情報共有に手間を感じていても、「業務上よくあることだから」「改善した方がいいのはわかっている」と、半ば仕方のないこととして受け入れている不動産業の方もいるのではないでしょうか。
たとえば、「営業担当者に聞かないと顧客の対応状況がわからない」「同じ情報を複数の場所に入力している」といった作業が日常的に発生している場合は、情報共有の方法を見直すことで、確認や転記にかかる手間を減らせる可能性があります。
ただし、情報共有に課題があるからといって、すぐに新しいツールを導入する必要があるとは限りません。情報の保存場所や更新方法を見直すだけで改善できる場合もあるため、まずは自社で何が負担になっているのかを整理することが重要です。
そこで今回は、不動産業で情報共有の効率化が必要なサインや、課題の状況に応じた5つの効率化方法を中心にご紹介します。
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この記事でわかること
- 不動産業では、1人の顧客に希望条件や紹介した物件、内見履歴、申込・契約の進捗など複数の情報が紐づくため、保存場所が分かれていると一連の状況を把握しづらくなります。
- 顧客から問い合わせがあったときに担当者へ確認しなければ回答できない、同じ顧客情報を複数の場所へ転記している、対応期限を一つずつ確認している場合は、情報共有を見直すサインです。
- 情報が分散している場合は保存場所を決める、更新されない場合は更新ルールを設けるなど、課題によって適した改善方法は異なります。既存の運用を見直しても管理が複雑な場合は、情報共有ツールの活用も選択肢になります。
目次
不動産業で情報共有が難しくなりやすい3つの理由
以下では、不動産業で情報共有が難しくなりやすい3つの理由を解説します。「そもそもなぜ自社では情報共有がうまくいかないのかわからない」という方は必見です。
（1）顧客・物件・契約の情報が互いに関係している
不動産業では、顧客・物件・契約など複数の情報が互いに関係しているため、1つの案件を把握するために確認すべき情報が多くなりやすいです。
たとえば、ある顧客の状況を確認する場合、氏名や連絡先だけでなく、希望するエリアや予算、紹介した物件、内見の結果、申込・契約の進捗なども確認することがあります。また、1人の顧客に複数の物件を紹介したり、1つの物件について複数の顧客と話が進んだりする場合もあります。
このように、顧客・物件・契約をそれぞれ単独で確認するだけでは案件全体の状況がわからない点が、不動産業の情報共有を複雑にする理由のひとつです。
（2）営業担当者が外出している時間が長い
不動産業では、営業担当者が社内にいない時間もあるため、担当者が持っている情報をほかの社員が把握しづらくなる場合があります。
たとえば、営業担当者は顧客との打ち合わせや物件の内見、現地確認などで外出することがあります。その場で顧客から新しい希望条件を聞いたり、内見後の感想を把握したりしても、社内にいる社員が同じタイミングで内容を把握できるとは限りません。
その結果、管理職が案件の進捗を確認したいときや、担当者以外の社員が顧客から問い合わせを受けたときに、営業担当者しか最新の状況を把握していないケースが生じやすくなります。
（3）顧客や物件の状況が短期間で変わる
顧客や物件、契約の状況が短期間で変わることも、不動産業で情報共有が難しくなる理由です。
たとえば、顧客の希望条件が変わる、内見の日程が変更される、紹介していた物件に申込が入るなど、それまで共有していた情報が短期間で変化することがあります。また、顧客の検討状況も「問い合わせ」「内見」「申込」「契約」のように進んでいきます。
このように、状況が変わるたびに共有すべき内容も変化するため、社員によって把握している情報の更新時点が異なり、「どの情報が現在の状況なのか」がわかりづらくなりやすいのです。
不動産業で情報共有の効率化が必要な3つのサイン
不動産業では、扱う情報が多いからといって、必ずしも現在の情報共有方法を変える必要があるとは限りません。一方で、確認や転記などの作業が日常的に発生している場合は、情報共有に余計な手間がかかっている可能性があるため、自社に改善が必要か見極めることが大切です。
そこで以下では、不動産業で情報共有の効率化を検討した方がよい3つのサインを解説します。
（1）担当者に聞かないと顧客の対応状況がわからない
管理職やほかの社員が、営業担当者に直接確認しなければ顧客の対応状況を把握できない場合は、情報共有を見直すサインです。
たとえば、顧客から問い合わせがあったときに、「最後にいつ連絡したのか」「どの物件を紹介したのか」「現在どこまで話が進んでいるのか」がわからず、毎回担当者へ確認しているケースが挙げられます。とくに、担当者が外出中や商談中の場合は、回答を得るまで待たなければなりません。
このように、顧客対応の状況を確認するたびに特定の担当者への連絡が必要になっている場合は、情報が個人に偏っており、確認そのものに時間がかかっている状態だと判断できます。
（2）同じ情報を複数の場所へ入力している
同じ顧客情報や案件の進捗を複数の場所へ入力している場合も、情報共有を効率化した方がよいサインです。
