世界中の企業で使われているMicrosoft Teamsには、チャットや会議、通話を転送できる機能が備わっています。転送機能を使えば、メンバー間の情報共有がスピーディーになり、社内のコミュニケーションが活性化するのです。
しかし、「Teamsを使って情報を転送する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Microsoft Teamsでチャットや会議、通話を転送する方法を中心に解説します。
- Teamsの「転送」機能を使いこなして、効率的に情報共有をしたい
- Teamsの転送が上手くいかず、解決策が分からない
- 社内情報を簡単に共有する方法が知りたい
という方がこの記事を参考にすると、Teamsの転送機能の使い方が分かり、効率的に情報共有ができるようになります。
目次
Microsoft Teamsでの転送方法とは
ここでは、Teamsを使ってチャットや会議、通話を転送する方法を解説します。以下を参考に転送機能を使いこなして、スムーズな情報共有を実現しましょう。
（1）Teamsチャットでメッセージを転送する
- はじめに、転送したいメッセージにマウスを当てて、 [・・・] から [転送] を開きます。
- 転送したい相手の情報を入力して、右下の [転送] をクリックしましょう。
以上の操作で、チャットのメッセージを他のメンバーに簡単に共有できます。また、共有相手を複数選択すると、グループチャットでメッセージが転送されます。
（2）Teamsで通話・電話を転送する
- 通話画面のメニューバーにある [・・・] から、 [転送] を選択します。
- 転送先の情報を入力したら、 [転送] をクリックしましょう。
以上の操作で、通話をメンバーに転送でき、電話の引継ぎがスムーズになります。
（3）Teamsの会議を転送する
会議を転送する場合は「開催者以外が転送するケース」「開催者が転送するケース」「PCからスマホへ転送するケース」の3パターンに分かれます。それぞれの転送方法は以下の通りです。
＜開催者以外が転送するケース＞
- 会議招待メールを開き、 [転送] をクリックします。
- 転送先のメールアドレスを入力して、 [送信] を選択すれば転送完了です。
＜開催者が転送するケース＞
- 会議の予定を選択して、「出席者」として転送したいメンバーを追加します。
- 画面右上の [更新内容を送信] をクリックします。
＜PCからスマホへ転送するケース＞
- PCからWeb会議に参加している状態で、スマホからアプリを開きます。
- 「このデバイスで参加しますか」と表示されるので [参加] をタップします。
- 参加方法のオプションが表示されるので [このデバイスに転送する] を選択します。
- [今すぐ転送]をクリックします。
「開催者が転送した会議」について、転送された相手のTeamsには、自動的に予定が追加されます。また、PCからスマホに転送する場合でも、PC側のWeb会議から一度退出する必要はありません。
外部からMicrosoft Teamsへメールを転送する方法
ここでは、メールをMicrosoft Teamsのチャネルに転送する方法を解説します。以下の手順に従いましょう。
- 転送したいチャネルを開き、画面右上の [・・・] から、 [メールアドレスを取得] を選択します。
- 表示されたメールアドレスをコピーします。
- メールの転送先に取得したアドレスを指定すると、Teamsのチャットに送られます。
以上の操作で、メールをMicrosoft Teamsのチャネルに転送できます。
Teamsでの転送ができない？原因と対処法とは
Teamsで転送できないトラブルの原因と対処法は以下の通りです。
- トラブル1｜チャットで「転送」が表示されない
- トラブル2｜メールの転送機能が使えない
- トラブル3｜電話転送ができない
WebでTeamsを利用すると、「転送」の代わりに「次へ」と表示されることがあります。この場合、「次へ」をクリックすると転送機能が使えます。
Teamsの権限設定で、メールの自動転送を不可にしている可能性があります。Teamsの管理者に権限設定を確認するよう申請しましょう。
まず、前提として、Teamsの電話転送は1対1の通話のみ可能となっています。また、通話転送オプションが有効になっていないと電話転送はできないため、ホーム画面または設定メニューから確認しましょう。
以上の操作でも解消されない場合は、アプリやデバイスを再起動してみましょう。
【必見】Teamsでやりとりした情報を最も簡単に社内共有する方法
以下では、Teamsでやりとりした情報を最も簡単に社内共有する方法を紹介します。
