「Googleドキュメントの議事録テンプレートを、今すぐ使えるものが見つからない」「時間をかけずに、きちんとした議事録を作る方法がわからない」と悩んでいませんか。
テンプレートを選ぶだけでなく、書いたあとに決定事項とアクションが伝わり、あとから探せる状態まで作ることが重要です。
本記事では、Googleドキュメントにそのままコピーできる3つの議事録テンプレートと、作成した議事録の管理方法を解説します。
- この記事でわかること
- Googleドキュメントの議事録テンプレートは、基本・議題が複数ある場合・レイアウトの自由度が高い場合の3種類から、チームの会議に合わせて選べば十分です。
- テンプレートの使い方は、テンプレートギャラリーを開き、自社に合うものを選んで記入する3ステップです。
- Googleドキュメントでは、議事録が増えるほど探しにくくなり、アクションも追いにくくなります。
Googleドキュメントの議事録テンプレート
議事録のテンプレートは、会議の形に合わせて「基本」「議題が複数ある場合」「レイアウトの自由度が高い場合」の3つから選ぶと迷いません。どのテンプレートもGoogleドキュメント上で開けるため、Wordファイルをメールで回す運用をやめて、最新版を1つに保てます。
基本の議事録テンプレート
初めて議事録を任された方でも使いやすい、基本の形式のテンプレートです。定例会議のように、議題が1つにまとまる会議に向いています。
使うときは、会議の前に自分のドライブへコピーしておき、決定事項とアクションを分けて書くと、あとから確認しやすくなります。
議題が複数ある場合の議事録テンプレート
1回の会議で複数の議題を扱う場合に使えるテンプレートです。議題ごとに内容を整理して書きたいときに役立ちます。
使うときは、議題ごとに決定事項と担当者を書き分けておくと、議題をまたいでも「あれは誰の担当だったか」を追いやすくなります。
Googleドキュメントの議題が複数ある場合の議事録テンプレートはこちら
レイアウトの自由度が高い議事録テンプレート
項目やレイアウトを、チームの会議に合わせて調整したい場合に向いているテンプレートです。
使うときは、項目を増やしすぎないことがポイントです。毎回の記入に時間がかかると、議事録作成が負担になります。
Googleドキュメントのレイアウトの自由度が高い議事録テンプレートはこちら
Googleドキュメント内でテンプレートを使って議事録を作る方法
Googleドキュメントで議事録を作る方法は、テンプレートギャラリーを開き、自社に合うテンプレートを選んで、内容に沿って記入するだけの3ステップです。会議の直前でも、白紙から項目を考える必要がありません。
（1）テンプレートギャラリーを開く
まず、Googleドキュメントを開いて、左上の[ファイル]＞[新規作成]を押します。
[テンプレートギャラリーから作成]を押すと、テンプレートギャラリーを開くことができます。
（2）自社に合うテンプレートを選ぶ
テンプレートギャラリーから、自社に合ったテンプレートを選びましょう。
議題が1つの定例会議なら基本のテンプレート、1回の会議で複数の議題を扱うなら議題が複数ある場合のテンプレートが向いています。会議ごとに決まった形式があり、項目を調整したいときは、レイアウトの自由度が高いテンプレートを選ぶと対応しやすくなります。
迷った場合は、まず基本のテンプレートで始めて、足りない項目が出てきた時点で別のテンプレートに切り替えるのがおすすめです。
（3）テンプレートに沿って記入していく
記入するときは、決定事項とアクションを分けて書きます。
決定事項とアクションが混ざると、会議後に「あれは誰が担当だったっけ」と聞かれても、すぐに答えられません。アクションには担当者と期限を添えておけば、上司や参加者に「きちんとしている」と受け取ってもらいやすくなります。
テンプレートの項目を埋めながら、決定事項とアクションの2つだけは必ず分けて書くようにしましょう。
Googleドキュメントで議事録を管理するときの注意点
Googleドキュメントで議事録を管理するときは、議事録が増えるほど探しにくくなり、アクションも追いにくくなる点に注意が必要です。
Googleドキュメントは1ファイル1議事録になるため、会議が重なるほどファイルが増え、共有後は過去の議事録に埋もれていきます。さらに、アクションは議事録の文中に書かれる一方で、タスクの管理は別のツールになりがちです。
この状態を放置すると、決定事項が実行されないまま、同じ議論を繰り返すことになります。過去の経緯も追えないため、担当者への確認に時間を取られてしまいます。
議事録を一元管理して見失わない方法
議事録を見失わないためには、議事録とタスクを同じ場所で管理し、担当者と期限を明確にする仕組みが必要です。
議事録が増えるのに探せず、アクションも追えない状態を放置すると、決定事項が実行されず、同じ議論を繰り返すことになります。
ファイル名やフォルダの整理、別ツールへのタスク転記といった工夫を重ねても、1ファイル1議事録とタスク管理の分断という構造は変わりません。運用が担当者の手作業に頼る限り、忙しい時期に抜け漏れが出ます。
これまでどおりGoogleドキュメントでの運用を続けるのか、議事録とタスクを同じ場所で扱える仕組みから見直すのか、考え直す時期にきています。
こうした条件に最も当てはまるのが、ノートに議事録を書き、そのノートに紐づけてタスクを作成できる情報共有ツール「Stock」です。ノート内でタスクに担当者と期限を設定できるため、「誰がいつまでにやるのか」を会議後に聞き返されずに済みます。議事録とタスクが同じ場所にあるので、過去の経緯をたどる手間も減らせます。
テンプレートを保存できて議事録の作成から管理まで簡単な「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Googleドキュメントの議事録テンプレートまとめ
Googleドキュメントの議事録は、テンプレートで作成を効率化し、決定事項とアクションを管理する仕組みを整えることで、きちんとした状態を保てます。
議事録のテンプレートは、基本・議題が複数ある場合・レイアウトの自由度が高い場合から選べば、会議の直前でも迷わず使い始められます。ただし、議事録が増えるにつれて探しにくくなり、アクションも流れやすくなる点は、Googleドキュメントだけでは解消しにくい課題です。
議事録の作成だけでなく、あとから探せて、アクションを追える状態まで整えておけば、「あれは誰が担当だったっけ」と聞かれても慌てずに済みます。
なかでも、議事録の作成から管理まで一元管理したい方には、議事録とタスクをまとめて管理できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、議事録もアクションも見失わない会議運営を始めましょう。