たとえば、顧客から聞いた希望条件を営業担当者自身の管理表へ入力したあと、社内共有用の表にも転記し、進捗を別の場所で報告するといった運用では、同じ内容を何度も入力することになります。また、一部だけ更新した場合には、保存場所によって内容が異なる状態にもなりかねません。
その結果、「どの情報が最新なのか」を確認する作業まで発生します。同じ情報を共有するために転記や照合作業が繰り返されている場合は、現在の管理方法に無駄が生じている可能性があります。
（3）対応漏れや契約期限の確認に時間がかかっている
顧客への次回対応や契約に関する期限を確認するために、複数の情報を見返している場合も、情報共有を見直すサインです。
たとえば、「内見後にいつ連絡するのか」「申込書類をいつまでに準備するのか」「契約日までに何が必要なのか」といった情報が別々の場所にあると、担当者や管理職は一つずつ確認しなければなりません。案件数が増えるほど、確認だけでも時間がかかり、対応すべき予定を見落とす可能性も高まります。
そのため、顧客や案件ごとの期限を把握するために毎回複数の情報を確認している場合は、情報共有だけでなく、対応予定の管理にも余計な負担が生じている状態だと判断できます。
【状況別】不動産業の情報共有を効率化する5つの方法
不動産業の情報共有を効率化する方法は、自社で発生している課題によって異なります。そのため、すぐに新しいツールを導入するのではなく、まずは自社でどのような問題が発生しているのかを整理し、状況に合った方法から取り組みましょう。
（1）情報の保存場所が分散している場合
必要な情報を探すために複数の場所を確認している場合は、顧客や物件ごとに情報の保存場所を決めましょう。
たとえば、顧客の希望条件は営業担当者のExcel、内見時のメモは別の資料、契約関係の書類は共有フォルダに保存していると、案件の状況を確認するたびに複数の場所を探す必要があります。また、担当者によって保存場所が異なれば、ほかの社員は「どこを確認すればよいのか」から把握しなければなりません。
そこで、「顧客Aに関する対応履歴はここ」「物件Bに関する資料はここ」のように、情報の種類ごとではなく、確認するときの単位を意識して保存場所を決めます。とくに、日常的に一緒に確認する情報は、できるだけ同じ場所からたどれる状態にしておくことが重要です。
このように、情報を探す時間が負担になっている場合は、まず保存場所を整理する方法が適しています。
（2）対応漏れが発生している場合
顧客への折り返しや内見後の連絡などを忘れることがある場合は、これまでの対応状況だけでなく、次にすべきこともセットで共有しましょう。
たとえば、「10月5日にA様へ物件を紹介した」と履歴だけを残しても、次に誰が・いつまでに連絡するのかがわからなければ、その後の対応は担当者の記憶に頼ることになります。案件数が増えるほど、個人で複数の予定を覚えておくのは難しいです。
そこで、「A様へ物件を紹介済み／10月8日までに検討状況を確認する」のように、現在の状況と次回の対応内容・期限を一緒に残します。管理職も、顧客への対応状況だけでなく、その後に何をする予定なのかまで確認しやすくなります。
このように、対応そのものの抜け漏れに悩んでいる場合は、情報を共有するだけでなく、次の行動まで共有するようにしましょう。
（3）情報が古いままになっている場合
社員によって把握している顧客情報や案件の進捗が異なる場合は、何を・いつ更新するのかを決めましょう。
たとえば、顧客の希望条件が変わったにもかかわらず以前の条件が残っていたり、内見が終わっているのに「内見予定」のままになっていたりすると、どの情報を信用すればよいのかわからなくなります。とくに、更新するかどうかを各担当者の判断に任せていると、こうした違いが生じやすいです。
そこで、「顧客の希望条件が変わったら更新する」「内見が終わったら当日中に結果を残す」「申込・契約の段階が変わったら進捗を更新する」といったルールを決めましょう。更新すべき項目とタイミングが明確であれば、担当者ごとの判断の違いも抑えられます。
このように、「情報は保存されているものの、最新かわからない」という企業には、更新ルールを整理する方法が適しています。
（4）同じ情報を複数の場所で管理している場合
同じ顧客情報や案件の進捗を複数の場所へ入力している場合は、現在利用しているツールや管理方法の役割を整理しましょう。
たとえば、顧客情報を複数の管理表へ入力したり、案件の進捗を管理表へ記載したあと、別のツールでも同じ内容を報告したりしていると、入力する作業が重複します。また、一方だけを更新すれば、場所によって記載内容が異なる原因にもなります。
そこで、「顧客情報を管理する場所」「社内への連絡に使う場所」「契約書類を保存する場所」のように、現在利用しているものが何のために必要なのかを整理します。そのうえで、同じ役割を持つものや、同じ情報を二重に入力している箇所がないかを確認しましょう。
つまり、複数のツールや管理方法を使っていること自体が問題なのではありません。これらの役割が重複して転記や確認が増えている場合に、使い分けを見直す方法が適しています。
