表計算ツールの「Googleスプレッドシート」には共有機能があります。メールやリンクで共有すれば、ほかのメンバーと共同編集できるようになり、作業効率が上がるのです。
 
しかし、「Googleスプレッドシートの共有方法が分からない」「もっと簡単に共有できるようになりたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Googleスプレッドシートの簡単な共有方法やトラブルの解消法を中心にご紹介します。
 
  • スプレットシートを社内に共有する方法を教えて欲しい
  • メールよりも簡単かつ素早い、共有方法を探している
  • スプレットシートの共有・管理を一元化して、負担を軽減したい
という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの共有方法が分かるほか、共有時に起こりがちなトラブルも解消できます。


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【画像付き】Googleスプレッドシートを共有する方法

ここでは、Googleスプレッドシートの共有方法を解説します。以下を参考に、手間なく各シートを共有しましょう。

(1)メールで共有するとき

以下は、メールでGoogleスプレッドシートを共有する手順です。
 
  1. はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の[共有]をクリックします。
  2.  
    Googleスプレッドシートで共有ボタンをクリックする画像
     
  3. [ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加]の項目に、共有したいメンバーのメールアドレスを入力し、プルダウンメニューに候補が表示されたら、該当のアドレスをクリックします。
  4.  
    メンバーのメールアドレスを入力し、該当のアドレスをクリックする画像
     
  5. 「編集者・閲覧者(コメント可)・閲覧者」の3つから、当該メンバーの権限を選びます。共同編集したいときは[編集者]を、意図せず編集されることを防ぎたいときは[閲覧者]を選びましょう。
  6.  
    編集者と閲覧者を選択する画像
     
  7. 伝えることがあればメッセージ欄に載せましょう。なお、[通知]のチェックを外すと当該メンバーにはメールが届かなくなります。
  8.  
  9. [送信]をクリックすれば、共有完了です。
  10.  
    送信ボタンをクリックする画像
 
以上の手順で、スプレッドシートはメンバーに共有できます。ただし、都度、権限設定をしなければならなず、面倒な工数がかかる点に注意しましょう。

(2)リンクで共有するとき

LINEなどのチャットツールでスプレッドシートを共有したい場合は、以下のようにリンクを使って共有しましょう。
 
  1. 共有したいファイルを開き、画面右上の[共有]をクリックします。
  2.  
    Googleスプレッドシートの共有ボタンをクリックする画像
     
  3. [制限付き]をクリックして、プルダウンメニューを開きます。
  4.  
  5. プルダウンメニューにある[リンクを知っている全員]を選択します。このステップを踏まないと、リンクを共有してもほかのメンバーがスプレッドシートを閲覧できないので注意しましょう。
  6.  
    制限付きをクリックして、リンクを知っている全員を選択する画像
     
  7. [閲覧者]をクリックして、プルダウンメニューを開きます。
  8.  
  9. 「編集者・閲覧者(コメント可)・閲覧者」の3種類から権限を選びます。本機能はデフォルトで「閲覧者」になっているので、編集権限を与えたいときは必ず変更しましょう。
  10.  
    閲覧者を選択する画像
     
  11. [リンクをコピー]をクリックして、共有リンクを取得します。本リンクをチャットなどで送信すれば、ほかのメンバーがスプレッドシートにアクセスできるようになります。
  12.  
    リンクをコピーをクリックする画像
 
ただし、チャットで共有すると、他のメッセージで流れてしまい、確認漏れが起こりやすいです。したがって、スプレッドシートの共有には、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のような情報管理ツールを使いましょう。

(3)共有を解除する

一度共有したスプレッドシートでも、アクセス権限を設定すれば共有を解除できます。Googleスプレッドシートの共有の解除方法は「メール共有」と「リンク共有」で異なり、それぞれ以下の手順の通りです。

<メールで共有したとき>

  1. 画面右上の[共有]をクリックします。
  2.  
    Googleスプレッドシートの共有ボタンをクリックする画像
     
  3. 「共有を解除したいユーザー」の右側に表示されているプルダウンメニューを開きます。
  4.  
  5. プルダウンメニューの一番下にある[アクセス権を解除]をクリックします。
  6.  
    アクセス権を解除をクリックする画像
     
