整体院の円滑な運営において重要な業務のひとつに、カルテの作成・保管をする「カルテ管理」が挙げられます。
整体院におけるカルテ管理の重要性がメンバー全員に浸透していなければ、効率的な管理に取り組もうと考えてもその効果を発揮できません。とはいえ、メンバーへの理解が獲得できず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、整体院でのカルテ管理の重要性から管理方法・おすすめの管理アプリまでを解説します。
- 整体院でカルテを管理したいが良い方法がわからない
- カルテ管理をデジタル化するメリットを教えてほしい
- カルテ管理に活用できるおすすめのITツールを知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、カルテ管理の重要性を理解したうえで、自社での効率的な管理に取り組めるようになります。
目次
なぜ整体院でのカルテ管理が必要なのか
以下では、なぜ整体院でカルテ管理が重要とされるのか、その理由を解説します。カルテ管理の不徹底は以下の問題を引き起こすため、速やかな管理体制の構築が必要です。
顧客管理のため
カルテ管理の一番の目的は、適切な顧客管理のためです。
とくに、保険適用の整体院の場合、治療費の請求には施術録の作成が不可欠です。あとから施術録の開示を求められた際、速やかな提出ができるように、適切な管理をしなくてはなりません。
また、各顧客がどういった症状で通院し、現在どのような回復状況なのかといった内容が管理されていなければ、適切な処置を施すことができなくなってしまうのです。したがって、顧客に関する情報を正確に記録し管理する必要があります。
不正請求対策
整体院でのカルテ管理は、不正請求対策にもなります。
整体院では不正請求が問題となっており、患者が実際に通った日数よりも多く療養費を請求したり、損傷部位を増やして請求したりという例が後を絶ちません。多くの整体院で正しい算出がなされているとはいえ、こうした悪質な施設がはびこる現状もあります。
一方、カルテ管理が正しくなされていれば、万が一不正請求の疑いをかけられたとしても施術内容や期間などが明確化するので、正当性の証明ができます。
自院の身の潔白を示すためにも、カルテ管理によって適切な治療の提供を証明しなくてはならないのです。
整体院におけるカルテ管理の方法
以下では、整体院でのカルテの管理方法を解説します。カルテ管理の手法は大まかにわけて3つ存在します。それぞれのメリット・デメリットを確認したうえで、自院で組み込むべき施策を検討しましょう。
手書きで管理する
一番簡単な方法が、手書きでのカルテ管理です。
紙にそのまま記載するだけなのですぐ実行できるうえ、ITに不慣れなひとでもカルテ管理に取り組めます。一方で、紙媒体でのカルテ管理は記録をとるのに時間がかかり、検索性が低いためあとから情報を振り返るのに向きません。
とくに、作成したカルテはキャビネットなどに保管する必要がありますが、アナログのカルテでは管理スペースの確保も必要になる点に注意です。
エクセルを利用する
表計算ソフトであるエクセルでも、カルテ管理ができます。利用に馴染みのあるエクセルを活用してカルテを作成するため、手書きに比べて短時間での記録が可能です。
しかし、エクセルでの管理では、同一ファイル内にすべてのカルテデータを格納すると動作が重くなるリスクがあります。一方で、動作の遅れを考慮してファイルを分割すればデータの散在に繋がり「どこにデータがあるかわからない」という事態に陥りかねません。
紙媒体よりは検索性が高いとはいえ、データをひとつずつ開いて検索するような運用では非効率的です。そのため、エクセルファイルを格納するフォルダを駆使して、アクセス性だけでも良好にしておく必要があります。
ITツール・アプリの活用
効率的なカルテ管理方法として昨今注目されているのが、ITツールやアプリの活用です。
顧客情報をまるごと管理できる電子カルテシステムや、顧客情報を管理できる情報共有ツールなどを活用すれば、情報の一元管理を実現させる効果があります。
さらに、欲しい情報があればキーワードを入れるだけで、該当する情報をすぐにピックアップできるので、手書きやエクセルでの管理に比べてはるかに効率的な活用が実現します。
