表計算ツールの「Googleスプレッドシート」には共有機能があります。メールやリンクで共有すれば、ほかのメンバーと共同編集できるようになり、作業効率が上がるのです。
 
しかし、「Googleスプレッドシートの共有方法が分からない」「もっと簡単に共有できるようになりたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Googleスプレッドシートの簡単な共有方法やトラブルの解消法を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの共有方法が分かるほか、共有時に起こりがちなトラブルも解消できます。


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【画像付き】Googleスプレッドシートを共有する方法

ここでは、Googleスプレッドシートの共有方法を解説します。以下を参考に、手間なく各シートを共有しましょう。

(1)メールで共有する

以下は、メールでGoogleスプレッドシートを共有する手順です。
 
  1. はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の[共有]をクリックします。
  2.  
    Googleスプレッドシートで共有ボタンをクリックする画像
     
  3. [ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加]の項目に、共有したいメンバーのメールアドレスを入力し、プルダウンメニューに候補が表示されたら、該当のアドレスをクリックします。
  4.  
    メンバーのメールアドレスを入力し、該当のアドレスをクリックする画像
     
  5. 「編集者・閲覧者(コメント可)・閲覧者」の3つから、当該メンバーの権限を選びます。共同編集したいときは[編集者]を、意図せず編集されることを防ぎたいときは[閲覧者]を選びましょう。
  6.  
    編集者と閲覧者を選択する画像
     
  7. 伝えることがあればメッセージ欄に載せましょう。なお、[通知]のチェックを外すと当該メンバーにはメールが届かなくなります。
  8.  
  9. [送信]をクリックすれば、共有完了です。
  10.  
    送信ボタンをクリックする画像
 
以上の手順で、スプレッドシートはメンバーに共有できます。ただし、都度、権限設定をしなければならず、工数がかかる点に注意しましょう。

(2)リンクで共有する

LINEなどのチャットツールでスプレッドシートを共有したい場合は、以下のようにリンクを使って共有しましょう。
 
  1. 共有したいファイルを開き、画面右上の[共有]をクリックします。
  2.  
    Googleスプレッドシートの共有ボタンをクリックする画像
     
  3. [制限付き]をクリックして、プルダウンメニューを開きます。
  4.  
  5. プルダウンメニューにある[リンクを知っている全員]を選択します。このステップを踏まないと、リンクを共有してもほかのメンバーがスプレッドシートを閲覧できないので注意しましょう。
  6.  
    制限付きをクリックして、リンクを知っている全員を選択する画像
     
  7. [閲覧者]をクリックして、プルダウンメニューを開きます。
  8.  
  9. 「編集者・閲覧者(コメント可)・閲覧者」の3種類から権限を選びます。本機能はデフォルトで「閲覧者」になっているので、編集権限を与えたいときは必ず変更しましょう。
  10.  
    閲覧者を選択する画像
     
  11. [リンクをコピー]をクリックして、共有リンクを取得します。本リンクをチャットなどで送信すれば、ほかのメンバーがスプレッドシートにアクセスできるようになります。
  12.  
    リンクをコピーをクリックする画像
 
ただし、チャットで共有すると、他のメッセージで流れてしまい、確認漏れが起こりやすいです。したがって、スプレッドシートの共有には、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のような情報管理ツールを使いましょう。

(3)共有を解除する

一度共有したスプレッドシートでも、アクセス権限を設定すれば共有を解除できます。Googleスプレッドシートの共有の解除方法は「メール共有」と「リンク共有」で異なり、それぞれ以下の手順の通りです。

<メールで共有したとき>

  1. 画面右上の[共有]をクリックします。
  2.  
    Googleスプレッドシートの共有ボタンをクリックする画像
     
  3. 「共有を解除したいユーザー」の右側に表示されているプルダウンメニューを開きます。
  4.  
  5. プルダウンメニューの一番下にある[アクセス権を解除]をクリックします。
  6.  
    アクセス権を解除をクリックする画像
     
  7. 最後に[保存]をクリックします。この手順を踏まないと、変更が反映されないので注意しましょう。
  8.  
    保存ボタンを押して、Googleスプレッドシートのメール共有を解除する画像

