仕事をしていく上で、しばしば自身の権限では決断を下せず、上司などの承認を得るために「稟議」が必要になることがあります。そこで、稟議の一環として具体的な内容を記した稟議書を作成しなければなりません。
一方で「そもそも稟議書の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、稟議書の基本的な書き方や概要、フォーマットを中心にご紹介します。
- 稟議書の基本的な書き方や例文を知りたい
- 稟議書の作成に使えるフォーマットがあれば利用したい
- 稟議書作成後の共有や管理を円滑にするツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、稟議書の書き方だけでなく、作成後の管理方法までわかります。
目次
稟議書とは
ここでは、稟議書の概要についてご説明します。稟議書を作成する前に、役割や詳しい意味を押さえておきたい方は以下を参考にしましょう。
稟議書の役割
稟議書は、ある事柄に対して個人の権限で判断を下すことができないときに、上司や経営層などの決裁者に承認を得るプロセスで必要な書類です。
稟議の内容は、従業員のみでは判断が難しいが、上層部を集めて会議するほどのものではないことがほとんどです。そのため、話し合いの機会があまり設けられず、伝聞や伝達だけでは稟議内容に対する認識の相違が発生しやすくなります。
そこで、詳しい稟議の目的や内容を書類に書き起こすことで、稟議内容への誤認識を解消する目的があります。また、現場で従業員が独断で物事を決めてしまったり、上層部が不必要な会議を実施してしまったりなどを防ぐことにもつながります。
「稟議書」と「決裁書」の違い
稟議書と決裁書の違いは、起案された内容の承認に必要な人数です。
稟議書は内容が実行されるために上司などの関係者複数人の承認が求められます。一方で、決裁書は内容を実行に移すのに一人の承認で十分であるため、迅速な意思決定が可能になります。
しかし、決裁書はスピーディーに内容の実行の可否が決められる反面、一人の判断であることから人的ミスが起こってしまいがちです。そのため、会社の利益に大きな影響を及ぼしそうな事柄に関しては、稟議書を作成するようにしましょう。
【例文つき】稟議書の基本的な書き方
ここでは、稟議書を書くための方法2つをご紹介します。稟議書の作成方法のほかにも必要な項目や例文を知りたい方は必見です。
方法1｜記入すべき必要項目を記載して自作する
稟議書の基本的な作成方法の1つ目として、記入すべき必要項目を記載して自作することが挙げられます。
以下は実際に稟議書を作成した例です。以下の例文は、新しい業務用ソフトウェアの導入に関する稟議書を想定しています。
上記の例のように、稟議書を自作するにあたって以下の7つの項目を必ず記入する必要があります。
- 件名・タイトル
- 起案者・起案日・決裁日
- 稟議の目的
- 稟議の理由
- 金額・コスト
- 承認者欄
- 締めの言葉
稟議の内容が一目でわかるような簡潔なタイトルをつけましょう。
いつ誰が提案したのかやどの日から有効なのかを明確に記載しましょう。
稟議を通すことで得られる効果やメリットを端的に記しましょう。
なぜ目的を達成するためにその案が必要なのかといった起案に至る経緯や背景を含めると説得力が増します。
金額やコストをできるだけ正確に記入します。予算編成済みであることを明記すると稟議は通りやすくなります。
承認者の役職や氏名が書ける欄を用意しましょう。
締めの言葉は稟議書の形式によって入れる場所が変化することがあります。
上記の記載項目を漏れなく記入すれば、稟議書を自作することが可能です。
方法2｜テンプレートを利用する
稟議書の基本的な作成方法の2つ目は、テンプレートを利用することです。
テンプレートを活用すると、どの項目を記入すべきなのかを考える手間が省かれ、稟議書の作成時間を短縮することができます。また、稟議書に必要な項目の記入漏れをしてしまうリスクも軽減します。
そのため、自作に比べると自由度は減ってしまうものの、初めて稟議書を作る方にはテンプレートの利用をおすすめします。
【目的別】おすすめの稟議書フォーマット
以下では、稟議の目的別に使えるおすすめの稟議書フォーマットを3つご紹介します。フォーマットを活用して効率的に稟議書を作成しましょう。
