作業指示書を作成することで、作業の必要事項を伝えたり、ノウハウやコツを蓄積したりできるため、口頭で指示を出す必要がなくなります。また、作業の理解度のばらつきを防ぐことも可能です。
しかし、「作業指示書を見ない社員がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業指示書を見ない人がいる理由や対策を中心にご紹介します。
- 作業指示書を見ない社員がいるが原因がわからない
- 作業指示書を見てもらうための対策が知りたい
- 社内の作業に関する情報共有を円滑化したい
という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人がいる理由だけでなく、具体的な対策まで分かります。
目次
作業指示書を見ない人がいる3つの理由
以下では、作業指示書を見ない人がいる理由をご紹介します。原因を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するヒントが見つかります。
（1）指示書の内容が分かりづらい
はじめに、作業指示書の内容が分かりづらいという理由が挙げられます。
たとえば、曖昧な言い回しや専門用語ばかりを使っていると、人によって捉え方が変わったり、すぐに理解できなかったりします。そのため、最終的には個人の経験値だけで仕事が回るようになってしまい、誰も指示書を見なくなるのです。
したがって、指示書通りにすれば問題なく作業ができるように、誰が見てもすぐに動けるほど分かりすい文章になっているかを満たしていることが重要になります。
（2）手順書通りにできない
次に、手順書通りにできないことも指示書を見なくなる原因です。
手順書の内容が不十分だったり、更新されずに古いままの情報になっていたりすると、記載内容通りに進めても業務が上手くできず見られなくなってしまいます。
したがって、「内容に過不足がないか」「最新の情報に更新されているか」を定期的に確認しましょう。
（3）社内で指示書が共有されていない
最後に、社内で指示書が共有されていないと見なくなる人が増えてしまいます。
たとえば、紙の指示書を1部だけ印刷して複数人で見るようにしても、確認が面倒で次第に見られなくなるのです。
上記のように、確認が面倒だと指示書を見なくなるため、時間や場所を問わずに内容をチェックできるツールを活用するのが最善です。たとえば、スマホやタブレットでも簡単に使える「ナレカン」であれば、確認するのに手間はかかりません。
【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール
以下では、作業指示書の作成・共有を効率化できるツールについてご紹介します。
作業指示書を見ない社員がいて困っている場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。作業指示書を見てもらうには、まず、誰が見ても分かりやすく仕事に活用できるように作成する必要があります。
ただし、いくら作業しやすい指示書を作成しても、メンバーが簡単にアクセスできなければ、次第に指示書が見られなくなります。そのため、シンプルで簡単にアクセスできるツールで、社員がいつでも指示書を確認できる環境を整えましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、簡単に指示書の作成ができるうえ、シンプルなアクセス性で社内に指示書が浸透するツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、画像や表などを使って、わかりやすく指示書を作成できます。また、「既読機能」で、誰が指示書を読んだか確認できるので、指示書を見ない人への対策も簡単です。
”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」
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ナレカンで作成した作業指示書のイメージ
以下は、ナレカンで作成した作業指示書のイメージ画像です。テキストや表を使って、簡単にわかりやすい指示書を作成できるうえ、テンプレートとして登録すれば繰り返し使えます。
作業指示書を見ないデメリットとは
以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。社内全体への悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。
作業の全貌が把握できない
1つ目のデメリットは、作業の全貌が把握できないことです。
作業指示書を見ない場合、業務フローがつかめず、効率的に作業ができません。また、間違った作業方法が伝わってしまうと、あとからリカバリーしなければならないのです。
このように、作業の全貌を把握できないと、限られた業務時間を無駄にしてしまう可能性があります。
手順が人によって異なる
2つ目のデメリットは、作業手順が人によって変わってしまうことです。
指示書が見られないと、それぞれ独自のやり方で業務を進めてしまいます。それにより、作業の質が人によって変わったり、属人化したりして、仕事が上手く回らなくなるのです。
以上のように、指示書を見ない社員が増えてしまうと、社内全体の業務が上手く進まなくなるため注意しましょう。
後任への引き継ぎに時間がかかる
3つ目のデメリットは、後任への引き継ぎに時間がかかることです。
作業指示書を普段から確認していないと、正しい作業手順がわからず、担当業務の引き継ぎをするときに、スムーズな説明ができません。
したがって、スムーズに後任へ引き継ぎをするためにも、作業指示書は必ず確認するように指導しましょう。
作業指示書を見てもらうための対策とは
以下では、作業指示書を見てもらうための対策をご紹介します。指示書のメリットを生かすためにも、確実に押さえましょう。
見る人の立場に立つ
1つ目の対策は、作業指示書を見る人の立場に立つことです。
作業指示書は、見た人全員が正しく手順を理解できる必要があります。そのため、専門用語などの難しい表現を使う際は、解説を設けるなどの工夫をして、誰でも理解できる指示書をつくりましょう。
このように、指示書を作成するときは「誰が見ても分かりやすい文章になっているか」に注意すべきです。
目的を明記する
2つ目の対策は、指示書に目的を明記することです。
仕事ではあらゆる作業がつながり合っており、目的を把握することで先の工程を意識できるようになります。そのため、作業の目的を明記し、現場の社員が作業目的を理解したうえでスムーズに業務を進められるようにしましょう。
社員に効率よく作業をしてもらうためにも、作業目的の明記は重要と言えます。
簡単に指示書を確認できるようにする
3つ目の対策は、簡単に指示書を確認できるように管理することです。
作業指示書はWord、Excelで作成されることが多いですが、内容を確認するためにファイルを都度開かなければならず面倒です。さらに、スマホやタブレットを使った閲覧・編集にも手間がかかります。
また、メールやチャットツールで共有する場合も、ほかのメッセージで流れたり埋もれたりして、確認が面倒です。以上のことからも、作業指示書を見てもらうには、簡単に確認できる環境をつくることが重要だと言えます。
したがって、作業指示書は「誰でも簡単に確認することができるツール」で管理しましょう。たとえば、ファイルを開かずにプレビューで確認できる「ナレカン」のように、簡単に閲覧可能なツールが最適です。
作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ
これまで、作業指示書を見ない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。
作業指示書を見てもらうためには、誰でも簡単に理解できる内容にすることが大切です。しかし、分かりやすい指示書を作成しても、アクセスしやすい場所で管理していなければ意味がありません。
たとえば、WordやExcelはわざわざ開くのが面倒なうえに、スマホやタブレットからは使いづらいです。したがって、ファイルを簡単に確認出来たり、ファイルに情報を蓄積する必要のないツールを導入しましょう。
結論、指示書を見てもらうには、作業指示書を簡単に作成できるうえ、確認作業もスムーズなツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、作業指示書を見ない問題を解消しましょう。
