パイプライン管理とは、営業活動における業務フローを見直し、改善点を洗い出す手法を指します。営業活動を「見える化」し、どの工程で案件が止まっているのかを把握することで、優先的にフォローすべき案件が明確になり、放置される案件を減らせる点がメリットです。
しかし、なかには「パイプライン管理の手順やポイントが分からない」「パイプラインの管理が上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パイプライン管理の手順やポイント、管理がうまくいかない原因を中心にご紹介します。
- 営業案件のパイプライン管理・運用がうまくいかず悩んでいるチームリーダー
- チームの進捗状況が把握できず困っているビジネスパーソン
- 効果的なパイプの管理方法を知りたい管理職
という方はこの記事を参考にすると、パイプライン管理の手順やポイントが分かるだけでなく、社内の情報管理・共有をスムーズにする方法まで理解できます。
目次
ビジネス用語でのパイプライン管理とは
パイプライン管理とは、企業の案件や業務の進捗やフローを可視化し、分析や改善をするマネジメント手法を指します。
たとえば、従来の営業活動では、個人の経験に基づくノウハウに頼っている部分などが多くあります。そのため、「どの工程に課題があるのか把握できない」という課題を抱えた営業組織も少なくありません。
そこで、パイプライン管理をすることで、受注プロセスにおける問題の所在が分かるので、ピンポイントで改善策を実施できるのです。
パイプライン管理のメリット・必要性3選
以下では、パイプライン管理の3つのメリットや必要性について解説していきます。マネジメント担当者の方は必見です。
（1）メンバーへの指導が明確化する
1つ目は、メンバーへの指導を明確化できる点です。
パイプライン管理によって、営業担当者ごとの行動を工程単位で把握できるため、「どの工程で失注しているのか」「どこで時間がかかっているのか」を特定できます。
そのため、「ヒアリングが浅い」「提案後のフォローが遅い」など、成果に直結する改善点を具体的に指摘できるようになります。
（2）組織の抱える課題を把握できる
2つ目は、組織の抱える課題を把握できる点です。
たくさんの案件を抱える営業担当者は、どこに課題があって自分が何をすべきかを常に考えなければなりません。そのため、担当者個人の判断だけでは課題の特定が難しく、対応が後回しになってしまいがちです。
パイプライン管理をすると、各工程ごとの通過率や滞留状況が分かるため、「提案までは進むが受注に至らない」「初回商談後に案件が止まる」といったボトルネックを特定できます。その結果、どの工程を改善すべきかが明確になり、的外れな施策を防げます。
（3）営業活動が可視化される
3つ目は、営業活動が可視化される点です。
パイプライン管理によって各案件の進捗や状況を一覧で把握できるため、「どの案件が止まっているのか」「どの案件を優先すべきか」を即座に判断できます。
その結果、フォロー漏れを防ぎながら、優先度の高い案件に集中できるようになります。
パイプラインの管理がうまくいかない原因
ここでは、パイプラインの管理がうまくいかない原因を2つ紹介します。自社のパイプラインの管理に悩んでいる方は必見です。
データ管理に不備がある
1つ目は、データ管理に不備があるという点です。
たとえば、データが古く更新されていないという状況だと、古い情報をもとに判断することになり、誤った売上予測や現在使用していないノウハウを活用してしまいます。その結果、実際には進んでいない案件を「進行中」と誤認したり、すでに失注している案件に工数をかけてしまったりするなど、判断ミスが発生します。
このように、データ管理が適切にできていないと、進んでいない案件を見逃したり、優先度の低い案件に時間を使ってしまったりするなど、売上につながらない行動が増えてしまいます。
情報共有・フォロー体制が不十分
2つ目は、情報共有・フォロー体制が不十分という点です。
パイプラインを可視化しても、チーム内で共有されていなければ、「他のメンバーがどこまで対応しているのか」「フォローが必要な案件はどれか」が分かりません。また、担当者以外が状況を把握できないと、案件が止まっても誰も気づかず放置されやすくなります。
そのため、情報共有やフォロー体制が整っていなければ、パイプラインを作成しても現場で活用されず、形骸化してしまうのです。
【4ステップ】パイプラインの管理方法
ここでは、パイプライン管理の手順について解説します。社内にパイプライン管理を導入するときには以下を参考にしましょう。
ステップ1｜営業プロセスを細分化・定義する
まずは、自社の営業プロセスを細分化し、定義しましょう。
プロセスを細かく分け、どのような条件を満たす必要があるのかを定義します。例えば、以下のようになります。
| プロセス | 定義 |
|---|---|
| 初回商談 | 顧客と会う |
| ヒアリング | 顧客のニーズを把握し合意する |
| 解決策の提案 | 顧客の課題に対して具体的な提案をする |
| 決裁権者へのプレゼン | 決裁権者から提案内容への合意を得る |
| クロージング | 回答期限を設定する |
| 受注 | 申込書を受理する |
以上のように、項目は細分化しすぎず、自社の商材や営業方法も含めて検討するのがポイントです。
ステップ2｜ゴールを明確にする
次に、各プロセスにおけるゴールを明確にしましょう。
ゴールが曖昧なままだと、どの状態で次のステップへ進めるべきか判断できず、案件ごとに対応がばらつきます。そのため、各ステップの完了条件は「顧客から合意を得た」「次回商談日が確定した」など、具体的な状態で定義することが重要です。
判断基準やゴールが明確になると、迷いなく次の行動に移れるようになり判断にかかる時間が短縮されます。このように、次のプロセスに進むための具体的な行動を示すことで、判断の迷いを減らし、案件を滞留させずに前へ進められるようになります。
