テレワークやオンライン会議の普及により、以前よりもITツールが身近なものとして浸透してきました。とくに、非対面でも正確な業務進捗を把握できる、プロジェクト管理ツールへの需要は年々高まっています。
たとえば、「Smartsheet（スマートシート）」はメンバーとの共同作業を円滑にして、チームのプロジェクト管理に貢献します。一方で、「Smartsheetの導入を検討しているが、自社に適しているか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Smartsheetの機能や使い方・料金体系からユーザーの声まで幅広くご紹介します。
- Smartsheetの使い方や概要を知りたい
- 口コミや評判を比較して導入を検討したい
- チームでの情報共有や業務の管理を効率的に行いたい
という方は本記事を参考にすると、Smartsheetの概要を理解しつつ、自社に最適なプロジェクト管理の手法が見つかります。
目次
Smartsheet(スマートシート)とは
以下では、Smartsheetの特徴や機能を解説します。ほかのプロジェクト管理ツールとの違いを把握して、自社の目的に沿ったツールか判断しましょう。
Smartsheet社の概要
Smartsheet（スマートシート）は、米国ワシントン州に本拠を置く、プロジェクトマネジメントをサポートするSaaS企業です。2005年に設立され、現在は3,000人以上の従業員を雇用しています。
社名にもなっている「Smartsheet」を提供しており、Fortune 500企業の80％を含む、世界中の非営利組織や中小企業に利用されているほど高い実績を持つ企業です。
また、2023年10月には、社長執行役員に初の日本人を任命したことで、APAC地域のプレゼンスを強化する動きがみられています。
「Smartsheet」と「Excel」の違いとは？
SmartsheetのExcelとの違いは、機能の豊富さです。
両者は同じシート形式ですが、Smartsheetは業務進捗を可視化する「ガントチャート」に加え、「ダッシュボード表示」や上図のような「タスク管理」といった複数の機能でプロジェクト管理をサポートします。
Excelも関数を活用することで、幅広い用途で利用できるものの「カスタマイズの柔軟性」においてSmartsheetの方が優れていると言えます。それゆえ、小規模なプロジェクトから大規模なプロジェクトまで幅広く活用されているのです。
以上のように、さまざまな機能を備えた「機能性」と、幅広いプロジェクトに対応できる「汎用性の高さ」がSmartsheetの特徴であり、Excelとの違いだと言えます。
Smartsheetの機能
Smartsheetには様々な機能が搭載されていますが、なかでも、下記3つの機能がプロジェクト管理に有効です。
- レポート
レポート上で複数のシートを管理することができます。レポートで更新した情報は元のシートに自動的に反映され、逆のケースでも同様に反映されるため、ズレのない情報共有が可能です。
- ビュー
シートは「タイムライン・ガント・グリッド・ボード・カレンダー」の5種類あります。タスクの要件を設定したい場合にはグリッドビュー、共同でタスク管理をする場合にはカードビュー、というように状況に合わせて選択しましょう。
- ダッシュボード
レポートの情報を一元管理し、データをグラフにまとめて可視化します。特定の情報のみを関係者に表示したい場合には、ダッシュボードを使えば、絞り込んだ情報を閲覧させることが可能です。
以上の機能より、プロジェクト管理に優れた専門的なツールであることが分かります。とりわけ、ガントチャート機能を使えば、進捗度をメンバーが確認できてスムーズなプロジェクト進行に貢献します。
【無料プランあり】Smartsheet(スマートシート)の料金・価格一覧
Smartsheetには4種類の料金プランが存在し、それぞれの詳細は以下の通りです。
| 無料 | プロ | ビジネス | エンタープライズ | アドバンスドパッケージ | |
|---|---|---|---|---|---|
| 料金 |
¥0/月 |
¥1,600/ユーザー/月（月払い） |
¥3,200/ユーザー/月（月払い） |
要問合せ |
要問合せ |
| ユーザー |
1ユーザー |
～10ユーザー |
3ユーザー～ |
10ユーザー～ |
要問合せ |
| 添付ファイルストレージ |
500MB |
20GB |
1TB |
無制限 |
無制限 |
| シート数 |
最大2つ |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
| レポートあたりのシート数 |
1つ |
1つ |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
|
ビュー機能 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| テンプレート |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
| ユーザー管理 |
× |
〇 |
〇 |
〇 |
〇 |
プランによってレポート上に追加できるシート数に制限があり、Smartsheetを最大限に活用できない恐れがあるため注意が必要です。Smartsheetでは、30日間の無料試用期間が用意されてるので、お試しのうえ導入可否を検討しましょう。
