テレワークやオンライン会議の普及により、以前よりもITツールが身近に浸透してきました。とくに、離れていても正確な業務進捗を把握できる、プロジェクト管理ツールへの需要は年々高まっています。
たとえば、「Smartsheet（スマートシート）」はメンバーとの共同作業を円滑にして、チームのプロジェクト管理に貢献します。一方で、「Smartsheetの導入を検討しているが、自社に適しているか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Smartsheetの機能や使い方・料金体系からユーザーの声まで幅広くご紹介します。
- Smartsheetへの理解を深めて導入可否を判断したい
- Smartsheetの運用イメージを掴みたい
- チームで効果的にプロジェクト管理できるツールを探している
という方は本記事を参考にすると、Smartsheetの概要を理解しつつ、自社に最適なプロジェクト管理の手法が見つかります。
目次
Smartsheet(スマートシート)とは
以下では、Smartsheetの特徴や機能を解説します。ほかのプロジェクト管理ツールとの違いを把握して、自社の目的に沿ったツールか判断しましょう。
「Smartsheet(スマートシート)」と「ほかのプロジェクト管理ツール」の違い
Smartsheetとは、チームの共同作業を円滑にするコード不要のプロジェクト管理ツールです。
汎用性が高く、小規模なプロジェクトから複雑なプロセスを内包する大規模なプロジェクトまで、幅広い場面で活用できます。それゆえ、世界的な大企業にも多数導入されているのです。
業務進捗を可視化する「ガントチャート」に加え、「ダッシュボード表示」や「タスク」など、複数の機能でプロジェクト管理をサポートします。また、こうした管理情報は、Smartsheetアカウントを持たない社内外の共同作業者とも共有可能です。
このように、幅広いプロジェクトに対応できる「汎用性の高さ」とコード不要でありながらも様々な機能を備えた「多機能性」、アカウントの有無に関わらず「共同作業」可能な点がSmartsheetの特徴であり、ほかのプロジェクト管理ツールとの違いと言えます。
Smartsheet(スマートシート)の機能
Smartsheetは主に、下記3つの機能で構成されています。
- ガントチャート
プロジェクト期限や進捗度を可視化します。一目でプロジェクトの全体像が把握できるため、遅れやミスが生じてもすぐに見つけられます。
- 自動化
アラートの送信や承認などの反復プロセスを、直感的な操作で自動化できます。
- 共有
Smartsheetアカウントを持っているかに関わらず共有可能です。アクセス権限は4段階の設定が可能なため、情報漏えいのリスクも抑えられます。
以上の機能より、プロジェクト管理に優れた専門的なツールであることが分かります。とりわけ、ガントチャート機能を使えば、進捗度をメンバーが確認できてスムーズなプロジェクト進行に貢献します。
Smartsheet(スマートシート)におけるメインの使い方
Smartsheetは、優れたプロジェクト管理機能に加え、業務効率向上に貢献する機能が備わっています。そこで以下では、Smartsheetの代表的な使い方を紹介します。
ガントチャートで業務進捗を可視化する
Smartsheetでは、出力する項目をカスタマイズできるガントチャートの作成で、プロジェクトの全体像が可視化されます。
ガントチャートは、開始日と終了日を記入することで作成されます。さらに、ガントチャートの両端をスライドさせると開始日や終了日が簡単に変更可能です。
また、進捗率をガントチャートに紐づけられるので、メンバー間での正確な進捗共有をサポートします。
ワークフローを自動化し業務を効率化する
Smartsheetでは、反復プロセスを自動化するシステムが作成可能で、業務効率の向上を図れます。
自動化は「トリガー」「条件」「アクション」の三段階でフィルターをかけ、システムを形作ります。日付や時間の設定・繰り返しも可能であり、自動化する条件の自由度が高い点も特徴です。
また、テンプレートも用意されているため、プログラミング技術に精通していなくとも、ワークフローを自動化し業務を効率化させられます。
Smartsheet(スマートシート)の料金プラン一覧
Smartsheetには4種類の料金プランが存在し、それぞれの詳細は以下の通りです。
| 無料 | プロ | ビジネス | エンタープライズ | |
|---|---|---|---|---|
| 料金（年間契約） |
¥0/月 |
¥984/ユーザー/月（月払い） |
¥3,543/ユーザー/月（月払い） |
要問合せ |
| ユーザー |
1ユーザー |
最大10ユーザー |
最低3ユーザー |
要問合せ |
| 制限 |
最大2人の編集者 |
閲覧者無制限 |
編集者無制限 |
要問合せ |
また、Smartsheetには、30日間の無料試用期間が用意されています。そのため、まずはスモールチームで運用してから導入を検討すると、自社とツール運用のミスマッチを防げます。
Smartsheet(スマートシート)の評判
ここでは、Smartsheetを実際に利用しているユーザーの声・意見を紹介します。第三者の導入事例も参考にし、自社に適したツール選択のヒントを得ましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。
Smartsheet(スマートシート)の良い口コミ・評判