ステップ3｜ステータスや進捗を管理する
次に、Excelなどを活用してステータスや進捗を管理しましょう。
リアルタイムでステータスや進捗が確認できないと、現状を正しく把握できないため、適切な判断を下せません。そのため、各案件の進捗や状況は都度更新し、常に最新の状態を保つことが重要です。
また、担当者や次の行動まで管理すると、誰が何をいつまでに対応すべきかが明確になり、対応の抜け漏れや遅れを防げます。このように、責任者やステータス、進捗を可視化することで、迅速な対応や判断に役立てられるのです。
ステップ4｜問題点の分析・改善をする
最後に、問題点の分析・改善をしましょう。
具体的には、各プロセスでの目標達成率や進捗をグラフ化するなどして可視化します。グラフにすることで、各プロセスが見える化され、業務遅延が発生しやすい箇所や課題を洗い出せるのです。
問題点を明確にしたら、より詳細な分析を実施して改善策を検討・実行します。このように、定期的に問題点の可視化・分析・改善をすることで、より現場で活用されやすいパイプラインとなるのです。
Excelでのパイプライン管理のメリットと課題
パイプライン管理にExcelを使用すると、新たなツールを導入する必要なくすぐに使えたり、テンプレートを活用できたりするため便利です。しかし、一方で以下のような課題もあります。
- リアルタイムで更新・共有できない
Excelは新しい情報を入力しても、他の人のファイルに反映されないため、更新する度にファイルを共有する必要があります。そのため、更新や共有に手間がかかるほか、リアルタイムで最新情報を確認しづらいのです。 - 情報が分散・属人化する
ファイルの保存場所を統一・ルール化しないと、どこに何の情報を保存したか分からず探すのに時間がかかってしまいます。また、複雑な関数を使用している場合、作成した本人しか理解できないという状況になりやすいのです。
このように、Excelには、情報管理や共有にさまざまな課題があります。そのため、管理体制や共有方法を見直す必要があるのです。
パイプライン管理で失敗しないたった2つのポイント
ここでは、パイプライン管理で失敗しない2つのポイントを紹介します。パイプラインの運用までスムーズにしたい方は必見です。
ポイント1｜リアルタイムで進捗を共有する
1つ目は、リアルタイムで進捗を共有するという点です。
パイプライン管理は、課題を早期に発見し改善できる分析・管理方法です。手法をより効果的にするためには、「誰がどのくらい稼働しているのか」をリアルタイムで把握する必要があります。
そのため、最新の情報を組織全体に共有できるように仕組みを整えておきましょう。たとえば、「Stock」のように、「ノート」に紐づくタスク機能で情報・進捗をリアルタイムで共有できるツールがおすすめです。
ポイント2｜プロセスを細分化・数値化する
2つ目は、プロセスを細分化・数値化するという点です。
プロセスが曖昧なままだと、各工程のつながりが不明確になり、スムーズに次のステップへ進めません。また、感覚的な判断に依存すると、課題の特定が難しくなってしまいます。
各プロセスを具体的に分解し、数値や明確な条件で管理することで、精度の高い分析と改善につなげる必要があるのです。
【セールス必見】パイプライン管理に最適なツール
以下では、組織のパイプライン管理に最適なツールをご紹介します。
パイプライン管理で最も重要なのは、案件の停滞を防ぎ、次のアクションを明確にすることです。そのためには、営業フローの可視化だけでなく、「どの案件がどこで止まっているのか」「誰がいつ対応すべきか」をリアルタイムで把握できる状態が求められます。
対策として、導入コストのかからないExcelでパイプラインを管理する方法があります。しかし、Excelはファイル単位で管理するため進捗をリアルタイムで共有しづらく、タスクとも分離されるため「次に何をすべきか」「誰が対応するのか」が不明確になり、案件が停滞しやすくなるのです。
そのため、パイプライン管理を機能させるには、進捗・案件情報・タスクを一体で管理し、リアルタイムで共有できる仕組みが必要になります。また、誰でも簡単に操作できる仕様であれば、導入後にツールが形骸化するリスクも防げます。
「Stock」は、「ノート」形式で案件情報をまとめながら、タスク機能によって「誰が・いつまでに何をするか」まで一元管理できるツールです。進捗と次のアクションを同時に可視化できるため、案件の停滞を防ぎながらパイプライン管理を運用できます。
あらゆる情報・進捗をリアルタイムで確認できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
パイプラインの管理方法やうまくいかない原因まとめ
ここまで、パイプライン管理の管理方法やポイントを紹介しました。
パイプラインの管理は、プロセスやステータス、進捗を明確にして、各こうていの問題点の分析・改善を繰り返す必要があります。これらの手順でパイプラインを適切に運用すると、業務の課題解決やメンバーへの指導などに役立てられるのです。
パイプラインを管理する手段として、導入費用がかからずすぐに使えるExcelが挙げられます。しかし、Excelは、パイプライン管理のポイントであるリアルタイム更新・共有や一元的な情報管理ができないため、情報共有・管理に適したツールを使うべきです。
結論、パイプライン管理に最適なのは、「ノート」形式であらゆる情報を簡単に作成・編集・共有でき、ノートに紐づくタスク機能で進捗やタスクまでリアルタイム共有が可能なツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、パイプライン管理の悩みを解消しましょう。
