世界中の企業で使われているMicrosoft Teamsには、チャットや会議、通話を転送できる機能が備わっています。転送機能を使えば、メンバー間の情報共有がスピーディーになり、社内のコミュニケーションが活性化するのです。
しかし、「Teamsを使って情報を転送する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Microsoft Teamsでチャットや会議、通話を転送する方法を中心に解説します。
- Teamsの「転送」機能を使いこなして、効率的に情報共有をしたい
- Teamsの転送が上手くいかず、解決策が分からない
- 社内情報を簡単に共有する方法が知りたい
という方がこの記事を参考にすると、Teamsの転送機能の使い方が分かり、効率的に情報共有ができるようになります。
目次
Microsoft Teamsでの転送方法とは
ここでは、Teamsを使ってチャットや会議、通話を転送する方法を解説します。以下を参考に転送機能を使いこなして、スムーズな情報共有を実現しましょう。
（1）Teamsチャットでメッセージを転送する
Teamsチャットでメッセージを転送する方法は以下の手順です。
- はじめに、転送したいメッセージにマウスを当てて、 [･･･] から [転送] を開きます。
- 転送したい相手の情報を入力して、右下の [転送] をクリックしましょう。
以上の操作で、チャットのメッセージを他のメンバーに簡単に共有できます。また、共有相手を複数選択すると、グループチャットでメッセージが転送されます。
（2）Teamsで通話・電話を転送する
Teamsで通話・電話を転送する方法は以下の手順です。
- 通話画面のメニューバーにある [･･･] から、 [転送] を選択します。
- 転送先の情報を入力したら、 [転送] をクリックしましょう。
以上の操作で、通話をメンバーに転送でき、電話の引継ぎがスムーズになります。
（3）Teamsの会議（招待メール）を転送する
会議を転送する場合は「開催者以外が転送するケース」「開催者が転送するケース」「PCからスマホへ転送するケース」の3パターンに分かれます。それぞれの転送方法は以下の通りです。
＜開催者以外が転送するケース＞
- 会議招待メールを開き、 [転送] をクリックします。
- 転送先のメールアドレスを入力して、 [送信] を選択すれば転送完了です。
＜開催者が転送するケース＞
- 会議の予定を選択して、「出席者」として転送したいメンバーを追加します。
- 画面右上の [更新内容を送信] をクリックします。
＜PCからスマホへ転送するケース＞
- PCからWeb会議に参加している状態で、スマホからアプリを開きます。
- 「このデバイスで参加しますか」と表示されるので [参加] をタップします。
- 参加方法のオプションが表示されるので [このデバイスに転送する] を選択します。
- [今すぐ転送]をクリックします。
「開催者が転送した会議」について、転送された相手のTeamsには、自動的に予定が追加されます。また、PCからスマホに転送する場合でも、PC側のWeb会議から一度退出する必要はありません。
外部からMicrosoft Teamsへメールを転送する方法
ここでは、メールをMicrosoft Teamsのチャネルに転送する方法を解説します。以下の手順に従いましょう。
- 転送したいチャネルを開き、画面右上の [･･･] から、 [メールアドレスを取得] を選択します。
- 表示されたメールアドレスをコピーします。
- メールの転送先に取得したアドレスを指定すると、Teamsのチャットに送られます。
以上の操作で、メールをMicrosoft Teamsのチャネルに転送できます。
Teamsでの転送ができない？原因と対処法とは
Teamsで転送できないトラブルの原因と対処法は以下の通りです。
- トラブル1｜チャットで「転送」が表示されない
- トラブル2｜メールの転送機能が使えない
- トラブル3｜電話転送ができない
WebでTeamsを利用すると、「転送」の代わりに「次へ」と表示されることがあります。この場合、「次へ」をクリックすると転送機能が使えます。
Teamsの権限設定で、メールの自動転送を不可にしている可能性があります。Teamsの管理者に権限設定を確認するよう申請しましょう。
まず、前提として、Teamsの電話転送は1対1の通話のみ可能となっています。また、通話転送オプションが有効になっていないと電話転送はできないため、ホーム画面または設定メニューから確認しましょう。
以上の操作でも解消されない場合は、アプリやデバイスを再起動してみましょう。