  7. 最後に[保存]をクリックします。この手順を踏まないと、変更が反映されないので注意しましょう。
  8.  
    保存ボタンを押して、Googleスプレッドシートのメール共有を解除する画像

<リンクで共有したとき>

  1. 画面右上の[共有]をクリックします。
  2.  
    Googleスプレッドシートの共有ボタンをクリックする画像
     
  3. [リンクを知っている全員][制限付き]をクリックします。
  4.  
    プルダウンメニューから制限付きをクリックする画像
     
  5. 右下の[保存]をクリックして、変更を反映します。
  6.  
    保存ボタンをクリックして、Googleスプレッドシートのリンク共有を解除する画像
Googleスプレッドシートでは、上記の手順を踏まないとリンク共有を解除できないので注意しましょう。


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<スマホ版>Googleスプレッドシートを共有する方法

ここでは、スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法を解説します。PC版と操作画面が異なるので、以下を参考にしてスムーズに共有できるようにしましょう。

(1)メールで共有する

  1. はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックし、 [共有とエクスポート] を選択します。
  2.  
    スマホのGoogleスプレッドシートを共有する画面
     
  3. メニューバーから [共有] をクリックし、 [ユーザーまたはグループを追加] に共有先のメールアドレスを入力しましょう。
  4.  
    共有先のメールアドレスを入力する画面
     
  5. 共有先を入力したら、アクセス権限を設定します。
  6.  
    アクセス権限を設定する画面
     
  7. 何か伝言があれば [メッセージを追加] に書き込み、右下の [送信アイコン] をクリックすれば共有完了です。
  8.  
    Googleスプレッドシートの共有を完了する画面
以上の操作で、スマホからメール経由でGoogleスプレッドシートを共有できます。

(2)リンクで共有する

  1. 共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックして、 [共有とエクスポート] を選択します。
  2.  
    Googleスプレッドシートの共有画面を開く画面
     
  3. メニューバーから [アクセス管理] をクリックし、「一般的なアクセス」で [リンクを知っている全員] を選択しましょう。
  4.  
    Googleスプレッドシートのアクセス権限を設定する画面
     
  5. 「共有とエクスポート」の画面に戻り、 [リンクをコピー] をクリックしてメールやチャットで送信すれば共有完了です。
  6.  
    Googleスプレッドシートのリンクをコピーする画面
以上の操作で、スマホからGoogleスプレッドシートのURLを共有できます。

(3)共有を解除する

スマホのGoogleスプレッドシートの共有の解除方法も、「メール共有」と「リンク共有」で異なります。それぞれの手順は以下の通りです。

<メールで共有したとき>

  1. 画面右上の[・・・]から[共有とエクスポート]を開きます。
  2.  
    共有とエクスポートを開く画面
     
  3. メニューバー上の[共有]を開き、[アクセス管理]をクリックしましょう。
  4.  
    アクセス管理を開く画面
     
  5. 共有を解除したいユーザーのプルダウンメニューを開き、[削除]をクリックしましょう。
  6.  
    アクセス管理を削除する画面
     
    共有が解除された画面
上記画像のように、アクセス権があるユーザーから削除すれば、共有は解除されます。

<リンクで共有したとき>

  1. 画面右上の[・・・]から[共有とエクスポート]を開きます。
  2.  
    共有とエクスポートを開く画面
     
  3. メニューバーから[アクセス管理]を開き、[一般的なアクセス]をクリックしましょう。
  4.  
    アクセス管理から一般的なアクセスを開く画面
     
  5. [制限付き]をクリックすれば、共有の解除は完了です。
  6.  
    制限付きをクリックして共有を解除する画面
このように、Googleスプレッドシートはスマホからもメールやチャットで共有できますが、他のメッセージで埋もれて伝達漏れが起こりやすいです。そこで、スマホでも使える「ナレカン」のような情報管理ツールを使えば、手元からすぐにリンクを確認できます。


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【必見】スプレッドシートの共有に最適なツール

以下では、最も簡単にスプレッドシートを共有できるツールをご紹介します。
 
スプレッドシートでは、ファイルを共有して、メンバーと簡単に共同編集できます。ただし、メールやチャットで共有する場合、他のメッセージで埋もれてしまい「共有されたファイルが見つからない」といったトラブルにつながりやすいです。
 
