日々の業務を通じて得た知識や経験などの「ナレッジ」を一か所にまとめ、誰でも閲覧できる形で共有するのが「社内ナレッジ」を有効活用する方法です。社内のナレッジを適切に管理・共有・蓄積することで、業務時間の短縮や教育コストの削減が実現します。
しかし、「社内ナレッジをまとめる場所が定まらない」「ナレッジを共有しても活用されているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内のナレッジ共有がうまくいかない原因と解決策を中心にご紹介します。
- そもそも社内ナレッジとは何か知りたい
- 社内ナレッジの共有手順やうまくいかないときの解決策を自社で参考にしたい
- 社内ナレッジの共有・管理におすすめのツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内の有益なナレッジを効率的に集めて有効活用する方法が分かります。
目次
社内のナレッジ共有・ナレッジシェアの概要
ナレッジ共有とは、社員が業務を通じて得た知識や経験を社内で共有することを指します。以下、ナレッジ共有の概要を解説します。
そもそも社内ナレッジとは
社内ナレッジとは、社員個人が持つ知識・ノウハウや、会社全体で保有する情報資産などを指し、「暗黙知」と「形式知」に分類されます。それぞれの概要は以下の通りです。
- 暗黙知
- 形式知
暗黙知とは、「社員個人が保有する業務内で得た知識やノウハウ」などを指します。社内ナレッジにおいて、言語化されず、他者に共有されていないナレッジは暗黙知に分類されます。
形式知とは、「文章や図表などの視覚的に分かりやすい状態に落とし込まれた情報」を指します。社内ナレッジにおいて、社員がいつでも参照することができるナレッジは形式知に分類されます。
すなわち、社員個人個人が保有する暗黙知を形式化し、他の社員に知識やノウハウを共有する作業が「ナレッジ共有」なのです。また、ナレッジ共有は「ナレッジシェア」「情報共有」といった言葉に言い換えられます。
社内でナレッジ共有（ナレッジシェア）する重要性とは
近年、社内におけるナレッジの重要性は高まっています。以下では、ナレッジが重要とされるようになった要因を2つご紹介します。
テレワークの普及
2020年の新型コロナウイルスの感染拡大以降、テレワークを導入する企業数は大幅に増加しました。
総務省が実施した「令和4年通信利用動向調査」によれば、テレワークを導入している企業数は50％を超えていると言えます。テレワークの普及で柔軟な働き方が可能になった反面、これまで顔を合わせて行っていた部下への教育は困難になりました。
これにより、顔を合わせずとも部下に十分な教育が行えるよう、必要な知識や経験則を社内でナレッジとして共有しておく必要性が出てきたのです。
人材の流動化
昔の日本の企業は終身雇用が多かったのに対し、近年は転職や起業、短期雇用など、キャリア形成・雇用形態が多様化しています。そのため人材の流動性が高まっているのです。
社内でのナレッジ共有が行われていない場合、転職した社員が保有していた業務に関するノウハウは社内に残りません。ノウハウがないと、後任の社員はまた一から業務知識を蓄積する必要があり、無駄な時間と手間がかかってしまうのです。
したがって、日頃から社内でナレッジを蓄積し、社員の入れ替わりに備えておく必要があります。
【3ステップ】社内でナレッジを共有するときの手順
ここでは、社内でナレッジを共有するときの3つの手順をご紹介します。ナレッジ共有は以下の手順に沿って行いましょう。
（1）目的やルールを明確化する
まず、社内で行うナレッジ共有の目的やルールを明確にしましょう。
目的に沿っていない情報は必要性に欠けるため、ナレッジとして共有されても意味がありません。また、共有時のルールを定めておかないと、記載方法や共有形式までもが属人化してしまい、後に参照しづらくなる恐れがあります。
したがって、ナレッジの共有を開始する前に、ナレッジの蓄積・共有に関するルールを社員に周知させておきましょう。
（2）必要とされる情報を収集する
次に、社員にとって有益となる情報を収集します。
情報の収集をするときは、該当の社員に事前に告知し、明確な提出期限を設けましょう。とくに、求められているのは、”勤務歴の長いベテラン社員”や”現場で活躍している社員”のナレッジなので、彼ら/彼女らの協力が不可欠です。
ただし、知識やノウハウの言語化は時間がかかるため、余裕のないスケジュールでは社員に負担がかかるほか、通常業務に支障が出る恐れがあります。そのため、社員にナレッジの蓄積を依頼する場合は、当該社員の業務に支障が出ない範囲で期限を設けましょう。
（3）データベース化する
最後に、収集された情報をナレッジとしてデータベース化しましょう。