【Excel】伺い書の稟議書テンプレート
こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードというサイトが提供するExcel形式の伺い書の稟議書テンプレートです。
内容の欄が広めに設定されているため、稟議の目的や理由などを十分に記載することができます。また、添付書類についての項目もあるため、見積書や図面などの関連書類も盛り込めます。
【Word】備品等の購入・購買稟議で使える雛形
こちらは、ビズ研というサイトが提供するWord形式の購買稟議書のテンプレートです。
購入や購買の稟議書に必要な「支払先」や「支払日」「支払方法」の項目がしっかりと揃っています。購買稟議書では、商品の購入理由のところで他の商品と比較しこの商品に決めた理由などを根拠づけて書くことがポイントです。
【Excel】新規取引先との契約稟議書の見本
こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードというサイトが提供するExcel形式の新規取引先との契約の稟議書の見本・サンプルです。
新規取引を開始するための稟議書には、主に取引先の情報と新規取引をするメリットや目的を記載できる項目が必須です。このテンプレートの項目外で取引先に関する情報があれば、適宜項目を追加することも可能です。
＜番外編＞稟議書の承認に至るまでの流れとは？
稟議書の承認に至るまでに以下の3つの手順があります。
- 稟議書を作成
- 稟議書を提出
- 稟議書の承認・決裁
まず稟議したい内容に応じて記入項目を調整しつつ稟議書を作成します。
作成後は役職者に提出します。稟議書は基本的に役職の低い人から高い人というような承認経路に従って回していきますが、会社によって異なるため、よく調べておきましょう。
稟議書が承認・決裁されるまでにかかる時間は都度変化します。もし稟議書が承認されず却下された場合は修正して再度提出することもできます。
このように、稟議書を作成してから承認されるまでにはいくつかのステップがあり、紙媒体であると途中で稟議書を紛失してしまう危険性があります。そこで、安全に稟議書を回覧するために「ナレカン」のような情報共有ツールを利用するのも一つの手です。
【必見】稟議書を効率的に共有・管理する方法
以下では、稟議書を効率的に共有・管理する方法をご紹介します。
稟議書は、一人では決断権限のない判断に対して複数の関係者に承認や決裁を得るために必要な書類です。そのため、稟議書の作成後は素早く共有して、決定事項に透明性を持たせるべく適切に管理することが大切なのです。
そこで、作成した稟議書を逐一関係者にメールで送る手間を省くために、リアルタイムで複数人に内容を共有できるITツールを導入しましょう。また、高度な検索機能を備えたツールであれば、稟議書を確認したい時に、求めている稟議書に瞬時にアクセスできます。
結論、自社が導入すべきは、同時に複数人に稟議書を共有できる上、超高精度なAI検索を備えた「ナレカン」一択です。
ナレカンで任意のメンバーにリアルタイムで稟議書を共有すれば、承認にかかる時間を大幅に短縮できます。また、ChatGPTのようなAIによる高精度な検索機能により、決定事項を振り返りたい時に稟議書を探すストレスが軽減されます。
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稟議書の書き方やおすすめのフォーマットまとめ
これまで、稟議書の概要や書き方、フォーマットを中心にご紹介しました。
稟議書は判断権限のない従業員が複数の関係者に承認をもらうために必要な書類であるため、稟議書を作成した後回覧しなければなりません。しかし、上司が多忙だとなかなか稟議書が回らなかったり、途中で稟議書を紛失したりする恐れがあります。
そこで、稟議書を素早く共有したり、安全に管理したりできるツールを導入しましょう。また、高度な検索機能が備わったツールであれば、数ある稟議書の中から素早く必要な稟議書を探し出すことができるのです。
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ぜひ「ナレカン」を導入して、稟議書を円滑に管理しましょう。