Microsoft Teamsよりもスムーズな情報共有が実現できる方法
以下では、Teamsでやりとりした情報を最も簡単に社内共有する方法を紹介します。
Microsoft Teamsのチャット機能は便利ですが、情報が流れやすく、重要な内容が埋もれてしまうという課題があります。そのため、Teamsは”顧客対応の履歴”や”業務のノウハウ”の共有には不向きです。
そこで、あらゆる情報を残せて、すぐに検索できるツールがあれば、必要な情報を活用しやすく業務の効率化につながります。ただし、多機能なツールは操作が難しいため、社員のITスキルに関係なく「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、自社の情報共有には、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、テキストのみならずファイル・画像も保存できるため、あらゆる情報を一元管理できます。また、ノートに紐づくメッセージ機能によって、話題ごとにやりとりを整理でき、必要な情報がどこにあるかすぐに把握できるようになります。
社内のあらゆる情報を最も簡単に共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの活用例＞
Stockを活用することで、以下のように情報共有することができます。
Stockのノートには、テキストだけでなく画像やファイルも添付できるため、あらゆる情報を一元的に共有できます。さらに、ノートに紐づいたメッセージ機能やタスク管理機能により、資料ごとのやり取りや対応もスムーズに進められます。
Microsoft Teamsの転送でよくある質問
ここでは、Teamsの転送に関するよくある質問をご紹介します。利用中に不明点があった場合は、以下を確認しましょう。
Q1.Teamsのインビテーション（会議情報）を転送したい
実施中のTeams会議のインビテーション（会議情報）を転送するには、以下の流れで進めます。
- [参加者]から「招待を共有」をクリックする
- インビテーションを送るのに使うメールサービスを選ぶ
- 送付先や必要に応じてメール文面を追記し送付する
「インビテーションをチャットで転送したい」場合は[その他]→会議情報から、「Teamsカレンダーで設定した会議のインビテーションを転送したい」という場合は、会議のカレンダーをクリックし、会議のURLを取得して共有しましょう。
Q2.Teamsの会議チャットを引継ぎたい
Teams会議でやりとりしたメッセージは、[チャット]から確認することが可能です。
たとえば「営業部ミーティング」という名前でTeams会議を実施した場合、ミーティングルーム退出後、[チャット]で「営業部ミーティング」のグループを探せば、チャットを引き継いでやりとりすることが可能です。
ただし、チャットの量が多かったり、会議を頻繁にしたりすると、目的の会議チャットが他のやり取りに埋もれて見つけにくくなる可能性があるため、注意が必要です。
＜番外編＞Teamsのチャットをエクスポートする方法
ここでは、番外編としてTeamsのチャットをエクスポートする方法を解説します。エクスポートの手順は以下の通りです。
- はじめに、Teamsのエクスポートページにサインインします。
- エクスポートしたいデータとして、「チャット履歴」か「メディア」、もしくはその両方を選択して [リクエストを送信する] をクリックします。
- 表示された画面から、 [続ける] をクリックします。
- [ダウンロード] ボタンが表示されたらクリックしましょう。
以上の操作で、Teamsにおけるチャットのデータをエクスポートできます。
Microsoft Teamsでチャット・会議・通話を転送する方法まとめ
これまで、Microsoft Teamsで各種情報を転送する方法をご紹介しました。
Microsoft Teamsの転送機能を使えば、スムーズに情報共有でき、社内のコミュニケーションが活性化します。ただし、通話やチャットで情報共有すると、話題が蓄積されずに流れるため、伝達漏れが起きる恐れがあります。
そこで、重要な情報はすぐに振り返り可能な体制を整えましょう。目的のやりとりが見つからないストレスを解消するには、「検索機能の充実したツール」を選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、話題ごとに情報を整理できるうえ、高精度な検索機能により、必要な情報へ迅速にアクセスできる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、情報管理のストレスを解消しましょう。