データベース作成にはITツールの利用がおすすめです。「フォルダ機能」や「検索機能」を有しているツールであれば、目当ての情報をスムーズに見つけることができるため、社内でのナレッジ共有が促進されます。
ただし、社内のナレッジには機密情報が多く含まれるため、セキュリティ対策が万全なツールを選びましょう。たとえば、国際規格のセキュリティ認証を獲得している「ナレカン」のようなツールであれば、情報の漏えいの心配がありません。
社内ナレッジを有効活用する方法
以下では、社内ナレッジを有効活用する方法をご紹介します。
業務の属人化や情報が散在している状態を解決するためには、社内のナレッジをまとめて管理するべきです。そこで、ナレッジ管理ツールを導入すると、社内のナレッジを一元管理できるほか、共有されたナレッジを利用頻度ごとにまとめられ、ナレッジをスムーズに業務に反映させられます。
ただし、必要なナレッジがすぐに見つけられないと、業務にも手間がかかり業務に影響を及ぼすため、欲しい情報がすぐ見つかる「充実した検索機能」も必須です。
結論、ナレッジの管理に最適なのは、社員をナレッジに巻き込みながら一元管理・共有が可能で超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、記事形式や質問形式でナレッジを気軽に蓄積でき、残したナレッジは社内に簡単に周知可能です。また、「超高精度な検索機能」は、画像内やファイル内検索にも対応しているので、ナレッジを確認するときにも便利です。
最も簡単に社内のナレッジを蓄積・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因
以下では、社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因について解説します。原因を分析し、改善すべき点を明確化しましょう。
（1）継続的にナレッジを共有する人がいない
社内のナレッジ共有が上手くいかない原因として、社内で継続的にナレッジを共有する人物がいないことが挙げられます。
エクセルや紙でナレッジ共有をするには、ナレッジをファイルに入力して、さらにメールなどで更新の報告をする必要があります。しかし、面倒な共有方法しかなければ、社員がストレスを感じて継続的なナレッジ共有がされません。
また、継続的にナレッジを共有する社員がいたとしても、活用されない環境下では次第に「情報を蓄積するだけのデータベース」になったり「情報共有がされない職場」となってしまうので注意が必要です。
（2）ナレッジに対するハードルが高い
ナレッジの記載や共有、閲覧のハードルが高いと、社員が積極的にナレッジを共有できません。社員がナレッジ共有にハードルの高さを感じる理由には、以下が挙げられます。
- ナレッジとして何を書けばいいのか分からない
- ナレッジを共有するのに手間がかかる
- どこにナレッジがあるのか分からない
このような理由に対し「情報共有がしやすい雰囲気・仕組づくり」や「情報の粒度ごとに見やすく管理する」など、ナレッジ共有に対するハードルを下げる施策が求められます。
（3）社員のITリテラシーに合わないツールを導入している
昨今では、ナレッジ管理に特化したツールが提供されていますが「社員のITリテラシーに合わないツール」を導入すると、社内に浸透せず、ツールが形骸化してしまいます。
とくに、非IT企業や大企業では、社内のITリテラシーの差が大きく、ツールを導入しても使いこなせない社員が出る可能性があるのです。つまり、ITリテラシーの低い社員でもナレッジを共有・閲覧できるツールでなければ、社内には浸透しません。
そのため、機能や操作方法が分かりやすく、誰でも使いこなせるツールを導入しましょう。
社内ナレッジの管理・共有における4つの解決策
ここでは、社内のナレッジ共有における課題に対する4つの解決策を解説します。以下の解決策が実行できると、日々の情報共有の効率化が達成します。
（1）ナレッジ蓄積の推進者を設定する
ナレッジを集約するために、まずは推進者を設定しましょう。
ナレッジ蓄積の推進者は「どのようにナレッジを残せば良いのか」を先陣を切って示す役割です。ナレッジの推進者を設けることで、ほかの社員が、ナレッジを蓄積・共有しやすい環境や雰囲気をつくれます。
ただし、はじめから全社員でナレッジ化する動きを推進しても「ナレッジを共有する」という抽象度が高い状態では浸透しないため、部署やチーム単位でのスモールスタートを実践しましょう。また、ナレッジ共有を評価項目として取り入れるのも効果的です。
（2）気軽にナレッジ共有できる環境を整える
ナレッジ共有のハードルを下げるには、ナレッジ共有が気軽に行える環境を整えましょう。
ナレッジを共有するだけにも関わらず、共有までのプロセスが大変であれば積極的に共有されません。そのため、ナレッジを記載するシートのテンプレートを用意するなど、作業工程を削減するような対策が必要です。
