「リンクを送ったのに開けないと言われた」「編集できないと連絡が来た」と、スプレッドシートの共有で困っていませんか？
共有で失敗しないためには、相手や目的に合わせてメールとリンクを選び、「編集者」「閲覧者」の権限を正しく設定することが重要です。
本記事では、スプレッドシートの共有方法をPC・スマホ別に解説し、開けない・編集できないときの原因の切り分け方まで紹介します。
- この記事でわかること
- スプレッドシートは、特定の相手に渡すならメール共有、チャットなどで素早く渡すならリンク共有が向いています。
- 「編集できない」「共有できない」「ファイルが見つからない」といったトラブルは、原因を切り分ければ自分で対処できます。
- メールやチャットでの共有は、時系列で埋もれたり、誰に共有したか分からなくなったりしやすいです。
目次
スプレッドシートを共有する方法【PC版】
以下では、PCでスプレッドシートを共有する方法を、メール・リンク・共有解除の3つに分けて解説します。
（1）メールで共有する
以下は、メールでGoogleスプレッドシートを共有する手順です。
はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。
［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］の項目に、共有したいメンバーのメールアドレスを入力します。プルダウンメニューに候補が表示されたら、該当のアドレスをクリックします。
「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」の3つから、当該メンバーの権限を選びます。共同編集したいときは［編集者］を、意図せず編集されることを防ぎたいときは［閲覧者］を選びましょう。
伝えることがあればメッセージ欄に載せましょう。なお、［通知］のチェックを外すと当該メンバーにはメールが届かなくなります。
［送信］をクリックすれば、共有完了です。
メールでの共有時には、その都度相手を指定するため、送り先を間違えないように注意しましょう。また、共有が正しくできれば、共有相手には、以下のように表示され、ファイルをクリックすると閲覧できるようになります。
（2）リンク化して共有する
チャットツールなどでスプレッドシートを共有したい場合は、以下のようにリンクを使って共有しましょう。
共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。
［制限付き］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。
プルダウンメニューにある［リンクを知っている全員］を選択します。このステップを踏まないと、リンクを共有してもほかのメンバーがスプレッドシートを閲覧できないので注意しましょう。
［閲覧者］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。
「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」から権限を選びます。デフォルトは「閲覧者」になっているので、編集権限を与えたいときは必ず変更しましょう。
［リンクをコピー］をクリックして、共有リンクを取得します。本リンクをチャットなどで送信すれば、ほかのメンバーがスプレッドシートにアクセスできるようになります。
ただし、チャットでリンクを共有するとほかのメッセージで流れてしまい、確認漏れが起こりやすいです。したがって、スプレッドシートは、情報が流れずに蓄積される「Stock」のような情報管理ツールで共有しましょう。
（3）共有を解除する
一度共有したスプレッドシートでも、アクセス権限を設定すれば共有を解除できます。Googleスプレッドシートの共有の解除方法は「メール共有」と「リンク共有」で異なり、それぞれ以下の手順の通りです。
＜メールで共有したとき＞
画面右上の［共有］をクリックします。
「共有を解除したいユーザー」の右側に表示されているプルダウンメニューを開きます。
プルダウンメニューの一番下にある［アクセス権を解除］をクリックします。
最後に［保存］をクリックします。この手順を踏まないと、変更が反映されないので注意しましょう。
＜リンクで共有したとき＞
画面右上の［共有］をクリックします。
［リンクを知っている全員］＞［制限付き］をクリックします。
右下の［保存］をクリックして、変更を反映します。
Googleスプレッドシートでは、上記の手順を踏まないとリンク共有を解除できないので注意しましょう。
スプレッドシートを共有する方法【スマホ版】
ここでは、スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法を解説します。PC版と操作が異なるので、以下を参考にしてスマホでも迷わず共有できるようにしましょう。
（1）メールで共有する
はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックし、 [共有とエクスポート] を選択します。
メニューバーから [共有] をクリックし、 [ユーザーまたはグループを追加] に共有先のメールアドレスを入力しましょう。
共有先を入力したら、アクセス権限を設定します。
何か伝言があれば [メッセージを追加] に書き込み、右下の [送信アイコン] をクリックすれば共有完了です。
ミスやトラブルを防ぐためにも、共有前に編集・閲覧の権限設定や宛先などを確認するようにしましょう。また共有相手には以下のように表示され、メール下記の添付された資料をクリックすると、ファイルの情報を確認できます。
（2）リンク化して共有する
共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックして、 [共有とエクスポート] を選択します。
メニューバーから [アクセス管理] をクリックし、［一般的なアクセス］＞ [リンクを知っている全員] を選択しましょう。
「共有とエクスポート」の画面に戻り、 [リンクをコピー] をクリックしてチャットで送信すれば共有完了です。
以上の操作で、スマホからGoogleスプレッドシートのURLを共有できます。ただし、そもそもスマホではスプレッドシートを閲覧しづらいため「必要な情報をすぐに見つけられない」という根本的な部分に、課題を感じている方は少なくありません。
そこで、スマホからでも情報を書き込めて、閲覧できる「Stock」のようなナレッジ（情報）管理ツールを利用するのもおすすめです。
（3）共有を解除する
スマホのGoogleスプレッドシートの共有の解除方法も、「メール共有」と「リンク共有」で異なります。それぞれの手順は以下の通りです。
＜メールで共有したとき＞
画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。
メニューバー上の［共有］を開き、［アクセス管理］をクリックしましょう。
共有を解除したいユーザーのプルダウンメニューを開き、［削除］をクリックしましょう。
このように、アクセス権があるユーザーから削除すれば、共有は解除されます。
＜リンクで共有したとき＞
画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。
メニューバーから［アクセス管理］を開き、［一般的なアクセス］をクリックしましょう。
［制限付き］をクリックすれば、共有の解除は完了です。
このように、アクセスを制限付きにすることで、共有は解除されます。
スプレッドシートでよくあるトラブル
以下では、スプレッドシートの共有後に起こりやすい3つのトラブルについて、原因と対処法を解説します。以下を参考に、Googleスプレッドシート共有時のストレスを解消しましょう。
（1）共有されたシートを編集できない
Googleスプレッドシートで起こりがちな問題のひとつに「共有されたシートを編集できないこと」があります。
リンクで共有するケースでは、共有相手の権限はデフォルトで「閲覧者」になっています。そのため、権限を変更しないまま共有すると、所有者以外はシートを編集できず、混乱が生まれてしまうのです。
したがって、シートを共同編集したいときは、下の画像のようにアクセス権限を必ず「編集者」に変更しましょう。
（2）シートを共有できない
Googleスプレッドシートを共有できない場合、ブラウザに問題がある場合があります。
ブラウザに問題があるかチェックするときは、Chromeからシークレットモードでログインできるか確認しましょう。ブラウザの画面右上の [︙] アイコンから [新しいシークレットウインドウ] を開くか、 [Ctrl+Shift+n] のショートカットキーを使います。
シークレットモードでログインできれば、ブラウザに原因がある可能性が高いです。別のブラウザで試したり、拡張機能を一時停止したりしましょう。
（3）共有されたファイルが見つからない
Googleスプレッドシートの共有でありがちなトラブルに「共有されたファイルが見つからない」事態も挙げられます。
GoogleスプレッドシートをメールやLINEで共有する場合、ほかの話題で流れてしまい、共有されたファイルが見つかりません。また、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的のスプレッドシートの保管場所が分からなくなるのです。
上記のようなトラブルを避けるためにも、Googleスプレッドシートの共有には「Stock」のような「情報を散在させずに一元化し、高精度で検索できるツール」を使いましょう。
【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法
以下では、スプレッドシートを社内で簡単に共有できるツールをご紹介します。
