近年、日常生活だけでなくビジネス環境へのDX化が進み、業務効率や生産性が向上したという企業が増えています。たとえば、マーケティング分析をするときにAIを用いたり、ノウハウなどをデジタル上で管理したりするのも、DX化した例です。
しかし、なかには「オーバーワークする原因が分からず、業務効率を高められずにいる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事でオーバーワークする原因と残業しやすい人の特徴のほか、解決策を中心にご紹介します。
- オーバーワークする原因が分からず困っている
- オーバーワークしがちな人の特徴を把握しておきたい
- ITを使って、業務効率を高めたい
という方はこの記事を参考にすると、オーバーワークする原因や特徴のほか、効果的な解決策まで分かるので、従業員の負担軽減につなげられるのです。
目次
仕事でのオーバーワークとは？
仕事におけるオーバーワークとは、勤務時間内で業務が終わらず、残業や休日出勤などの長期労働を余儀なくされた状態を指します。
オーバーワークが改善されなければ、過労死につながる危険もあるのです。具体的には、以下の残業時間が「過労死ライン」を越えたことになります。
- ひと月あたり80h以上の残業
- ひと月20日の勤務日数に対して、平均4h以上の残業
また、オーバーワークが続くと、身体面での負担（疲労感、頭痛、腹痛、不眠）になるだけでなく、精神的な負担（思考力・判断力・集中力の低下、苛立ち）を引き起こしてしまいます。そのため、一刻も早い改善が求められるのです。
オーバーワークとなる3つの要素とは
以下では、オーバーワークが起こり得る要素を3つ解説します。現状では、オーバーワークしていないという場合でも、以下の要素が当てはまる企業は注意が必要です。
（1）人手不足である
1つ目の要素は、人手不足な環境です。
少子高齢化などの影響で人手が不足しており、すでに従業員が許容範囲を越えた業務量を担っているという企業も少なくありません。また、社内の教育が十分にできておらず、人手があってもスキル不足で、求める業務量をこなせないケースもあります。
その結果、必要以上に人員を割かなければならず人手不足の悪循環が生まれるのです。以上のことから、人手不足によるオーバーワークを防ぐためには、教育環境を整備することから始めましょう。
（2）業務負担が大きい
2つ目の要因として、業務負担が大きいことが挙げられます。
職場のITに対する意識や関心が低いと、業務効率を高めるためのDX化が進まず、業務負担は改善されません。そのような状況のなか、経験に応じて新しい仕事を任されたり、仕事量が増えたりすると、ますます負担が大きくなってしまうのです。
以上のことから、業務負担の改善するためには、現場のDX化が必須なのです
（3）連携が上手くとれていない
3つ目に、周囲のメンバーとの連携が上手くとれていないことがあります。
チームで業務進捗を共有できていない環境では、周囲にサポートを求めづらかったり、逆に仕事を任されてしまうケースもあり得ます。その結果、自身ですべての業務を負担してしまい、オーバーワークとなってしまうのです。
そのため、チームでお互いに協力できる仕組みを整える必要があるのです。たとえば、1日の作業スケジュールや業務進捗などの情報をリアルタイムで共有できる「Stock」を使えば、スムーズな連携を実現できます。
オーバーワークになりやすい人の特徴とは
以下では、オーバーワークになりやすい人の特徴を紹介します。
- 仕事を断れない
- 完璧主義
- 報連相が苦手
- スケジュール管理ができない
責任感が強い人や真面目な性格の人ほど「誰もやらないのであれば、自身が負担しよう」という思考になりやすいと言えます。そのため、頼まれた仕事を断れずにオーバーワークになってしまうことがあります。
一見、完璧主義な人は仕事が速いイメージがありますが、完璧を求めてしまい、妥協点を見つけるのが苦手だと言えます。そのため、自身が納得のいくクオリティにするために、何度も修正を繰り返してしまうのです。
報連相が苦手な人は、ひとりでタスクを抱え込んでしまうので、オーバーワークに陥りやすいと言えます。また、作業で分からないことがあっても自身で解決しようと時間を無駄にしたり、ミスが起きたりして、結果として残業が増えてしまうのです。
優先順位を定めないまま、目先の業務に集中して取り組んでしまうと、納期間近になっても作業が終わっていないという事態になりかねません。そのため、納期に間に合わせるために残業しなければならなくなるのです。
以上のようなオーバーワークを回避するためには、個人の心がけはもちろん、チームで管理することも大切なのです。