Smartsheet(スマートシート)の基本的な使い方
Smartsheetは、優れたプロジェクト管理機能に加え、業務効率向上に貢献する機能が備わっています。そこで以下では、Smartsheetの代表的な使い方を紹介します。
（1）ワークフロー｜業務を効率化する
参考：機能＞自動化
Smartsheetでは、反復プロセスを自動化するシステムが作成可能で、業務時間の短縮を図るだけでなく業務の抜け漏れを防ぐことができます。
自動化は「トリガー」「条件」「アクション」の三段階でフィルターをかけ、システムを作ります。日付や時間の設定・繰り返しも可能であり、自動化する条件の自由度が高い点も特徴です。
また、テンプレートも用意されているため、プログラミング技術に精通していなくとも、ワークフローを自動化し業務を効率化できます。
（2）ガントチャート｜業務進捗を可視化する
Smartsheetでは、出力する項目をカスタマイズできるガントチャートを作成できるため、プロジェクトの全体像を可視化できます。さらに、開始日や終了日の変更や、進捗率の紐づけもできるため、メンバー間の進捗共有も簡単です。
しかし、ガントチャートはタスクの相互関係がわかりづらかったり、急な計画変更に対応しきれなかったりする点に注意しなければなりません。
そのため、タスク同士の流れを把握したい企業や計画の変更が頻繁に起こる企業は、「Stock」のように簡単にタスクやスケジュールを管理できるツールを使うと便利です。
（3）グリッド｜シートで共同作業する
Smartsheetでの作業の土台はグリッド形式のシートで、社内メンバーと共同作業ができます。グリッドは、多くの人に馴染みのあるExcelやスプレッドシートと似た形式で、簡単な操作性が特徴です。
グリッドビューでは、シートの列や行を素早く追加・削除・更新できるほか、ファイルを直接添付して、プロジェクトの資料を一箇所で管理することができます。
また、グリッドビューやガントビューでは、シートに数式を追加して値を計算することができ、80種以上の関数が用意されています。
（4）ユーザーの権限｜権限レベルを設定する
Smartsheetでは、権限レベルを「管理者・編集者（共有可）・編集者（共有不可）・コメント者・閲覧者」の5つに設定できます。ユーザーの権限を設定する方法は、以下の手順です。
- まず、アカウントにログインします。
- 画面右上の[設定]＞[アカウント]を選択します。
- 次に、左に表示されるメニューオプションから[ユーザー]を選択します。
- 役割の列を選択し、ドロップダウンからユーザーの役割を選びましょう。
- さいごに、[保存]をクリックすれば完了です。
シートやレポート、ワークスペースなどのアイテムは、権限レベルによってできることが制限されます。そのため、情報をセキュアに管理するためにも、適切に管理しましょう。
【非IT企業必見】タスクと情報共有を効率化するシンプルなツール
以下では、タスクと情報共有を効率化するシンプルなツールを紹介します。
Smartsheetは、「ガントチャート」や「タスク」「共有」など、プロジェクト管理機能に加え「自動化」によって業務効率の向上も可能です。そのため、IT企業やプログラムに見識のあるチームで運用することで効果を最大化できます。
一方で、多機能であることからITに不慣れな方が使いこなすのは難しいと言えます。とくに、非IT企業では「タスクと情報共有を効率化するシンプルなツール」でなければ、プロジェクト管理は形骸化してしまいます。
結論、自社のプロジェクト管理を効率化させるには、ITツールに馴染みのない65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ情報を書き込みつつ、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、プロジェクト情報が錯綜せずに管理できます。また、「1営業日以内のサポート」や「非IT企業の導入事例」も教示できるので、使い方に懸念があっても安心です。
最もシンプルにプロジェクト情報を管理するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Smartsheet(スマートシート)を使ってみた評判・口コミ
ここでは、Smartsheetを実際に利用しているユーザーの声・意見を紹介します。第三者の導入事例も参考にし、自社に適したツール選択のヒントを得ましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。
Smartsheetの良い口コミ・評判
まず、Smartsheetの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「エクセルに近い操作性で使いやすい」「共同作業がしやすい」との声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年10月31日・UIがシンプルでわかりやすく、Excelに似ていて使いやすい・すぐに使えるテンプレートがあって便利・ガントチャートとタスク管理が連携しており、柔軟に対応できる・ダッシュボードで作業の進捗が視覚的に見やすい