したがって、「あらゆる情報が流れることなく、蓄積されるツール」を使って、スプレッドシートを共有しましょう。また、スプレッドシートはほとんどの部署で使用するため「全社員が使えるシンプルな操作性か」も重要なポイントです。
 
結論、スプレッドシートの共有には、メールを使える方ならば誰でも簡単に情報を蓄積・共有できる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」にスプレッドシートを貼り付ければ、任意のメンバーにすぐに共有でき、さらに、”部署”や”業務”ごとに「フォルダ」の階層を変えて整理できます。また、専属担当者の手厚いサポートによって、導入時の負担も最小限に抑えられます。

誰でも簡単に情報を共有できる「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
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<ナレカンの料金>

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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法

ここでは、Googleスプレッドシートで起こりがちな3つのトラブルと対処法をご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシート共有時のストレスを解消しましょう。

トラブル1|共有されたシートを編集できない

Googleスプレッドシートで起こりがちな問題のひとつに「共有されたシートを編集できないこと」があります。
 
リンクで共有するケースでは、共有相手の権限はデフォルトで「閲覧者」になっています。そのため、シートの所有者が権限を変更しないまま共有すると、所有者以外はシートを編集できず、混乱が生まれてしまうのです。
 
したがって、シートを共同編集したいときは、アクセス権限を必ず「編集者」に変更しましょう。

トラブル2|シートを共有できない

Googleスプレッドシートを共有できない場合、ブラウザに問題がある場合があります。
 
ブラウザに問題があるか確認するため、Chromeからシークレットモードでログインできるか確認しましょう。ブラウザの画面右上の [・・・] アイコンから [新しいシークレットウインドウ] を開くか、 [Ctrl+Shift+n] のショートカットキーを使います。
 
シークレットモードでログインできれば、ブラウザに原因がある可能性が高いです。別のブラウザで試したり、拡張機能を一時停止したりしましょう。

トラブル3|共有されたファイルが見つからない

Googleスプレッドシートの共有でありがちなトラブルに「共有されたファイルが見つからない」事態も挙げられます。
 
Googleスプレッドシートをメールやチャットで共有する場合、他の話題で流れてしまい、共有されたファイルが見つからないトラブルにつながります。また、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的のスプレッドシートの保管場所が分からなくなるのです。
 
上記のようなトラブルを避けるためにも、Googleスプレッドシートの共有には「情報が流れず蓄積され、見やすく整理できるツール」を使いましょう。


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Googleスプレッドシートの共有でよくある質問

ここでは、Googleスプレッドシートの共有でよくある質問を2つ紹介します。
 
  • Googleスプレッドシートは無料で共有できますか?
  • スプレッドシートは無料で共有できます。また、Gmailアドレスだけでなく、リンクからも共有できるので、共有した相手がGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを閲覧可能です。
     
  • Googleスプレッドシートを全体共有するにはどうすればいいですか?
  • スプレッドシートを全体共有するには、メールやチャットのほか、昨今ではITツールの利用が増えています。たとえば、ナレッジ管理ツールを使えば、スプレットシートを添付するだけで任意のメンバーにすぐ共有でき、情報が流れる心配もありません。
なかでも、「ナレカン」は「フォルダ」単位で情報へのアクセス権限を設定できるので、全体・部署内というように、共有先をコントロールしやすい点が便利です。


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Googleスプレッドシートの共有方法まとめ

これまで、Googleスプレッドシートの共有方法やトラブルへの対処法、解除手順を中心にご紹介しました。
 
Googleスプレッドシートはメールやリンク、チャットで共有できます。ただし、いずれの方法で共有しても他のメッセージで情報が流れるため、シートのURLを見つけづらい点に注意しなければなりません。
 
そこで、「情報が流れずに蓄積されるナレッジ管理ツール」を使えば、シートのURLを見失う心配がなくなります。とくに、シンプルなツールを選べば、社員のITリテラシーにばらつきがある大企業でも、全社的に活用できるのです。
 
結論、スプレッドシートを手間なく共有するには、誰でも簡単に情報を共有・蓄積・管理できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、専属担当者が「初期セットアップ」や「メンバーへの説明会」も実施しており、導入ハードルが低い点もポイントです。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、スプレッドシートのスムーズな共有を実現しましょう。


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関連記事: 【初心者必見】Googleスプレッドシートとは?使い方やExcelとの違いも解説
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。