日々の業務を通じて得た知識や経験などの「ナレッジ」を社内で一か所にまとめ、誰でも閲覧できる形で共有するのが「ナレッジ共有」の仕組みです。
 
共有されたナレッジを有効活用すれば、業務時間の短縮や教育コストの削減などにつながります。しかし、「ナレッジをまとめる場所が定まらない」「ナレッジを共有しても活用されているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ナレッジ共有がうまくいかない原因と解決策を中心にご紹介します。
 
  • 優秀な社員が持つナレッジをまとめ、ほかの社員に共有したい
  • ナレッジを一か所に集約し、すぐに活用できるようにしたい
  • ナレッジ共有に関する課題だけではなく、活用に関わる課題も解決したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内の有益なナレッジを効率的に集めて有効活用する方法が分かります。


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ナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは、社員が業務を通じて得た知識や経験を社内で共有することです。
 
社員が身につけた知識や経験は「暗黙知」と呼ばれ、共有されなければ個人のスキルとして属人化してしまいます。そのため、文章や図式など他人から見ても分かりやすい「形式知」に変換し、発信しなければならないのです。
 
ナレッジ共有が上手くいけば、社員全員がさまざまなメリットを得られます。たとえば、新入社員が業務のコツをつかみやすくなったり、過去のデータをもとにして問い合わせ対応を効率化できたりすることが挙げられます。
 
また、ナレッジを共有して企業に利益をもたらすプロセスを「ナレッジマネジメント」と呼びます。このように、ナレッジ共有はナレッジマネジメントにおいて重要な役割を果たしているのです。


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社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因

以下では、社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因について解説します。原因を分析し、改善すべき点を明確化しましょう。

(1)継続的にナレッジを共有する人がいない

社内のナレッジ共有が上手くいかない原因として、社内で継続的にナレッジを共有する人物がいないことが挙げられます。
 
エクセルや紙でナレッジ共有をするには、ナレッジをファイルに入力して、さらにメールなどで更新の報告をする必要があります。しかし、面倒な共有方法しかなければ、社員がストレスを感じて継続的なナレッジ共有が行われません。
 
また、継続的にナレッジを共有する社員がいたとしても、活用されない環境下では次第に「情報を蓄積するだけのデータベース」になったり「情報共有がされない職場」となってしまうので注意が必要です。

(2)「ナレッジを書く・共有する・見る」のハードルが高い

「ナレッジを書く・共有する・見る」のハードルが高いと、社員が積極的にナレッジを共有できません。
 
社員がナレッジ共有にハードルの高さを感じる理由としては、以下が挙げられます。
 
  • ナレッジとして何を書けばいいのか分からない
  • ナレッジを共有するのに手間がかかる
  • どこにナレッジが共有されているか分からない
このような理由に対し「情報共有がしやすい雰囲気づくり」や「情報の粒度ごとにフォルダ分けを行う」など、ナレッジ共有に対するハードルを下げる施策が求められます。

(3)社員のITリテラシーに合わないツールを導入している

社員のITリテラシーに合わないツールを導入してしまうと、社内に浸透せず失敗するケースもあります。
 
社内のナレッジ共有・管理を円滑に行うには、ナレッジ共有ツールが必須です。しかし、とくに非IT企業では社内のITリテラシーの差が大きく、ツールを導入しても使いこなせない社員が出る可能性があるのです
 
そのため、機能や操作方法が分かりやすく、誰でも使いこなせるツールを導入しましょう。ITリテラシーの低い社員でもナレッジを共有・閲覧できるツールでなければ、社内には浸透しません。
 
関連記事: ナレッジを蓄積すべき3つの理由!効果的な方法やおすすめツールも紹介


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社内のナレッジ共有における3つの解決策

ここでは、社内のナレッジ共有における課題に対する3つの解決策を解説します。以下の内容が踏襲できたチームは、ナレッジ共有が適切にできることはもちろん、日々の情報共有も効率化させられます。

(1)ナレッジ共有の推進者を設定する

共有をする社員を増やすために、まずはナレッジ共有の推進者を設定しましょう
 
ナレッジ共有の推進者は「どのように共有をすれば良いのか」を先陣を切って示す役割です。ナレッジ共有の推進者を設けることで、ほかの社員がナレッジを共有しやすい環境や雰囲気をつくれます。
 
ただし、はじめから全社員でナレッジ共有の動きを推進しても「ナレッジを共有する」という抽象度が高い状態では浸透しないため、部署やチーム単位でのスモールスタートを実践しましょう。また、ナレッジ共有を評価項目として取り入れるのも効果的です。