しかし、ツールによって利用できる機能には差があり、使用感も大きく異なります。したがって、導入前には「全メンバーが不自由なく使えるかどうか」に着目し、十分な検討が必要です。
整体院向けおすすめカルテ管理ツール3選
以下では、整体院向けおすすめカルテ管理ツールを3つをご紹介します。
カルテ管理を効率的に進めるには、ITツールの導入は必要不可欠です。しかし、これまで管理をすべて手作業や口頭で行っていたという企業の場合、導入時には十分な注意が必要です。仮に、高度で多機能なツールを選定した場合、全員が使いこなせず「担当者のみがツールにカルテ情報を集めただけ」となり、効率化の実現に失敗してしまうのです。
とくに、自院が大規模ではない場合、一般的な電子カルテツールの導入はメンバーにとってハイスペックすぎる恐れがあります。大切なのは有名なツールの導入ではなく、ツールによって確実にカルテ管理が効率化することなので、自院のスタッフが誰でも利用できるような操作性のツールを選定しましょう。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は、誰でも直感的なカルテ管理ができ、説明不要で使えるほど簡単な情報共有ツールです。カルテの情報をはじめとした、チームのあらゆる情報も集約可能です。
Stockの「ノート」にはテキストのほかに画像ファイルの添付もできるので、「顧客情報」はもちろん「施術履歴」や「改善状況の写真」「業務上でのマニュアル」など、業務に関連するすべてのデータを格納できます。
【Stock】誰でも簡単にカルテを管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【リピクル】多機能な治療院向け電子カルテツール
＜リピクルの特徴＞
- 治療院であれば業種問わず使いやすい
- Googleとの連携
鍼灸師、柔道整復師、理学療法士、整体師、パーソナルトレーナー等の治療院で使いやすい設計となっています。
Googleレビュー、Googleマップとの連携が可能です。Googleビジネス プロフィールの口コミを連携し、顧客への口コミ依頼や返信もシステム上で行えます。
＜リピクルの機能・使用感＞
- Web問診票の内容をカスタマイズできる
- 入力補助機能
Web問診票の内容をカスタマイズできるだけでなく、同意書へのサインも受け取れます。また、回答内容、顧客情報は自動でカルテに反映されます。
定型文や過去カルテ呼び出しなどの機能が備わっており、カウンセリングの時間短縮、施術の時間確保が可能となります。
＜リピクルの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
多機能であるため、導入する際には、スタッフが使い方を覚えるため時間と労力がかかります。特に、これまで紙のカルテを使っていた院の場合、移行作業や操作習熟に多くの時間がかかる可能性があります。
＜リピクルの料金体系＞
- 初期費用：要問合せ
- 月額費用：9,980円(税抜)～
初期費用と1店舗あたりの月額費用がかかる料金体系になっています。またプランごとに、利用できる機能に違いがあります。
【スリーズプロ】データを活用した業務改善ツール
＜スリーズプロの特徴＞
- 業務の工数を削減できる
- サポート体制が整っている
予約から来院数や問診票、会計なども自動集計されるため、様々な業務での工数を削減することができます。
導入計画の策定から、導入後の電話対応もあり、手厚いサポート体制が整っています。
＜スリーズプロの機能・使用感＞
- データを一元管理できる
- 社員の評価に活用できる
患者やスタッフの情報が自動的にデータベースに集約されるため、常に最新で正確な店舗データを手間なく一元管理できます。これにより、経営判断に役立つ最新の情報を常に得られます。
個人売上・リピート率などの収集や分析でき、商品・個人・店舗の売上・対象患者数・稼働率など様々なランキングを見る事が可能です。そのため業務効率だけでなくスタッフ評価に活用できます。
＜スリーズプロの注意点＞
- 患者側の機能が不足している
ユーザーのなかには「今でもかなり使えるものなのですが、あえて挙げるとすれば、患者様側の機能をさらに拡充してもらえるともっと便利になると思います。」という声もあります。（参考：スリーズプロ｜導入企業・店舗様の声）
＜スリーズプロの料金体系＞
