営業活動で収集した取引先の情報を活用すると、データに基づいた戦略立案や経営判断をする手助けになります。そのため、事業推進へ活かせるように、正しく管理しなければなりません。
しかし、取引先管理に対する理解がチーム内で曖昧であり、情報を正しく経営に活かせていないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、取引先管理の目的と管理方法を中心にご紹介します。
- 取引先管理の目的が明確になっていないので、情報の取り扱いが人によって異なる
- 取引先管理の注意するべきポイントを把握し、適切に管理したい
- 取引先管理が簡単に効率化できる方法があれば、すぐに自社にも導入したい
という方はこの記事を参考にすると、取引先管理の目的やポイント、管理方法への理解が深まり、取引先の情報を経営に役立てられます。
目次
取引先管理とは
取引先管理とは、取引先の所在地、担当者などの基本情報や与信限度額などの信用情報を管理することです。
信用を担保にした取引先との掛取引には、リスクが伴います。そこで、取引先管理を実施して、信用情報を元に適切な取引額で安全に取引できるように、自社でリスク管理をしなければなりません。
取引先管理により取引先の状況が把握できていれば、売掛金の未回収も防げます。また、取引先情報の蓄積は市場分析に役立つので、リスク軽減だけでなく、マーケティングにも活用できるのです。
取引先管理で注意すべきポイントとは
以下では、取引先管理で注意すべきポイントを3つ解説します。3つのポイントを守らなければ、取引先情報を有効活用できないだけでなく、営業機会の損失や売掛金の未回収リスクに繋がってしまいます。
現場メンバーが簡単に管理できる手法か
まずは、現場メンバーが簡単に管理できる手法であるか注意すべきです。
取引先管理の手法はExcelや専用のITツールなどさまざまですが、全メンバーが使いやすい手法でなければ、社員が簡単に取引先情報を管理できず、全社に浸透しません。
また、複雑な手法では、現場メンバーが求める必要な情報の抽出に時間がかかり、無駄な作業コストが増えます。そのため、現場メンバーの年齢や利用場面を考慮して、取引先管理の手法はシンプルにするべきなのです。
時間や場所を問わずに入力できるか
ふたつ目のポイントは、時間や場所を問わずに入力できるかです。
時間や場所を問わず情報が入力できなければ、情報を残すために逐一帰社しなければならなかったり、メモの内容をシステムに転記する手間がかかってしまうのです。また、Excelを用いた管理では、基本的に同時編集ができないので「各メンバーが入力完了するまで待たなければならない」非効率な事態が発生します。
そこで、外出メンバーの業務効率化のためにも、「Stock」のように、スマートフォンやタブレットから入力できる「クラウドツールを活用した管理手法」が主流となっています。
どのような情報を管理するか
取引先管理では、どのような情報を管理するのかも注意すべきポイントです。
情報は多いほど管理が難しくなるので、情報を取捨選択し必要な情報に絞って管理すべきです。営業活動で入手した情報をExcelやツールへ無作為に蓄積するだけでは、情報が整理されていないので見つからず、業務スピードを阻害します。
収集・管理するべき情報の量は、企業によって異なるものの、多くの情報を整理するには「カテゴリ・フォルダ分け」を実践すると、情報管理へのストレスが発生しません。
取引先管理で取られる代表的な3つの方法とは
ここからは、取引先管理で取られる代表的な方法を3つ解説します。自社に即した方法を選択し、取引先管理に役立てましょう。
Excelでの管理
まずひとつ目の代表的な方法は、Excelでの管理です。
Excelを用いた管理は、管理する項目のシートを作成し、その後は自社で決めた項目を入力するだけでも管理ができます。とくに、多くの企業で一般的に使われているソフトであり、利用に教育コストがかからない点がメリットです。
しかし、Excelを用いた管理では、分析・グラフ化に手間がかかるので、集めた情報が活用しづらいです。また、基本的には同時編集ができず、管理する情報分だけファイルやシートが増え、情報が見つからなかったり動作が重くなったりして業務スピードも低下してしまうのです。
CRM・SFAでの管理
CRM・SFAでの管理も代表的な方法のひとつです。
CRM・SFAを用いての管理は、取引先の基本情報を一元管理しながら、複数の情報を相互に紐付けられます。また、蓄積した取引先情報を元に、見やすいレポートやグラフの作成が可能であり、マーケティングに活用できる高度な分析もできるようになります。
とくに、SFAもCRMと同様に取引先の基本情報を一元管理できますが、営業支援に特化している点がCRMとは異なります。
一方で、CRM・SFAは「購買行動・購買率のスコア化」「休眠顧客の掘り起こしへの最適な方法」などを自動で抽出できます。しかし、多機能な分多大な運用・教育コストがかかるため、チームのITリテラシーを考慮して慎重に導入すべきなのです。
情報共有ツールでの管理
取引先管理で取られる3つ目の方法は、情報共有ツールを用いた管理です。
情報共有ツールは、営業活動で入手した情報はもちろん、社内の人事・総務に使える情報まですべての情報を管理できるツールです。セグメンテーション分析（顧客をグループ分けした分析）や売上分析などの高度な分析が自動でできないものの、必要な情報へのアクセス性が高まるので、業務スピードの低下を防止します。
とくに、すでにExcelでの管理に慣れている企業であったとしても、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールへ管理方法を移管して、取引先管理に関わる業務の効率化を実現するケースも多いです。
【非IT企業必見】取引先管理に役立つおすすめのITツール
以下では、取引先管理に役立つおすすめのITツールを紹介します。
取引先管理で取られる方法にて、Excelでの管理は誰でも使える反面、収集した情報の活用には手間がかかり、チーム利用にも不向きです。また、CRM・SFAは多くのデータを一元管理できますが、多機能なので、現場メンバーのITリテラシーが高くなければ使いこなせません。
そのため、取引先管理に過不足のない機能が備わった「誰でも使える情報共有ツール」を導入するべきなのです。
したがって、非IT企業における65歳以上のメンバーでも即日使いこなせる情報共有ツール：「Stock」一択であり、実際に取引先管理を移管して大幅に効率化した非IT企業の事例も豊富です。
Stockの「ノート」へ取引先ごとのデータも簡単に残しつつ、直感的な「フォルダ」で、時間や場所を問わず情報へすぐにアクセスできます。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づけられるので、話題の混ざらないやりとりやタスク管理が実現します。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
取引先管理の目的や使われる手法のまとめ
これまで、取引先管理の概要や目的、おすすめの管理方法を中心に解説しました。
取引先管理とは、取引先との掛取引における、損失のリスクを軽減し、マーケティングにも役立つ重要な活動です。そして、代表的な取引先管理の方法は「Excel」「CRM・SFA」「情報共有ツール」の3つでした。
しかし、Excelでは機能が足りず、CRM・SFAは機能過多になってしまい、非IT企業では運用にのせられずに放置されます。そこで、取引先管理に必要な機能が「過不足なく備わった情報共有ツール」を導入するべきです。
結論、Stockのように「ノート」「タスク」「メッセージ」の、取引先管理に必要な機能が過不足なく備わった、誰でも使いこなせる情報共有ツール一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率良く取引先管理を行い、業務効率化を実現しましょう。
