「OJTマニュアルの作り方がわからない」「何を書けば新人が迷わないのか知りたい」と悩んでいませんか？
OJTマニュアルは、章立てや書き方のコツを押さえるだけでなく、書いたあとに新人が最新の手順をすぐ探せる状態まで作ることが重要です。
本記事では、最初の2週間で最低限の形を用意するための作り方、基本の記載項目、注意点、管理方法について解説します。
- この記事でわかること
- OJTマニュアルは、目的と対象者を決めて業務に優先順位をつけ、章立てから手順・判断基準の記入まで5ステップで進めれば、完璧を目指さなくても最初の2週間で最低限の形にできます。
- 新人が迷わないためには、手順だけでなく「どこまでやれば完了か」「迷ったときは誰に聞くか」まで1項目ずつ書くことが重要です。
- マニュアルはファイルで共有すると資料が散らばり、最新版を探せなくなりがちです。
OJTマニュアルの作り方
OJTマニュアルの作り方の手順は、目的と対象者を決める、業務の洗い出し、章立て、手順・判断基準の書き方、新人の声の反映の5ステップです。
（1）目的と対象者を決める
最初に決めるのは、「誰が、いつまでに、何をひとりでできるようになればよいか」です。
目的と対象者が決まっていないと、書くべき内容が際限なく増え、通常業務と並行して進められなくなります。例えば、新卒2名を対象に「配属後の最初の2週間で、営業資料の準備と日報の提出をひとりでできる」といった具合に、ゴールを具体的な行動で書き出してみてください。
目的と対象者をひと言で言える状態にしておけば、マニュアルに入れる内容と後回しにする内容を迷わず分けられます。
（2）業務を洗い出して優先順位をつける
次に、新人に教える業務をすべて書き出し、最初の2週間で必要なものから優先順位をつけます。
先輩の背中を見て仕事を覚えてきた方ほど、手順の多くが自分の頭の中にあり、過去の資料もフォルダに散らばっているはずです。まずは完成度を気にせず、思いつく業務をメモに書き出し、Google ドライブなどに置いてある既存の資料もあわせて棚卸しします。
優先順位をつければ、すべてを網羅しようとせず、最低限の範囲に絞って着手できます。
（3）章立てをする
洗い出した業務は、新人が探しやすいまとまりに分けて章立てします。
章立ては、業務の流れに沿って考えると整理しやすくなります。例えば「チームのルール」「1日の業務の流れ」「営業資料の作成」「困ったときの連絡先」のように、新人が「今、何をすればよいか」で引ける構成にします。ここでは見栄えよりも、迷わず目的のページにたどり着けるかどうかが大切です。
最初から細かい章に分けすぎず、大きなまとまりだけ先に決めておけば、あとから項目を足しても全体が崩れません。
（4）業務ごとに手順・判断基準を書く
章立てができたら、業務ごとに手順と判断基準を書き込みます。
手順だけを並べても、新人は「これで合っているのか」と不安になります。そのため、「どこまでやれば完了か」「迷ったときは誰に確認するか」まで書いておくことがポイントです。これまで感覚で行ってきた判断も、「この場合はこうする」と言葉にしておくと、同じ質問に何度も答える手間を減らせます。
手順と判断基準がそろっていれば、新人は教える側がいなくても自分で進められ、指導する側の負担も軽くなります。
（5）新人の声をマニュアルに反映する
マニュアルは作って終わりにせず、新人の声を集めて更新していくものです。
「教えるのが下手だと思われたくない」と感じていると、最初から完璧な状態で渡したくなります。しかし、新人がどこでつまずき、何を質問したのかは、マニュアルの不足を知る最も確かな手がかりです。質問を受けたらその場でマニュアルに書き足し、配属から2週間のあいだに少しずつ改善していきます。
新人の声を取り入れ続ければ、最初は最低限の内容でも、実際の現場に合ったOJTマニュアルへ育てられます。
OJTマニュアルの基本の記載項目
OJTマニュアルに入れる基本の項目は、新人が自走するために最低限必要な、以下の5つです。
- （1）目的とゴール
- （2）1日の業務の流れ
- （3）業務ごとの手順
- （4）判断基準とよくある失敗
- （5）困ったときの連絡先
1項目の書き方は、「見積書の作成」という項目であれば、「目的：お客様に金額の根拠を示すこと」「手順：テンプレートを開き、商品名と数量を入力する」「判断基準：値引きが必要な場合は上長に確認する」「確認先：チームリーダー」のように、短い文で書きます。
すべての項目を同じ細かさで書く必要はありません。毎日行う業務から優先して書き、残りは新人の質問をきっかけに追記していけば、通常業務と並行しても2週間で最低限の形を用意できます。
OJTマニュアルを作るときの注意点
OJTマニュアルを作るときの最大の注意点は、最初から完璧を目指さないことです。
時間をかけて作り込んでも、配属の日に間に合わなければ意味がありません。「最低限の章立てと、優先度の高い業務の手順だけ」という形で先に渡し、使いながら直していくほうが、新人にとっても自分にとっても負担が小さくなります。
そのため、作る内容だけでなく、「どこに置き、誰がどう更新するか」まで決めておくことが大切です。保管場所と更新のルールを先に決めておけば、古い手順が使われ続けることを防げます。
OJTマニュアルを簡単に管理できるツール
OJTマニュアルを定期的に更新できる状態で管理するには、情報共有ツールを活用するのも1つの選択肢です。
OJTマニュアルをファイルで作ったまま放置すると、資料が散らばり、新人が最新版を探せない状態が続きます。古い手順が使われ続け、指導者が同じ質問に何度も答える負担も残ります。
WordやExcelで作ったマニュアルは、更新するたびにファイルを配り直す必要があり、どこが変わったのかという差分の管理もしにくくなります。
従来どおりファイルで共有し続けるか、マニュアルを1ヶ所にまとめて更新できる仕組みに見直すか、考え直す必要があります。
こうした条件に最も当てはまるのが、マニュアルをノートで作成・共有できる情報共有ツール「Stock」です。マニュアルをノートとして作成・共有し、同じ場所で更新できるため、新人は常に最新の手順を確認できます。ノートにはコメントやメッセージで質問を残せるため、「何を聞かれ、どう答えたか」という指導の記録も蓄積でき、同じ質問への対応を減らせます。
マニュアルをノートで一元管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
OJTマニュアルの作り方まとめ
これまで、OJTマニュアルの作り方の5ステップや、基本の記載項目、作るときの注意点を中心にご紹介しました。
急にOJT担当を任され、手順が頭の中にしかない状態でも、目的と対象者を決めて業務に優先順位をつけ、章立てと手順・判断基準を書いていけば、最初の2週間で最低限の形は用意できます。完璧を目指さず、新人の声を取り入れながら育てていくことが、迷わないOJTマニュアルへの近道です。
ただし、せっかく作ったマニュアルも、資料が散らばって最新版が探せなくなれば、新人は迷い、指導する側も同じ質問に答え続けることになります。作る手間だけでなく、作ったあとに更新し続けやすい仕組みを選ぶことが、「頼りない先輩だと思われたくない」という不安を減らすことにもつながります。
なかでも、マニュアルを1ヶ所にまとめ、更新や質問のやり取りまで同じ場所で完結させたい方には、ノートでマニュアルを作成・共有し、コメントやタスクで指導の記録と習得状況も管理できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、新人が迷わず自走できるOJTを実現しましょう。