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年10月27日ガントチャートやグリッドを活用して作業の進行度やシート状の共同作業を実施できるので作業の効率化が格段に上がりました。資料の共有も速やかに行えるので進行もスムーズになりました。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年4月30日プロジェクト管理ツールをテンプレートから活用通常のエクセル等で管理していた工程表に出来高を表記できる機能が新しい視点。（ガントビュー）これにより、工程ごとの出来高を表記できるようになった。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年1月14日プロジェクトスケジュール管理用のテンプレートにはExcelに似たインターフェイスがありますが、行ごとにロックできる機能が便利です。行ごとにロックすることで、間違って重要項目を消すことがなくなります。プロジェクトスケジュール管理機能にはレポート機能がありますが、完了率で社員ごとの進捗が解るので大変便利です。私は管理者なのでレポートマイタスク機能も使っていますが、フィルター機能、集計機能、並べ替え機能があるので便利です。フィルター機能を使えばチェックしたいタスクを直ぐに探すことができるので、時間を無駄にしません。項目も自由に追加できるので、どのような業務にもフィットすると思います。
Smartsheetの改善点に関する口コミ・評判
次に、Smartsheetの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「習得に時間がかかる」「日本語に対応しきれていない」「Excelのかたちが崩れることがある」との声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年10月31日各シートの設定を統一するためのガイドラインがほしいプロジェクト間でのフォーマットのばらつきをなくしたい
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年06月21日外部サービスとの連携は充実しており、他社のどのサービスでも難しいことかもしれませんが、Excelなどの外部のシート形式ファイルの取り込みで、関数など一部対応できない部分があること
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2024年1月14日改善してほしいポイントは機能が多いため、習得するまでに時間がかかることです。一応動画によるマニュアルはありますが、ウィザード形式で完結できたら便利だと思います。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年10月17日一部英語でかかれている部分もあるので日本語表示だとスムーズによめるのでいいなと思った。また、Excelなど位置や形がずれてしまうときがあるので改善されると使いやすい。
【番外編】Smartsheetのアカウントを削除するには
ライセンスをもたないユーザーはすぐにアカウントを削除できますが、ライセンスユーザーの場合は、管理者（プラン代表者としてラベル付けされている方）にアカウントの削除をリクエストする必要があります。アカウントの削除までの手順は以下のとおりです。
- アカウントにログインし、ページ左下の[アカウントアイコン] > [プラン情報] を選択する。
- [アカウントからの削除をリクエスト] を選択して、プランの代表連絡先としてラベル付けされているシステム管理者宛てに削除をリクエストするメッセージを作成する。
- [送信] ボタンをクリックする。
ここで、システム管理者は、依頼者のメールアドレスと [件名] に削除依頼が記載されたアカウントからメッセージを受信します。
そのため、システム管理者は削除のリクエストメッセージを受信した場合、メッセージの [ユーザーの管理] をクリックするとリクエストを作成したユーザーをアカウントからすぐに削除可能です。
Smartsheet(スマートシート)の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Smartsheetの使い方や利用者の声・料金体系まで網羅的に解説しました。
Smartsheetはプロジェクト管理に加え、業務効率化を実現する機能を備えていますが、多機能ゆえに使いこなすのが難しいツールです。たとえば、ITに不慣れでツールを使いこなせない社員がいると、進捗状況が正しく共有されない可能性があります。
そのため、メンバーによってITツールの習熟度にばらつきのある企業では、全メンバーのタスクを管理するには「誰でも使いこなせるシンプルなツール」を選びましょう。
結論、ITツールに馴染みのない65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」を導入すべきです。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上で利用され、プロジェクト管理の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクト管理を効率化しましょう。