<リンクで共有したとき>

  1. 画面右上の[共有]をクリックします。
  2.  
    Googleスプレッドシートの共有ボタンをクリックする画像
     
  3. [リンクを知っている全員][制限付き]をクリックします。
  4.  
    プルダウンメニューから制限付きをクリックする画像
     
  5. 右下の[保存]をクリックして、変更を反映します。
  6.  
    保存ボタンをクリックして、Googleスプレッドシートのリンク共有を解除する画像
Googleスプレッドシートでは、上記の手順を踏まないとリンク共有を解除できないので注意しましょう。


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<スマホ版>Googleスプレッドシートを共有する方法

ここでは、スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法を解説します。PC版と操作画面が異なるので、以下を参考にしてスムーズに共有できるようにしましょう。

(1)メールで共有する

  1. はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックし、 [共有とエクスポート] を選択します。
  2.  
    スマホのGoogleスプレッドシートを共有する画面
     
  3. メニューバーから [共有] をクリックし、 [ユーザーまたはグループを追加] に共有先のメールアドレスを入力しましょう。
  4.  
    共有先のメールアドレスを入力する画面
     
  5. 共有先を入力したら、アクセス権限を設定します。
  6.  
    アクセス権限を設定する画面
     
  7. 何か伝言があれば [メッセージを追加] に書き込み、右下の [送信アイコン] をクリックすれば共有完了です。
  8.  
    Googleスプレッドシートの共有を完了する画面
以上の操作で、スマホからメール経由でGoogleスプレッドシートを共有できます。

(2)リンクで共有する

  1. 共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックして、 [共有とエクスポート] を選択します。
  2.  
    Googleスプレッドシートの共有画面を開く画面
     
  3. メニューバーから [アクセス管理] をクリックし、「一般的なアクセス」で [リンクを知っている全員] を選択しましょう。
  4.  
    Googleスプレッドシートのアクセス権限を設定する画面
     
  5. 「共有とエクスポート」の画面に戻り、 [リンクをコピー] をクリックしてメールやチャットで送信すれば共有完了です。
  6.  
    Googleスプレッドシートのリンクをコピーする画面
以上の操作で、スマホからGoogleスプレッドシートのURLを共有できます。

(3)共有を解除する

スマホのGoogleスプレッドシートの共有の解除方法も、「メール共有」と「リンク共有」で異なります。それぞれの手順は以下の通りです。

<メールで共有したとき>

  1. 画面右上の[・・・]から[共有とエクスポート]を開きます。
  2.  
    共有とエクスポートを開く画面
     
  3. メニューバー上の[共有]を開き、[アクセス管理]をクリックしましょう。
  4.  
    アクセス管理を開く画面
     
  5. 共有を解除したいユーザーのプルダウンメニューを開き、[削除]をクリックしましょう。
  6.  
    アクセス管理を削除する画面
     
    共有が解除された画面
上記画像のように、アクセス権があるユーザーから削除すれば、共有は解除されます。

<リンクで共有したとき>

  1. 画面右上の[・・・]から[共有とエクスポート]を開きます。
  2.  
    共有とエクスポートを開く画面
     
  3. メニューバーから[アクセス管理]を開き、[一般的なアクセス]をクリックしましょう。
  4.  
    アクセス管理から一般的なアクセスを開く画面
     
  5. [制限付き]をクリックすれば、共有の解除は完了です。
  6.  
    制限付きをクリックして共有を解除する画面
このように、Googleスプレッドシートはスマホからもメールやチャットで共有できますが、他のメッセージで埋もれて伝達漏れが起こりやすいです。そこで、スマホでも使える「ナレカン」のような情報管理ツールを使えば、手元からすぐにリンクを確認できます。


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【必見】スプレッドシートの共有に最適なツール

以下では、スプレッドシートを社内で適切に共有できるツールをご紹介します。
 
スプレッドシートは、「共有機能」によって簡単に社内メンバーと共同編集できます。しかし、スプレッドシートは関数や数値の管理に特化しているので、テキスト情報の共有には不向きです。
 
また、共有するファイルの数が増えると、どのファイルに何の情報が書かれているのかが一目でわからず、欲しい情報に即アクセスできません。そのため、常に中身を可視化した状態で保管できて、超高精度の検索機能を備えたツールを使いましょう。
 