また、ナレッジは共有だけではなく活用されることが前提です。そのため、共有だけではなく、必要なときにすばやくナレッジへアクセスできるような検索性を高める必要もあります。
（3）誰でも簡単に使えるITツールを導入する
ナレッジ共有の失敗を防ぐためには、誰でも簡単に使えるITツールを導入しましょう。
社内のITリテラシーの低さを無視して高機能・多機能なツールを導入すると、社員がツールを使いこなせず、ナレッジ共有そのものが放置されてしまう可能性があります。
したがって、誰でも使いこなせるツールを選択しなければなりません。たとえば、シンプルな使い勝手で、担当者による手厚いサポートを受けられる「ナレカン」であれば、大企業のナレッジ運用も成功します。
（4）ナレッジの作成・共有にAIを使用する
ナレッジの作成・共有にAIを使用するのも効果的です。
作成・共有にAIを使用するメリットとして、「ナレッジのまとめや情報探しに時間がかからない」点が挙げられます。たとえば、アップロードしたファイルをAIが要約できるツールを活用すると、ナレッジをまとめる手間が省けます。
また、AIチャットボットを利用すれば、24時間365日いつでも不明点を質問でき、担当者に直接聞く必要もありません。したがって、AI機能を活用してナレッジの作成・共有すると、業務効率化も達成されるのです。
【注意点】社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントとは
ここからは、社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントを2点ご紹介します。以下の内容を把握しておかなければ、ナレッジを効率よく集めながら活用することが難しくなる可能性が高まるため、正しく理解しておく必要があります。
定期的にナレッジを更新する
1つ目のポイントは、定期的にナレッジを更新することです。
ナレッジを適切に活用するには、ナレッジに記載された情報が常に最新のものでなくてはなりません。たとえば、業務内容に変更が生じているにもかかわらず古い情報のまま放置されていれば、実務と異なるので大きなトラブルに繋がってしまう可能性もあるのです。
したがって、定期的にナレッジを更新するようにしましょう。ただし、エクセルや紙でのナレッジ共有・管理では、更新に手間がかかる問題があるため、簡単に情報を更新できるITツールの利用がおすすめです。
ナレッジの管理を明確化する
2つ目のポイントは、ナレッジの管理を明確化することです。
情報を共有する場所が明確でないと、ナレッジの蓄積時に「どこに保存したらよいかわからない」といった問題が生じます。また、ナレッジを参照するときも保存場所がわかりにくいため、情報の活用が進まなくなってしまうのです。
したがって、社員がナレッジを参照しやすいように整理して管理しましょう。たとえば、フォルダごとの管理や必要な情報がすぐに見つかる検索機能を用いると、運用開始後もスムーズにナレッジの共有・活用が進みます。
【成功事例】社内のナレッジ共有に関する事例
弁護士法人千里みなみ法律事務所では、従来利用していた情報共有ツールのサービス停止に伴い、代替ツールとしてStockを導入しました。Stockはスマホアプリも含めてシンプルで使いやすいため、案件情報の管理や他の弁護士・事務メンバーとの情報共有がスムーズになったのです。
また、Stockでは、案件ごとに「ノート」に情報をストックすると、その案件の対応方法などのナレッジが自動的に「蓄積」されます。この機能により、過去の類似案件の対応事例を即座に確認できるようになり、『新人教育』のコストも大きく削減されたのです。
その他にも精度の高い検索機能やテンプレート機能もあり、チャットツールのように情報が流れる心配がなく、必要な情報を簡単に蓄積・共有可能になりました。
社内のナレッジ共有における原因と解決策まとめ
ここまで、ナレッジ共有が上手くいかない原因と解決策を中心にご紹介しました。
社内のナレッジ共有は業務の属人化を防ぎ、スムーズに業務を進める上で必須です。ただし、ナレッジのまとめ方や確認方法が複雑だと、ナレッジ共有は上手くいきません。
したがって、「誰でも簡単に使用でき、社内ナレッジの一元管理・共有が可能なツール」を導入しましょう。また、必要なナレッジをすぐに見つけられるような、充実した検索機能も必須です。
結論、社内ナレッジの管理・共有には、誰でも使用が簡単で社員をナレッジに巻き込んで一元管理・共有・高精度な検索が可能なツール『ナレカン』が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内のナレッジを管理して、業務スキルの向上に役立てましょう。