オーバーワークに陥らないための3つの対策とは
ここでは、オーバーワークに陥らないための3つの対策について紹介します。以下の内容を仕組み化して「残業して当たり前」という環境を変えましょう。
（1）優先順位を決める
1つ目に、優先順位を決めて仕事に取り組みましょう。
下記の時間管理のマトリクスを参考に優先順位を定めるのもひとつの方法です。たとえば、この場合、業務の優先順位は1→3→2→4の順番になります。
なかには、③よりも②を優先するケースがありますが、②は長期的に取りかかる必要があるので優先度は下げて問題ありません。逆に、③は短期間で終わる業務であることが多いので、優先度が高くなるのです。
ただし、場合によっては、優先順位を変更する必要があるので周囲のメンバーに確認しながら、優先度を決めていきましょう。
（2）作業進捗を共有する
2つ目に、チームで作業進捗を共有しましょう。
「誰が・どの作業に取り組んでいるのか、どのくらいの進捗なのか」が把握できていない状態では、手助けが必要だとしても、サポートすることができません。しかし、常にお互いの進捗が把握できる環境であれば、チームで連携して作業に取りかかれるのです。
ただし、作業が終わるたびにメールやチャットで連絡するのは面倒なうえ、連絡したとしても情報が流れて気が付かれない可能性があるのです。そのため、作業進捗の報告には、メールやチャットではなく、情報共有ツールを使いましょう。
たとえば、「ノート」に情報を残すだけでリアルタイムでチームに共有できる「Stock」なら、誰でも簡単に使えるので、スムーズに進捗共有できるようになります。
（3）タスク管理を徹底する
3つ目に、タスク管理を徹底することが大切です。
上手くタスク管理できていないと、対応漏れが起こってしまい、結果として勤務時間外の対応を余儀なくされるのです。そのため、チェックリストを作成したり、ツールを活用したりして、タスク漏れを防ぎましょう。
ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、従業員が使いこなせず、そのうち使われなくなってしまいます。そのため、「誰でも簡単にタスク管理できるツール」を選定する必要があるのです。
【必見】オーバーワークの解消に役立つツール
以下では、オーバーワークの解消に役立つツールを紹介します。
仕事でオーバーワークしてしまう原因を解消するには「仕事の優先順位を決める」「チームで情報を共有する」「タスク管理を徹底する」ことが大切です。そこで、情報共有やタスク管理ができるツールを導入して、オーバーワークに陥らない仕組みを整えましょう。
ただし、ツールを導入したとしても多機能で操作が難しいと、従業員が使いこなすことができません。そのため、「必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも簡単に使いこなせるツール」を選ぶべきなのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、「ノート」「タスク」「メッセージ」のシンプルな機能性で、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作業予定や業務進捗を残せば、リアルタイムでチームに共有できます。さらに、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、タスク管理だけでなく、メンバー同士のやりとりも一元化できるのです。
情報の管理・共有を効率化するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事のオーバーワークの原因と対策まとめ
これまで、仕事のオーバーワークの原因と対策を中心に紹介しました。
仕事でオーバーワークしてしまう原因には「人手不足・業務過多・チームで連携できていない」などの職場環境による要因のほか、「責任感が強い、完璧主義、スケジュール管理できていない」などの個人的な要因があります。
とくに、チームで連携できていない課題に関しては、チームで情報を共有し合い、連携できる仕組みを整えましょう。ただし、メールやチャットでは、情報が流れてしまい、気が付かれない可能性があるので避けましょう。
結論、チームの連携に役立つのは、あらゆる情報をストックすることができ、スムーズな情報共有を実現できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、仕事場でのオーバーワークの原因を改善しましょう。