結論、蓄積した社内情報の中から超高精度の検索機能で必要な情報へすぐにたどり着ける「ナレカン」一択です。
 
ナレカンにスプレッドシートを添付すると、シートの内容や使用方法を一緒に共有できるため「何のスプレッドシートかわからない」事態を防げます。また、「添付ファイル内検索」機能も備えているため、わざわざファイルを開くことなく、ファイルの中身まで検索できます。

誰でも簡単に情報を共有できる「ナレカン」

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「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法

ここでは、Googleスプレッドシートで起こりがちな3つのトラブルと対処法をご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシート共有時のストレスを解消しましょう。

トラブル1|共有されたシートを編集できない

Googleスプレッドシートで起こりがちな問題のひとつに「共有されたシートを編集できないこと」があります。
 
リンクで共有するケースでは、共有相手の権限はデフォルトで「閲覧者」になっています。そのため、シートの所有者が権限を変更しないまま共有すると、所有者以外はシートを編集できず、混乱が生まれてしまうのです。
 
したがって、シートを共同編集したいときは、アクセス権限を必ず「編集者」に変更しましょう。

トラブル2|シートを共有できない

Googleスプレッドシートを共有できない場合、ブラウザに問題がある場合があります。
 
ブラウザに問題があるか確認するため、Chromeからシークレットモードでログインできるか確認しましょう。ブラウザの画面右上の [︙] アイコンから [新しいシークレットウインドウ] を開くか、 [Ctrl+Shift+n] のショートカットキーを使います。
 
シークレットモードでログインできれば、ブラウザに原因がある可能性が高いです。別のブラウザで試したり、拡張機能を一時停止したりしましょう。

トラブル3|共有されたファイルが見つからない

Googleスプレッドシートの共有でありがちなトラブルに「共有されたファイルが見つからない」事態も挙げられます。
 
Googleスプレッドシートをメールやチャットで共有する場合、他の話題で流れてしまい、共有されたファイルが見つからないトラブルにつながります。また、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的のスプレッドシートの保管場所が分からなくなるのです。
 
上記のようなトラブルを避けるためにも、Googleスプレッドシートの共有には「情報が流れず蓄積され、見やすく整理できるツール」を使いましょう。


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Googleスプレッドシートの共有でよくある質問

ここでは、Googleスプレッドシートの共有でよくある質問を2つ紹介します。
 
  • Googleスプレッドシートは無料で共有できますか?
  • スプレッドシートは無料で共有できます。また、Gmailアドレスだけでなく、リンクからも共有できるので、共有した相手がGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを閲覧可能です。
     
  • Googleスプレッドシートを全体共有するにはどうすればいいですか?
  • スプレッドシートを全体共有するには、メールやチャットのほか、昨今ではITツールの利用が増えています。たとえば、ナレッジ管理ツールを使えば、スプレッドシートを添付するだけで任意のメンバーにすぐ共有でき、情報が流れる心配もありません。
なかでも、「ナレカン」は「フォルダ」単位で情報へのアクセス権限を設定できるので、全体・部署内というように、共有先をコントロールしやすい点が便利です。


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Googleスプレッドシートの共有方法まとめ

これまで、Googleスプレッドシートの共有方法やトラブルへの対処法、解除手順を中心にご紹介しました。
 
Googleスプレッドシートは簡単に共有できるうえ、共同編集も可能です。しかし、スプレッドシートは、数値の管理に特化したツールなので、テキスト情報の共有には向いていません。
 
加えて、ファイルの内容を一目で把握できないので、ファイル数の増加とともに、必要な情報にすぐたどり着けなくなります。そのため、わずかな手順でファイルの内容を把握できて、高性能の検索機能を備えたツールを導入しましょう。
 
結論、スプレッドシートを手間なく共有するには、あらゆる社内情報を一元管理して、超高精度検索により求める情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。また、ナレカンでは、専属担当者が「初期セットアップ」や「メンバーへの説明会」も実施しており、導入ハードルが低い点もポイントです。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、スプレッドシートのスムーズな共有を実現しましょう。


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関連記事: 【初心者必見】Googleスプレッドシートとは?使い方やExcelとの違いも解説
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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