- 要問い合わせ
＜比較表＞使いやすくおすすめのカルテ管理ツール3選の一覧
以下は使いやすくおすすめのカルテ管理ツール3選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | リピクル | スリーズプロ | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に締め切り管理ができるアプリ |
治療院向け電子カルテツール |
データを活用した業務改善ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
5人以上での利用が前提 |
使いこなすのが難しい |
スタッフ間でのメッセージ機能がない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・有料プランは9,980円/月〜 |
・無料トライアルあり
・有料プランは要問合わせ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「リピクル」の詳細はこちら |
「スリーズプロ」の詳細はこちら |
以上の項目を参考に比較検討し、自社に最適なツールを選びましょう。
整体院のカルテ管理をデジタル化するメリット
カルテ管理の手法は手書き・エクセル・ツールの3種類ありますが、管理の効率化を実現するにはITツールの導入一択となります。それは、カルテ管理を脱アナログ化することで得られるメリットが大きいからです。
そこで以下では、整体院でのカルテ管理をデジタル化するメリットを解説します。
ペーパーレス化の実現
カルテ管理をデジタル化すると、ペーパーレスが実現します。
これまで紙で管理していたものがすべで電子データに置き換わるため、管理スペースが不要になるのです。さらに、紙媒体であれば探すのが難しかった過去の情報も、ツール内で検索するだけで済み、業務が効率的に進められます。
さらに、手書きのカルテでは、文字が読みにくいケースや、自然災害によってデータ自体が消滅するケースもありえますが、デジタルデータで管理しておけば、リスクマネジメントも可能です。
コスト削減
カルテ管理のデジタル化は、金銭的・時間的コストの削減につながります。
手書きでのカルテ管理は、記録する時間や必要な情報を探す時間など業務上での無駄な時間が多く発生していました。さらに、保管場所の確保や、整理用のバインダー・キャビネットなどの物品購入にも金銭的コストの発生は避けられません。
一方、カルテ管理をデジタル化し、すべてをツールで管理すれば、従来に比べてはるかに短時間での記録・データ検索が可能になります。
顧客情報がデータベース化する
カルテ管理をデジタル化すると、顧客情報をデータベースとして活用できます。
整体院で利用するカルテには、施術履歴だけでなく、顧客の住所やメールアドレス、生年月日、電話番号をはじめとするさまざまな情報が記録されます。
こうした情報をデータベース化することで、営業活動に生かせるようになります。たとえば、施術メニューの割引券を送付したり、誕生日にバースデーメールを送信したりするなど、活用の方法は多岐に渡ります。
さらに、カルテを利用して定期的なアフターフォローを実行すれば、既存顧客の来院回数増加や休眠顧客の再来院などの状況改善も見込めます。
整体院におけるカルテ管理の重要性のまとめ
ここまで、整体院におけるカルテ管理の重要性や管理方法から、カルテ管理に使えるツールまで解説しました。
管理方法には手書き・エクセル・ITツールの方法がありますが、効率性を考慮するとITツールの導入一択です。ITツールによってデジタルデータとして管理すれば、ペーパーレス化やコスト削減などのメリットが得られるのです。
しかし、ツール導入時には、そのツールが自院で使いこなせるかどうか十分な選定が必要です。電子カルテシステムなどの高度なシステムはできることが多い一方で、操作を覚えるまでに時間がかかります。
したがって、ITに不慣れでも問題なく使いこなせるシンプルな情報共有ツール「Stock」を使ったカルテ管理をしましょう。非IT企業を中心に240,000社以上の企業に導入されており、カルテ管理をはじめとするさまざまな情報の効率的な共有に貢献しています。
ぜひ「Stock」を導入して、自社のカルテ管理を効率化しましょう。
