場のコミュニケーションを活性化する
円滑に情報共有ができるようにするためには、社内コミュニケーションを活性化することが必須です。
コミュニケーションを活発にする方法には、企業文化やルールを変えるなど、いくつか方法があります。しかし、まずは物理的なアプローチとして、誰でもストレスなく情報共有できるツールを導入することがおすすめです。
なぜなら、社員同士で連絡や報告をするツールの使い勝手が悪く、「情報共有は面倒」という感情が芽生えてしまうと、それだけでコミュニケーションのハードルが上がってしまうからです。
そのため、まずは誰もがストレスなく情報共有できることを目標に、シンプルな情報共有ツールを導入することが適切です。
【これで安心】職場の課題を解決できるおすすめのツール
以下では、職場の課題を解決できるおすすめのツールをご紹介します。
多くの職場で起こりやすい課題である「スキルの属人化」を防ぐには、マニュアルの作成が有効です。また、「社員の連携不足によるトラブル」の防止には、コミュニケーションを活発化して、情報共有がすぐにできる状況を作ることも重要になります。
マニュアル作成やコミュニケーションの活発化には、ITツールの導入が最適です。ただし、いきなりツールを導入しても、社員が使いこなせなかったり、定着に時間がかかったりするので、必ず「操作性がシンプルなツール」を選びましょう。
そのため、職場の課題改善に適したツールは、非IT企業の65歳以上の社員でも、簡単にマニュアル作成や情報共有ができるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、業務ノウハウを含めたマニュアルを簡単に蓄積でき、必要な情報へのアクセスも簡単です。また、ノートに「メッセージ」を紐づけられるので、話題が混じることなく、気軽に社員間の意思疎通ができます。
マニュアル作成や情報共有に役立つツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで職場の課題を解決した成功事例
ここでは、Stockで職場の課題を解決した成功事例をご紹介します。他社の事例を把握して、自職場の課題を解決するヒントを得ましょう。
株式会社谷貝食品では、紙ベースで情報共有や業務を進めていました。そのため、外出先から帰社しなければ、営業日報を作成・共有できない点に不便さを感じていました。
そこで、「Stock」を導入し、営業部の日報を電子化しました。外出先でも、スマホから簡単に営業日報を作成・確認できる仕組みをつくったのです。
その結果、営業日報をリアルタイムで共有できるようになりました。現在では「商品企画書」や「商品の生産数の記録」もStockで管理しており、部署間の連携を強化しながら、業務を円滑に進めています。
職場の課題を放置するリスク
どこの職場でも、「仕事の属人化」や「連携不足によるミス」などの課題が山積みです。そして、それらの仕事の課題を放置すると、以下のリスクが発生してしまいます。
- 仕事の属人化が進み、ノウハウが社内に蓄積されない
- パフォーマンスが低下したり、社員の定着率が悪化したりする
- 意思疎通が取れず業務ミスにつながる
ベテラン社員の専門的なノウハウやスキルは、社内へ蓄積すべき貴重な情報資源です。しかし、ノウハウを教育・共有できる環境がなければ属人化が進み、担当者が不在のときに「仕事を対応できない・上手く進められない」といった問題が生じます。
職場環境が悪ければ、社員が過剰にストレスを感じることになります。社員のパフォーマンス低下や離職を予防するには、社内の雰囲気を改善しなければなりません。
情報共有が正しくできていなければ、ミスやトラブルにつながる可能性が高くなります。ビジネスでは軽微なミスが大きな損害を招くこともあるので、情報は適切に共有しましょう。
以上のように、職場には様々なリスクが潜んでいるので、顕在化する前に解決策を打ち出す必要があります。
職場でよくある課題の具体例と改善策まとめ
ここまで、職場でよくある課題の具体例と改善策、課題を放置するリスクを中心に解説してきました。
職場で発生した課題をそのまま放置しておくと、社員のパフォーマンスの低下や、全社に関わる重篤なミスへと繋がりかねません。そこで、課題解決には「社内情報のデジタル化」や「情報共有の円滑化」を迅速に進めることが重要です。
そこで、ITツールを導入すれば、社内で情報を記録・共有しやすくなります。ただし、社員が「使いにくい」と感じる多機能なツールは、利用自体が面倒になり、かえって情報共有が滞ってしまうのです。
そのため、ツールを選定するときには、「誰もが直感的に使えるほどシンプルか」を重視しましょう。結論、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、職場の課題を引き起こしている原因を根本から解消しましょう。