Microsoft Teamsは、チャットで共有した情報は流れやすいうえ、ユーザーからは「コメントを見返そうと思っても検索に時間を取られる」との声が挙がっています。（参考：ITreview）そのため、Teamsは後から見返すことがある”重要な社内情報”や”業務のノウハウ”の共有には不向きだと言えるのです。
そこで、「Teamsでやりとりした情報を蓄積できるツールを併用する」とデメリットを解消できます。ただし、多機能なツールは操作が難しいため、社員のITスキルに関係なく「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、自社の情報共有には、Teamsのチャット自動転送にも対応した、あらゆる社内情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンにはテキストやファイル・画像が残せるうえ、Teamsのチャット内容をナレカン上に転送して記録しておける点がメリットです。また、ヒット率100%の「検索機能」も備わっているので、情報が見つからないストレスの解消につながります。
Teamsのチャット自動転送にも対応したツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンとMicrosoft Teamsを連携させたイメージ＞
ナレカンとMicrosoft Teamsを連携すると、以下のようにTeamsで送ったメッセージをナレカンに自動転送し、蓄積することができます。
そのため、議事録やマニュアル、顧客情報といった「あとから見返したい情報」の管理にナレカンは役立ちます。
Microsoft Teamsの転送でよくある質問
Q1.Teamsのインビテーション（会議情報）を転送したい
実施中のTeams会議のインビテーション（会議情報）を転送するには、以下の流れで進めます。
- [参加者]から「招待を共有」をクリックする
- インビテーションを送るのに使うメールサービスを選ぶ
- 送付先や必要に応じてメール文面を追記し送付する
「インビテーションをチャットで転送したい」場合は[その他]→会議情報から、「Teamsカレンダーで設定した会議のインビテーションを転送したい」という場合は、会議のカレンダーをクリックし、会議のURLを取得して共有しましょう。
Q3.Teamsの会議チャットを引継ぎたい
Teams会議でやりとりしたメッセージは、[チャット]から確認することが可能です。
たとえば「営業部ミーティング」という名前でTeams会議を実施した場合、ミーティングルーム退出後、[チャット]で「営業部ミーティング」のグループを探せば、チャットを引き継いでやりとりすることが可能です。
ただし、チャットが多い場合や会議が頻繁に開催される場合、目的の会議チャットが埋もれて見つからない恐れがあるので注意が必要です。
＜番外編＞Teamsのチャットをエクスポートする方法
ここでは、番外編としてTeamsのチャットをエクスポートする方法を解説します。エクスポートの手順は以下の通りです。
- はじめに、Teamsのエクスポートページにサインインします。
- エクスポートしたいデータとして、「チャット履歴」か「メディア」、もしくはその両方を選択して [リクエストを送信する] をクリックします。
- 表示された画面から、 [続く] をクリックします。
- [ダウンロード] ボタンが表示されたらクリックしましょう。
以上の操作で、Teamsにおけるチャットのデータをエクスポートできます。
Microsoft Teamsでチャット・会議・通話を転送する方法まとめ
これまで、Microsoft Teamsで各種情報を転送する方法をご紹介しました。
Microsoft Teamsの転送機能を使えば、スムーズに情報共有でき、社内のコミュニケーションが活性化します。ただし、通話やチャットで情報共有すると、話題が蓄積されずに流れるため、伝達漏れが起きる恐れがあります。
そこで、TeamsとほかのITツールを併用し、重要な情報はすぐに振り返り可能な体制を整えましょう。目的のやりとりが見つからないストレスを解消するには、「検索機能の充実したツール」を選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、超高精度な検索機能が備わった、Teams連携にも対応している情報共有ツール「ナレカン」一択です。ナレカンは、AIに対し質問形式で検索できる「自然言語検索」もあるので、目的の情報が確実に見つかります。
ぜひ「ナレカン」を導入して、情報管理のストレスを解消しましょう。