次に、Smartsheetの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「エクセルに近い操作性で使いやすい」「ガントチャートが使いやすい」との声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年08月23日ガントチャート、タスクリストなどプロジェクト進行に必須な資料が簡単に作れる。その資料は共同編集できるので各担当チェックや修正が容易。以前はExcelなどで作成し共有、修正があれば修正しまた共有をしていたがその作業がなくなった分プロジェクト準備がスムーズになった。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月18日この製品は大半の人が慣れているExcelライクなUIなので、使い始めから直感的に操作することが可能です。価格も比較的リーズナブルなので試用のハードルも低いです。弊社ではプロジェクト管理用に主にガントチャート機能を利用しています。各メンバーの進捗状況の見える化が進み、業務効率の向上に繋がりました。TODO管理用のタスクリストのシートもあり、こちらではガントで管理するほどではない個人のタスク管理を行ったりもしています。
非公開ユーザー、投稿日：2022年12月16日表形式で入力でき、関数や条件付き書式も設定できるので、エクセル感覚で使用できます。さらに、表示形式をガントチャートやカレンダーに変更する・ワークフローを設定して通知を送る・各行にファイルを添付する、など、エクセルでは難しいことが簡単にできて便利です。
非公開ユーザー、投稿日：2022年12月08日Excelと同じ様に関数を使った処理ができるのに加え、オンラインでの共有が簡単にできる点が良いです。チームでの共同編集ができるので、進捗が把握しやすいのも良い点です。
Smartsheet(スマートシート)の改善点に関する口コミ・評判
次に、Smartsheetの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「操作面で苦労した」「日本語サポートが不十分」との声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：2023年08月04日サポート体制については目下強化中とのことですが、まだ日本語サポートが弱い点がありますので今後に期待しております
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年06月13日タスクシートの機能しかまだ使用していませんが、タスク入力する画面でタスクシートの名前を変更できるようにして欲しいです。操作メニューを探しても見当たらず、一度保存してからでないとタスクシート名を変更出来ないのは不便さを感じました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年01月18日Excelライクではあるがキーボードショートカットがまだ弱い部分があり、操作のスムーズさを損なっているのでもっと充実してほしい。先行タスクとの紐づけの際、タスク番号を直接入力する必要があるが、先行タスクをクリックするだけで選択できると良い。
非公開ユーザー、投稿日：2022年12月16日日本語でのサポートがなく、プラン変更の際に苦労しました。英語が苦手なので、日本語でサポートしていただけるととてもありがたいです。
Smartsheetより確実にプロジェクト管理を効率化できるツール
以下では、全社で確実にプロジェクト管理を効率化するツールを紹介します。
Smartsheetは、「ガントチャート」や「タスク」「共有」など、プロジェクト管理機能に加え「自動化」によって業務効率の向上も可能です。そのため、IT企業やプログラムに見識のあるチームで運用する際に効果を最大化できます。
一方で、「操作が複雑」「日本語サポートがない」といった声も多く、ITリテラシーが低い社員への教育コストは大きいです。そこで、非IT企業では「タスクと情報共有を効率化するシンプルなツール」で、プロジェクト管理を円滑化しましょう。
結論、自社のプロジェクト管理を効率化させるには、ITツールに馴染みのない65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockのメイン機能である「ノート」へあらゆる情報を残しながら、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使うと、プロジェクトの情報が錯綜せずに管理できます。また、「1営業日以内の日本語サポート」もあるので、使い方に懸念があっても安心です。
最もシンプルにプロジェクト情報を管理するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Smartsheet(スマートシート)の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Smartsheetの使い方や利用者の声・料金体系まで網羅的に解説しました。
Smartsheetはプロジェクト管理に加え、業務効率化を実現する機能を備えていますが、多機能ゆえに使いこなすにはITリテラシーが求められます。一方、プロジェクト管理は各メンバーの情報が可視化されている必要があるため、ツール導入時には全メンバーが使いこなせるかの観点が必須です。
そこで、非IT企業のように、メンバーのITリテラシーにばらつきのある企業では、業務を問わず必要な「タスク」と「情報共有」を効率化するシンプルなツールでプロジェクト管理を円滑にしましょう。
結論、ITツールに馴染みのない65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプル「Stock」を導入すべきです。実際に、非IT企業を中心とした150,000社以上で利用され、プロジェクト管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクト管理を効率化しましょう。