(2)気軽にナレッジ共有できる環境を整える

ナレッジ共有のハードルを下げるには、気軽にナレッジ共有できる環境を整えましょう。
 
ナレッジを共有するだけにも関わらず、共有までのプロセスが大変であれば積極的に共有されません。そこで、WordやExcelを使う場合は構成を考える手間を省く「テンプレート」を使ったり、作成から共有までにおけるプロセスの「何度も確認作業が必要な工程」を省いたりすることでハードルの高さを解消できます。
 
また、ナレッジは共有だけではなく活用されることが前提です。そのため、共有だけではなく、必要なときにすばやくナレッジへアクセスできるような検索性を高める必要もあります。

(3)誰でも簡単に使えるITツールを導入する

ツールが原因でナレッジ共有に失敗することを防ぐためには、誰でも簡単に使えるITツールを導入しましょう
 
社内のITリテラシーの低さを無視して高機能・多機能なツールを導入すると、社員がツールを使いこなせず、ナレッジ共有そのものが放置されてしまう可能性があります。
 
したがって、誰でも使いこなせるツールを選択しなければなりません。たとえば、デジタルが苦手な65歳でも簡単に使える「Stock」であれば、非IT企業でもナレッジ共有を継続できます。
 
関連記事: ナレッジとは?ノウハウとの違いや効果的な管理方法も解説!


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【注意点】社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントとは

ここからは、社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントを2点ご紹介します。以下の内容を把握しておかなければ、ナレッジを効率よく集めながら活用することが難しくなる可能性が高まるため、正しく理解しておく必要があります。

定期的にナレッジを更新する

1つ目のポイントは、定期的にナレッジを更新することです。
 
ナレッジを適切に活用するには、ナレッジに記載された情報が常に最新のものでなくてはなりません。たとえば、業務内容に変更が生じているにもかかわらず古い情報のまま放置されていれば、実務と異なるので大きなトラブルに繋がってしまう可能性もあるのです。
 
したがって、定期的にナレッジを更新するようにしましょう。ただし、エクセルや紙でのナレッジ共有・管理では、更新に手間がかかる問題があるため、簡単に情報を更新できるITツールの利用がおすすめです。

構造的にナレッジを管理する

2つ目のポイントは、構造的にナレッジを管理することです。
 
情報を共有する場所が構造化されていなければ、ナレッジを共有する際「どこに保存したらよいかわからない」といった問題が生じます。また、ナレッジの共有が進んでも、社員がフォルダ上のどこを参照すればよいかわからないため、情報の活用が進まなくなってしまうのです。
 
したがって、社員がナレッジを参照しやすいように構造化して管理しましょう。運用ルールを設定する際にナレッジの管理場所や構造を併せて浸透させれば、運用開始後もスムーズにナレッジの共有・活用が進みます。


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社内のナレッジ共有に役立つおすすめのツール

以下では、社内のナレッジの共有に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
継続的にナレッジが共有される環境をつくるためには、共有するまでにかかる手間をなくすことが重要です。とくに、紙やエクセルでナレッジを共有している場合、ファイル入力後にメールで共有しなくてはならないなど、作成から共有までに時間がかかります。
 
そこで、ITツールを導入・運用すれば、社内のナレッジ共有における手間を簡単に解消できます。しかし、社員のITリテラシーに合わないツールを導入すると、社内にツールが浸透せず運用に失敗してしまうため誰でも使いやすいツールを選びましょう。
 
結論、共有されたナレッジを適切に管理して有効活用するには、シンプルな操作性で、誰でも簡単にナレッジの共有・管理ができる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
 
Stockの「ノート」にナレッジを蓄積すれば、面倒な共有設定をしなくても自動的に任意のメンバーへ共有できます。また、直感的な「フォルダ」は部署やプロジェクトごとにナレッジを管理可能で、どこを参照すればよいかわからなくなる心配もありません。

最も簡単に社内のナレッジを蓄積・管理できるツール「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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社内のナレッジ共有における原因と解決策まとめ

ここまで、ナレッジ共有が上手くいかない原因と解決策を中心にご紹介しました。
 
ナレッジ共有がうまくいかない原因には共有する人がいないことはもちろん、共有までのハードルが高かったり難しすぎる不便なツールで管理したりしていることが原因でした。そこで、全社でナレッジ共有を一般化するには、推進者を選出したうえで「誰でも使えるITツール」の利用が必須です。
 
このように、シンプルなITツールでなければ「定期的・構造的にナレッジを管理する」習慣がつきづらく、社員によって粒度が異なる情報がツールに散乱してしまうので注意です。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の65歳の社員でも使いこなせるほど、簡単にナレッジ共有が行えるツールが必須です。非IT企業を中心に業界業種を問わず、150,000社のナレッジ共有におけるストレスを解消しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のナレッジを管理して、業務スキルの向上に役立てましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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