共有後の管理をチャットやメールに任せたままにすると、リンクが時系列で埋もれ、必要なときに探し出せなくなります。さらに、「リンクを知っている全員」の設定が残ったまま誰も気づかず、意図しない相手に閲覧されるリスクも高まります。
フォルダ分けやファイル名のルールで対処しようとしても、運用が担当者の意識に左右されるため、根本的な解決は難しいです。また、スプレッドシートの中身までは検索できないため、「あの案件の数字はどこに書いてあったか」を探すには、結局ひとつずつ開いて確認する必要があります。
そのため、従来どおりの方法を続けるのか、情報を一元化して検索できる仕組みから見直すのか、考え直す時期にきています。とくに、ITに不慣れなメンバーも使い、社外にも送る予定がある職場では、共有範囲を把握できる仕組みが欠かせません。
こうした条件に最も当てはまるのが、あらゆる情報をノートに一元化し、共有範囲を設定できる情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、ノートにスプレッドシートのリンクやExcel帳票、PDFマニュアルを添付し、フォルダごとに共有するメンバーを設定できるため、誰に共有しているのかを把握しやすいです。
社内情報をリアルタイムで共有し適切に管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Googleスプレッドシートでよくある質問
以下では、Googleスプレッドシートの共有でよくある質問を4つご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシートの使い方をマスターしましょう。
Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？
スプレッドシートは無料で共有できます。
また、Gmailアドレスだけでなく、リンクからも共有できるので、共有相手はGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを無料で閲覧可能です。このように、スプレッドシートはほかのツールと比べてコストをかけずに情報共有できる点がメリットです。
しかし、リンクを知っていれば誰でも閲覧できてしまう点に注意しましょう。たとえば国際レベルのセキュリティ基準で情報が保護される「Stock」のようなツールを使うと、安全な環境下で共有できます。
Q2.Gmail以外でスプレッドシートを共有する方法は？
スプレッドシートをアカウントが無い人でも閲覧できるようにする場合、以下の設定が必要です。
- シート右上の「共有」をクリックします。
- 「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変更します。
- 「リンクをコピー」からURLをコピーし、該当メンバーに共有しましょう。
この手順を踏まなければ「アクセス権が必要です」と表示され、編集者以外は閲覧できません。
Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？
Googleスプレッドシートを活用すると、Excelファイルをそのまま編集できます。手順は以下の通りです。
左上の「ファイル」から「インポート」を選択します。
スプレッドシート内で編集したいファイルを選択し、データをインポートします。
「いますぐ開く」をクリックしたら完了です。
以上の手順で、Excelファイルをスプレッドシート上で編集しましょう。
Q4.共有後、匿名でスプレッドシートを編集するには？
スプレッドシートは、編集者を匿名で表示にすることもできます。匿名で表示したい場合、以下の手順で共有する必要があります。
右上の「共有」をクリックし、一般的なアクセスを「リンクを知っている全員」に変更します。
「役割」を「編集者」に変更し、「リンクをコピー」して共有します。
以上の手順を経て共有すると、共有相手が編集するときに、以下のように匿名で表示されます。
Googleスプレッドシートの共有方法まとめ
これまで、スプレッドシートの共有方法やよくあるトラブルの対処法、共有後の管理方法を中心にご紹介しました。
スプレッドシートの共有は、特定の相手に渡すならメール、素早く渡すならリンクと、目的に合わせて選ぶのが基本です。一方で、リンクを知っていれば誰でも閲覧できる設定は、社外の取引先に送るときの情報漏洩リスクにもなります。
ただし、共有方法を正しくしても、メールやチャットで送ったリンクは時系列で埋もれ、「誰にどのスプレッドシートを共有したのか」が分からなくなりがちです。共有後に探す手間や、古いリンクを参照するリスクを減らすには、保管場所を一元化する仕組みが必要になります。
なかでも、スプレッドシートの共有範囲を設定しつつ、あとから探しやすく管理したい方には、ノートに情報を一元化でき、添付したExcel帳票やPDFマニュアルの中身まで検索できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、共有したスプレッドシートを探す時間をなくしましょう。