（5）運用を見直しても情報共有が複雑なままになっている場合
保存場所や更新ルール、利用しているツールの役割を見直しても情報共有が複雑な場合は、情報共有ツールを活用する方法があります。
たとえば、営業担当者や案件数が増えるにつれて、「顧客ごとの対応履歴を確認する」「関連する資料を探す」「次の対応期限を確認する」といった作業を別々の場所でする必要があると、運用ルールだけでは管理しきれなくなる場合があります。
そこで、顧客や物件に関する情報、過去の対応履歴、次にすべきことなどをまとめて管理できる情報共有ツールを使えば、案件の状況を確認するために複数の場所を行き来する必要がありません。また、営業担当者以外も同じ情報を確認できるため、管理職が進捗を把握するために毎回担当者へ聞く手間も減らせます。
したがって、既存の運用を整理しても情報の分散や確認作業が解消されない場合は、情報共有の仕組みそのものを見直し、ツールを活用する方法が適しています。
不動産業の顧客・契約情報をまとめて共有できる仕組みとは
不動産業では、顧客の希望条件や紹介した物件、対応履歴、契約の進捗など、案件ごとに確認すべき情報が多くあります。これらが複数の場所に分散していると、管理職が案件の状況を把握するたびに、営業担当者へ確認したり複数の情報を探したりする手間がかかります。
この状態を放置すると、案件数が増えるほど確認作業も増え、顧客への折り返しや契約に関する対応を見落としやすいです。また、担当者が不在のときにほかの社員が状況を把握できず、顧客からの問い合わせにすぐ対応できないケースも考えられます。
保存場所や更新ルールを決めても、顧客情報は管理表、契約書類は共有フォルダ、担当者への確認はメッセージというように、必要な情報そのものが複数の場所に分かれていれば、確認の手間は残ります。そのため、案件が増えて従来の運用では管理しきれない場合、ルールを増やすだけでは解決できません。
そこで必要なのが、顧客や物件ごとに「基本情報」「これまでの対応」「現在の進捗」「次にすべきこと」をまとめて確認できる仕組みです。営業担当者が情報を更新すれば管理職やほかの社員も同じ内容を確認できる状態にすることで、案件の進捗を把握するための確認作業を減らせます。
なかでも、顧客や契約に関する情報を1か所にまとめ、社内の情報共有を効率化したい企業には、情報共有ツール「Stock」が適しています。「ノート」に顧客情報や対応履歴、契約の進捗をまとめられるほか、ノートに紐づく「メッセージ」で案件について連絡できます。そのため、顧客情報と関連する業務連絡を別々の場所から探す必要がなく、営業担当者や管理職が案件の経緯を把握しやすくなります。
ノート形式で円滑に情報共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで情報共有の効率化に成功した事例
不動産仲介業などを展開する株式会社ベスト・ソリューションでは、メンバーの日報やToDoリストを共有・管理するために「Stock」を活用しています。
同社ではStock導入以前、日報やToDoリストをExcelで作成し、Dropboxに保存していました。そのため、情報を確認するたびにDropboxから該当するExcelファイルを探して開く必要があり、日報の確認やToDoリストの更新に手間がかかっていたのです。
そこで、各メンバーの日報を簡単に確認し、ToDoリストをリアルタイムで更新できるようにするため、「Stock」を導入しました。導入後は、日報の作成・閲覧やToDoリストの更新をStock上でする運用へ切り替えています。
その結果、各メンバーが担当している業務をリアルタイムで把握できるようになり、Excelでの管理によってブラックボックス化していた業務が見える状態になりました。また、社宅事業では物件の引き渡し管理にもStockを活用し、対応事項を社内で共有しています。
不動産業の情報共有を効率化するまとめ
これまで、不動産業で情報共有が難しくなりやすい理由や、情報共有の効率化が必要なサイン、状況別の効率化方法を中心にご紹介しました。
不動産業では、顧客・物件・契約に関する情報が互いに関係しているため、情報共有が複雑になりがちです。そのため、担当者への確認が頻繁に発生している、同じ情報を複数の場所へ入力しているといった課題がある場合は、自社の状況に合わせて保存場所や更新ルール、利用しているツールの役割などを見直しましょう。
一方で、運用を見直しても、顧客情報や対応履歴、社内の業務連絡が複数の場所に分散していると、案件の状況を確認するたびに情報を探す手間が残ります。そのため、既存の方法だけでは管理が難しい場合は、必要な情報を1か所にまとめて確認できる仕組みを整えることが重要です。
なかでも、顧客情報や対応履歴をまとめ、関連する業務連絡まで1か所で確認できる状態をつくるには、ノートとノートに紐づくメッセージで情報を共有できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、営業担当者への確認や情報を探す手間を減らし、顧客や契約の状況を社内で把握しやすい環境を整えましょう。
