「共有用のフォルダを作ったのに、書き込むのは自分だけ」「ベテランが忙しいと言って参加してくれない」と、ナレッジシェアの文化の作り方に悩んでいませんか？
ただし、文化づくりで大切なのは、共有を呼びかけることだけではありません。共有が進まない原因を切り分け、書きやすく探しやすい状態を作ることが重要です。
本記事では、ナレッジシェア文化の作り方を5ステップで、共有が根付かない原因と、文化が根付いたかどうかの確認方法とあわせて解説します。
- この記事でわかること
- ナレッジシェア文化は、呼びかけや強制ではなく、目的を絞り、管理職が先に共有し、ハードルを下げるという順序で小さく始めると作りやすくなります。
- 共有が根付かない原因は、「動機がない」「手間が大きい」「反応がない」の3つに分けられます。
- ExcelやチャットではなくStockのような置き場を1つにまとめるツールを使えば、共有の手間を減らし、退職によるノウハウの喪失も防げます。
ナレッジシェア文化の作り方
ナレッジシェア文化は、目的の絞り込みから続ける仕組みづくりまでの5つのステップを、順に整えることで作れます。
（1）目的と共有する内容を絞る
最初に、何のために共有するのか、何を共有するのかを絞ります。
営業部門のマネージャーが「ナレッジを共有してほしい」とだけ伝えても、メンバーは何を書けばよいか分からず、手が止まってしまいます。たとえば、ベテラン社員の退職で失われかけた「顧客対応のノウハウ」や「失注した案件の振り返り」など、範囲を絞って伝えると、書く内容が具体的になります。
目的と内容を絞ることが、文化づくりの最初の一歩です。
（2）管理職が先に共有する
次に、管理職が先に共有します。
部下は、上司がどのように動くかを見ています。マネージャー自身が、うまくいかなかった商談の反省など、完成していない情報でも先に書くと、「この程度でも書いてよい」という基準が伝わります。強制はしたくないと考える方ほど、まず自分が見せることが「やらされ感」のない近道です。
管理職が先に共有することで、メンバーが続きやすい空気が生まれます。
（3）共有のハードルを下げる
3つ目は、共有のハードルを下げることです。
長い文章や決まった書式を求めると、忙しいベテランほど後回しにします。そこで、箇条書きの短いメモでよい、完成していなくてよいといった基準にし、書く場所も1つに決めると、書き始めるまでの手間が減ります。入社1年目のメンバーにとっても、「どこに書くのか」で迷わなくなります。
小さく始められる形にすることが、共有を習慣にする土台です。
（4）共有に反応する
4つ目は、共有された内容に必ず反応することです。
せっかく書いても何の反応もなければ、「書いても意味がない」と感じ、次から書かなくなります。「この情報で助かった」「今度の商談で使ってみる」と一言返すだけで、共有した人は役に立ったと実感できます。共有会が報告会になってしまう場合も、感想や活用例を話す時間を取ると、場の性質が変わります。
反応が返ってくることが、次の共有への動機になります。
（5）続ける仕組みを作る
最後に、続けるための仕組みを作ります。
意欲だけに頼ると、忙しい時期に共有が止まってしまいます。共有の置き場を1つに決め、更新の頻度や担当を決めておくと、誰かが忙しくなっても運用が止まりません。Excelとチャットだけでは、どこに何があるのか分からなくなるため、探しやすさも含めて整える必要があります。
仕組みがあってこそ、共有は一時的な取り組みではなく文化として定着します。
ナレッジシェア文化が根付かない3つの原因
ナレッジシェアが進まない原因は、「動機がない」「手間が大きい」「反応がない」の3つに分けられます。自分のやり方が間違っているのか、文化の問題なのかを切り分ける手がかりになります。
共有する動機がない
1つ目の原因は、共有する動機がないことです。
「共有すると自分にどんなメリットがあるのか」が見えないと、日々の業務に追われる人は後回しにします。ベテランが「忙しい」と言って参加しないのは、共有が自分の仕事ではなく、管理職からの頼みごとに見えているためかもしれません。
目的と利点を伝えられていないときは、動機が原因と考えられます。
共有する手間が大きい
2つ目の原因は、共有する手間が大きいことです。
書式が決まっている、どこに書くのか分からない、書いても探せないといった状態では、共有する前に疲れてしまいます。フォルダとチャットとExcelに情報が散らばっていると、書く側も読む側も負担が増えます。
書く場所や形式で迷う声が多いときは、手間が原因です。
共有しても反応がない
3つ目の原因は、共有しても反応がないことです。
書き込むのが自分と若手1名だけで、ほかのメンバーが何も返さない状況では、共有する人も「見られていない」と感じます。共有会が報告会になり、双方向のやり取りがなくなっている場合も、同じ状態です。
共有が一方通行になっているときは、反応のある場が足りていません。
ナレッジシェア文化が根付いたか確認チェックリスト
文化が根付いたかどうかは、次の4つの目安で判断できます。管理職が自チームの状況を確認する基準として使えます。
- 管理職以外のメンバーが自発的に書き込んでいる
- ベテランも含めて複数人が共有している
- 共有された内容にコメントなどの反応が返ってきている
- 必要な情報がどこにあるか全員が把握している
すべてに当てはまれば、文化が根付いてきたと言えます。当てはまらない項目があれば、それが次に取り組む課題です。
ナレッジシェアを仕組み化できるツール
ナレッジシェアを仕組み化するには、共有の置き場を1つにまとめ、書きやすく探しやすい状態にするツールの活用が有効です。
共有を続ける仕組みがないまま放置すると、書く人が一部に偏り、ノウハウが特定の人にしか残りません。退職のたびに、また同じ損失を繰り返すことになります。
Excelやチャットでは情報が流れてしまい、どこに何があるか分からなくなります。呼びかけや共有会の工夫だけでは、探しにくさと手間の問題は解消できません。
従来どおりの方法を続けるのか、共有の置き場から仕組みを見直すのかを、考え直す必要があります。
こうした条件に最も当てはまるのが、ノートに書いて残し、フォルダで整理して、メッセージで共有を促せる情報共有ツール「Stock」です。ノートに情報を書いて残せるため、どこに書くのか迷わず、フォルダで整理しておけば探しやすくなります。
ナレッジがリアルタイムでシェアされるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ナレッジシェア文化の作り方まとめ
ナレッジシェア文化は、共有が根付かない原因を切り分けたうえで、5つのステップを小さく進めることで作れます。
営業チームのマネージャーが共有の場を作っても、書き込むのが一部の人だけで、共有会も報告会になってしまうことは珍しくありません。その原因は「動機がない」「手間が大きい」「反応がない」のいずれかにあり、目的を絞って管理職が先に共有し、ハードルを下げて反応し、続ける仕組みを作ることで解決できます。
まずは、自チームの原因を切り分けて、最初に取り組む施策を1つ選ぶところから始めてみてください。そのうえで、共有の置き場を1つに決め、書きやすく探しやすい状態にすることが、ベテランの退職で再びノウハウを失わないための近道です。
なかでも、共有の手間を減らして続く仕組みを作りたいチームには、ノートで残し、フォルダで整理し、メッセージで共有を促せる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、皆が自発的に共有するチームを実現しましょう。
